Das CRM für Freelancer, die den nächsten Auftrag rechtzeitig sichern

Ein CRM lohnt sich für Freelancer, sobald mehr offene Angebote und frühere Kunden im Spiel sind, als Sie im Kopf behalten können, meist ab dem zweiten vollen Projekt. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland, das zu einem Ein-Personen-Unternehmen passt: Anfragen, Angebote, Kunden und ab dem Tarif Pro auch die Gespräche dazu liegen an einem Ort, und ein Datumsfeld zeigt, wann Ihr laufender Auftrag endet. Customermates kümmert sich um die Akquise und die Kundenverwaltung. Rechnungen, Verträge und Zeiterfassung bleiben in anderen Werkzeugen; der Abschnitt zu den Grenzen nennt Lösungen, die das bündeln.

Was Freelancer von einer Kundenverwaltung brauchen

Viele CRM-Systeme setzen ein Vertriebsteam voraus, das hauptberuflich verkauft. Als Freelancer verkaufen Sie zwischen zwei Projektphasen, also muss das CRM mit zehn Minuten pro Woche auskommen. Vier Punkte zählen besonders:

• Wissen, wann der laufende Auftrag endet. Das Auf und Ab zwischen Überlastung und Leerlauf beginnt, wenn niemand auf das Enddatum des aktuellen Projekts schaut. Steht es neben der Pipeline, kümmern Sie sich vier Wochen vor der Lücke um Akquise und nicht erst danach.
• Angebote, die auf Antwort warten. Sie verschicken drei, bekommen eine Antwort und vergessen die anderen beiden, während Sie liefern. Sie brauchen eine Liste, sortiert danach, wie lange ein Angebot schon ruht.
• Anfragen über den Kanal, den der Kunde bevorzugt. Die Designerin bekommt Briefings über Instagram, der Entwickler über LinkedIn, die Übersetzerin per E-Mail, und der Stammkunde schreibt auf WhatsApp.
• Frühere Kunden und wer wen empfohlen hat. Folgeaufträge und Empfehlungen kosten meist am wenigsten Aufwand, und sie geraten in einem vollen Monat als Erstes aus dem Blick.

Verkaufen Sie als Einzelunternehmer eher Pakete oder Monatspauschalen als Projekte, funktioniert derselbe Aufbau. Benennen Sie die Phasen um und behalten Sie das Enddatum.

So richten Freelancer Customermates ein

Customermates startet mit fünf Listen, und Sie können eigene anlegen. So lassen sich die fünf der Freelance-Arbeit zuordnen; alle Feldnamen sind Beispiele.

Fünf Phasen und der gewichtete Wert

Die Deal-Phase ist ein Einzelauswahl-Feld, das Sie selbst definieren, und jede Option kann eine Abschlusswahrscheinlichkeit tragen. Eine schlanke Freelance-Pipeline: Anfrage 10 %, Erstgespräch geführt 30 %, Angebot verschickt 50 %, Gewonnen 100 %, Verloren 0 %. Auf dem Kanban-Board der Pipeline ziehen Sie jeden Deal in die nächste Phase.

Der Wert eines Deals ist die Summe seiner Positionen, jeweils Leistung mal Menge. Bei einem Tagessatz von 800 € und einem Angebot über zehn Tage ist der Deal 8.000 € wert, in der Phase „Angebot verschickt“ beträgt sein gewichteter Wert 4.000 €. Das ist reine Rechnung aus Ihren eigenen Wahrscheinlichkeiten und keine Prognose. Die Summe der Spalte zeigt trotzdem, ob genug Arbeit nachkommt.

Drei gespeicherte Ansichten für den Montag

1. Nächste Lücke: gewonnene Deals, sortiert nach Projektende. Die oberste Zeile ist das Datum, ab dem Sie neue Arbeit brauchen.
2. Offene Angebote: Deals in „Angebot verschickt“, sortiert nach letzter Änderung, älteste zuerst.
3. Stille Stammkunden: Kontakte mit Quelle „Stammkunde“ oder Organisationen mit Kundenstatus „Ehemalig“, sortiert nach letzter Änderung, älteste zuerst. Ergänzen Sie nach jedem Gespräch die Notizen des Kunden, damit die Sortierung stimmt.

Gespeicherte Ansichten sind persönlich und sichern Filter, Sortierung und Spalten gemeinsam. Mehr zu Feldern und Import steht in der Dokumentation zu Datensätzen.

Anfragen aus jedem Kanal (ab Pro)

In Customermates Cloud bündelt der einheitliche Posteingang ab Pro E-Mail aus Gmail, Outlook oder IMAP mit LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram. Sie antworten auf dem ursprünglichen Kanal und verknüpfen den Absender einmal mit einem Kontakt; spätere Konversationen mit dieser Adresse erscheinen dann in der Zeitleiste des Kontakts.

Prüfen Sie vor der Tarifwahl die Zahl der Konten. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer; wer Postfach und Instagram im Posteingang haben möchte, braucht Business mit 3 Konten. Nachrichten innerhalb von Freelancer-Plattformen wie Malt oder freelancermap sind kein Kanal des Posteingangs. Sobald der Kunde zu E-Mail oder LinkedIn wechselt, landen die Gespräche dort.

Eine Montagsroutine mit Mate (Customermates Cloud)

Mate ist der Assistent in Customermates Cloud und arbeitet mit gehosteten KI-Credits, die jeder Cloud-Tarif pro aktivem Nutzer enthält. Eine Routine ist eine gespeicherte Anweisung, die Mate nach Zeitplan oder bei einer Änderung an einem Datensatz ausführt. Wählen Sie unter Wiederholung „Wöchentlich“, Montag um 8:00 Uhr, und hinterlegen Sie etwa diese Anweisung:

Deals in „Angebot verschickt“ auflisten, die seit 7 Tagen nicht geändert
wurden, mit Kunde, Wert und Wartezeit in Tagen. Gewonnene Deals auflisten,
deren Projektende in den nächsten 30 Tagen liegt. Für jedes wartende Angebot
die letzte Konversation mit dem Kontakt im Posteingang lesen und, wenn meine
Nachricht die letzte ist, eine kurze Nachfassantwort als Entwurf speichern.
Nichts senden.

In Starter gibt es keinen Posteingang; lassen Sie den Entwurfsschritt weg, dann liefert die Routine die beiden Listen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5. Ab Pro kann eine zweite Routine auf ein Ereignis reagieren. Wählen Sie unter Ereignisse die Aktualisierung eines Deals, unter Geänderte Felder die Phase und als Datensatzfilter Phase „Gewonnen“; die Anweisung lautet, eine mit dem Deal verknüpfte Aufgabe „Nach Empfehlung fragen“ anzulegen.

Lieber mit dem eigenen KI-Client? Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen Client über MCP. Das funktioniert in jedem Tarif und auch selbst gehostet; die Modellnutzung rechnet Ihr KI-Anbieter ab.

Was Customermates für Freelancer nicht leistet

• Keine Rechnungen, Zahlungen, Verträge oder Angebotsdokumente. Das Angebots-PDF bleibt in Ihrer Dateiablage, der Link dazu steht in einem Feld am Deal.
• Keine Zeiterfassung. Sollen Stunden am Deal stehen, schreiben Sie sie über die REST-API oder einen separat betriebenen n8n-Workflow in ein Textfeld.
• Aufgaben haben kein Fälligkeitsdatum, keine Erinnerung und keine Benachrichtigung. Ein Datumsfeld mit gespeicherter Ansicht oder eine Routine übernimmt die Prüfung.
• Keine E-Mail-Sequenzen und kein Massenversand, keine Terminbuchung und keine mobile App.
• Kein kostenloser Tarif. Es gibt einen kostenlosen Testzeitraum von 7 Tagen, und der selbst gehostete Open-Source-Kern kostet keine Lizenzgebühr.

Ist einer dieser Punkte Ihr eigentlicher Bedarf, passt ein anderes Werkzeug besser. Diese Seite wird von Customermates veröffentlicht; die Herstellerangaben wurden am 8. Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters geprüft.

Praktikabel ist die Aufteilung auf zwei Systeme: Customermates für Kunden und Pipeline, Ihr Buchhaltungsprogramm für das Geld. Bei jeder Änderung an einem Deal löst ein Webhook aus. Ein n8n-Workflow, den Sie selbst betreiben, kann so bei „Gewonnen“ einen Rechnungsentwurf in Ihrem Buchhaltungsprogramm anlegen, sofern es eine API hat.

Was es kostet

Die Preise gelten pro Nutzer und Monat, gezahlt wird monatlich. Jeder Tarif enthält REST, Webhooks und MCP.

Jeder Cloud-Tarif enthält zusätzlich monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate; die Mengen stehen auf der Preisseite. Den Open-Source-Kern auf einem eigenen Server zu betreiben kostet keine Lizenzgebühr, eine selbst gehostete Installation hat aber keinen Posteingang, kein Mate und keine Routinen.

Umzug aus Excel

1. Liste als Excel speichern

   Der Import liest .xlsx-Dateien, jeweils für einen Datensatztyp. Eine CSV-Datei speichern Sie vorher als .xlsx.

2. Erst Kontakte, dann Deals importieren

   Öffnen Sie in der jeweiligen Liste Weitere Aktionen, wählen Sie Aus Datei hinzufügen und ordnen Sie Ihre Spalten zu, eigene Felder eingeschlossen. Offene Angebote übernehmen Sie mit Phase und Datumsfeldern.

3. Leistungen anlegen

   Legen Sie Tagessatz oder Pakete als Leistungen an und fügen Sie sie jedem Deal als Positionen hinzu, damit er einen Wert erhält.

4. Drei Ansichten speichern

   Speichern Sie Nächste Lücke, Offene Angebote und Stille Stammkunden und richten Sie danach die Montagsroutine ein.

Arbeiten Sie heute noch mit einer Tabelle, zeigt unser Leitfaden zur Excel-CRM-Vorlage, welche Spalten Sie übernehmen.

Kundendaten und DSGVO

In Customermates Cloud ist die primäre Datenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Customermates besitzt keine Zertifizierung wie ISO 27001. Ob Ihr Einsatz die DSGVO erfüllt, hängt davon ab, wie Sie als Verantwortlicher die Daten Ihrer Kunden verarbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Herstellerangaben am 8. Oktober 2026 geprüft auf den offiziellen Seiten von HoneyBook, Bonsai, CentralStationCRM und HubSpot Free CRM.