Follow-up CRM, das zeigt, wer auf Ihre Antwort wartet und bei wem Sie nachfassen sollten
Halten Sie für jeden Kunden ein Datum für den nächsten Kontakt fest, sehen Sie E-Mail-, LinkedIn- und WhatsApp-Verläufe, in denen Sie zuletzt geschrieben und keine Antwort bekommen haben, und lassen Sie in Customermates Cloud Mate die Nachfass-Entwürfe schreiben. Wann sie versendet werden, entscheiden Sie.
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Ein Follow-up CRM soll sicherstellen, dass Sie bei Kunden und Interessenten rechtzeitig nachfassen und dabei wissen, was zuletzt besprochen wurde. In Customermates geschieht das über Listen, die Sie öffnen, nicht über Hinweise, die Sie bekommen. Sie pflegen am Kontakt oder Deal ein Datum für den nächsten Kontakt, eine gespeicherte Ansicht sortiert alle danach, und ab Pro zeigt eine Ansicht im Posteingang jedes Gespräch, in dem Ihre Nachricht die letzte war und keine Antwort kam.
In Customermates Cloud schreibt Mate auf Wunsch die Nachfass-Nachricht, und eine Routine kann diese Prüfung jeden Montag ausführen. Beides verbraucht gehostete KI-Credits. Was es nicht gibt: Benachrichtigungen, Fälligkeitsdaten an Aufgaben, Überfällig-Hinweise oder automatische E-Mail-Sequenzen. Wenn Ihr Vertrieb darauf angewiesen ist, passt ein CRM mit eingebauten Aktivitäten und Sequenzen besser; die Tabelle weiter unten nennt zwei.
Auf einen Blick
- Prinzip
- Ein eigenes Feld vom Typ Datum wie „Nächster Kontakt", danach sortierte Ansichten und ein Posteingang-Filter für Gespräche, in denen Sie auf Antwort warten.
- Tarife
- Datumsspalten und gespeicherte Ansichten in jedem Tarif, auch selbst gehostet. Der Posteingang braucht Pro oder höher. Mate und Routinen gibt es nur in Customermates Cloud.
- KI-Hilfe
- Mate entwirft Nachfass-Nachrichten aus Notizen und Gesprächsverlauf. Eine Routine erledigt das nach Zeitplan oder wenn sich ein Deal ändert.
- Nicht enthalten
- Keine Benachrichtigungen, kein Fälligkeitsdatum an Aufgaben, keine Sequenzen und kein Massenversand. Sie öffnen die Liste; nichts meldet sich von selbst.
So sieht Nachfassen in Customermates aus
| Frage | Wo Sie die Antwort finden | Tarif |
|---|---|---|
| Wen sollte ich diese Woche kontaktieren? | Gespeicherte Ansicht auf Kontakten oder Deals, sortiert nach der eigenen Spalte Nächster Kontakt | Jeder Tarif |
| Welche Deals sind eingeschlafen? | Gespeicherte Ansicht auf Deals: Aktualisiert am mit Älter als… 14 Tage, Phase nicht Gewonnen oder Verloren | Jeder Tarif |
| Wer hat auf meine letzte Nachricht nicht geantwortet? | Posteingang-Filter Letzte Nachricht = Gesendet, Letzte Nachricht am Älter als… 3 Tage | Pro und höher |
| Was schreibe ich? | Mate am Kontakt oder Gespräch um einen Entwurf bitten, der auf Notizen und Verlauf beruht | Customermates Cloud, gehostete KI-Credits |
| Geht das ohne mich? | Eine Routine, die jeden Montag die Liste erstellt und Entwürfe speichert | Customermates Cloud, gehostete KI-Credits |
Die Posteingang-Zeile zeigt, wo Sie nach Ihrer eigenen letzten Nachricht nachfassen sollten. Letzte Nachricht betrachtet die zuletzt tatsächlich gesendete oder empfangene Nachricht eines Gesprächs über E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram hinweg; Entwürfe zählen nicht. Ein Gespräch, in dem Sie vor fünf Tagen zuletzt geschrieben und keine Antwort erhalten haben, erscheint dort. Die Einzelheiten stehen in der Anleitung zu Posteingang-Filtern.
Nachfassen einrichten
Datum für den nächsten Kontakt anlegen
Fügen Sie unter Konfigurieren den Kontakten oder Deals ein Feld vom Typ Datum hinzu und nennen Sie es „Nächster Kontakt". Wenn Sie den Anlass festhalten möchten, ergänzen Sie ein Feld vom Typ Einzelauswahl „Anlass" mit Optionen wie Angebot verschickt, Kontaktpflege, Verlängerung (das Feld Phase an Deals enthält in einem neuen Arbeitsbereich unter anderem Angebot, Gewonnen und Verloren). Aufgaben haben kein eingebautes Fälligkeitsdatum; dasselbe Datumsfeld funktioniert dort ebenso.Wochenliste speichern
Öffnen Sie Darstellung, wählen Sie bei Sortieren nach die Spalte Nächster Kontakt und Aufsteigend, klicken Sie auf Neue Ansicht und nennen Sie sie „Nachfassen". Die ältesten Daten stehen oben. Filter auf eigenen Datumsspalten arbeiten mit festen Daten (Vor…, Bis…); die Sortierung hält die Liste aktuell, ohne dass Sie den Filter jede Woche anpassen.Ansicht für eingeschlafene Deals speichern
Filtern Sie unter Deals auf Aktualisiert am mit Älter als… 14 Tage und schließen Sie im Feld Phase Gewonnen und Verloren aus. So finden Sie Deals, die niemand angefasst hat, auch wenn kein Datum gepflegt wurde.Ansicht „Wartet auf Antwort“ speichern (ab Pro)
Filtern Sie im einheitlichen Posteingang auf Letzte Nachricht = Gesendet und Letzte Nachricht am Älter als… 3 Tage und speichern Sie das als „Wartet auf Antwort". Das Zeitfenster wandert mit dem Kalender, die Ansicht bleibt also richtig.Ergebnis festhalten
Notieren Sie nach jedem Kontakt in den Notizen des Datensatzes, was besprochen wurde, und verschieben Sie das Datum für den nächsten Kontakt. Der Verlauf des Datensatzes zeigt verknüpfte Nachrichten und Änderungen.
Gespeicherte Ansichten sind persönlich, deshalb legt jede Person mit denselben Filtern ihre eigene Ansicht an.
Nachfass-Entwürfe mit Mate (Customermates Cloud)
Mate ist der Assistent in Customermates Cloud und verbraucht gehostete KI-Credits. Bitten Sie ihn an einem Kontakt, Deal oder Gespräch zum Beispiel: „Bitte eine kurze Nachfass-Nachricht an Frau Becker zum Angebot vom 2. entwerfen, auf Basis des Verlaufs." Mate liest Notizen, das verknüpfte Gespräch und den Deal und speichert einen Entwurf, den Sie im Gespräch prüfen.
Eine Routine führt eine gespeicherte Anweisung nach Zeitplan aus (Wöchentlich, zum Beispiel montags um 8:00 Uhr) oder wenn sich etwas ändert, etwa bei einem aktualisierten Deal oder einer eingehenden E-Mail. Sie läuft als ihr Besitzer, mit dessen Kanälen und Credits. Eine brauchbare Montagsanweisung:
Meine offenen Deals finden, deren Datum „Nächster Kontakt" heute oder früher liegt, dazu Gespräche im Posteingang, in denen meine letzte Nachricht älter als fünf Tage ist. Zu jedem einen kurzen Nachfass-Entwurf im Gespräch speichern. Nichts senden. Danach alle mit je einer Zeile Kontext auflisten.
Der Satz „Nichts senden" ist wichtig. Mate sendet Nachrichten ohne erneute Rückfrage, wenn die Anweisung das verlangt, und eine unbeaufsichtigte Routine folgt ihrer Anweisung. Löschungen und einige Verwaltungsaktionen brauchen eine Freigabe, und eine Routine lehnt diese ab. Läufe pro Stunde und Credits pro Lauf sind begrenzt; die aktuellen Grenzen stehen in der Routinen-Anleitung.
Ein Beispiel mit Ereignis: eine Routine mit Wenn sich etwas ändert für Deal-Aktualisierungen und der Anweisung „Wenn die Phase auf Angebot gewechselt ist: Nächster Kontakt auf fünf Werktage ab heute setzen und eine Aufgabe ‚Angebot nachfassen' anlegen, zugewiesen an die zugewiesenen Personen des Deals." Änderungen durch eine Routine lösen keine anderen Routinen aus, eine Schleife entsteht also nicht.
Wie das mit dem Rest zusammenhängt
- Posteingang (ab Pro): Nachfass-Nachrichten werden über den ursprünglichen Kanal versendet. Ein Gespräch ist über seine Teilnehmer mit dem Kontakt verknüpft, der Verlauf erscheint also am Datensatz.
- MCP: Ihr eigener KI-Client, etwa Claude oder ChatGPT, liest dieselben Ansichten und Gespräche über 53 MCP-Tools und speichert Entwürfe. Das funktioniert auch selbst gehostet, dort ohne Posteingang. Siehe MCP-Anleitung.
- Webhooks und n8n: Wenn Sie wirklich eine Benachrichtigung brauchen, etwa eine Nachricht im Team-Chat, sobald ein Datum überschritten ist, richten Sie das in n8n oder einem eigenen zeitgesteuerten Dienst über die REST-API ein. n8n ist ein separates Produkt mit eigenen Tarifen. Siehe Workflow-Automatisierung.
Wann ein anderes Tool besser passt
Diese Seite stammt von Customermates; lesen Sie den Vergleich mit diesem Wissen.
| Wenn Sie das brauchen | Schauen Sie sich an | Warum |
|---|---|---|
| Automatische mehrstufige Nachfass-E-Mails, die bei einer Antwort enden können | HubSpot Sales Hub mit Sequenzen | HubSpot beschreibt Sequenzen als Folge zeitlich gesteuerter E-Mail-Vorlagen mit optionalen Erinnerungsaufgaben; Kontakte lassen sich bei einer Antwort oder Terminbuchung automatisch austragen |
| Aktivitäten mit Fälligkeitsdatum und Überfällig-Zähler | Pipedrive | Pipedrive-Aktivitäten haben ein Fälligkeitsdatum, und das Aktivitäten-Symbol zählt überfällige und heute fällige Aktivitäten |
| Nachfass-Listen, Ansicht unbeantworteter Gespräche und KI-Entwürfe zur Freigabe | Customermates | Ansichten und Posteingang-Filter wie oben beschrieben; Mate und Routinen in Customermates Cloud |
Angaben zu anderen Anbietern geprüft am 8. Oktober 2026 anhand der HubSpot-Dokumentation zu Sequenzen, des Pipedrive-Artikels zu Aktivitäten und des Pipedrive-Artikels zum Überfällig-Zähler.
Was es kostet
Gespeicherte Ansichten und Datumsspalten gibt es ab Starter für 12 € pro Nutzer und Monat. Die Ansicht „Wartet auf Antwort" braucht den Posteingang, der mit Pro für 29 € pro Nutzer und Monat beginnt; ein Team mit fünf Personen zahlt auf Pro 145 € im Monat. Jeder Cloud-Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate und Routinen, siehe Preise. Pro enthält 5 Routinen pro Nutzer, Starter 1. Abgerechnet wird monatlich.
FAQ
Was bedeutet Follow-up im Vertrieb?
Follow-up heißt Nachfassen: der nächste Kontakt nach einem Gespräch, einem Angebot oder einer unbeantworteten Nachricht. Im CRM geht es darum, dass dieser Kontakt nicht vergessen wird und dass die Person, die nachfasst, den letzten Stand kennt.
Welches CRM eignet sich für Follow-ups?
Das hängt davon ab, wie Sie nachfassen. Wer vielen Leads dieselbe Abfolge aus drei E-Mails schickt, braucht ein Tool mit Sequenzen. Wer einige Dutzend Kunden persönlich über E-Mail, LinkedIn und WhatsApp betreut, braucht eine Liste, wer gerade wartet, und den Gesprächsverlauf daneben. Für den zweiten Fall ist Customermates gebaut.
Hat Customermates Erinnerungen oder Fälligkeitsdaten?
Nein. Es gibt keine Benachrichtigungen, und Aufgaben haben kein eingebautes Fälligkeitsdatum. Legen Sie ein eigenes Datumsfeld an und sortieren Sie eine gespeicherte Ansicht danach. Wenn Sie eine Push-Benachrichtigung brauchen, kann n8n oder ein anderer zeitgesteuerter Dienst das Datum über die API lesen und Sie benachrichtigen.
Wie kann ich das Nachfassen im Vertrieb automatisieren?
Nicht als Sequenz. Eine Routine in Customermates Cloud schreibt nach Zeitplan einzelne Entwürfe, die Sie nach dem Lesen senden. Sie kann auch selbst senden, wenn die Anweisung das sagt, dann eine Nachricht pro Gespräch. Mehrstufige oder massenhafte Abfolgen brauchen ein eigenes Sequenz-Tool.
Wie funktioniert Nachfassen, wenn ich Customermates selbst hoste?
Mit der Spalte „Nächster Kontakt" und gespeicherten Ansichten, die zum Open-Source-Kern gehören. Selbst gehostet gibt es keinen Posteingang, kein Mate und keine Routinen. Entwürfe schreibt dann Ihr eigener KI-Client über MCP, zeitgesteuerte Aktionen laufen über Webhooks und n8n.
Wie Sie die Nachricht selbst formulieren, lesen Sie im Beitrag Follow-up-E-Mails im Vertrieb schreiben.
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Ihre Nachfass-Liste in zehn Minuten
Legen Sie eine Datumsspalte „Nächster Kontakt" an, speichern Sie zwei Ansichten und ab Pro eine Posteingang-Ansicht für offene Antworten. Den Rest entwirft eine Routine am Montag.
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