Das CRM für KMU, die Kunden im Gespräch gewinnen

Ein KMU braucht ein CRM, sobald mehr als eine Person mit denselben Kunden spricht, oder spätestens, wenn eine Nachfrage untergegangen ist, weil sie nur in einem Postfach stand. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für Teams mit etwa 1 bis 50 Personen im Kundenkontakt: Beratungen, Agenturen, B2B-Dienstleister und gründergeführte Unternehmen, die Aufträge per E-Mail, LinkedIn und WhatsApp gewinnen. Wer vor allem telefonisch verkauft, E-Mail-Kampagnen verschickt oder heute schon Single Sign-on braucht, ist mit einem anderen Tool besser bedient; der Abschnitt zu den Grenzen nennt Alternativen. Diese Seite veröffentlicht Customermates selbst.

Was sich ändert, wenn ein KMU wächst

Bei drei Personen klemmt etwas anderes als bei vierzig, und entsprechend unterscheidet sich der passende Tarif.

Darüber hinaus, oder wenn die IT Single Sign-on und Berechtigungen auf Feldebene verlangt, ist eine Enterprise-Suite die ehrliche Empfehlung.

So richten Sie Customermates für ein KMU ein

Customermates startet mit fünf Listen, und Sie können eigene anlegen. Die folgende Zuordnung der fünf passt zu einem B2B-Dienstleister; die Feldnamen sind Beispiele, die Sie selbst anlegen.

Ein Deal kann mehrere Kontakte verknüpfen. Das deckt den typischen B2B-Fall ab, in dem Einkauf, Geschäftsführung und Fachabteilung mitentscheiden. Das Feld „Rolle im Deal“ zeigt Kollegen, wen sie wozu ansprechen.

Phasen und eine Pipeline-Zahl, die Sie erklären können

Ein neuer Workspace hat bereits ein Feld Phase an Deals, jede Option mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit: Akquise 10 %, Qualifizierung 20 %, Demo 40 %, Angebot 60 %, Verhandlung 80 %, Gewonnen 100 % und Verloren 0 %. Benennen Sie die Phasen nach Ihrem Vertrieb um, etwa „Erstgespräch“ statt „Demo“. Der Wert eines Deals ist die Summe seiner Positionen, jeweils Service mal Menge, und die Pipeline zeigt Summen und gewichtete Summen je Phase. Die gewichtete Zahl ist Ihr Wert mal Ihre eigenen Wahrscheinlichkeiten. Sie lässt sich einem Partner oder der Hausbank erklären, ist aber keine Vorhersage.

Gespeicherte Ansichten für die Wochenbesprechung

1. Meine offenen Deals: Deals, bei denen Sie zugewiesen sind, als Board gruppiert nach Phase.
2. Liegengeblieben: Deals in Angebot oder Verhandlung, deren Aktualisiert am älter als 14 Tage ist.
3. Nächste Schritte: offene Deals, sortiert nach „Nächster Schritt“, früheste zuerst.
4. Neu über Empfehlung: Kontakte mit Quelle Empfehlung, angelegt in den letzten 30 Tagen.

Gespeicherte Ansichten sind persönlich, deshalb legt jede Person mit denselben Filtern ihre eigene Ansicht an.

Personen, Rollen und Audit-Log

Deals haben zugewiesene Nutzer statt eines einzelnen Verantwortlichen, so können zwei Personen einen Kunden gemeinsam betreuen. Eine eigene Rolle mit Lesen auf Zugewiesen für Kontakte, Organisationen und Deals zeigt einem Junior-Berater oder freien Mitarbeitern nur die eigenen Kunden. Berechtigungen gelten pro Ressource und Aktion. Das Audit-Log hält Änderungen an Datensätzen und Workspace-Einstellungen fest, sichtbar für Rollen mit Audit-Berechtigung, in jedem Tarif und auch in der selbst gehosteten Version.

Gespräche am Datensatz (ab Pro)

In Customermates Cloud bringt der einheitliche Posteingang E-Mails aus Gmail, Outlook oder IMAP mit LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram zusammen, und Sie antworten im ursprünglichen Kanal. Eine Konversation erscheint im Verlauf eines Kontakts, wenn ein Teilnehmer zu dessen E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Profil passt. Konversationen aus einem persönlichen Konto bleiben privat, bis ihr Inhaber sie teilt. Ab Business lässt sich ein ganzes verbundenes Konto teilen, sodass ein Team-Postfach für alle sichtbar ist, die darauf antworten.

Übergabe aus dem Marketing ohne Marketing-Plattform

Customermates hat keine Kampagnen, keine Formulare, kein Tracking und kein Attributionsmodell. Es kann aber die Herkunft jedes Kontakts in einem Feld wie „Quelle“ festhalten, gepflegt von Hand, per Import oder von Ihrer Website über die REST-API. Klicks und Kampagnen bleiben in Ihrem Analyse- oder E-Mail-Tool. Das CRM beantwortet dann, was der Vertrieb wissen muss: Woher kommt der Kunde, gibt es einen offenen Deal, und wer ist zugewiesen?

Eine Montags-Routine mit Mate (Customermates Cloud)

Mate ist der Assistent in Customermates Cloud und nutzt gehostete KI-Credits, die jeder Cloud-Tarif pro aktivem Nutzer enthält; Konversationen aus dem Posteingang liest er ab Pro. Eine Routine führt eine gespeicherte Anweisung nach Zeitplan oder bei einer Änderung an einem Datensatz aus. Lassen Sie sie wöchentlich am Montagmorgen laufen, etwa mit dieser Anweisung:

Deals in Angebot oder Verhandlung auflisten, die seit 10 Tagen nicht
aktualisiert wurden. Für jeden Deal die letzte Konversation mit seinen
Kontakten im Posteingang lesen. Wenn meine letzte Nachricht unbeantwortet ist,
eine kurze Nachfrage als Antwortentwurf in dieser Konversation speichern.
Nichts senden. Zum Schluss eine Tabelle ausgeben: Deal, Phase, zugewiesene
Nutzer, Tage seit der letzten Aktualisierung, Entwurf gespeichert ja oder nein.

Sie nutzen lieber Ihre eigene KI? Claude, ChatGPT und andere Clients verbinden sich per MCP in jedem Tarif und mit selbst gehosteten Installationen; die Modellnutzung rechnet Ihr KI-Anbieter ab.

Was Customermates für KMU nicht leistet

• Keine Telefonie und keine SMS, keine E-Mail-Sequenzen und keine Massenmails.
• Keine Webformulare, kein Lead-Scoring und keine Datenanreicherung.
• Keine Angebote, keine Rechnungen und keine Zeiterfassung. Gewonnene Deals übergeben Sie per Webhook oder API an Ihre Buchhaltung.
• Aufgaben haben kein Fälligkeitsdatum und keine Erinnerung. Nutzen Sie ein Datumsfeld und eine gespeicherte Ansicht.
• Keine native Slack-App, keine Mobile-App und kein SSO.
• Selbst gehostet erhalten Sie das Open-Source-CRM mit REST, Webhooks und MCP, aber keinen Posteingang und keinen Mate.

Wenn einer dieser Punkte Ihre Entscheidung bestimmt, sehen Sie sich ein Tool an, das dafür gebaut ist. Diese Übersicht veröffentlicht Customermates; die Angaben wurden am 8. Oktober 2026 auf den Websites der Anbieter geprüft.

Was es kostet

Preise gelten pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung. Jeder Tarif enthält REST, Webhooks und MCP.

Jeder Cloud-Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate; die Mengen stehen auf der Preisseite. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5. Eine selbst gehostete Installation kostet keine Lizenzgebühr. Der Leitfaden zu CRM-Kosten zeigt, wie Sie Angebote mit jährlicher Abrechnung vergleichen.

Umzug aus Excel oder einem anderen CRM

1. Jede Liste als Excel-Arbeitsmappe speichern

   Der Import liest nur .xlsx-Dateien. Speichern Sie andere Exporte vorher als .xlsx.

2. Erst Organisationen, dann Kontakte importieren

   Öffnen Sie in jeder Liste Weitere Aktionen und wählen Sie Aus Datei hinzufügen. Eine Spalte mit dem Firmennamen verknüpft Kontakte mit ihrer Organisation.

3. Offene Deals importieren

   Übernehmen Sie Phase und Nächster Schritt und legen Sie Positionen an, damit jeder Deal einen Wert hat. Prüfen Sie vorher auf Dubletten, denn ein Import lässt sich nicht rückgängig machen.

4. Posteingang verbinden und Team einladen

   Ab Pro verbindet jede Person ihre Konten unter Einstellungen › Kanäle. Legen Sie Rollen an, bevor Sie Kollegen einladen.

Der Export funktioniert genauso, ein Datensatztyp nach dem anderen, und die REST-API liest jeden Datensatz, den Ihre Rolle sehen darf. Einen Export des gesamten Kontos gibt es nicht.

Datenschutz

In Customermates Cloud ist die primäre Produktionsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, darunter US-Anbieter, stehen auf der Seite zu Unterauftragsverarbeitern, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht bereit. Customermates hat keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2. Wer volle Kontrolle über den Speicherort will, hostet den Open-Source-Kern selbst.

Häufige Fragen

Angaben zu anderen Anbietern geprüft am 8. Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten von HubSpot, HubSpot SSO, HubSpot Sales Hub, Zoho CRM, CentralStationCRM, Pipedrive und Close.