Cloud CRM für flexible Vertriebsprozesse

Eine Cloud-CRM-Software ist ein Kundenmanagementsystem, das der Anbieter als verwalteten Onlinedienst betreibt und das ein Team im Browser nutzt. Bei Customermates werden Anwendung und Datenbankdienst betrieben; Ihr Team konfiguriert Nutzer, Berechtigungen, Datensätze, Pipelines und verbundene Anbieter.

Was Customermates Cloud tatsächlich umfasst

Das verwaltete Produkt verbindet Kontakte, Organisationen, Deals, Services und Aufgaben in einem Workspace. Teams können typisierte eigene Felder definieren, Tabellen-, Karten- und Kanban-Ansichten nutzen, Aktivitäten prüfen und Deal-Phasen mit Wahrscheinlichkeiten konfigurieren. Dashboards zeigen aktuelle operative Werte, darunter Gesamt- und gewichtete Deal- oder Pipeline-Werte.

REST, Webhooks und MCP stehen für unterstützte Integrationen und extern betriebene Abläufe bereit. Diese Schnittstellen bedeuten nicht, dass jeder Buchhaltungs-, Marketing-, Daten- oder Automatisierungsanbieter in Customermates eingebaut ist.

Managed Cloud oder Self-Hosting?

Customermates bietet einen verwalteten Dienst und einen separat betriebenen Open-Source-Kern. Beide teilen das Kern-CRM, sind aber keine funktionsgleichen Editionen.

Wählen Sie die Managed Cloud, wenn Customermates Anwendung und Datenbank betreiben soll und Ihr Ablauf Cloud-Tarifmerkmale benötigt. Bewerten Sie Self-Hosting, wenn der eigene Betrieb von Docker, PostgreSQL, Updates, Backups und verbundenen Anbietern eine konkrete Anforderung ist.

So startet ein Team mit Customermates Cloud

1. Kleinen Workspace anlegen

   Starten Sie die Pro-Testphase und laden Sie zunächst nur die Teammitglieder ein, die für die erste Prüfung nötig sind.

2. Eine echte Pipeline modellieren

   Legen Sie einige synthetische oder freigegebene Testkontakte, Organisationen und Deals an und konfigurieren Sie die tatsächlich genutzten Phasen und Felder.

3. Arbeitsansichten prüfen

   Vergleichen Sie Tabellen-, Karten- und Kanban-Ansichten und kontrollieren Sie Beziehungen und Berechtigungen hinter dem Ablauf.

4. Nur Nötiges verbinden

   Ergänzen Sie ein berechtigtes Messaging-Konto, einen Webhook, REST oder MCP erst, wenn Daten- und Berechtigungsgrenzen verstanden sind.

5. Betriebsmodell bewerten

   Entscheiden Sie, ob der verwaltete Dienst passt oder ob Starter-Grenze und Betriebsaufwand des Self-Hostings bewusst vorzuziehen sind.

Datenregion, Sicherheit und Anbietergrenzen

Die primäre Produktionsdatenbank ist in AWS Frankfurt (eu-central-1) konfiguriert. Das ist eine gewählte Produkteinstellung und keine vertragliche Zusage, dass jeder Dienst oder jede Übertragung in dieser Region verbleibt. Anwendungshosting, Monitoring, Transport verbundener Konten und vom Kunden gewählte Anbieter besitzen eigene Standorte und Übertragungswege.

Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung dokumentiert unter anderem TLS bei der Übertragung, Verschlüsselung der Produktionsdatenbank und Backups im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffe, Trennung auf Kontoebene, Monitoring und Wiederherstellungsverfahren. Sie beansprucht keine Sicherheits- oder Compliance-Zertifizierung. Die aktuelle Subdienstleisterliste führt Anbieter, Zwecke, bekannte Standorte und Übertragungsgrundlagen des Managed-Dienstes auf.

KI und Automatisierung – ohne falsche Versprechen

Alle Managed-Cloud-Tarife umfassen eine Mate-Berechtigung und ein tarifabhängiges monatliches Kontingent an gehosteten KI-Credits pro aktivem Nutzer. Ob Mate live verfügbar ist, hängt von der aktuellen Konfiguration der gehosteten Umgebung ab. Wenn aktiviert, arbeitet Mate innerhalb des CRM, nutzt die Berechtigungen des aktuellen Nutzers und verlangt für sensible Aktionen eigene Bestätigungen.

Externe KI-Clients können den Customermates MCP-Server mit einem vom Kunden gewählten Modellanbieter und Abonnement verwenden. Sie nutzen den Anbieter des Kunden statt der gehosteten Customermates-Credits. Wenn Mate aktiviert ist, teilen beide Wege unterstützte CRM-Tools und Berechtigungsprüfungen, nicht aber Client, Abrechnung oder Bestätigungsweg.

Für Automatisierung können Teams REST aufrufen, Webhooks empfangen, MCP verwenden oder ein separat betriebenes Workflow-Werkzeug wie n8n verbinden. Customermates enthält weder die n8n-Laufzeit noch dessen Drittanbieter-Konnektoren oder Anbietervereinbarungen.

Migration und Auswertung

Datensätze lassen sich als XLSX-Arbeitsmappen importieren und exportieren, jeweils ein Datensatztyp, im Rahmen Ihrer Berechtigungen und der aktuellen Ansicht und innerhalb der Zeilenlimits. Nicht dazu gehören CSV, ein Export des gesamten Kontos, Anhänge und ein Rückgängigmachen. Einen größeren Umzug aus einem anderen CRM planen Sie daher als Migrationsprojekt mit expliziter Zuordnung, Validierung und Duplikatprüfung, bei Bedarf ergänzt über REST oder MCP.

Dashboards, Aktivitätshistorie, Phasenwahrscheinlichkeiten sowie gewichtete Deal- und Pipeline-Werte helfen bei der Prüfung des aktuellen Workspace. Sie sind keine prädiktive Abschluss- oder Umsatzprognose, kein Lead-Scoring und keine Conversion- oder Pipeline-Geschwindigkeitsanalyse.

Tarife und Kontingente

Die 7-tägige Testphase startet mit Pro. LinkedIn-, E-Mail-, Kalender-, KI-, Automatisierungs- und weitere externe Anbieterabonnements bleiben, sofern nötig, separat.

Für welche Teams Customermates Cloud passt

Customermates Cloud passt zu Teams, die ein verwaltetes Browser-CRM für flexible Datensätze und Pipelines suchen, explizite Schnittstellen geschlossenen Integrationsversprechen vorziehen und einen separat betreibbaren Open-Source-Kern schätzen.

Es passt nicht, wenn ein vollständiges ERP, Buchhaltung, Lager, Rechnungsstellung, Helpdesk, Callcenter, prädiktive Analytik oder eine schlüsselfertige Migration gefordert sind. Diese Abläufe benötigen andere Produkte oder eine bewusst entworfene Integration.

Häufige Fragen