Ein Beziehungs-CRM für Finanzberatung

Ein CRM für Finanzberater sollte Beziehungen und nächste Schritte übersichtlicher machen. Es darf die Grenze zu regulierten Systemen für Portfolioberechnung, Beratungsdokumentation oder Depotführung nicht verwischen. Customermates übernimmt die Beziehungsebene und überlässt regulierte Aufgaben spezialisierten Plattformen.

Was ein Finanzberater-CRM leisten muss

Bei der Suche nach einem Finanzberater-CRM werden häufig zwei Bedürfnisse vermischt. Beziehungsmanagement umfasst Interessenten, bestehende Kundenbeziehungen, Tippgeber, Gespräche und nächste Schritte. Vermögensverwaltung umfasst dagegen Bestände, Portfoliowerte, Depotführung, Finanzpläne, Geeignetheit, regulierte Unterlagen und offizielle Aufbewahrung.

Customermates ist ein allgemeines Beziehungs-CRM. Es organisiert die erste Gruppe und erhebt keinen Anspruch auf die zweite. Diese Abgrenzung ist wichtig beim Vergleich mit branchenspezifischen Plattformen, die Depotbankdaten, Haushaltsmodelle, Compliance-Archive oder Finanzplanungsanbindungen enthalten.

Ein praktischer Workflow vom Interessenten zum Kunden

Bilden Sie ein mögliches Mandat als Deal ab, nicht als Portfolio oder Konto. Die Chance kann die Person, ihre Organisation, den Tippgeber und die besprochenen Leistungen miteinander verbinden. Die Phasen sollten den geschäftlichen Fortschritt beschreiben und nicht den Status regulierter Beratung.

1. Beziehungskontext erfassen

   Legen Sie den Kontakt an, ordnen Sie bei Bedarf die Organisation zu und erfassen Sie Empfehlungsquelle oder Tippgeber, ohne eine vollständige regulierte Kundenakte zu übernehmen.

2. Chancenphasen konfigurieren

   Nutzen Sie etwa „Neue Anfrage“, „Erstgespräch geplant“, „Zusammenarbeit wird geprüft“, „Umfang besprochen“, „Gewonnen“ oder „Beendet“.

3. Wenige eigene Felder ergänzen

   Erfassen Sie Beziehungsklasse, bevorzugten Kontaktweg, Empfehlungsquelle, den Monat des Jahresgesprächs oder eine Kennung aus dem Fachsystem.

4. Nächste Aktion am Datensatz halten

   Verknüpfen Sie eine Aufgabe für das nächste Nachfassen. Aufgaben haben kein Fälligkeitsdatum, keine Wiederholung und keinen beaufsichtigten Prüfprozess.

5. Regulierte Arbeit ans Fachsystem übergeben

   Sobald Beratung, Onboarding, Depotführung oder Dokumentation beginnt, wird der Prozess in der dafür zuständigen Plattform fortgeführt.

Jahresgespräche, Vermögensangaben und Haushalte

Den Monat des Jahresgesprächs oder einen Beziehungsstatus speichern Sie als eigenen Wert und nutzen ihn in gefilterten Ansichten. Ein von Ihnen betriebener Zeitplandienst oder ein separater n8n-Workflow kann aus einem Datum eine Aufgabe erzeugen. In der Cloud-Version kann eine Routine des Mate-Assistenten nach Zeitplan die Kontakte auflisten, deren Jahresgespräch ansteht; Routinen verbrauchen gehostete KI-Credits und sind keine Erinnerungen. Customermates hat keine Erinnerungssequenz und keine automatische Einladung zum Jahresgespräch.

Hält ein Team das verwaltete Vermögen eines Kunden als Referenzwert in einem eigenen Feld fest, bleibt dieser Wert manuell gepflegter Kontext. Customermates berechnet, synchronisiert oder prüft verwaltetes Vermögen nicht und gleicht es auch nicht ab. Das Feld ist weder Portfoliobuchhaltung noch Performancebericht noch Abrechnungsgrundlage.

Kontakte und Organisationen können zusammengehörige Personen und Unternehmen darstellen. Es gibt jedoch kein finanzberaterspezifisches Haushaltsobjekt, keine Stiftungs- oder Trust-Verwaltung, keinen Begünstigtenprozess und keine automatische Ableitung von Beziehungen. Bilden Sie nur die für das CRM-Gespräch nötigen Verknüpfungen ab; die vollständige Finanzstruktur bleibt in der führenden Plattform.

Empfehlungspartner und Kundengespräche

Steuerberater, Rechtsanwälte, Baufinanzierungsvermittler und andere Tippgeber können als Kontakte und Organisationen erfasst werden. Ein Feld für die Empfehlungsquelle und anpassbare Ansichten zeigen, woher neue Chancen kommen. Das CRM startet keine Empfehlungs-Kampagnen und berechnet Attribution nicht automatisch.

Ab Pro bündelt der einheitliche Posteingang in der Cloud Gespräche aus E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram. Sie verknüpfen Gespräche mit Kontakten; Beratungsakten oder Deals werden Nachrichten nicht zugeordnet. Massenversand oder E-Mail-Sequenzen gibt es nicht, und selbst gehostet gibt es keinen Posteingang.

Ein externer KI-Client, den Sie über MCP verbinden, arbeitet im Rahmen der Berechtigungen des jeweiligen Nutzers mit CRM-Datensätzen. Er wird dadurch nicht zum Finanzplaner, Portfolioanalysten, Geeignetheitsprüfer oder Compliance-Verantwortlichen.

Daten-, Bereitstellungs- und Integrationsgrenzen

In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter (auch aus den USA) stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst. Das ist keine DSGVO- oder Finanzdienstleistungszertifizierung; Customermates besitzt keine Zertifizierung. Verbundene Kanäle, externe KI-Clients und Automatisierungsanbieter haben eigene Grenzen. Berechtigungen gelten je Ressource und Aktion, nicht je Feld; den Lesezugriff können Sie auf zugewiesene Datensätze beschränken.

Eigene Integrationen bauen Sie über REST-API und Webhooks, MCP oder den Community-Node für ein separat betriebenes n8n. Anbietervereinbarungen, Feldzuordnung, Prüfung, Wiederholungen, Dublettenbehandlung und Compliance verantworten Sie selbst. Native Anbindungen an Depotbanken, Portfolio-, Planungs- oder Aufsichtssysteme gibt es nicht.

Starter enthält das Kern-CRM. Pro ergänzt den einheitlichen Posteingang mit einem verbundenen Konto pro Nutzer. Self-Hosting umfasst den Funktionsumfang von Starter, also ohne einheitlichen Posteingang. Die aktuellen Tarifdetails stehen auf der Preisseite.

Häufig gestellte Fragen