Das Recruiting CRM für Personalberatungen, die über Beziehungen arbeiten

Ja, eine Personalberatung kann Kandidaten und Kunden in einem CRM verwalten, und genau dafür ist ein Recruiting CRM da: Es hält die Kundenunternehmen, die Ihnen Suchaufträge geben, die Hiring Manager dort und die Kandidaten, die Sie platzieren, in einem Netzwerk zusammen. Customermates deckt diese Seite für kleine Personalberatungen, Executive-Search-Boutiquen und selbstständige Headhunter ab. Kunden, Hiring Manager und Kandidaten liegen in einer Kontaktbasis, jeder Suchauftrag ist eine Karte auf einem Board, und ab dem Tarif Pro landen die Gespräche per E-Mail, LinkedIn und WhatsApp in einem Posteingang. Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist es nicht: keine Stellenanzeigen, keine Karriereseite, keine Bewerbungsformulare und keine Bewerber-Pipeline pro Kandidat. Brauchen Sie das, nennt der Vergleich weiter unten Werkzeuge, die dafür gebaut sind.

Recruiting CRM oder Bewerbermanagement: Klären Sie zuerst die Aufgabe

Die meisten Produkte, die als Recruiting CRM verkauft werden, sind ein Bewerbermanagementsystem mit angehängtem CRM. Der ATS-Teil kümmert sich um offene Stellen: Er veröffentlicht die Anzeige, sammelt Bewerbungen, liest Lebensläufe aus und führt jeden Bewerber durch Vorauswahl, Interviews und Angebot. Der CRM-Teil kümmert sich um Beziehungen, die länger halten als eine Vakanz: Kunden gewinnen, passive Kandidaten pflegen und wissen, wer zuletzt mit wem gesprochen hat.

Was eine Personalberatung von einem CRM braucht

• Zwei Rollen in einem Netzwerk. Der Hiring Manager eines Kunden ist in zwei Jahren vielleicht Kandidat, und ein platzierter Kandidat wird zum Ansprechpartner beim Kunden. In getrennten Systemen geht diese Geschichte verloren.
• Suchaufträge verlaufen wie Deals. Vom Erstgespräch über Briefing, unterschriebenes Mandat, Shortlist und Interviews bis zur Besetzung oder Absage. Das Honorar hängt davon ab, wie weit ein Auftrag kommt.
• Kandidaten melden sich monatelang nicht. Wer im Frühjahr abgesagt hat, ist im Herbst vielleicht wechselbereit. Ihr Talentpool braucht deshalb eine Liste, sortiert nach letztem Kontakt.
• Die Ansprache läuft über LinkedIn. Erstkontakt per LinkedIn-Nachricht oder InMail, Nachfassen per E-Mail und Telefon, manche Kandidaten bevorzugen WhatsApp.
• Abwerbeschutz. Wenn Sie Kunden zusagen, deren Mitarbeitende nicht anzusprechen, müssen Sie vor jeder Ansprache sehen, ob der aktuelle Arbeitgeber eines Kandidaten Kunde ist.

So richten Sie Customermates als Recruiting CRM ein

Customermates startet mit fünf Listen, und Sie können eigene anlegen. In Konfigurieren benennen Sie jede Liste unter Allgemein frei um, etwa Deals in Aufträge und Organisationen in Unternehmen. Alle Feldnamen unten sind Beispiele; benutzerdefinierte Felder können Text, Einzel- oder Mehrfachauswahl, Datum, Geldbetrag, E-Mail, Telefon, Webadresse und mehr sein.

Ein Kandidat wird mit seinem aktuellen Arbeitgeber als Organisation verknüpft und mit jedem Auftrag, für den er auf der Shortlist steht. Der Auftrag ist mit dem Kunden und dem Hiring Manager verknüpft. Öffnen Sie einen Kandidaten, sehen Sie jedes Mandat, an dem er beteiligt war; öffnen Sie einen Kunden, sehen Sie jeden Auftrag und jede Person, die Sie dort kennen. Unter Zugewiesen steht am Kontakt, welcher Berater die Beziehung betreut.

Phasen der Suchaufträge und Honorarwert

Die Phase ist ein Einzelauswahl-Feld, das Sie selbst festlegen, und jede Option bekommt eine Abschlusswahrscheinlichkeit. Ein Vorschlag: Erstgespräch 10 %, Briefing 25 %, Mandat unterschrieben 50 %, Shortlist versendet 65 %, Finale Interviews 80 %, Besetzt 100 %, Verloren 0 %.

Der Wert eines Deals ist die Summe seiner Positionen, jeweils Service mal Menge. Weil Honorare je Suche schwanken, eignet sich dieses Muster: ein Service „Vermittlungshonorar“ zu 1.000 € je Einheit, und die Menge ist das erwartete Honorar in Tausend. Ein Honorar von 27.000 € ist Menge 27, und in der Phase Shortlist versendet beträgt der gewichtete Wert 17.550 €. Das ist reine Rechnung mit Ihren eigenen Wahrscheinlichkeiten, keine Prognose.

Gespeicherte Ansichten für Shortlists und die Montagsliste

1. Shortlist eines Auftrags: Kontakte mit Kontaktart Kandidat, die mit diesem Auftrag verknüpft sind, gruppiert nach Wechselbereitschaft.
2. Wechselbereite Kandidaten: Kandidaten mit Wechselbereitschaft Offen, deren Datensatz seit 60 Tagen nicht aktualisiert wurde, die ältesten zuerst.
3. Aufträge nach Shortlist-Termin: Aufträge in der Phase Mandat unterschrieben, sortiert nach „Shortlist fällig am“.
4. Löschprüfung: Kontakte, deren Löschfrist erreicht ist.

Gespeicherte Ansichten sind persönlich, deshalb legt jede Person mit denselben Filtern ihre eigene Ansicht an. Mehr zu Filtern und Ansichten steht in der Anleitung zu Datensätzen.

Gespräche mit Kandidaten und Kunden in einem Posteingang (ab Pro)

In Customermates Cloud führt der Posteingang in Pro, Business und Enterprise E-Mails aus Gmail, Outlook oder IMAP mit LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram zusammen. Für LinkedIn verbinden Sie ein Classic-Konto oder, wenn Sie eine LinkedIn-Recruiter-Lizenz haben, „LinkedIn (Classic & Recruiter)“; schreiben Sie dann aus einem Kontakt heraus, bietet Senden als auch Recruiter InMail an. Verknüpfen Sie einen Teilnehmer einmal mit einem Kontakt, erscheinen seine Gespräche in dessen Verlauf. Details stehen auf der Seite zur LinkedIn-Integration.

Zwei Punkte entscheiden über den Tarif. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer; wer Postfach und LinkedIn im Posteingang haben möchte, braucht Business mit 3 Konten. Und Gespräche aus Ihren eigenen Konten bleiben privat: Kollegen sehen eine Konversation erst, wenn Sie sie teilen, oder wenn Sie ab Business das ganze Konto freigeben. Sollen zwei Berater sehen, wer einen Kandidaten zuletzt angeschrieben hat, vereinbaren Sie, diese Konversationen zu teilen.

Kandidaten-Briefing und wöchentliches Nachfassen mit Mate (Customermates Cloud)

Mate ist der Assistent in Customermates Cloud. Er nutzt gehostete KI-Credits, die jeder Cloud-Tarif pro aktivem Nutzer enthält; um Gespräche im Posteingang zu lesen, brauchen Sie Pro oder höher. Vor einem Kundentermin fragen Sie im Chat:

Für das wöchentliche Nachfassen legen Sie eine Routine an, eine gespeicherte Anweisung, die Mate nach Zeitplan oder bei einer Änderung ausführt. Wählen Sie unter Wiederholung Wöchentlich, Montag um 08:00 Uhr, mit einer Anweisung wie dieser. Jeder Lauf hat eine Obergrenze an Credits, halten Sie die Zahl der Kandidaten pro Lauf also klein; die Grenzen für Routinen stehen in der Dokumentation.

Suchen Sie Kontakte mit Kontaktart Kandidat und Wechselbereitschaft Offen,
die seit mehr als 60 Tagen nicht aktualisiert wurden. Lesen Sie für jeden
das letzte Gespräch im Posteingang. Wenn es eines gibt, speichern Sie dort
eine kurze, persönliche Nachfrage als Antwortentwurf. Senden Sie nichts und
löschen Sie nichts. Schließen Sie mit einer Liste: Name, Fachbereich, Tage
seit der letzten Aktualisierung, Entwurf gespeichert ja oder nein.

Eine zweite Routine reagiert auf ein Ereignis: Wechselt die Phase eines Auftrags auf Shortlist versendet, legt sie die Aufgabe „Interview-Feedback einholen“ an, verknüpft mit dem Auftrag und demselben Berater zugewiesen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Sie arbeiten lieber mit Ihrem eigenen KI-Client? Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen Client über MCP. Das geht in jedem Tarif und auch bei selbst gehosteten Installationen; die Modellnutzung rechnet Ihr KI-Anbieter ab.

Was Customermates im Recruiting nicht leistet

• Keine Stellenanzeigen, kein Multiposting, keine Karriereseite und keine Bewerbungsformulare.
• Kein CV-Parsing. Ein Lebenslauf, der per E-Mail kommt, bleibt als Anhang in der Konversation im Posteingang; Datensätze haben keine Dateianhänge. Legen Sie Lebensläufe in Ihrer Dateiablage ab und speichern Sie den Link in einem Feld vom Typ Webadresse am Kontakt.
• Keine Phase pro Kandidat innerhalb eines Auftrags. Ein Auftrag hat eine Phase; ob ein Kandidat vorgestellt, im Interview oder abgesagt ist, lässt sich nicht an der Verknüpfung speichern. Halten Sie es in den Notizen des Auftrags fest, oder nutzen Sie ein ATS, wenn Sie viele Kandidaten pro Position führen.
• Keine Terminbuchung für Interviews. Pro bietet einen lesenden Kalenderzugriff.
• Keine E-Mail-Sequenzen oder Massenmails, kein Kandidaten-Scoring, keine Datenanreicherung und keine mobile App.
• Aufgaben haben keine Fälligkeit und keine Erinnerungen. Legen Sie ein Datumsfeld und eine gespeicherte Ansicht an.

Recruiting-Suiten im Vergleich

Brauchen Sie die ATS-Seite, schauen Sie sich ein Produkt an, das dafür gebaut ist. Diese Seite wird von Customermates veröffentlicht. Funktionen und Preise wurden am 8. Oktober 2026 auf der Preisseite des jeweiligen Anbieters geprüft und stehen dort in US-Dollar; die Zahlungsbedingungen unterscheiden sich je Anbieter. Diese Suiten enthalten ATS-Funktionen, die Customermates nicht hat, die Preise sind also nicht direkt vergleichbar.

Für eine kleine Personalberatung ist eine Aufteilung üblich: Customermates für Kunden, Suchaufträge und Kandidatenbeziehungen, ein schlankes ATS nur dann, wenn eine Position ausgeschrieben wird. Ändert sich ein Auftrag, löst das einen Webhook aus, sodass ein separat betriebener n8n-Workflow Daten an ein anderes Werkzeug mit API weitergeben kann.

Was es kostet

Die Preise von Customermates gelten pro aktivem Nutzer und Monat, bei monatlicher Zahlung. REST, Webhooks und MCP sind in jedem Tarif enthalten.

Jeder Cloud-Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate; die Mengen stehen auf der Preisseite. Den Open-Source-Kern auf eigenem Server zu betreiben kostet keine Lizenzgebühr, eine selbst gehostete Installation hat aber keinen Posteingang, keinen Mate und keine Routinen.

Umzug aus Excel oder einem anderen System

1. Nach Excel exportieren

   Der Import liest Excel-Arbeitsmappen (.xlsx), einen Datensatztyp nach dem anderen. Speichern Sie einen CSV-Export Ihres alten Systems vorher als .xlsx.

2. Zuerst die Unternehmen importieren

   Öffnen Sie in der Liste der Organisationen „Weitere Aktionen“, wählen Sie „Aus Datei hinzufügen“ und ordnen Sie Ihre Spalten zu, auch Beziehung und Abwerbeschutz.

3. Hiring Manager und Kandidaten importieren

   Geben Sie zu jeder Person den Firmennamen an, damit der Import sie mit der Organisation verknüpft, und füllen Sie die Kontaktart in jeder Zeile.

4. Offene Mandate als Aufträge anlegen

   Legen Sie laufende Suchen als Aufträge an, verknüpfen Sie Kunde, Hiring Manager und Kandidaten der Shortlist und setzen Sie die Phase.

5. Posteingang verbinden und Ansichten speichern

   Verbinden Sie ab Pro Ihr Postfach oder LinkedIn unter Einstellungen › Kanäle und speichern Sie danach die Ansichten von oben.

Kandidatendaten und DSGVO

Kandidatendaten sind personenbezogene Daten. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage, eine Speicherfrist und einen Weg, auf Anfrage zu löschen. Customermates liefert dafür die Bausteine, nicht den Datenschutzprozess.

• In Customermates Cloud ist die Anwendungsdatenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert. Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, darunter US-Anbieter, stehen auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist verfügbar.
• Das Datumsfeld „Löschfrist“ und die Ansicht zur Löschprüfung zeigen, wen Sie prüfen müssen. Gelöscht wird von Hand: Mate fragt vor jeder Löschung nach Ihrer Freigabe, und unbeaufsichtigte Routinen können nicht löschen.
• Eine eigene Rolle mit Lesezugriff „Zugewiesen“ beschränkt Researcher oder freie Berater auf die Datensätze, die ihnen zugewiesen sind.
• Customermates hat keine Zertifizierung wie ISO 27001 oder SOC 2.

Häufige Fragen

Angaben zu Wettbewerbern am 8. Oktober 2026 geprüft auf den Preisseiten von Recruit CRM, Bullhorn, Crelate, Loxo und Manatal.