Das Beziehungs-CRM neben Ihrer Baufinanzierungsplattform

Ein CRM für Baufinanzierungsvermittler sollte Anfragen, Empfehlungsbeziehungen, Gespräche und Vertriebs-Follow-ups organisieren. Ein Finanzierungssystem führt den regulierten und operativen Darlehensprozess. Customermates stellt die CRM-Ebene neben diesem System bereit; es ist kein günstiger Ersatz für eine Antrags- oder Baufinanzierungsplattform.

CRM und Finanzierungssystem erfüllen verschiedene Aufgaben

Baufinanzierungssoftware wird oft unter dem breiten Begriff „CRM“ vermarktet, obwohl sie auch Antragsbearbeitung, Unterlagensammlung, Produktsuche, Kreditprüfung, Beratungsdokumentation und Bankeinreichung enthält. Diese operativen Fähigkeiten sind keine gewöhnlichen Kontakt- und Pipelinefunktionen.

Ein Baufinanzierungs-CRM verwaltet die Beziehung rund um eine Anfrage. Eine Antrags- oder Finanzierungsplattform verwaltet Antrag und regulierte Nachweise. Customermates gehört zur ersten Kategorie.

Eine Pipeline für Anfragen

Die Pipeline beschreibt, was das Vermittlungsbüro über die Beziehung weiß; sie führt keinen Darlehensprozess aus. Ein Kontakt steht für die Person, Organisationen stehen für Tippgeber oder Unternehmen und der Deal bildet die mögliche Zusammenarbeit ab.

1. Anfrage erfassen

   Legen Sie den Kontakt an und halten Sie die Empfehlungsquelle fest, ohne Identitätsunterlagen, Kontoauszüge, Bonitätsdaten oder einen vollständigen Antrag zu kopieren.

2. Tippgeber verbinden

   Ordnen Sie bei Bedarf Immobilienmakler, Steuerberater, Finanzberater, Bauträger oder eine andere Empfehlungsorganisation zu.

3. Beziehungsphasen konfigurieren

   Nutzen Sie Phasen wie „Neue Anfrage“, „Erstgespräch abgeschlossen“, „Anforderungen geklärt“, „Optionen extern vorbereitet“, „Kundenentscheidung“, „Gewonnen“ oder „Beendet“.

4. Wenige Referenzfelder ergänzen

   Speichern Sie grobe Finanzierungsart, Zielmonat, Empfehlungsquelle oder eine externe Vorgangs-ID, statt den regulierten Antrag nachzubauen.

5. Nächste Aktion erfassen und übergeben

   Verknüpfen Sie eine Aufgabe für das manuelle Follow-up. Unterlagen, Beratung, Kreditprüfung und Einreichung laufen anschließend in den dafür zuständigen Systemen weiter.

Empfehlungspartner nachvollziehbar zuordnen

Immobilienmakler, Steuerberater, Finanzberater und Bauträger können als Kontakte und Organisationen abgebildet werden. Ein Feld für die Empfehlungsquelle erlaubt das Filtern nach der dokumentierten Herkunft. Customermates berechnet Gegengeschäft, Empfehlungswert oder Partnerleistung nicht automatisch und versendet keine geplanten Partnerkampagnen.

Das CRM beantwortet praktische Beziehungsfragen: Welche Anfragen brauchen noch ein Gespräch? Welche Chancen warten auf eine Kundenentscheidung? Welcher Tippgeber gehört zu dieser Beziehung? Das sind CRM-Fragen. Welche Bank passt, welcher Zins gilt, ob die Tragfähigkeit reicht und welche Pflichtinformation fällig ist, sind Fragen an die Baufinanzierungsplattform.

Follow-up ohne Automatisierungssuite für Finanzierungen

Aufgaben halten die nächste manuelle Aktion, enthalten aber keine nativen Fälligkeitstermine oder Wiederholungen. Ein von Ihnen betriebener Scheduler oder ein separater n8n-Workflow kann aus einem festgelegten Datum oder Status eine Aufgabe erzeugen oder einen freigegebenen Nachrichtenanbieter aufrufen. Customermates hat keine automatischen Sequenzen, Unterlagenanforderungen, Konditionsalarme, Terminbuchungen oder Statuskampagnen.

Der einheitliche Posteingang ist ab Pro verfügbar. Er bringt Einzelgespräche aus den verbundenen Kanälen ins CRM und erlaubt die Zuordnung von Teilnehmern zu Kontakten. Eine Nachricht wird nicht automatisch dem richtigen Darlehen oder Deal zugeordnet, und der Posteingang ist kein reguliertes Dokumentenarchiv. Self-Hosting enthält ihn nicht.

Ein externer KI-Client kann nach der Anmeldung über MCP CRM-Datensätze bearbeiten, und zwar innerhalb der Berechtigungen des verbundenen Nutzers. Er vergleicht keine Konditionen, berechnet keine Tragfähigkeit, führt keine Kreditprüfung aus, empfiehlt keine Bank und weist keine Compliance nach.

Anbindung an die Baufinanzierungslandschaft

Antragsplattform, Produktsuche, Dokumentensystem, E-Signatur, Bankportal und Compliance-Archiv bleiben führend. Bietet eines dieser Systeme eine geeignete Schnittstelle, kann eine selbst gebaute Verbindung eine CRM-ID oder einen geprüften Status über REST-API und Webhooks, MCP oder ein separat betriebenes n8n austauschen.

Anbietervereinbarungen, Feldzuordnung, Berechtigungen, Validierung, Wiederholungen und Dublettenbehandlung liegen bei Ihnen. Eine native Anbindung an Europace, FinLink, Banken, Antragsplattformen, Produktsuche, Dokumenten- oder Konditionsanbieter gibt es nicht. Für eine Migration importieren Sie Kontakte, Organisationen oder Deals aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX), jeweils einen Datensatztyp; Datensätze exportieren Sie ebenfalls je Datensatztyp als Excel-Arbeitsmappe (XLSX). Einen CSV-Import oder eine laufende Synchronisation gibt es nicht.

Daten- und Bereitstellungsgrenzen

Identitätsdaten, Bonitätsinformationen, Einkommen, Kontoauszüge, Objektunterlagen, Beratung und signierte Pflichtinformationen sind sensibel und reguliert. Sie bleiben in dafür freigegebenen Systemen. Berechtigungen gelten je Ressource und Aktion, nicht je Feld; den Lesezugriff können Sie auf zugewiesene Datensätze beschränken. Eine Zertifizierung, etwa für Baufinanzierung oder DSGVO, besteht nicht. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Starter enthält das Kern-CRM. Pro ergänzt den einheitlichen Posteingang und 1 verbundenes Konto pro Nutzer. Self-Hosting umfasst den Funktionsumfang von Starter und enthält keinen einheitlichen Posteingang. Die aktuellen Tarifdetails stehen auf der Preisseite.

Häufig gestellte Fragen