Das CRM für Steuerberater, die Mandanten und Aufträge im Blick behalten wollen

In vielen Steuerkanzleien ist die fachliche Arbeit längst organisiert: DATEV oder eine andere Kanzleisoftware übernimmt Fristen, Leistungserfassung und Honorar. Was fehlt, ist oft der Blick auf die Mandantenbeziehung. Wer ist Ansprechpartner, welcher Auftrag wartet auf welche Unterlagen, was hat der Mandant letzte Woche per WhatsApp geschrieben? Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland, das genau diese Ebene für kleine Kanzleien abdeckt. Es ersetzt keine Kanzleisoftware. Wer alles in einem System will, findet weiter unten Anbieter, die dafür gebaut sind.

Was eine Steuerkanzlei von einem CRM braucht

• Ein Mandant hat oft mehrere Ansprechpartner. Der Geschäftsführer unterschreibt, die Buchhaltung schickt die Belege, bei der Einkommensteuer kommen beide Ehepartner dazu. Das gehört in einen Zusammenhang.
• Aufträge wiederholen sich. Laufende Finanzbuchhaltung, Lohn, USt-Voranmeldung, Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung. Jede Periode ist ein eigener Auftrag mit eigenem Stand.
• Der Engpass sind fehlende Unterlagen. Ein großer Teil der Nacharbeit besteht aus „uns fehlen noch die Kontoauszüge für März“.
• Neue Mandanten kommen über Empfehlungen. Die erste Anfrage landet im Postfach einer Mitarbeiterin und geht unter, wenn niemand sie nachhält.
• Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit. Mitarbeiter sollen die Mandanten sehen, die sie betreuen, und Änderungen müssen nachvollziehbar sein.

So richten Sie Customermates für eine Steuerkanzlei ein

Customermates startet mit fünf Listen, und Sie können eigene anlegen. In Konfigurieren benennen Sie jede Liste unter Allgemein frei um, zum Beispiel Deals in „Aufträge“, Services in „Leistungen“ und Organisationen in „Unternehmen“. Alle Feldnamen unten sind Beispiele.

Die DATEV-Mandantennummer als Textfeld ist nützlich: Wer einen Mandanten in Customermates öffnet, findet ihn sofort in DATEV wieder.

Phasen für Aufträge

Die Phase ist ein Einzelauswahlfeld, das Sie selbst definieren, und jede Option kann eine Wahrscheinlichkeit tragen. Weil es nur ein Phasenfeld gibt, trennen Sie Neumandate und laufende Arbeit über das Feld Auftragsart. Eine Phasenliste für beides:

Anfrage · Angebot versendet · Auftragsbestätigung unterzeichnet · Unterlagen angefordert · Unterlagen eingegangen · In Bearbeitung · In Prüfung · Übermittelt · Abgeschlossen

Der Wert eines Auftrags ist die Summe seiner Positionen, jeweils Leistung mal Menge. Gewichtete Summen ergeben sich fest aus Ihren eigenen Wahrscheinlichkeiten, eine Prognose ist das nicht. Auf dem Pipeline-Board ziehen Sie jeden Auftrag als Karte in die nächste Phase. Gruppiert nach „Zugewiesen“ sehen Sie, wie viel bei welchem Mitarbeiter liegt.

Gespeicherte Ansichten für die Woche

1. Unterlagen fehlen: Aufträge in „Unterlagen angefordert“ mit Unterlagen „Teilweise“ oder „Ausstehend“, sortiert nach „Unterlagen angefordert am“, älteste zuerst.
2. Abgabe demnächst: Aufträge außer „Übermittelt“ und „Abgeschlossen“, sortiert nach „Abgabe bis“. Eigene Datumsfelder kennen die Filter Vor, Nach und Zwischen, aber keinen relativen Zeitraum wie „nächste 30 Tage“. Sortieren Sie deshalb nach dem Datum oder setzen Sie einen festen Zeitraum.
3. Auftragsbestätigung offen: Aufträge in „Angebot versendet“, sortiert nach letzter Änderung.
4. Meine Aufträge: gefiltert auf Sie unter „Zugewiesen“.

Gespeicherte Ansichten sind persönlich, deshalb legt jede Person mit denselben Filtern ihre eigene Ansicht an.

Mandantenkommunikation in einem Posteingang (ab Pro)

In Customermates Cloud mit Pro, Business oder Enterprise führt der einheitliche Posteingang E-Mail aus Gmail, Outlook oder IMAP mit LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram zusammen. Verknüpfen Sie einen Absender einmal mit einem Kontakt, dann erscheinen spätere Unterhaltungen mit dieser Adresse in der Historie des Mandanten. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer, Business 3. Unterhaltungen aus Ihren eigenen Konten bleiben privat, bis Sie eine einzelne Unterhaltung teilen oder ab Business das ganze Konto. Belege, die Mandanten mitschicken, bleiben in der Unterhaltung im Posteingang.

Wöchentliche Nachfrage nach Unterlagen mit Mate (Customermates Cloud)

Mate ist der Assistent in Customermates Cloud und nutzt gehostete KI-Credits; für den Posteingang braucht es Pro oder höher. Legen Sie eine Routine an, stellen Sie Wiederholung auf Wöchentlich, Montag 08:00 Uhr, und geben Sie Anweisungen wie diese:

Aufgabe: Aufträge in der Phase „Unterlagen angefordert“ finden, bei denen
Unterlagen „Teilweise“ oder „Ausstehend“ ist und „Unterlagen angefordert am“
mehr als 10 Tage zurückliegt. Für jeden Auftrag die letzte Unterhaltung mit
den Kontakten im Posteingang lesen und einen kurzen, höflichen
Antwortentwurf in der Sie-Form speichern, der nach den fehlenden Unterlagen
laut Notiz fragt. Nichts senden. Zum Schluss eine Liste ausgeben: Mandant,
Auftrag, Tage seit Anforderung, Entwurf gespeichert ja oder nein.

Eine zweite Routine reagiert auf ein Ereignis: Wechselt die Phase eines Auftrags auf „Auftragsbestätigung unterzeichnet“, legt sie eine Aufgabe „Unterlagen anfordern“ an, verknüpft mit dem Auftrag und derselben Person zugewiesen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Für die nächste Periode genügt eine Bitte im Chat: „Lege für jeden Auftrag mit Auftragsart Einkommensteuer in der Phase Übermittelt einen neuen Auftrag für das Folgejahr in der Phase Unterlagen angefordert an.“ Lieber mit eigenem KI-Client? Claude, ChatGPT oder andere Clients verbinden sich über MCP, in jedem Tarif und auch bei selbst gehosteten Installationen.

Was Customermates für Steuerkanzleien nicht leistet

• Keine Fristenkontrolle. Aufgaben haben weder Fälligkeitsdatum noch Erinnerung oder Benachrichtigung. Ein Feld „Abgabe bis“ und eine sortierte Ansicht zeigen, was ansteht; die verbindliche Fristenkontrolle gehört in Ihre Kanzleisoftware.
• Keine Leistungserfassung, keine Honorarabrechnung nach StBVV, keine Angebote und keine elektronische Unterschrift. Den Link zur unterschriebenen Auftragsbestätigung legen Sie am Auftrag ab.
• Keine Prüfung nach dem Geldwäschegesetz: Identifizierung und Risikoeinstufung bildet Customermates nicht ab.
• Kein Mandantenportal und keine Dateiablage am Datensatz.
• Keine fertige DATEV-Schnittstelle. Abgleiche bauen Sie über REST-API und Webhooks mit einem separat betriebenen n8n, soweit die Gegenseite eine Schnittstelle bietet.
• Keine Mobile-App.

Wenn einer dieser Punkte der Grund für Ihre Suche ist, sehen Sie sich ein Werkzeug an, das dafür gebaut ist. Diese Seite wird von Customermates veröffentlicht; die Herstellerangaben wurden am 8. Oktober 2026 auf den Websites der Anbieter geprüft.

Eine sinnvolle Aufteilung: DATEV oder Ihre Kanzleisoftware für Fristen, Leistungen und Honorar, Customermates für Mandantenbeziehung, Auftragsstand und Kommunikation.

Was es kostet

Die Preise gelten pro Nutzer und Monat, monatlich abgerechnet. REST-API, Webhooks und MCP sind in jedem Tarif enthalten.

Jeder Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate; die Mengen stehen auf der Preisseite. Den Open-Source-Kern betreiben Sie ohne Lizenzgebühr auf eigenem Server, eine selbst gehostete Installation hat aber keinen Posteingang, kein Mate und keine Routinen.

Mandantenliste übernehmen

1. Liste als Excel speichern

   Der Import liest Excel-Dateien (.xlsx), jeweils eine Liste. CSV-Dateien liest der Import nicht, speichern Sie einen Export aus DATEV oder einem anderen System vorher als .xlsx.

2. Erst Organisationen, dann Kontakte importieren

   Öffnen Sie in der Liste Weitere Aktionen, wählen Sie Aus Datei hinzufügen und ordnen Sie die Spalten zu. Eine Spalte mit dem Unternehmensnamen verknüpft Kontakte mit ihrer Organisation.

3. Laufende Aufträge als Deals importieren

   Übernehmen Sie Phase, Auftragsart und Datumsfelder und legen Sie danach die Positionen an, damit jeder Auftrag seinen Wert erhält.

4. Ansichten und Routine anlegen

   Speichern Sie die vier Ansichten. Ab Pro verbinden Sie Ihr Postfach unter Einstellungen › Kanäle und richten danach die wöchentliche Routine ein.

Mehr zum Import steht in der Dokumentation zu Datensätzen.

Mandantendaten und Verschwiegenheit

• In Customermates Cloud ist die primäre Produktionsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, darunter US-Anbieter, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
• Eine eigene Rolle mit Lesezugriff „Zugewiesen“ beschränkt Mitarbeiter auf die Datensätze, die ihnen zugewiesen sind. Das Audit-Log hält in jedem Tarif fest, wer welchen Datensatz geändert hat.
• Customermates hat keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2.
• Für externe Dienstleister gelten für Steuerberater die Anforderungen aus § 62a StBerG. Ob AVV und Unterauftragsverarbeiter dafür ausreichen, prüfen Sie für Ihre Kanzlei selbst; Customermates gibt dazu keine Zusage. Wer Steuerdaten in DATEV lässt und im CRM nur Auftragsstand und Kommunikation führt, verkleinert die Frage erheblich.

Häufige Fragen

Herstellerangaben am 8. Oktober 2026 geprüft auf den Seiten von DATEV, ballo.io und Canopy.