HubSpot vs Salesforce: Es gibt einen einfacheren Weg

Was ist besser: HubSpot oder Salesforce?

Eine universelle Antwort gibt es nicht, denn beide lösen unterschiedliche Probleme. HubSpot gewinnt bei Benutzerfreundlichkeit, Marketing-Funktionen, Gesamtbetriebskosten und Time-to-Value. Salesforce gewinnt bei Enterprise-Anpassung, erweitertem Reporting, Field-Service-Fähigkeiten und Ökosystem-Tiefe. Für die meisten Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern liefert HubSpot überlegenen Wert zu niedrigeren Kosten. Doch beide Plattformen zwingen wachsende Teams in teure Upgrades, lange bevor die Funktionen den Preis rechtfertigen.

Hier die Kurzfassung:

• Wählen Sie HubSpot, wenn Sie native Marketing-Automatisierung (E-Mail-Kampagnen, Landing Pages, Lead-Scoring) eng mit Ihrem CRM verzahnt brauchen und bereit sind, dass die Kosten steil ansteigen, sobald Sie Professional-Funktionen benötigen.
• Wählen Sie Salesforce, wenn Sie ein großes Unternehmen mit komplexem Territory-Management, abteilungsübergreifenden Workflows betreiben und Budget für Berater und dedizierte Administratoren haben.
• Wählen Sie Customermates, wenn Sie die CRM-Kernfunktionen (Kontakte, Deals, Pipeline und offene Automatisierungsschnittstellen), dazu externe KI-Clients, die das CRM über MCP bedienen, und ab Pro einen einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram wollen: ab 12 €/User/Monat mit Cloud-Datenbank in Frankfurt oder Self-Hosting und ohne dass je eine CRM-Kernfunktion hinter einer höheren Stufe gesperrt wird.

Setup und Onboarding

Salesforce erfordert Wochen bis Monate der Implementierung. Die meisten Unternehmen engagieren zertifizierte Salesforce-Berater oder dedizierte Administratoren. Allein die Admin-Oberfläche verlangt spezialisiertes Wissen, und die Lernkurve ist steil. Je nach Umfang kommen erhebliche Implementierungskosten hinzu, bevor das Team produktiv arbeitet.

HubSpot bietet einen sanfteren Einstieg mit Self-Service-Konfiguration. Doch die Breite der Plattform bringt eigene Komplexität. Lifecycle-Stufen, Property-Typen, Hub-Beziehungen und Lead-Scoring zu verstehen, erfordert echte Einarbeitung. Viele Teams engagieren letztlich HubSpot-zertifizierte Partner.

Customermates ist schnell eingerichtet. Registrieren Sie sich, konfigurieren Sie Ihre Deal-Phasen, importieren Sie Daten per XLSX und arbeiten Sie mit echten Daten. Die Oberfläche ist auf Klarheit gebaut, nicht auf Funktionsbreite.

Preise und Gesamtbetriebskosten

Hier wird der Vergleich am wichtigsten. Monatliche Pro-User-Preise erzählen nur einen Teil der Geschichte.

Salesforce-Sales-Cloud-Preise (pro User/Monat, laut Salesforce-Preisseite, Stand September 2026):

• Free Suite: 0 $
• Starter Suite: 25 $, monatliche oder jährliche Abrechnung
• Pro Suite: 100 $, jährliche Abrechnung
• Core: 195 $, jährliche Abrechnung
• Advanced: 395 $, jährliche Abrechnung
• Max: 550 $, jährliche Abrechnung

Die früheren Editionen Enterprise und Unlimited führt die Seite nicht mehr auf. Zusätzlich zu den Lizenzgebühren fallen je nach Projekt Implementierungs- und Administrationskosten an. Marketing Cloud ist ein separates Produkt und nicht in Sales oder Service Cloud enthalten. Add-ons wie CPQ und Einstein AI treiben die Kosten weiter hoch.

HubSpot-Sales-Hub-Preise (pro Platz und Monat, laut HubSpot-Preisseite, Stand: September 2026):

• Free: Basis-CRM für bis zu 2 Nutzer
• Starter: 20 € pro Platz und Monat; entfernt Branding, einfache Automatisierung
• Professional: 90 € pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung (100 € monatlich), plus einmalige Onboarding-Gebühr von 1.470 €; individuelle Berichte, Sequenzen, Workflows
• Enterprise: ab 150 € pro Platz und Monat, plus einmalige Onboarding-Gebühr von 3.420 €; Custom Objects, prädiktives Lead-Scoring

Der kritische Kostenunterschied bei Skalierung: Ein 50-Personen-Team zahlt für HubSpot Professional 54.000 € pro Jahr an Plätzen (im ersten Jahr mit Onboarding 55.470 €) gegenüber 117.000 $ pro Jahr mit Salesforce Core. Doch HubSpots Sprung von Starter zu Professional ist der Schock. Funktionen, die die meisten Teams als Standard betrachten (individuelle Berichte, Workflow-Automatisierung, Sequenzen), erfordern den Professional-Tarif zu 90 € pro Platz und Monat.

Customermates-Preise:

• Starter (12 €/User/Monat), Pro (29 €), Business (69 €), Enterprise (individuell). Jede CRM-Kernfunktion ist in jeder Stufe enthalten; höhere Stufen ergänzen die Nachrichtenkapazität und ein größeres Kontingent für die gehostete KI.
• Ein 50-Personen-Team im Pro-Tarif kostet 17.400 €/Jahr und damit deutlich weniger als HubSpot Professional (55.470 € im ersten Jahr) oder Salesforce Core (117.000 $).
• Keine Add-on-Gebühren, keine Einrichtungsgebühr, und keine CRM-Kernfunktion ist hinter einer höheren Stufe gesperrt. Externe KI-Clients und Automatisierungsdienste zahlen Sie separat.

Ist Salesforce vergleichbar mit HubSpot?

Ja, aber sie überschneiden sich weniger, als die meisten annehmen. Salesforce ist für Unternehmen gebaut, die tiefe Anpassung, komplexe Workflows über mehrere Abteilungen und branchenspezifische Lösungen brauchen. HubSpot ist für Marketing-getriebene Organisationen gebaut, die eine integrierte Plattform vom ersten Website-Besuch bis zum abgeschlossenen Deal wollen.

Wesentliche Unterschiede:

• Marketing: HubSpot integriert Marketing-Tools über alle Tarife, einschließlich E-Mail, Landing Pages, Automatisierung und SEO-Tools. Salesforce erfordert den Kauf separater Marketing-Cloud-Produkte, was die Gesamtkosten erheblich steigert.
• Vertrieb: Beide bieten Kontakt- und Deal-Management mit E-Mail-Tracking. HubSpot enthält Pipeline-Management und Meeting-Planung auf niedrigeren Tarifstufen. Salesforce berechnet CPQ-Funktionen und Meeting-Planung separat.
• Service: Beide bieten Ticketing und Wissensdatenbanken. Salesforce betont KI-gestützte Personalisierung und Omnichannel-Routing mit stärkeren Field-Service-Fähigkeiten. HubSpot priorisiert Benutzerfreundlichkeit und CRM-Integration.
• Anpassung: Salesforce bietet praktisch unbegrenzte Anpassung durch Custom Objects, Apex-Code und Validierungsregeln. HubSpot bietet moderate Anpassung innerhalb eines strukturierten Hub-Frameworks.

Customermates liefert, was die meisten Teams tatsächlich brauchen: Kontakte, Organisationen, Deals, Pipelines, Aufgaben, Services, MCP-Zugriff für externe KI-Clients sowie REST-API und Webhooks für ein separat betriebenes n8n im Starter-Tarif, dazu E-Mail-Integration über den einheitlichen Posteingang ab Pro. Kein Marketing-Ballast und keine Enterprise-Komplexität: einfach effektives CRM zu einem Preis, der sich rechnet.

KI-Funktionen 2026

Alle drei Plattformen bieten mittlerweile KI-Funktionen, doch Zugang und Preise unterscheiden sich erheblich.

Salesforce Einstein AI und Agentforce bieten Lead-Scoring, Opportunity-Insights, Prognosen und autonome Agenten über mehrere Clouds. Die Atlas Reasoning Engine treibt komplexe Entscheidungsfindung an, und Einstein Copilot übernimmt generative KI-Aufgaben. Umfang und Kosten der KI-Funktionen hängen von der Edition und von Add-ons ab. Agentforce ist leistungsstark und stark anpassbar, erfordert aber erhebliche Konfiguration. Zudem hat Salesforce am 29. April 2026 die allgemeine Verfügbarkeit seiner Hosted MCP Server für Orgs ab der Enterprise Edition angekündigt; einzelne Server sind noch in der Beta.

HubSpot Breeze AI enthält einen Copilot für E-Mail-Entwürfe und CRM-Zusammenfassungen, autonome Agenten für Content und Kundenservice, Datenanreicherung über die Clearbit-Akquisition und integrierte Content-Generierungstools. Breeze ist einfacher, integriert und in den meisten Tarifen enthalten und damit gut für Mittelstandsteams geeignet. Prädiktives Lead-Scoring und erweiterte KI erfordern jedoch Professional oder Enterprise. Der Remote-MCP-Server von HubSpot ist seit April 2026 für alle HubSpot-Konten allgemein verfügbar.

Customermates ist anders aufgebaut: externe KI-Clients bedienen das CRM direkt über einen eingebauten MCP-Server (49 Tools), sodass Claude, ChatGPT oder Gemini Deal-Phasen verschieben, Follow-ups entwerfen und Kontaktnotizen aktuell halten. Der MCP-Zugang ist in jeder Stufe ab 12 €/User/Monat enthalten; den KI-Client zahlen Sie beim jeweiligen Anbieter. In der Cloud kommt der Assistent Mate mit einem monatlichen Credit-Kontingent pro Nutzer dazu. Lead-Scoring und KI-Prognosen bietet Customermates nicht.

Wer ist der größte Konkurrent von Salesforce?

HubSpot gilt 2026 weithin als größter direkter Konkurrent von Salesforce, insbesondere im KMU- und Mittelstands-Segment. Weitere große Wettbewerber sind Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM und Pipedrive. Doch die Wettbewerbslandschaft verschiebt sich. Immer mehr Teams wenden sich von beiden Enterprise-Plattformen ab und modernen, fokussierten CRM-Tools wie Customermates zu, die Kernfunktionalität ohne Komplexität und eskalierende Kosten liefern.

Was sind die Nachteile von HubSpot?

Die am häufigsten genannten Nachteile von HubSpot sind:

1. Steile Preissprünge: Die Lücke zwischen Starter (20 €/Platz) und Professional (90 €/Platz bei jährlicher Zahlung) ist deutlich, die meisten nützlichen Funktionen erfordern Professional, und Professional bringt eine einmalige Onboarding-Gebühr mit.
2. Marketing-first-Design: Teams, die nur CRM brauchen, zahlen für Marketing-Overhead, den sie nie nutzen.
3. Kontakt-Tarif-Preise: Wenn Ihre Kontaktdatenbank wächst, berechnet HubSpot mehr, selbst bei Marketing-freien Tarifen.
4. Eingeschränkte Anpassung: Im Vergleich zu Salesforce beschränkt HubSpot Custom Objects und komplexe Workflows auf den Enterprise-Tarif.
5. Telefon-Support gesperrt: nur ab Professional+ verfügbar. Kostenlose User sind auf Dokumentation beschränkt.

Customermates setzt dagegen auf transparente Tarife ab 12 €/User/Monat, CRM-fokussiertes Design, Preise pro Nutzer statt pro Kontakt, Open-Source-Code und E-Mail-Support ab dem ersten Tag.

Datenschutz und Hosting

HubSpot und Salesforce sind US-Unternehmen mit Auftragsverarbeitungsverträgen und regionalen Hosting-Optionen. HubSpot bietet bezahlten Konten ein Rechenzentrum in Deutschland an, verarbeitet laut eigener FAQ in einzelnen Fällen aber auch außerhalb des gewählten Standorts. Welche Region und welche Übermittlungen für Ihr Konto gelten, prüfen Sie in den Unterlagen des jeweiligen Anbieters.

In der Cloud-Version von Customermates liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Integrationen und Automatisierung

Salesforce hat den AppExchange mit Tausenden von Integrationen, und HubSpot bietet über 1.500 Marketplace-Apps. Beide Ökosysteme sind leistungsstark, schaffen aber Abhängigkeiten: Viele Integrationen erfordern bezahlte Pläne, zusätzliche Pro-User-Gebühren oder Marketplace-Abonnements.

Customermates hat keine eingebaute Workflow-Engine, stellt aber 26 Webhook-Ereignistypen, die REST-API und einen Community-Node für eine separat betriebene n8n-Instanz bereit, über die Sie weitere Services anbinden. API-Zugriff steht in jedem Tarif bereit, ohne tarifgebundene Endpunkte. Da Customermates Open Source ist, können Sie eigene Integrationen bauen, ohne auf Marketplace-Verfügbarkeit warten zu müssen.

Skalierbarkeit

Eine häufige Frage: Skaliert ein CRM ab 12 €/Monat? Der entscheidende Unterschied liegt im Wie. Bei Salesforce und HubSpot bedeutet Skalierung höhere Tarifstufen und exponentiell steigende Kosten für Kernfunktionen. Bei Customermates fügen Sie User zum gleichen Tarifpreis hinzu; Nachrichtenkapazität und das monatliche Kontingent für die gehostete KI ändern sich beim Wechsel zu Pro oder Business. Wer Infrastruktur selbst kontrollieren will, betreibt den Open-Source-Kern selbst, mit dem Starter-Funktionsumfang und ohne Posteingang und Mate.

Fazit

HubSpot und Salesforce sind bewährte Plattformen, doch sie repräsentieren eine Ära des CRM, die auf Komplexität und eskalierenden Kosten aufgebaut ist. Salesforce überwältigt mit Power, die die meisten Teams nie brauchen. HubSpot lockt mit kostenlosen Tools, die schnell teuer werden. Customermates bietet eine moderne, transparente Alternative: vollständiges CRM-Kernangebot ab 12 €/User/Monat, mit Cloud-Datenbank in Frankfurt oder selbst gehostet, Open Source und schnell eingerichtet. Für Teams, die ein fokussiertes CRM ohne Enterprise-Overhead wollen, ist es eine starke Wahl.