Das CRM für Berater, das Ihre Pipeline am Laufen hält

Warum Berater ein CRM brauchen

Ob Sie als Einzelberater arbeiten oder eine Unternehmensberatung führen: Ihr Geschäft steht und fällt mit Beziehungen. Neue Aufträge kommen von Stammkunden, Empfehlungen und Ihrem professionellen Netzwerk, nicht durch Inbound-Marketing-Funnels. Doch wenn Sie tief in der Projektarbeit stecken, wird die Akquise vernachlässigt, die Pipeline trocknet aus und der Wechsel zwischen Überauslastung und Leerlauf geht weiter.

Ein CRM für Berater löst dieses Problem, indem es Ihnen die Struktur gibt, eine gesunde Pipeline neben der Projektarbeit zu pflegen. Statt auf Gedächtnis, Notizzettel und verstreute Tabellen zu vertrauen, zentralisiert ein Berater-CRM jede Beziehung, jede Angebotschance und jeden nächsten Schritt an einem Ort.

Typische Herausforderungen, die ein CRM für Unternehmensberater adressiert:

• Wechsel zwischen Überauslastung und Leerlauf: Wenn Sie mit einem Projekt beschäftigt sind, hören Sie auf zu akquirieren. Wenn das Projekt endet, ist die Pipeline leer.
• Kein systematisches Follow-up: Sie haben auf Konferenzen potenzielle Kunden getroffen, Visitenkarten ausgetauscht und nie nachgefasst. Warme Leads werden kalt, weil niemand den Überblick behält.
• Lücken in der Angebotsverfolgung: Sie haben letzten Monat drei Angebote verschickt. Welche sind noch offen? Wer braucht einen Nachfassanruf? Ohne ein CRM für Beratungsfirmen müssen Sie dafür Ihre E-Mails durchsuchen.
• Vernachlässigung von Stammkunden: Ehemalige Kunden sind Ihre beste Quelle für neue Aufträge, aber ohne System verlieren Sie zwischen den Projekten den Kontakt und verpassen Ausbaumöglichkeiten.
• Empfehlungsblindheit: Kollegen und ehemalige Kunden empfehlen Sie weiter, aber Sie haben keine Aufzeichnung darüber, wer wen wann empfohlen hat.
• Wissensverlust: Projektnotizen, Kundenpräferenzen und Auftragshistorie stecken in Ihrem Kopf oder in verstreuten Dokumenten. Wenn Sie einen Subunternehmer einbinden oder Ihr Team erweitern, geht Kontext verloren.

Customermates gibt Beratern diese Struktur, ohne die Komplexität oder den Preis von Tools, die für große Enterprise-Vertriebsteams gebaut wurden. Es ist ein fokussiertes CRM: Angebotsdokumente, Rechnungen und Zeiterfassung bleiben in den Werkzeugen, die Sie dafür schon nutzen.

Wie Customermates als Ihr Berater-CRM funktioniert

Customermates ist schlank genug für einen Einzelberater und flexibel genug für eine wachsende Beratungsfirma. So bildet die Plattform Ihren Beratungs-Workflow ab.

Kundenbeziehungs-Tracking

Jeder Kunde und Interessent bekommt einen Datensatz mit Kontaktdaten, Firmeninformationen, verknüpften Deals, Notizen, Aktivitätsverlauf und typisierten eigenen Feldern. Wenn Sie in ein Kundengespräch gehen, haben Sie das komplette Bild, nicht nur das, woran Sie sich persönlich von vor sechs Monaten erinnern.

Verknüpfen Sie Kontakte mit Organisationen, Organisationen mit Deals und Deals mit verantwortlichen Teammitgliedern. Das Kontaktmanagement hält auch bei 20 und mehr aktiven Beziehungen den Überblick.

Projektpipeline-Management

Beratungsdeals sind keine einfachen Abschlüsse mit einem Telefonat. Sie umfassen Erstgespräche, Workshops zur Auftragsklärung, Angebote, Verhandlungen und manchmal monatelanges Nachfassen. Customermates gibt Ihnen eine visuelle Pipeline als Kanban-Board. Die Deal-Phase ist eine konfigurierbare Auswahlspalte, sodass Sie die Phasen an Ihren Vertriebsprozess anpassen:

• Erstkontakt: erstes Gespräch, Beziehungsaufbau
• Bedarfsanalyse: Ausgangslage und Problem klären
• Auftragsklärung: Leistungsumfang, Ergebnisse, Zeitplan und Vorgehen festlegen
• Angebot verschickt: formelles Angebot oder Leistungsbeschreibung beim Interessenten
• Verhandlung: Konditionen, Preise und Zeitplan abstimmen
• Gewonnen / Verloren: Auftrag unterschrieben oder Chance geschlossen

Verschieben Sie Chancen per Drag-and-drop zwischen Phasen. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; Customermates berechnet daraus gewichtete Deal-Werte und eine gewichtete Pipeline-Summe. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Phasengewichten, keine Vorhersage. Verschiedene Praxisbereiche trennen Sie über ein eigenes Auswahlfeld wie „Leistungsbereich“ und gespeicherte Ansichten oder Gruppierung nach diesem Feld.

Angebotsverfolgung und Follow-up

Erfassen Sie jede Angebotschance als Deal mit Wert, Phase und eigenen Datumsfeldern, etwa „Angebot versendet am“ und „Entscheidung erwartet“. Eine gespeicherte Ansicht, die Deals in der Phase „Angebot verschickt“ filtert und nach Ihrem Datumsfeld sortiert, zeigt auf einen Blick, wo Sie nachfassen sollten. Gespeicherte Ansichten sind persönlich: Jedes Teammitglied legt seine eigenen an.

Customermates verschickt keine Erinnerungen. In der Cloud-Version kann eine Routine die Prüfung übernehmen: Jeden Montagmorgen listet der Mate-Assistent Angebote auf, die sich seit zehn Tagen nicht bewegt haben, und entwirft für jedes eine kurze Nachfassnachricht zur Freigabe. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Retainer- und wiederkehrende Aufträge verfolgen

Viele Berater arbeiten mit Retainer-Vereinbarungen. Mit Services an einem Deal des Kunden und eigenen Feldern halten Sie Vertragsbeginn, Verlängerungsdatum, Auftragsmodell und Tagessatz fest. Eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach dem Verlängerungsdatum, zeigt, welche Retainer als Nächstes auslaufen.

Wer daraus automatische Aufgaben oder Benachrichtigungen machen möchte, nutzt eine Routine in der Cloud oder einen separat betriebenen Zeitplandienst, etwa einen eigenen n8n-Workflow, der über die REST-API Datumsfelder liest und Aufgaben anlegt.

Zeiterfassung und Abrechnung

Customermates erfasst keine Zeiten und stellt keine Rechnungen. Ihre eigene n8n-Instanz oder ein anderer externer Automatisierungsdienst kann Customermates über REST-API und Webhooks mit Zeiterfassungs- oder Buchhaltungstools verbinden. n8n und die jeweiligen Konnektoren sind nicht in Customermates enthalten; Sie prüfen und betreiben den Workflow selbst.

Wissensmanagement für die Beratung

Ihr gesammeltes Wissen über Kunden, Branchen und Projektansätze ist einer Ihrer wertvollsten Vermögenswerte. In Notizen und eigenen Feldern halten Sie fest:

• Kundenpräferenzen und Arbeitsstile: Wie kommuniziert jeder Kunde am liebsten, wie entscheidet er?
• Projektnotizen und Erkenntnisse: Was lief beim letzten Projekt gut, was machen Sie beim nächsten Mal anders?
• Branchenwissen: Notizen zu regulatorischen Änderungen und Markttrends für zukünftige Angebote
• Empfehlungsnetzwerk: Wer kennt wen, wer hat bereits Geschäft vermittelt?

Typisierte eigene Felder bilden Projekttyp, Branche, Auftragsmodell (Festpreis, Retainer, nach Aufwand), geschätzte Dauer, Tagessatz und alles Weitere ab, was für Ihre Praxis wichtig ist. Dateien hängen nicht an Datensätzen; legen Sie Angebote und Berichte in Ihrer Dateiablage ab und speichern Sie den Link im Link-Feld.

Automatisierung, die Ihre Beratungs-Pipeline am Laufen hält

Geschäftsentwicklung erfordert konsequentes Nachfassen, und genau das bleibt als Erstes liegen, wenn Berater tief in der Projektarbeit stecken. Customermates hat keinen eigenen Workflow-Builder. Automatisierung läuft über diese Wege:

• Routinen (Cloud): Der Mate-Assistent führt einen gespeicherten Auftrag nach Zeitplan oder bei einem CRM-Ereignis aus, etwa „Liste alle Deals in der Auftragsklärung, die seit drei Wochen unverändert sind“. Routinen verbrauchen gehostete KI-Credits.
• Webhooks und REST-API: Customermates meldet Änderungen an Datensätzen an Ihre Systeme, und externe Dienste lesen und schreiben Daten über die API.
• n8n, separat betrieben: Über den Community-Node, REST oder Webhooks verbinden Sie Ihre eigene n8n-Instanz, zum Beispiel um nach einem gewonnenen Deal eine Aufgabe in Ihrem Projekttool anzulegen. Mehr zu den Möglichkeiten unter Workflow-Automatisierung.

Zeitgesteuerte Nachfassaktionen, Newsletter oder E-Mail-Sequenzen versendet Customermates nicht selbst. Dafür nutzen Sie weiterhin ein externes Werkzeug.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools) und lassen Sie ihn die Dateneingabe übernehmen. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Er legt Kundenakten an, verschiebt Chancen zwischen Pipeline-Phasen und protokolliert Auftragsnotizen, und er kann außerdem:

• auf Basis von Deal-Kontext und Notizen Nachfassnachrichten zu Angeboten entwerfen
• vor Terminen die Kundenhistorie zusammenfassen, damit Sie vorbereitet sind
• auf Basis der Daten im CRM Ihre Pipeline nach Branche, Projekttyp oder Auftragsgröße auswerten
• aus bestehenden Kunden und besprochenen Leistungen Kandidaten für Folgeaufträge vorschlagen

In der Cloud-Version erledigt der Mate-Assistent dasselbe direkt in der App und fragt vor dem Löschen oder Versenden nach Ihrer Bestätigung.

Einheitlicher Posteingang und Kommunikations-Tracking

Ab Pro laufen E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram im einheitlichen Posteingang zusammen. Sie verknüpfen Gespräche mit dem Kunden, antworten auf dem ursprünglichen Kanal und teilen einzelne Konversationen mit Kollegen. Pro umfasst ein verbundenes Konto pro Nutzer; Business bietet drei, dazu geteilte Konten und die teamweite Zeitleiste. SMS und Telefonie sind keine Kanäle, und selbst gehostet gibt es keinen Posteingang.

Reporting und Pipeline-Analytics

Dashboards zeigen Kennzahlen aus Ihren aktuellen CRM-Daten (siehe Reporting):

• Pipeline-Wert nach Phase: Wie viel steckt in der Angebotsphase, wie viel in der Verhandlung?
• Gewichteter Pipeline-Wert: Was sind offene Chancen nach Ihren Phasenwahrscheinlichkeiten realistisch wert?
• Deals nach Leistungsbereich oder Empfehlungsquelle: gruppiert nach Ihren eigenen Auswahlfeldern
• Gewonnene Aufträge nach Kunde: welche Kunden bringen wiederholt Geschäft?

Für weitergehende Auswertungen exportieren Sie Daten als Excel-Datei (XLSX), einen Datensatztyp nach dem anderen im Rahmen Ihrer Berechtigungen, oder lesen sie über die REST-API in ein eigenes BI-Tool.

Datensicherheit und Datenschutz

Beratungsfirmen verarbeiten sensible Kundeninformationen: Strategiepläne, Finanzdaten, Organisationsanalysen und vertrauliche Geschäftsinformationen.

• Speicherort: In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter (auch aus den USA) stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
• Selbst hostbar: Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst (per Docker Compose auf eigener Infrastruktur).
• Open Source: Code einsehen und die Sicherheit selbst prüfen.
• Rollen und Berechtigungen: Rechte je Ressource und Aktion steuern, wer Kontakte, Deals oder Services sehen, bearbeiten oder löschen darf. Feldgenaue Rechte gibt es nicht.
• Audit-Log: Änderungen an Datensätzen sind in jedem Tarif nachvollziehbar.

Customermates besitzt keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2. Ob Ihr Einsatz die Anforderungen der DSGVO erfüllt, hängt davon ab, wie Sie als Verantwortlicher das Werkzeug nutzen.

Preise, die für Berater funktionieren

Salesforce Sales Cloud kostet laut Preisseite (Stand: September 2026) ab 25 $ pro Nutzer und Monat in der Starter Suite; die Pro Suite liegt bei 100 $ pro Nutzer und Monat, jeweils bei jährlicher Abrechnung. Für eine kleine Beratungsfirma mit 5 Beratern summiert sich das schnell, noch vor Implementierungskosten.

Customermates geht einen anderen Weg und rechnet monatlich ab:

• Starter (12 € pro Nutzer und Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, Dashboards, REST, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer und Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram
• Keine Implementierungsgebühren und keine Kosten pro Integration
• Open Source und selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft auf Ihren eigenen Servern ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Ein Einzelberater zahlt 12 €/Monat in Starter. Eine Praxis mit 5 Personen zahlt 60 €/Monat. Eine Firma mit 20 Personen zahlt 240 €/Monat.

Preisdetails ansehen

So legen Sie los

1. Konto erstellen: ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Daten übernehmen: Importieren Sie Kontakte, Organisationen und Deals aus einer Excel-Datei (XLSX), einen Datensatztyp nach dem anderen, oder legen Sie sie über die REST-API beziehungsweise einen per MCP verbundenen KI-Client an.
3. Pipeline konfigurieren: Phasen vom Erstkontakt bis zum unterschriebenen Auftrag definieren und jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit geben.
4. Eigene Felder anlegen: Auftragstyp, Tagessatz, Branche, Empfehlungsquelle und Verlängerungsdatum modellieren.
5. Ansichten speichern: etwa „Offene Angebote nach Versanddatum“ oder „Retainer nach Verlängerungsdatum“.
6. Nachfassen organisieren: in der Cloud eine Routine für offene Angebote einrichten oder einen externen Workflow über REST und Webhooks anbinden.

Die Einrichtung dauert Minuten, nicht Wochen. Siehe auch unsere Seite für Professional-Services-Firmen, wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Praxisbereichen führen.

Häufig gestellte Fragen

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Ihre Beratungspraxis wächst durch Beziehungen, Empfehlungen und Folgegeschäft. Customermates gibt Ihnen das System, um diese Beziehungen mit der gleichen Sorgfalt zu managen, die Sie in Ihre Kundenarbeit einbringen, und zwar ohne Enterprise-Komplexität. Kostenlos starten oder alle Funktionen entdecken.