Das CRM für Freelancer, das sich um Ihr Kundengeschäft kümmert

Pipeline, offene Angebote und Kundennotizen an einem Ort, und ab Pro jede Kundennachricht (E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram) im einheitlichen Posteingang. Das Open-Source-CRM für Freiberufler, nicht für Enterprise-Vertriebsteams.

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Warum Freelancer ein CRM für das Kundenmanagement brauchen

Ein CRM für Freelancer ist kein Luxus: Es ist das System, das Ihr Geschäft am Laufen hält, während Sie sich auf exzellente Arbeit konzentrieren. Als Freiberufler sind Sie gleichzeitig Vertrieb, Account Manager, Projektmanager und Buchhaltung in einer Person. Ohne eine strukturierte Verwaltung Ihrer Kunden-Pipeline gehen Leads verloren, Angebote werden nicht nachverfolgt und der Wechsel zwischen Überauslastung und Leerlauf hört nie auf.

Wenn Sie schon einmal einen Lead verloren haben, weil Sie vergessen haben zu antworten, ein Angebots-Follow-up verpasst haben oder zu spät gemerkt haben, dass ein früherer Kunde Sie wieder beauftragt hätte, kennen Sie das Problem. Ein Freelancer-CRM gibt Ihnen den Überblick, um Akquise und Kundenpflege zu steuern, ohne sich zu überlasten.

Typische Herausforderungen, die ein CRM für Freiberufler löst:

Keine Pipeline-Sichtbarkeit: Sie wissen, dass Sie in zwei Monaten mehr Arbeit brauchen, haben aber kein klares Bild davon, was aktuell in der Pipeline ist.
Verlorene Leads und verpasste Follow-ups: Jemand hat sich vor drei Wochen gemeldet. Sie wollten antworten, sind aber in einem Projekt untergegangen. Jetzt hat die Person jemand anderen beauftragt.
Vernachlässigung von Stammkunden: Ihre besten Kunden vom letzten Jahr würden Sie wieder beauftragen, aber Sie halten zwischen Projekten keinen Kontakt.
Angebots-Chaos: Sie haben Angebote an fünf Interessenten geschickt. Welche sind noch offen? Wer braucht einen Stupser? Ohne System bedeutet das Suchen in E-Mail-Threads.
Schwankendes Einkommen: Ohne Pipeline-Überblick schwanken Sie zwischen Überlastung und Sorge um den nächsten Auftrag.
Verstreute Tools: Kundendaten in Tabellen, Projektnotizen in einer App, Rechnungen in einer anderen und Kommunikation im Posteingang. Nichts ist verbunden.

Customermates bringt Kunden, Pipeline und Kommunikation in eine schlanke, erschwingliche Plattform. Es ist ein fokussiertes CRM: Rechnungen, Zeiterfassung und Projektplanung bleiben in den Werkzeugen, die Sie dafür schon nutzen.

So funktioniert Customermates als Ihr Freelancer-CRM

Customermates ist schlank genug für Solo-Freelancer und flexibel genug, um mit Ihnen zu wachsen. So bildet die Plattform Ihren Freelance-Workflow ab.

Kunden-Pipeline-Management

Jede Anfrage durchläuft mehrere Phasen: von der Erstanfrage über Angebot, Verhandlung, unterschriebenen Auftrag und aktives Projekt bis zum Abschluss. Customermates gibt Ihnen eine visuelle Pipeline als Kanban-Board. Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte, die Sie an Ihren Prozess anpassen:

Anfrage eingegangen: jemand meldet sich wegen möglicher Zusammenarbeit
Erstgespräch: Sie besprechen Umfang, Zeitplan und Passung
Angebot versendet: formelles Angebot oder Kostenvoranschlag zugestellt
Verhandlung: Anpassungen bei Umfang, Preis oder Zeitplan
Unterschrieben: Vereinbarung bestätigt
In Arbeit: aktive Projektdurchführung
Abgeschlossen: geliefert und abgerechnet

Per Drag-and-drop verschieben Sie Chancen zwischen Phasen. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates den gewichteten Wert Ihrer offenen Pipeline. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Phasengewichten, keine Vorhersage, aber sie zeigt früh, ob genug Arbeit nachkommt.

Angebotsverfolgung und Follow-up

Nicht nachverfolgte Angebote sind verlorener Umsatz. Erfassen Sie jedes Angebot als Deal mit Wert und eigenen Datumsfeldern wie „Versendet am“ und „Entscheidung erwartet“. Eine gespeicherte Ansicht, die Deals in der Phase „Angebot versendet“ filtert und nach Versanddatum sortiert, zeigt alle offenen Angebote auf einen Blick.

Customermates verschickt keine Erinnerungen. In der Cloud-Version kann eine Routine die Prüfung übernehmen: Jeden Montag listet der Mate-Assistent Angebote auf, die sich seit einer Woche nicht bewegt haben, und entwirft je eine kurze Nachfassnachricht zur Freigabe. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Über ein Dashboard sehen Sie, wie viele Angebote Sie in einem Zeitraum gewonnen und verloren haben. Daraus leiten Sie ab, wie viele Angebote Sie in der Pipeline brauchen, um Ihre Umsatzziele zu erreichen.

Anbindung an Ihre Rechnungssoftware

Customermates erstellt keine Rechnungen und verfolgt keine Zahlungen. Ihre eigene n8n-Instanz oder ein anderer externer Automatisierungsdienst kann Customermates über REST-API und Webhooks mit einem Buchhaltungstool verbinden. n8n und die Buchhaltungskonnektoren sind nicht enthalten. Ein von Ihnen betriebener Workflow kann bei einem Phasenwechsel beispielsweise:

einen Rechnungsentwurf im Buchhaltungstool anlegen
den Zahlungsstatus aus dem Buchhaltungstool in ein eigenes Feld am Kunden schreiben
Kunden mit offenen Beträgen in einem Auswahlfeld markieren, bevor neue Arbeit beginnt

Zahlungserinnerungen verschickt dabei Ihr Buchhaltungstool, nicht Customermates.

Projekte neben der Pipeline

Ein CRM für Freiberufler sollte nicht beim unterschriebenen Vertrag aufhören. In Customermates halten Sie aktive Arbeit neben der Geschäftsentwicklung fest:

Projektnotizen und Meilensteine: Liefertermine als eigene Datumsfelder, Überarbeitungsrunden und Statusupdates als Notizen am Deal
Zeiterfassung extern: Tools wie Toggl, Harvest oder Clockify verbinden Sie bei Bedarf über einen separat betriebenen n8n-Workflow
Kapazitätsüberblick: eine gespeicherte Ansicht aller Deals in der Phase „In Arbeit“ zeigt, wie viele Projekte gerade laufen
Liefertermine im Blick: Sortieren Sie aktive Projekte nach Ihrem Datumsfeld „Liefertermin“, um den nächsten Auftrag rechtzeitig anzugehen

Aufgaben in Customermates haben keine Fälligkeitsdaten oder Erinnerungen; für detaillierte Projektplanung bleibt ein Projektmanagement-Tool sinnvoll.

Stammkundenpflege

Für die meisten Freelancer sind Stammkunden die profitabelste und zuverlässigste Umsatzquelle. Customermates unterstützt das mit strukturiertem Beziehungsmanagement:

Kundenbeziehungs-Historie: jedes vergangene Projekt, jede Notiz und ab Pro jedes verknüpfte Gespräch hängen am Kundendatensatz. Wenn ein Kunde zurückkommt, haben Sie sofort den Kontext.
Regelmäßige Check-ins: ein eigenes Datumsfeld „Letzter Kontakt“ und eine gespeicherte Ansicht zeigen, wer länger nichts von Ihnen gehört hat. In der Cloud kann eine Routine diese Liste wöchentlich erstellen und Nachrichten zur Freigabe entwerfen.
Kundenwert festhalten: ein Auswahlfeld wie „Kundenwert A/B/C“ oder Felder für Zahlungszuverlässigkeit und Empfehlungspotenzial, die Sie selbst pflegen.
Empfehlungs-Tracking: Dokumentieren Sie in einem Feld, welche Kunden Ihnen neue Aufträge vermitteln.

Automatisierung, die Ihre Freelance-Pipeline in Bewegung hält

Geschäftsentwicklung bricht häufig dann zusammen, wenn Freelancer mit Kundenarbeit beschäftigt sind. Customermates hat keinen eigenen Workflow-Builder. Automatisierung läuft über diese Wege:

Routinen (Cloud): Der Mate-Assistent führt einen gespeicherten Auftrag nach Zeitplan oder bei einem CRM-Ereignis aus, etwa „Liste alle Angebote ohne Bewegung seit 7 Tagen und entwirf je eine Nachfassnachricht“. Routinen verbrauchen gehostete KI-Credits.
Webhooks und REST-API: Customermates meldet Änderungen an Ihre Systeme, externe Dienste lesen und schreiben Daten über die API.
n8n, separat betrieben: Ihre eigene n8n-Instanz verbinden Sie über den Community-Node, REST oder Webhooks, etwa um Anfragen aus Ihrem Website-Formular als Kontakt und Deal anzulegen oder nach Projektabschluss eine Testimonial-Anfrage in Ihrem E-Mail-Tool vorzubereiten. Mehr unter Workflow-Automatisierung.

Zeitgesteuerte Nachfass-E-Mails, Newsletter oder Sequenzen versendet Customermates nicht selbst.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP (50 Tools) mit Customermates. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Die KI übernimmt die Dateneingabe, sodass Ihre Pipeline aktuell bleibt:

Angebots-Follow-ups entwerfen auf Basis des Deal-Kontexts und Ihrer Notizen
Deals durch die Pipeline bewegen und Kundennotizen aktuell halten nach jedem Gespräch
Kundenhistorie zusammenfassen vor Gesprächen, damit Sie vorbereitet sind
Ihre Pipeline auswerten nach Projekttyp, Branche oder Quelle, auf Basis der Daten im CRM
Upselling-Kandidaten vorschlagen aus bestehenden Kunden und abgeschlossenen Projekten

In der Cloud-Version erledigt der Mate-Assistent dasselbe direkt in der App und fragt vor dem Versenden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Einheitlicher Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp und Instagram

Kunden erreichen Sie über verschiedene Kanäle. Ab Pro bündelt der einheitliche Posteingang E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram an einem Ort. Sie verknüpfen jedes Gespräch mit dem passenden Kunden und antworten auf dem ursprünglichen Kanal. Pro umfasst ein verbundenes Konto pro Nutzer. SMS und Telefonie sind keine Kanäle, und selbst gehostet gibt es keinen Posteingang.

Wenn ein früherer Kunde sich wegen neuer Arbeit meldet, sehen Sie die verknüpften Gespräche, vergangenen Projekte und Notizen an einer Stelle.

Reporting und Pipeline-Analysen

Dashboards zeigen Kennzahlen aus Ihren aktuellen CRM-Daten, siehe Reporting:

Pipeline-Wert nach Phase: Wie viel potenzieller Umsatz steckt aktuell in jeder Phase?
Gewichteter Pipeline-Wert: Was ist die offene Pipeline nach Ihren Phasenwahrscheinlichkeiten realistisch wert?
Deals nach Projekttyp oder Quelle: gruppiert nach Ihren eigenen Auswahlfeldern, etwa Empfehlung, Website oder LinkedIn
Gewonnene Deals nach Kunde: Welche Kunden bringen wiederholt Aufträge?

Für eigene Auswertungen exportieren Sie Daten je Datensatztyp als Excel-Datei (XLSX) oder lesen sie über die REST-API aus.

Datensicherheit und Datenschutz

Freelancer verarbeiten sensible Kundendaten: Geschäftsstrategien, unveröffentlichte Produkte und vertrauliche Kommunikation.

Speicherort: In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
Selbst hostbar: Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.
Open Source: Den Code einsehen und die Sicherheit selbst prüfen.
Rollen und Audit-Log: Rechte je Ressource und Aktion, Änderungen an Datensätzen in jedem Tarif nachvollziehbar.

Customermates besitzt keine Zertifizierung wie ISO 27001. Ob Ihr Einsatz die Anforderungen der DSGVO erfüllt, hängt davon ab, wie Sie als Verantwortlicher das Werkzeug nutzen.

Preise, die für Freelancer funktionieren

Die meisten CRM-Tools sind für Vertriebsteams konzipiert und für Freiberufler überdimensioniert. Freelancer-Suiten wie HoneyBook oder Plutio bündeln Angebote, Verträge und Rechnungen in ihren Tarifen; allgemeine Plattformen wie monday CRM staffeln ihre Funktionen über mehrere Tarife.

Customermates rechnet monatlich ab:

Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, Dashboards, REST, Webhooks und MCP
Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram
Keine Implementierungsgebühren: keine Kosten pro Integration
Open Source und selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft ohne Lizenzkosten auf Ihrem eigenen Server; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Für einen Solo-Freelancer bedeutet das 12 €/Monat in Starter für Kunden, Pipeline, offene Angebote und Anbindungen. Die ersten 7 Tage sind kostenlos zum Ausprobieren.

Preisdetails ansehen

So starten Sie

Konto erstellen: ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
Daten übernehmen: Importieren Sie Kontakte und Deals je Datensatztyp aus einer Excel-Datei (XLSX) oder legen Sie sie über die REST-API beziehungsweise einen per MCP verbundenen KI-Client an.
Pipeline konfigurieren: Phasen von der Anfrage bis zum abgeschlossenen Projekt definieren und Wahrscheinlichkeiten vergeben.
Eigene Felder anlegen: Projekttyp, Honorar, Branche, Empfehlungsquelle und Liefertermin modellieren.
Ansichten speichern: etwa offene Angebote nach Versanddatum oder Stammkunden nach letztem Kontakt.
Nachfassen organisieren: in der Cloud eine Routine für offene Angebote einrichten oder einen externen Workflow über REST und Webhooks anbinden.

Die Einrichtung dauert Minuten. Wenn Sie in einer bestimmten Nische arbeiten, schauen Sie sich auch unsere Seiten für Berater, Solopreneure und Agenturen an.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein CRM für Freelancer?

Ein CRM für Freelancer ist eine Plattform für Customer Relationship Management, die für Freiberufler gedacht ist, die ihre eigene Kundenakquise und Geschäftsentwicklung verwalten. Anders als Enterprise-Vertriebs-CRMs für große Teams konzentriert sich ein Freelancer-CRM auf den Solo-Workflow: Leads verfolgen, Angebote im Blick behalten, Interessenten nachfassen und Stammkunden pflegen. Es bringt Struktur in Akquise und Kundenpflege, damit Sie sich auf Ihr Handwerk konzentrieren können.

Brauchen Freelancer wirklich ein CRM?

Ja, und je früher Sie eines einführen, desto besser. Die meisten Freelancer starten mit Tabellen oder mentalen Notizen, aber das funktioniert schnell nicht mehr. Ein CRM für Freiberufler verhindert verlorene Leads, macht den Angebotsstatus sichtbar und hält Ihre Pipeline im Blick. Mit Customermates kostet das 12 €/Monat.

Was ist das beste CRM für Solo-Freelancer?

Das beste CRM für Freelancer ist erschwinglich, schnell einzurichten und benötigt kein Team zur Administration. Customermates erfüllt dieses Profil: ab 12 €/Monat für das Kern-CRM, in Minuten eingerichtet und ohne Enterprise-Komplexität. Es umfasst Pipeline, eigene Felder, gespeicherte Ansichten, Dashboards, REST, Webhooks und MCP, dazu ab Pro den einheitlichen Posteingang.

Wie unterscheidet sich ein Freelancer-CRM von Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello helfen bei der Verwaltung von Aufgaben mit Fristen innerhalb aktiver Projekte. Ein CRM für Freiberufler verwaltet die Geschäftsbeziehung, von der Anfrage über offene Angebote bis zur Stammkundenpflege. Der beste Ansatz ist die Verbindung beider: Customermates für Pipeline und Kunden nutzen und bei Bedarf über REST, Webhooks oder einen separat betriebenen n8n-Workflow mit Ihrem Projektmanagement-Tool verbinden.

Kann Customermates bei der Rechnungsstellung helfen?

Nein, Customermates erstellt keine Rechnungen und verschickt keine Zahlungserinnerungen. Es verfolgt den Auftrag und seinen Wert. Tools wie lexoffice, sevDesk, DATEV, QuickBooks oder Xero können Sie über einen separat betriebenen n8n-Workflow oder eine eigene Verbindung per REST-API und Webhooks anbinden, zum Beispiel um bei Projektabschluss einen Rechnungsentwurf im Buchhaltungstool anzulegen.

Wie steht Customermates zur DSGVO für Freelancer mit europäischen Kunden?

Ob der Einsatz DSGVO-konform ist, hängt davon ab, wie Sie als Verantwortlicher ein Werkzeug nutzen. Customermates stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit und legt alle Unterauftragsverarbeiter offen, auch US-Anbieter mit Standardvertragsklauseln. Die Cloud-Datenbank liegt in der AWS-Region Frankfurt. Eine Zertifizierung besitzt Customermates nicht. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Wie vergleicht sich Customermates mit HoneyBook, Moxie oder anderen Freelancer-Tools?

HoneyBook, Moxie und ähnliche Plattformen sind speziell für Freelancer entwickelt und bündeln oft Angebote, Verträge und Rechnungen, sind aber proprietär und weniger anpassbar. Customermates startet bei 12 €/Nutzer/Monat für das Kern-CRM, den einheitlichen Posteingang gibt es ab Pro für 29 €/Nutzer/Monat. Es ist Open Source, selbst hostbar und offen über REST, Webhooks und MCP. Wenn Sie Rechnungen im selben Tool brauchen, passt eine Freelancer-Suite besser; wenn Ihnen Transparenz, Datenhoheit und Flexibilität wichtiger sind, ist Customermates die stärkere Wahl.

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