Pipedrive vs Monday CRM: Es gibt einen besseren Weg

Vertriebs-CRM vs. Projektmanagement-CRM

Diese Unterscheidung ist wichtiger als jeder Funktionsvergleich. Pipedrive denkt in Deals, Aktivitäten und Pipeline-Stufen. Jeder Bildschirm, Workflow und jede Metrik ist darauf ausgelegt, Deals voranzutreiben. Die Plattform entstand aus Vertriebsmitarbeitern, die ihr eigenes Problem lösten: wie man den Überblick behält, was als Nächstes passieren muss, um einen Deal abzuschließen.

Monday CRM denkt in Boards, Spalten und Automatisierungen. CRM-Funktionalität ist auf eine Projektmanagement-Oberfläche aufgesetzt, die für teamübergreifende Koordination entworfen wurde. Moderne Plattformen wie Monday.com erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Teams, aber die CRM-Schicht ist dem Projektmanagement-Fundament nachgeordnet.

Für Vertriebsteams bedeutet das: Pipedrive fühlt sich nativ an: Deal-Tracking, Aktivitätsplanung, E-Mail-Integration und Vertriebsreporting sind erstklassige Funktionen. Monday CRM fühlt sich flexibel an: Sie können fast jeden Workflow mit Boards bauen, aber die CRM-spezifische Tiefe ist begrenzt.

Customermates verfolgt den dedizierten CRM-Ansatz. Wie bei Pipedrive sind Kontakte, Organisationen und Deals native Konzepte. Anders als bei Pipedrive ist jede CRM-Kernfunktion in jedem Tarif ab 12 €/User/Monat enthalten, und die Plattform ist Open Source. Sie können sie also auch auf Ihrem eigenen Server betreiben.

Was sind die Nachteile von Pipedrive?

Pipedrive ist ein starkes Vertriebs-CRM, aber mehrere Einschränkungen werden beim Teamwachstum relevant:

1. Funktionssperren nach Tarif: Der Lite-Tarif (14 € pro Nutzer, jährlich) ist bewusst eingeschränkt: 2.500 offene Deals pro Nutzer, keine Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung, keine Automatisierungen. Beides erfordert Growth (39 €). Benutzerdefiniertes Scoring erfordert Premium (59 €). Sinnvolle CRM-Funktionalität beginnt bei 39 € pro Nutzer und Monat.

2. Add-ons: LeadBooster, Smart Docs und Projects sind in Lite und Growth kostenpflichtige Add-ons und erst ab Premium enthalten; Campaigns und Webbesucher kosten in jedem Tarif extra. LeadBooster allein kostet ab 32,50 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.

3. Deal-Limits auf niedrigeren Stufen: Lite erlaubt 2.500 offene Deals pro Nutzer. Growth erhöht auf 5.000 und Premium auf 15.000. Ultimate (79 € pro Nutzer) erreicht das höchste Limit (20.000 pro Nutzer, bis zu 300.000 pro Unternehmen). Für Vertriebsteams mit hohem Volumen entstehen künstliche Einschränkungen.

4. Support nach Tarif: Telefonsupport gibt es ab Premium, erweiterten Telefonsupport erst in Ultimate.

5. Kein Self-Hosting: Wie die meisten SaaS-CRMs bietet Pipedrive keine Option für On-Premise-Betrieb oder selbst gehostete Instanzen.

Customermates adressiert diese Einschränkungen: keine Sperren bei Kernfunktionen, keine Add-ons, keine tarifabhängigen Eintragslimits und ein Open-Source-Kern, den Sie selbst hosten können.

Preisvergleich (2026)

Preise laut den Preisseiten der Anbieter (Pipedrive, monday CRM), geprüft im September 2026; pro Nutzer bzw. Platz und Monat, bei jährlicher Zahlung, sofern nicht anders angegeben.

Pipedrive (Tarife 2025 in Lite, Growth, Premium und Ultimate umbenannt):

• Lite: 14 € (monatlich 24 €), Lead- und Pipeline-Management, 2.500 offene Deals pro Nutzer
• Growth: 39 € (monatlich 49 €), Zwei-Wege-E-Mail-Sync, Automatisierungen, Sequenzen, Prognoseberichte, 5.000 offene Deals pro Nutzer
• Premium: 59 € (monatlich 79 €), LeadBooster, Smart Docs und Projects inklusive, benutzerdefiniertes Scoring, Telefonsupport, 15.000 offene Deals pro Nutzer
• Ultimate: 79 € (monatlich 99 €), höchste Limits, erweiterte Sicherheit, erweiterter Telefonsupport, 20.000 offene Deals pro Nutzer

Alle Pläne und Rechenbeispiele finden Sie in Pipedrive Preise. Add-ons erhöhen die Kosten in den unteren Tarifen: LeadBooster ab 32,50 € pro Monat, dazu Campaigns und Webbesucher in jedem Tarif. Ein 10-Personen-Team im Growth-Tarif zahlt 390 € pro Monat, mit LeadBooster 422,50 €.

Monday CRM (pro Platz, mindestens 3 Plätze):

• Basic: 12 € (monatlich 18 €), bis zu 1.000 aktive Kontakte und Deals, keine eigenen Automatisierungen
• Standard: 17 € (monatlich 25 €), bis zu 10.000 aktive Kontakte und Deals, 250 Automatisierungsaktionen/Monat
• Pro: 28 € (monatlich 41 €), bis zu 100.000 aktive Kontakte und Deals, 25.000 Automatisierungsaktionen/Monat
• Enterprise: individuelle Preisgestaltung

Ein 10-Personen-Team im Standard-Tarif zahlt 170 € pro Monat bei jährlicher Zahlung, im Pro-Tarif 280 €. Das 3-Platz-Minimum bedeutet: Selbst Einzelnutzer zahlen für 3 Plätze (36 € bis 84 € pro Monat bei jährlicher Zahlung).

Customermates: ab 12 €/User/Monat (Starter) für jede CRM-Kernfunktion. Ein 10-Personen-Team zahlt 120 €/Monat. Keine Add-ons, keine tarifabhängigen Eintragslimits, keine Mindestplätze; Pro (29 €) und Business (69 €) ergänzen den einheitlichen Posteingang, verbundene Konten und größere Kontingente für den gehosteten Assistenten.

Funktionsvergleich

Pipeline-Management

Pipedrives Pipeline-Ansicht ist seine Kernfunktion. Visuelle Deal-Stufen, Drag-and-Drop-Management, wahrscheinlichkeitsgewichtete Prognoseberichte (ab Growth) und aktivitätsbasierte Vertriebsmethodik sind tief integriert. Stagnierende Deals werden hervorgehoben, und Verlustgründe helfen, aus verlorenen Deals zu lernen. Es gehört zu den besten Pipeline-Erlebnissen am CRM-Markt.

Monday CRM bietet Pipeline-Ansichten über Kanban-Boards. Das visuelle Erlebnis ist sauber und anpassbar, aber es fehlt ein Teil der vertriebsspezifischen Tiefe, die Pipedrive nativ bietet.

Customermates bildet die Pipeline als eine konfigurierbare Phasenspalte mit Kanban-Board ab. Jede Phase trägt eine Wahrscheinlichkeit, daraus ergeben sich gewichtete Deal-Werte und Pipeline-Summen. Das ist eine feste Berechnung, keine vorausschauende Prognose. Unterschiedliche Deal-Arten trennen Sie über ein eigenes Einfachauswahl-Feld plus gespeicherte Ansichten oder Gruppierung.

Kontakt- und Deal-Management

Pipedrive bietet solide Kontakt- und Organisationsverwaltung mit Deal-Kontakt-Verknüpfung, Aktivitätsverfolgung und Kontakt-Timelines. Offene Deals sind nach Tarif begrenzt: 2.500 pro Nutzer bei Lite, 5.000 bei Growth, 15.000 bei Premium, 20.000 bei Ultimate.

Monday CRM speichert Kontakte als Board-Einträge, je nach Tarif begrenzt auf 1.000, 10.000 oder 100.000 aktive Kontakte und Deals. Beziehungen zwischen Kontakten, Organisationen und Deals sind nur einfach abgebildet.

Customermates bietet Kontakte, Organisationen, Deals, Services und Aufgaben als native, verknüpfte Datensätze mit typisierten eigenen Spalten und Aktivitätsverlauf. Tarifabhängige Eintragslimits gibt es nicht.

E-Mail-Integration

Pipedrive bietet die Zwei-Wege-E-Mail-Synchronisierung ab dem Growth-Tarif (39 € pro Nutzer und Monat) mit Tracking, Vorlagen und E-Mail-Planung. Im Lite-Tarif (14 €) fehlt sie; für Vertriebsteams ist das eine spürbare Einschränkung.

Monday CRM bietet eine E-Mail-Integration mit Gmail und Outlook, Kommunikation steht aber weniger im Zentrum als bei einem reinen Vertriebs-CRM.

Customermates verbindet Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächer ab Pro (29 €/User/Monat) mit dem einheitlichen Posteingang, neben LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram; jede andere CRM-Kernfunktion steht bereits im Starter-Tarif (12 €/User/Monat) bereit.

Automatisierung

Pipedrive schaltet Workflow-Automatisierung ab dem Growth-Tarif frei. Automatisierungen umfassen Deal-Stufenwechsel, Aktivitätserstellung, E-Mail-Versand und Webhook-Trigger. Die Anzahl aktiver Automatisierungen ist nach Stufe gedeckelt (50 bei Growth, 150 bei Premium, 250 bei Ultimate).

Monday CRM enthält eigene Automatisierungen ab dem Standard-Tarif, gedeckelt auf 250 Aktionen pro Monat. Pro erhöht das Limit auf 25.000. Automatisierungen sind visuell und leicht zu erstellen, aber im Umfang begrenzt.

Customermates hat keine eingebaute Regel-Engine. Automatisierung läuft über Webhooks bei CRM-Ereignissen, die REST API, einen Community-Node für Ihre eigene, separat betriebene n8n-Instanz und KI-Clients über MCP. In der Cloud-Version führen Routinen eine gespeicherte Anweisung des gehosteten Assistenten nach Zeitplan oder bei einem CRM-Ereignis aus; sie verbrauchen die KI-Credits des Tarifs.

Wer ist Zohos größter Wettbewerber?

Während sich dieser Vergleich auf Pipedrive und Monday konzentriert, ist Zoho CRM eine häufige Alternative, die Teams neben beiden evaluieren. Zohos größte Wettbewerber sind Salesforce (im Enterprise-Segment), HubSpot (im Bereich Marketing-integriertes CRM) und zunehmend fokussierte Alternativen wie Customermates, die bei Einfachheit und Preisgestaltung konkurrieren.

Zoho CRM bietet breite Funktionalität mit einer kostenlosen Edition für bis zu 3 Nutzer; bezahlte Editionen laut Zoho-Preisseite. Wie Pipedrive und Monday sperrt es Funktionen nach Stufe. Für Teams, die Open-Source-Transparenz, die Option zum Selbsthosten und transparente Tarifstufen priorisieren, ist Customermates eine direkte Alternative zu allen dreien.

Datenschutz und Hosting

Pipedrive und Monday.com bieten beide Auftragsverarbeitungsverträge und nutzen eigene Hosting-Regionen und Unterauftragsverarbeiter. Prüfen Sie, welche Region Ihr Konto nutzt, und gleichen Sie AVV und Unterauftragsverarbeiter des jeweiligen Anbieters mit Ihren Anforderungen ab.

In der Cloud-Version liegt die Datenbank von Customermates in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Customermates besitzt keine Compliance-Zertifizierung. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Wann welches CRM wählen

Wählen Sie Pipedrive, wenn Pipeline-zentriertes Vertriebsmanagement Ihr primäres Bedürfnis ist und Ihr Team bereit ist, für den Growth- oder Premium-Tarif zu zahlen, um sinnvolle Funktionalität freizuschalten. Pipedrive ist ein echtes Vertriebs-CRM mit hervorragendem Pipeline-Management.

Wählen Sie Monday CRM, wenn Ihr Team bereits Monday.com für Projektmanagement nutzt, Ihre CRM-Anforderungen leichtgewichtig sind (einfaches Deal-Tracking, einfache Kontaktspeicherung) und Ihnen ein gemeinsamer Workspace wichtiger ist als CRM-Tiefe.

Wählen Sie Customermates, wenn Sie ein dediziertes CRM mit vollem Kernfunktionsumfang zu transparenten Tarifen ab 12 €/User/Monat wollen. Es passt zu Teams, die eine Pipeline, Kontakt- und Organisationsverwaltung, KI, die das CRM bedient, und Schnittstellen für die eigene Automatisierung brauchen, ohne gesperrte Kernfunktionen, Eintragslimits, Add-on-Kosten oder Mindestplätze. E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram laufen ab Pro im einheitlichen Posteingang zusammen. Der Open-Source-Kern steht ab dem ersten Tag bereit.

Fazit

Pipedrive ist ein starkes Vertriebs-CRM, sperrt aber Schlüsselfunktionen hinter höheren Stufen: Zwei-Wege-E-Mail-Sync und Automatisierungen erfordern Growth (39 € pro Nutzer), Scoring erfordert Premium (59 € pro Nutzer), und LeadBooster und Smart Docs kosten unterhalb von Premium extra. Monday CRM ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, behandelt CRM aber als Nebenfunktion und deckelt Automatisierung auf 250 bis 25.000 Aktionen pro Monat. Beide werden bei Teamwachstum und steigenden Anforderungen teurer. Customermates bietet ein zweckgebautes CRM mit jeder Kernfunktion ab 12 €/User/Monat, mit Cloud-Datenbank in Frankfurt oder auf Ihrem eigenen Server und mit Open-Source-Transparenz. Für Teams, die ein fokussiertes CRM ohne Tarifsperren wollen, ist es eine starke Wahl.