Das CRM für Steuerberater, das Ihre Kanzlei organisiert

Warum Steuerberater ein CRM brauchen

Ein CRM für Steuerberater ist nicht dasselbe wie ein allgemeines Vertriebs-Tool. Steuerkanzleien verwalten langfristige Mandantenbeziehungen mit wiederkehrenden Fristen, sensiblen Unterlagen und Anforderungen, die sich jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr wiederholen. Tabellen und E-Mail-Ordner halten damit nicht Schritt.

Durch die Vorgaben des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) und die Erwartungen der Mandanten an digitale Kommunikation sind die Anforderungen an Steuerberater gestiegen. Kanzleien, die auf manuelle Prozesse setzen, riskieren verpasste Fristen, verlorene Unterlagen und Mandanten, die zu einer besser organisierten Kanzlei wechseln.

Typische Probleme für Steuerkanzleien:

• Steuersaison-Überlastung: Wenn alle Mandanten gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen, rutschen Dinge durch. Eine verpasste Abgabefrist bedeutet Verspätungszuschläge für den Mandanten und Vertrauensverlust für Ihre Kanzlei.
• Verstreute Mandantenkommunikation: E-Mails, Telefonate, Portal-Nachrichten und handschriftliche Notizen in verschiedenen Systemen. Wenn ein Mandant anruft, findet niemand das vollständige Bild.
• Manuelles Onboarding: Jeder neue Mandant braucht dieselben Schritte: Auftragsbestätigung, Vollmachten, Unterlagenanforderung, DATEV-Zugang. Ohne Übersicht weiß niemand, welcher Schritt noch offen ist.
• Kein Überblick über die Kanzlei: Welche Mandanten haben ihre Unterlagen eingereicht? Wer fehlt noch? Ohne zentrale Sicht arbeiten Sie im Blindflug.
• Empfehlungen werden nicht nachverfolgt: Ein zufriedener Mandant empfiehlt einen Bekannten. Ohne System zum Erfassen und Nachfassen geht neues Geschäft verloren.
• Keine Mandantensegmentierung: Sie behandeln Einkommensteuererklärungen und Konzernabschlüsse gleich, obwohl sie völlig unterschiedliche Abläufe brauchen.

Ein Steuerberater-CRM strukturiert Mandantenbeziehungen, Auftragsphasen, Fristfelder und den Status von Unterlagen. Customermates ist dabei bewusst fokussiert: Es ist keine Kanzleisoftware, kein Dokumentenarchiv und kein Fristenkalender mit Erinnerungen. Es speichert Links oder Referenznummern zu Dateien in Ihrem Dokumentensystem und läuft neben DATEV oder Ihrer Kanzleisoftware.

Wie Customermates Steuerkanzleien hilft

Customermates gibt Ihrer Kanzlei eine zentrale Plattform für die Verwaltung jedes Mandantenauftrags: von der ersten Anfrage bis zur jahrelangen wiederkehrenden Zusammenarbeit.

Mandanten-Onboarding-Pipeline

Die Mandantenaufnahme ist einer der aufwändigsten Prozesse in jeder Steuerkanzlei. Die Phase eines Auftrags ist in Customermates ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren. So bildet die Pipeline Ihre Aufnahme ab: „Erstanfrage“, „Angebot versendet“, „Auftragsbestätigung unterzeichnet“, „Vollmachten eingeholt“, „DATEV eingerichtet“, „Aktiver Mandant“.

Jeder Auftrag hat einen zuständigen Bearbeiter, und Aufgaben halten fest, was noch zu tun ist. Eine gespeicherte Ansicht, die Aufträge in der Phase „Angebot versendet“ nach letzter Änderung sortiert, zeigt, wo nachgefasst werden muss.

Steuersaison-Management

Die Steuersaison ist der Moment, in dem ein CRM für Steuerkanzleien seinen Wert beweist. Da es nur eine Phasenspalte gibt, trennen Sie Onboarding und Steuersaison über ein eigenes Auswahlfeld „Auftragsart“ und gespeicherte Ansichten. Die Saisonphasen lauten dann etwa: „Unterlagen angefordert“, „Unterlagen eingegangen“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“, „Abgabebereit“, „Eingereicht“, „Abgeschlossen“.

Filtern Sie nach einem Fristfeld, zuständigem Bearbeiter oder Mandantentyp. Sehen Sie auf einen Blick, welche Mandanten bei der Unterlagensammlung feststecken und welche zur Prüfung bereit sind. Bei 200 Steuererklärungen ist diese Übersicht der Unterschied zwischen strukturierter Abarbeitung und Chaos.

Auftragsbestätigungen und Vollmachten nachverfolgen

Verfolgen Sie Auftragsbestätigungen und Vollmachten als Teil Ihrer Mandanten-Pipeline, etwa mit Datumsfeldern für „versendet“ und „unterzeichnet“. Sehen Sie, welche Mandanten unterschrieben haben und bei wem Nachfassbedarf besteht. Customermates verschickt keine automatischen Erinnerungen. In der Cloud-Version kann eine Routine des Mate-Assistenten jeden Montag nicht unterzeichnete Auftragsbestätigungen auflisten und Nachfass-E-Mails zur Prüfung entwerfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Unterlagenstatus pro Auftrag

Verwenden Sie typisierte benutzerdefinierte Felder, um zu verfolgen, welche Unterlagen eingegangen sind und welche für jeden Auftrag noch ausstehen, zum Beispiel ein Auswahlfeld „Unterlagenstatus“ mit „Vollständig“, „Teilweise“ und „Ausstehend“. Ergänzen Sie Notizen sowie Links oder Referenznummern zu Dateien in Ihrem Dokumentensystem. Customermates lädt keine Dateien an Datensätze hoch.

Wiederkehrende Aufträge

Die meisten Anforderungen an ein CRM für Steuerberater drehen sich um wiederkehrende Arbeit: monatliche Buchhaltung, vierteljährliche USt-Voranmeldungen, jährliche Steuererklärungen, Jahresabschlüsse. Customermates legt wiederkehrende Aufträge nicht selbst an. Sie können dafür Leistungen (Services) mit Turnus-Feld pflegen, per MCP einen KI-Client die Aufträge des nächsten Zyklus anlegen lassen oder über die REST-API und ein separat betriebenes n8n einen Zeitplan von außen anstoßen.

Mandantensegmentierung nach Leistungsart

Nicht alle Mandanten sind gleich. Mit Kontaktmanagement und benutzerdefinierten Auswahlfeldern segmentieren Sie Ihre Mandanten nach Leistungsart (Steuererklärung, Buchhaltung, Beratung, Jahresabschluss), Rechtsform (Einzelunternehmen, GmbH, UG, GbR, Verein), Umsatzklasse, Branche oder jeder anderen Dimension, die für Ihre Kanzlei relevant ist.

Nutzen Sie Segmente in gespeicherten Ansichten, um Arbeit in der Steuersaison zu priorisieren und zu sehen, welche Leistungsbereiche den meisten Auftragswert bringen.

Schlüsselfunktionen für Steuerkanzleien

Pipeline-Kanban-Board

Sehen Sie jeden Auftrag auf einen Blick auf einem visuellen Kanban-Board. Spalten stehen für Phasen: „Unterlagen angefordert“, „Unterlagen eingegangen“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“, „Eingereicht“, „Abgeschlossen“. Verschieben Sie Aufträge per Drag-and-drop zwischen den Spalten. Filtern Sie nach Auftragsart, Fristfeld, zuständigem Mitarbeiter oder Mandantensegment, und speichern Sie die Ansicht für sich.

Kontaktmanagement mit vollständiger Mandantenhistorie

Jeder Mandant hat ein Profil mit Kontaktdaten, Unternehmensinformationen, Auftragshistorie, Unterlagenstatusfeldern, externen Dokumentenlinks, Notizen und Aktivitätsverlauf. Verbundene E-Mail-Threads bleiben im Posteingang; ihre Teilnehmer können mit Kontakten verknüpft werden. Mehr zum Kontaktmanagement.

Einheitlicher Posteingang für die Mandantenkommunikation

In der Cloud-Version ab Pro liegen E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn und WhatsApp in einem einheitlichen Posteingang im CRM. Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem richtigen Mandanten. Wenn ein Mandant eine Frage zu seiner USt-Voranmeldung stellt, hat Ihr Team den Kontext, ohne E-Mails weiterzuleiten. SMS und Telefonie sind keine Kanäle.

Anbindung an n8n und andere Tools

Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten. Automatisierung läuft über Webhooks, REST-API und den Community-Node für ein separat betriebenes n8n. Beispiele, die Sie dort selbst bauen:

• Fristenlisten: Ein n8n-Workflow liest Aufträge mit einem Fristdatum in den nächsten 30 Tagen per REST und schickt Ihrem Team eine Liste.
• Auftragsbestätigungs-Nachfassen: Ein Webhook meldet eine Phasenänderung; n8n startet in Ihrem E-Mail-Tool die passende Nachricht.
• Wiederkehrende Auftragserstellung: n8n legt nach Zeitplan neue Aufträge für monatliche Buchhaltung oder jährliche Steuererklärungen per REST an.
• Onboarding-Schritte: Bei einem neuen Mandanten legt n8n interne Aufgaben an.

Dashboards und Auswertungen

Verfolgen Sie die Kanzlei mit Dashboards: Aufträge je Phase, Auftragswert je Leistungsart, Aufträge je Bearbeiter. Phasen können eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Werte. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Gewichten, keine Prognose.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (50 Tools). Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Agenten legen Mandantenakten an, verschieben Aufträge zwischen Phasen, protokollieren Notizen aus einem Gespräch, entwerfen Mandantenkommunikation und fassen Auftragsnotizen zusammen. In der Cloud-Version erledigt der eingebaute Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Datenschutz für Mandantendaten

Finanzielle Mandantendaten verlangen angemessenen Schutz. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst. Rollen und Berechtigungen pro Ressource und Aktion sowie ein Audit-Log gibt es in jedem Tarif.

CRM für Steuerberater vs. Kanzleisoftware

Eine häufige Frage ist, ob Steuerkanzleien ein CRM, eine Kanzleisoftware oder beides brauchen:

• Kanzleisoftware (wie DATEV oder Addison) konzentriert sich auf die fachliche Ausführung: Steuererklärungen erstellen, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, elektronische Übermittlung, Fristenkontrolle.
• Ein CRM für Steuerberater konzentriert sich auf die Mandantenbeziehung: Onboarding, Kommunikationshistorie, Auftragsverfolgung und Segmentierung.

Customermates übernimmt die Beziehungsebene, die reine Kanzleisoftware nicht abdeckt. Eine fertige DATEV-Integration gibt es nicht; wer Daten abgleichen will, verbindet Customermates über REST-API, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n mit den Schnittstellen seiner Kanzleisoftware.

Preise, die für Steuerberater funktionieren

Steuerberater schätzen klare Zahlen. Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Aufträge, Leistungen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für Mandanten-E-Mail, WhatsApp und LinkedIn
• Keine Gebühr pro Kontakt: abgerechnet wird pro Nutzer
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf Ihrem eigenen Server ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Eine Einzelkanzlei zahlt 12 € pro Monat in Starter. Eine Kanzlei mit 8 Mitarbeitern zahlt 96 € pro Monat.

Alle Details auf unserer Preisseite.

Integrationen für Steuerkanzleien

Customermates verbindet sich mit den Tools, die Steuerkanzleien bereits nutzen:

• E-Mail: Gmail-, Outlook- oder IMAP-Postfächer ab Pro im einheitlichen Posteingang verbinden; das ist kein Kontaktabgleich
• Kalender: Ab Pro lesender Kalenderzugriff; Termine planen oder buchen Sie weiter in Ihrem Kalender
• Kanzleisoftware: Anbindung an DATEV, Lexware Office, Addison oder andere Plattformen über REST-API, Webhooks oder ein separat betriebenes n8n
• Dokumentenreferenzen: Links zu Dateien in Google Drive, Dropbox, OneDrive oder einem anderen Dokumentensystem speichern; diese Dienste sind weder eingebauter Speicher noch native Integrationen
• Interne Kommunikation: Slack, Teams oder andere Messaging-Plattformen über Webhooks und n8n anbinden; eine native Integration gibt es nicht
• KI (MCP): Claude, ChatGPT oder andere KI-Clients für Mandanten-E-Mails und Zusammenfassungen

Erste Schritte

So richten Sie Customermates für Ihre Steuerkanzlei ein:

1. Konto erstellen: kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Mandanten importieren: aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: die Phasen umbenennen (etwa „Unterlagen angefordert“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“, „Eingereicht“) und jeder Phase eine Wahrscheinlichkeit geben.
4. Benutzerdefinierte Felder hinzufügen: zum Beispiel Wirtschaftsjahr, Rechtsform, Leistungsart, Honorarstruktur und Fristdaten.
5. Ansichten speichern: etwa „Unterlagen fehlen“ oder „Frist in den nächsten 30 Tagen“, sortiert nach Ihrem Fristfeld.

Hören Sie auf, Ihre Kanzlei mit Tabellen und Klebezetteln zu verwalten. Customermates hält jeden Mandanten und jeden Auftrag organisiert, damit Sie sich auf die Beratungsarbeit konzentrieren können, die Ihre Kanzlei wachsen lässt.

Häufig gestellte Fragen