Kontaktverwaltung Software: Alle Kunden und Firmen an einem Ort

Was ist Kontaktverwaltung Software?

Eine Kontaktverwaltung Software speichert alle Personen und Firmen, mit denen Ihr Unternehmen zu tun hat, und hält fest, was mit ihnen passiert ist. Anders als ein Adressbuch oder eine Excel-Liste verknüpft sie jeden Kontakt mit seiner Firma, seinen Verkaufschancen, Aufgaben und Gesprächen. Im Alltag heißt das: Sie öffnen einen Kontakt und sehen sofort, wer zuletzt mit ihm gesprochen hat, welches Angebot offen ist und was als Nächstes ansteht.

Die Begriffe werden oft gemischt: Kontaktverwaltung, Kundenverwaltung, Adressverwaltung oder Kundendatenbank meinen im Kern dasselbe. Ist die Kontaktverwaltung Teil eines CRM, kommen Vertriebspipeline, Aufgaben und Auswertungen dazu. Customermates ist ein solches CRM, die Kontaktverwaltung ist sein Fundament.

Kontaktverwaltung Software im Vergleich

Stand: September 2026, Preise laut Anbieterseite.

Quellen: CentralStationCRM Preise, HubSpot Preise, Pipedrive Preise.

CentralStationCRM ist ein einfaches deutsches CRM, speichert Kundendaten laut Anbieter in Deutschland und rechnet mit Paketpreisen ab, die nach Nutzern und Kontakten gestaffelt sind. Für kleine Teams mit überschaubarer Kundenliste eine solide Wahl.

HubSpot ist für zwei Nutzer kostenlos und wird mit wachsendem Team deutlich teurer. Details in HubSpot Alternative.

Pipedrive stellt die Pipeline in den Mittelpunkt, die Kontaktverwaltung dient dem Vertrieb. Alle Preise in Pipedrive Preise, der Vergleich in Pipedrive Alternative.

Rechnungsprogramme wie Lexware Office oder sevDesk speichern ebenfalls Kunden, allerdings für die Rechnung, nicht für den Vertrieb. Viele kleine Unternehmen nutzen deshalb beides: Buchhaltung für Rechnungen, CRM für Anfragen, Gespräche und Verkaufschancen.

So funktioniert die Kontaktverwaltung in Customermates

Kontakte und Organisationen

Kontakte sind Personen, Organisationen sind Firmen. Jeder Kontakt lässt sich mit einer oder mehreren Organisationen, Deals, Aufgaben und zuständigen Nutzern verknüpfen. So sehen Sie beides: die Person und das ganze Kundenunternehmen mit allen Ansprechpartnern.

Zu jedem Kontakt speichern Sie die Kanäle, über die Sie ihn erreichen: E-Mail-Adresse, WhatsApp-Nummer, LinkedIn, Instagram oder Telegram. Über diese Kanäle ordnet Customermates Nachrichten aus dem Posteingang automatisch dem richtigen Kontakt zu.

Eigene Felder

Jedes Unternehmen erfasst andere Daten. In Customermates legen Sie eigene Felder an, in jedem Plan und ohne Obergrenze pro Plan. Zehn Feldtypen stehen bereit:

• Text und Einfachauswahl
• Datum, Datumsbereich, Datum mit Uhrzeit und Bereich mit Uhrzeit
• Währung
• E-Mail, Telefon und Link

Eine Festnetznummer speichern Sie zum Beispiel in einem Feld vom Typ Telefon. Einfachauswahlfelder eignen sich für Segmente wie Branche, Region, Lead-Quelle oder Kundenstatus.

Suchen, filtern, Ansichten speichern

• Suche über die Kontaktliste
• Filter mit mehreren Bedingungen, die alle zutreffen müssen
• Gruppierung nach einem Einfachauswahlfeld, einer Verknüpfung wie der Organisation oder nach Datum
• Gespeicherte Ansichten mit Filtern, Sortierung und Spalten, persönlich pro Nutzer
• Tabelle oder Board je nach Arbeitsweise

So bauen Sie Segmente wie "alle Agenturen in NRW mit offenem Deal über 5.000 €" und öffnen sie mit einem Klick wieder.

Verlauf pro Kontakt

Jeder Kontakt zeigt, was passiert ist: Nachrichten aus dem Posteingang, Notizen, verknüpfte Deals und Aufgaben. Neue Kolleginnen lesen sich in Minuten ein, und bei Urlaub oder Krankheit geht kein Wissen verloren. Änderungen an Datensätzen protokolliert das Audit-Log, das in jedem Plan enthalten ist.

Excel-Import und -Export

Die meisten Teams kommen mit einer Excel-Liste. Der Import-Assistent liest Excel-Arbeitsmappen (.xlsx) mit bis zu 10.000 Zeilen, lässt Sie die Spalten Ihren Feldern und Kanälen zuordnen, prüft jede Zeile und legt die Kontakte an. Zeilen mit Fehlern können Sie überspringen und später nachholen. Eine Spalte mit der Datensatz-ID aktualisiert bestehende Kontakte, statt neue anzulegen. CSV-Dateien speichern Sie vorher als .xlsx.

Der Export schreibt die aktuelle Liste mit Ihren Filtern und Spalten in eine Excel-Datei. Die genauen Regeln stehen in der Dokumentation zu Import und Export. Für größere Übernahmen gibt es die REST-API.

Mehrere Kontakte auf einmal bearbeiten

Markieren Sie bis zu 100 Kontakte und setzen oder leeren Sie ein eigenes Feld für alle gleichzeitig, etwa um nach einer Messe den Status "Messekontakt 2026" zu vergeben.

Rollen und Berechtigungen

Legen Sie pro Rolle fest, wer Kontakte lesen, bearbeiten oder löschen darf. Der Export braucht Leserechte, der Import Verwaltungsrechte.

Kontaktverwaltung und DSGVO

Wer Kundendaten speichert, muss wissen, wo sie liegen und wer sie verarbeitet. Bei Customermates liegt die Datenbank der Cloud-Version in der AWS-Region Frankfurt. Eingesetzte Dienstleister, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, den Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie online. Eine Zertifizierung haben wir nicht.

Wenn Kundendaten Ihr Haus nicht verlassen dürfen, betreiben Sie Customermates selbst. Die selbst betriebene Version enthält die komplette Kontaktverwaltung mit API und MCP, der Posteingang und der gehostete Assistent laufen nur in der Cloud.

Praktisch für Auskunftsanfragen: Weil alle Daten zu einer Person an einem Kontakt hängen, sehen Sie schnell, was Sie gespeichert haben. Die Auskunft selbst und die Löschfristen bleiben Ihre Aufgabe als Verantwortlicher.

KI in der Kontaktverwaltung

In der Cloud-Version pflegt der Assistent Mate Kontakte auf Zuruf: "Lege Frau Krüger von der Müller GmbH als Kontakt an und verknüpfe sie mit dem Deal Hallenbeleuchtung." Löschen und Senden führt Mate erst nach Ihrer Bestätigung aus. Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT greifen über MCP auf dieselben Kontakte zu, mit 49 Tools, in jedem Plan. Mehr dazu in der MCP-Dokumentation.

Kontaktverwaltung für verschiedene Branchen

Agenturen

Mehrere Ansprechpartner pro Kunde: Marketingleitung für Briefings, Geschäftsführung für Verträge, Projektleitung fürs Tagesgeschäft. Verknüpfen Sie alle mit der Organisation und dem laufenden Deal. Nützliche Felder: Retainer-Volumen, zuständiger Account Manager, Kundenstatus.

Handwerk und Dienstleister vor Ort

Schnell den richtigen Kunden finden, auch unterwegs im Browser. Nützliche Felder: Objektadresse, Gebäudetyp, letzte Wartung, Wartungsvertrag ja oder nein. Mehr dazu auf der Seite CRM für Handwerker.

Beratung

Das Netzwerk ist das Kapital. Neben Mandanten verwalten Sie Empfehlungsgeber und frühere Kontakte. Nützliche Felder: Branche, Beratungsschwerpunkt, Vertragsende, "Empfehlung möglich".

Kontaktverwaltung vs. Excel

Excel ist ein guter Start. Wenn Kollegen fragen, wo die aktuelle Kundenliste liegt, oder zwei Personen denselben Kunden anrufen, ist es Zeit für den Wechsel. Wie Sie Ihre Liste vorher sauber aufbauen, zeigt unsere Excel CRM Vorlage.

Häufige Fragen

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