Das CRM für Berater, deren Aufträge aus Beziehungen entstehen

Für Einzelberater und kleine Beratungen lohnt sich ein CRM, wenn es Ihnen jeden Montag zeigt, welche Kunden und offenen Angebote diese Woche Ihre Aufmerksamkeit brauchen. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland, das Kundenunternehmen, deren Ansprechpartner, jedes Angebot und ab dem Tarif Pro auch die Gespräche per E-Mail, LinkedIn und WhatsApp an einem Ort zusammenführt. Es deckt die Akquise ab. Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Angebotsdokumente und Projektabwicklung bleiben in anderen Werkzeugen; der Abschnitt zu den Grenzen nennt Werkzeuge, die dafür gebaut sind.

Sie suchen eher eine CRM-Beratung, also jemanden, der ein CRM in Ihrem Unternehmen auswählt und einführt? Dann ist unser Leitfaden zur CRM-Einführung der bessere Einstieg. Für Finanzberater gibt es eine eigene Seite: CRM für Finanzberater.

Was Berater von einem CRM brauchen

Viele Werkzeuge, die als Berater-CRM verkauft werden, bündeln die Pipeline mit Projekten, Stundenzetteln und Rechnungsstellung. Trennen Sie vor dem Vergleich die beiden Aufgaben. Ob Sie einen Auftrag gewinnen, hängt an Beziehungen und am richtigen Zeitpunkt; die Abwicklung hängt an Stunden, Budgets und Dokumenten. Ein CRM für Berater muss die erste Aufgabe gut lösen, und in der Akquise hat Beratung ihre eigenen Muster:

• Ein Kunde ist ein Unternehmen mit mehreren Personen. Der Auftraggeber in der Geschäftsführung, Ihr Ansprechpartner im Projekt und bei der Verlängerung der Einkauf gehören zur selben Organisation.
• Angebote liegen wochenlang. Heikel ist die Stille nach dem Versand, also brauchen Sie eine Liste, sortiert nach dem erwarteten Entscheidungstermin.
• Gespräche laufen über mehrere Kanäle. Die Empfehlung kommt über LinkedIn, die Auftragsklärung läuft per E-Mail, und der Geschäftsführer schreibt lieber auf WhatsApp. Eine Kontaktliste sieht davon nichts.
• Frühere Kunden geraten aus dem Blick, solange Sie im Projekt stecken. Dabei sind sie die günstigste Quelle für den nächsten Auftrag, und der Kontakt zu ihnen bleibt in einer vollen Projektphase als Erstes liegen.
• Kundenkorrespondenz ist vertraulich. Sobald Sie mit Partnern oder freien Mitarbeitern arbeiten, zählt, wer welche Konversation lesen darf.

So richten Berater Customermates ein

Customermates startet mit fünf Listen, und Sie können eigene anlegen. So lassen sich die fünf der Beratungsarbeit zuordnen; alle Feldnamen sind Beispiele.

In Konfigurieren benennen Sie jede Liste unter Allgemein frei um, etwa Deals in Aufträge, Services in Leistungen und Aufgaben in Follow-ups.

Phasen und gewichtete Werte

Die Deal-Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst definieren. Jede Option erhält in Konfigurieren eine Abschlusswahrscheinlichkeit, zum Beispiel Erstgespräch 10 %, Auftragsklärung 25 %, Angebot verschickt 50 %, Verhandlung 75 %, Gewonnen 100 % und Verloren 0 %.

Der Wert eines Deals ist die Summe seiner Positionen, jeweils Leistung mal Menge. Trägt die Leistung „Beratertag“ Ihren Tagessatz von 1.200 € und umfasst ein Angebot zwölf davon, ist der Deal 14.400 € wert, und in der Phase „Angebot verschickt“ beträgt sein gewichteter Wert 7.200 €. Das folgt allein aus Ihren eigenen Wahrscheinlichkeiten und ist keine Prognose. Auf dem Kanban-Board ziehen Sie jeden Deal in die nächste Phase.

Vier gespeicherte Ansichten für den Montagmorgen

1. Offene Angebote: Deals in „Angebot verschickt“, sortiert nach „Entscheidung erwartet“.
2. Ins Stocken geraten: Deals in „Auftragsklärung“ oder „Angebot verschickt“, deren letzte Änderung älter als 14 Tage ist, älteste zuerst.
3. Pauschalen nach Verlängerung: Deals mit Auftragsmodell „Monatspauschale“, sortiert nach Verlängerungsdatum.
4. Ehemalige Kunden ohne Kontakt: Organisationen mit Beziehung „Ehemaliger Kunde“, sortiert nach letzter Änderung, älteste zuerst. „Letzte Änderung“ bezieht sich auf den Datensatz der Organisation selbst; die Ansicht funktioniert also, wenn Sie nach jedem Kontakt deren Notizen ergänzen.

Gespeicherte Ansichten sind persönlich, deshalb legt jede Person mit denselben Filtern ihre eigene Ansicht an.

Kundengespräche in einem Posteingang (ab Pro)

In Customermates Cloud bringt der einheitliche Posteingang ab Pro E-Mail aus Gmail, Outlook oder IMAP mit LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram zusammen. Sie antworten auf dem ursprünglichen Kanal. Verknüpfen Sie einen Teilnehmer einmal mit einem Kontakt, erscheint jede Konversation mit dieser Adresse in der Zeitleiste des Kontakts.

Zwei Details entscheiden über den Tarif. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer; wer Postfach und LinkedIn im Posteingang haben möchte, braucht Business mit 3 Konten pro Nutzer. Außerdem bleiben Konversationen aus Ihren eigenen Konten privat: Kollegen, auch Admins, sehen eine Konversation erst, wenn Sie sie teilen oder ab Business das ganze Konto freigeben.

Gesprächsvorbereitung und Wochenrückblick mit Mate (Customermates Cloud)

Mate ist der Assistent in Customermates Cloud. Er arbeitet mit gehosteten KI-Credits, die jeder Cloud-Tarif pro aktivem Nutzer enthält; für Konversationen aus dem Posteingang braucht es Pro oder höher. Vor einem Termin schreiben Sie im Chat zum Beispiel:

Für den Wochenrückblick legen Sie eine Routine an, also eine gespeicherte Anweisung, die Mate nach Zeitplan oder bei einer Änderung an einem Datensatz ausführt. Wählen Sie unter Wiederholung „Wöchentlich“, Montag um 8:00 Uhr, und hinterlegen Sie etwa diese Anweisung:

Deals in den Phasen „Angebot verschickt“ und „Verhandlung“ suchen, die seit
10 Tagen nicht aktualisiert wurden. Für jeden Deal die letzte Konversation
mit den verknüpften Kontakten im Posteingang lesen. Wenn die letzte Nachricht
von mir stammt und unbeantwortet ist, eine kurze, freundliche Nachfassantwort
als Entwurf in dieser Konversation speichern. Nichts senden. Zum Schluss eine
Liste ausgeben: Kunde, Deal, Phase, Tage seit der letzten Änderung, Entwurf
gespeichert ja oder nein.

Eine zweite Routine kann auf Ereignisse reagieren: Wechselt die Phase eines Deals auf „Gewonnen“, legt sie eine Aufgabe „Auftaktgespräch“ an, verknüpft mit dem Deal und derselben Person zugewiesen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Lieber mit dem eigenen KI-Client? Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen Client über MCP. Das funktioniert in jedem Tarif und auch selbst gehostet; die Modellnutzung bezahlen Sie bei Ihrem KI-Anbieter. Die Werkzeuge für Nachrichten und Posteingang setzen in der Cloud Pro oder höher voraus.

Was Customermates für Berater nicht leistet

• Keine Zeiterfassung, keine Rechnungsstellung, keine Angebots- oder Vertragsdokumente, keine Projektabwicklung und kein Kundenportal.
• Aufgaben haben kein Fälligkeitsdatum, keine Erinnerung und keine Benachrichtigung. Eine Wiedervorlage mit Erinnerung gibt es nicht; ein Datumsfeld mit gespeicherter Ansicht oder eine Routine übernimmt die Prüfung.
• Keine E-Mail-Sequenzen und kein Massenversand. Nachgefasst wird Konversation für Konversation.
• Keine Dateiablage an Datensätzen. Das Angebot liegt in Ihrer Dateiablage, der Link dazu am Deal; Dateien aus Nachrichten bleiben bei der Konversation im Posteingang.
• Keine mobile App und keine Terminbuchung.

Ist einer dieser Punkte Ihr eigentlicher Bedarf, lohnt ein Werkzeug, das dafür gebaut ist. Diese Seite wird von Customermates veröffentlicht; die Herstellerangaben wurden am 8. Oktober 2026 auf der Website des jeweiligen Anbieters geprüft.

Praktikabel ist eine Aufteilung in zwei Systeme: Customermates für Beziehungen und Pipeline, MOCO oder BigTime für Stunden und Rechnungen. Bei jeder Änderung an einem Deal löst ein Webhook aus; ein separat betriebener n8n-Workflow kann einen gewonnenen Deal so an das andere Werkzeug übergeben, sofern es eine API hat.

Was es kostet

Die Preise gelten pro aktivem Nutzer und Monat, gezahlt wird monatlich. Jeder Tarif enthält REST, Webhooks und MCP.

Jeder Tarif enthält zusätzlich monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate; die Mengen stehen auf der Preisseite. Den Open-Source-Kern auf einem eigenen Server zu betreiben kostet keine Lizenzgebühr, eine selbst gehostete Installation hat aber keinen Posteingang, kein Mate und keine Routinen.

Umzug aus Excel oder einem anderen CRM

1. Liste als Excel speichern

   Der Import liest Excel-Dateien (.xlsx) mit bis zu 5.000 Zeilen. CSV-Dateien werden nicht angenommen, speichern Sie sie vorher als .xlsx.

2. Zuerst Organisationen importieren

   Öffnen Sie in der Liste der Organisationen Weitere Aktionen, wählen Sie Aus Datei hinzufügen und ordnen Sie Ihre Spalten zu, eigene Felder eingeschlossen.

3. Kontakte importieren

   Ergänzen Sie eine Spalte mit dem Firmennamen jeder Person. Der Import verknüpft die Person mit der Organisation dieses Namens.

4. Offene Angebote als Deals importieren

   Nehmen Sie Phase und Ihre Datumsfelder mit und ergänzen Sie danach Positionen mit Leistungen und Mengen, damit jeder Deal seinen Wert erhält.

5. Posteingang verbinden

   Ab Pro verbinden Sie Ihr Postfach unter Einstellungen › Kanäle und verknüpfen die Personen, mit denen Sie schreiben, mit ihren Kontakten.

6. Ansichten und Routine anlegen

   Speichern Sie die vier Ansichten von oben und richten Sie danach den Wochenrückblick ein.

Kundendaten und Vertraulichkeit

• In Customermates Cloud ist die primäre Produktivdatenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Das ist eine Produkteinstellung und keine vertraglich zugesicherte Datenresidenz. Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
• Eine eigene Rolle mit dem Lesezugriff „Zugewiesen“ beschränkt freie Mitarbeiter oder Subunternehmer auf die Datensätze, die ihnen zugewiesen sind.
• Das Audit-Log hält in jedem Tarif fest, wer welchen Datensatz geändert hat.
• Customermates besitzt keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2. Verlangt ein Kundenvertrag eine solche, klären Sie das, bevor Sie die Daten dieses Kunden übernehmen.

Häufig gestellte Fragen