WhatsApp-Chats direkt beim Kundendatensatz

In vielen kleinen Betrieben laufen Terminabsprachen, Angebote und Rückfragen über WhatsApp, während die Kundendaten an anderer Stelle liegen. Mit Customermates als WhatsApp CRM landen diese Chats im einheitlichen Postfach von Customermates Cloud, direkt beim passenden Kontakt. Sie verbinden ein WhatsApp-Konto per QR-Code über unseren Messaging-Anbieter. Das ist nicht die offizielle WhatsApp Business API. Die Integration ist für einzelne Kundengespräche gedacht, nicht für Kampagnen oder automatisierte Nachrichten.

Auf einen Blick

Was verbunden wird

Ein WhatsApp-Konto pro Kontenplatz, per QR-Code über den Messaging-Anbieter. Einzel- und Gruppenchats erscheinen im Postfach.

Tarif

Customermates Cloud ab Pro. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer. Starter und Self-Hosting enthalten keine verbundenen Messaging-Konten.

CRM-Kontext

Kontakte werden über die Telefonnummer im Feld Kontaktdaten zugeordnet. Die Verknüpfung eines Chats mit einem Deal oder einer Organisation setzt ein Nutzer oder Agent bewusst.

Nicht enthalten

Keine offizielle WhatsApp Business API, keine Nachrichtenvorlagen, Kampagnen, Broadcasts, Sequenzen, Chatbots, Massenversand oder Automatisierung.

Der Beispiel-Workspace „WhatsApp-CRM“ mit Beispieldaten

Die Demo oben und der Beispiel-Workspace arbeiten mit erfundenen Beispieldaten, nicht mit einem Kunden. Der Workspace enthält Listen für Kunden, Kontakte, Aufträge und Aufgaben. Im Postfach steht ein WhatsApp-Chat neben dem Kontaktdatensatz: Der Kontakt wurde über die Telefonnummer im Feld Kontaktdaten zugeordnet, und unter Datensätze dieser Unterhaltung wurde der Chat bewusst von Hand mit einem offenen Auftrag verknüpft. Ein von Hand gesetzter Chat-Status an jedem Kontakt füllt ein Board mit den Chats, die noch auf eine Antwort warten. Aufträge tragen Fotos vom Einsatzort, Zeichnungen und das Angebot in einem Feld vom Typ Datei sowie Datum und Uhrzeit des Vor-Ort-Termins; das Dashboard listet die Vor-Ort-Termine der kommenden 14 Tage, und eine Kalenderansicht zeigt die Montagen nach Woche.

Diese Listen sind ein Beispiel. Ein neuer Workspace startet ohne Listen. In Customermates Cloud kann die KI-Einrichtung aus Ihrer Beschreibung Listen, Phasen, ein Dashboard und Knowledge-Base-Seiten anlegen, einmalig beim Onboarding und mit begrenzten Credits. Sie können sie auch mit Mit einem leeren Workspace starten überspringen. Andernfalls legen Personen, die das Datenmodell verwalten, Listen und Felder unter Konfigurieren an und importieren vorhandene Kontakte aus einer Excel-Arbeitsmappe. Damit WhatsApp-Chats zugeordnet werden, braucht die Kontaktliste das Feld Kontaktdaten.

Was die WhatsApp-Verbindung leistet

Chats im Postfach. Nach dem Verbinden werden Einzel- und Gruppenchats des WhatsApp-Kontos importiert, und neue Nachrichten kommen laufend hinzu. Sie stehen in derselben Liste wie E-Mail-, LinkedIn-, Instagram- und Telegram-Unterhaltungen, die jüngste Aktivität zuerst.

Lesen und antworten. Öffnen Sie einen Chat, lesen Sie den Verlauf und antworten Sie im selben Chat. Anhänge funktionieren, soweit die Anbieterverbindung sie unterstützt. Für einen bestehenden Chat können Sie einen Entwurf speichern und später senden.

Chat über eine Telefonnummer starten. Einen neuen Chat starten Sie mit der Telefonnummer eines Kontakts im internationalen Format, also zum Beispiel +49 und die Nummer ohne führende Null.

Kontakte über die Telefonnummer. Eine Telefonnummer im Feld Kontaktdaten eines Datensatzes verbindet ihn mit den WhatsApp-Chats dieser Nummer. Dieselbe Nummer lässt sich vom Datensatz aus auch anrufen. Hat ein Absender noch keinen Datensatz, öffnen Sie die Konversationseinstellungen und verknüpfen die Nummer mit einem vorhandenen Kontakt oder legen einen neuen an.

Status bleibt in Customermates. Markieren Sie einen Chat als ungelesen, offen, geschlossen oder Spam, um das Postfach zu ordnen. Dieser Status existiert nur in Customermates: Wenn Sie hier einen Chat schließen, wird er in WhatsApp weder archiviert noch verändert.

1. Tarif prüfen

   Nutzen Sie Customermates Cloud ab Pro oder die Testphase. Ihre Rolle braucht die Berechtigung Erstellen für Inbox-Nachrichten, um einen Kanal zu verbinden.

2. WhatsApp verbinden

   Öffnen Sie Einstellungen › Kanäle, wählen Sie Kanal verbinden und WhatsApp und scannen Sie den QR-Code mit der WhatsApp-App auf Ihrem Telefon.

3. Kontakte zuordnen

   Tragen Sie die WhatsApp-Nummer jedes Kunden im Feld Kontaktdaten seines Kontaktdatensatzes ein oder verknüpfen Sie den Absender in den Konversationseinstellungen des Chats.

4. Chat mit einem Deal verknüpfen

   Gehört ein Chat zu einem offenen Deal oder einer Organisation, nutzen Sie Datensatz verknüpfen unter Datensätze dieser Unterhaltung. Customermates übernimmt das nicht von selbst.

5. Antworten und sortieren

   Antworten Sie im Chat, speichern Sie einen Entwurf, wenn Sie vorher etwas klären müssen, und setzen Sie den Status auf offen oder geschlossen.

Was dieses WhatsApp CRM nicht ist

Die Verbindung läuft über einen Messaging-Anbieter, der Ihr WhatsApp-Konto ähnlich wie ein weiteres verknüpftes Gerät anbindet. Das hält die Einrichtung einfach und setzt zugleich klare Grenzen.

Anbieter begrenzen, wie schnell Nachrichten gelesen und gesendet werden können, und für neue Chats gilt ein eigenes Kontingent. Customermates arbeitet pro Kanal mit einem vorsichtigen Anfragebudget und pausiert, bevor WhatsApp bremsen würde; die aktuellen Werte stehen unter Messaging-Ratenlimits. Wenn Sie den Kanal trennen, löscht Customermates die daraus importierten Chats und Nachrichten endgültig. Ihr WhatsApp-Konto und die Bedingungen von WhatsApp bleiben Ihre Sache. Der Messaging-Anbieter ist auf der Seite Subdienstleister aufgeführt.

Wer welche Chats sieht

Ein neuer Kanal ist privat: Nur Sie sehen seine Chats, und keine Rolle, auch nicht Admin, kann die privaten Unterhaltungen eines Teammitglieds lesen. Mit Pro arbeiten Sie mit Ihren eigenen Konten und können einzelne Chats mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Ein ganzes verbundenes Konto zu teilen, etwa eine Team-Nummer, die eine Person verbunden hat, setzt Business, Max oder Enterprise voraus.

Das Kontingent ist ein gemeinsamer Pool für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram. Braucht eine Person WhatsApp und ein E-Mail-Postfach, reicht das Pro-Kontingent nicht aus. Aktuelle Preise finden Sie auf der Preisseite; abgerechnet wird monatlich.

KI für Ihre WhatsApp-Chats

Mate, in Customermates Cloud. Mate fasst auf Wunsch einen Chat zusammen oder entwirft eine Antwort, im Rahmen der gehosteten KI-Credits Ihres Tarifs. Bitten Sie Mate ums Senden, sendet Mate sofort; sagen Sie also „Entwurf“, wenn Sie nur einen Entwurf möchten. Im Self-Hosting ist Mate nicht verfügbar.

Ihr eigener KI-Client über MCP. Claude, ChatGPT und andere MCP-Clients können über den MCP-Server Chats lesen und Entwürfe speichern und nutzen dabei Ihren eigenen KI-Anbieter. Ob der Client vor dem Senden nachfragt, hängt vom Client ab. Prüfen Sie sein Bestätigungsverhalten, bevor Sie das Senden erlauben.

Häufige Fragen