Das CRM für Bauunternehmen, mit dem Sie mehr Aufträge gewinnen

Warum Bauunternehmen ein CRM brauchen

Ein CRM für Bauunternehmen ist kein Luxus: Es entscheidet darüber, ob ein Betrieb wächst oder stagniert. Baufirmen verwalten gleichzeitig Dutzende laufender Angebote, jahrelange Kundenbeziehungen, wechselnde Subunternehmer-Netzwerke und komplexe Projekte. Wenn diese Informationen in Tabellen, Postfächern und den Köpfen einzelner Kalkulatoren liegen, gehen Aufträge verloren.

Die Probleme verschärfen sich mit wachsender Unternehmensgröße:

• Angebotspipeline ohne Überblick: Die Geschäftsleitung sieht nicht, wie viele Angebote offen sind, welchen Gesamtwert sie haben oder welche kurz vor der Entscheidung stehen. Wertvolle Chancen bekommen die gleiche Aufmerksamkeit wie unwahrscheinliche Anfragen.
• Verlorene Nachfassaktionen: Ein Kalkulator gibt ein detailliertes Angebot im sechsstelligen Bereich ab. Niemand fasst nach. Der Auftraggeber vergibt an einen Wettbewerber, der sich gemeldet hat.
• Subunternehmer-Koordination im Chaos: Gewerke, Versicherungsnachweise, bisherige Leistung und Preise von Dutzenden Nachunternehmern lassen sich in Tabellen nicht zuverlässig verwalten.
• Verstreute Projekthistorie: Ein Bauherr ruft wegen eines Gebäudes an, das Sie vor drei Jahren errichtet haben. Ohne zentrales System brauchen Sie Stunden, um die Projektdetails zu rekonstruieren.
• Holpriger Übergang von Kalkulation zu Projekt: Wenn ein Angebot den Zuschlag erhält, ist der Übergang von Vertrieb zu Projektabwicklung manuell und fehleranfällig.
• Nachtrags-Chaos: Leistungsänderungen während der Bauphase gehen in E-Mail-Verläufen unter. Unbezahlte Mehrleistungen und Streitigkeiten sind die Folge.

Ein CRM für die Baubranche löst diese Probleme, indem es jedem Teammitglied (vom Kalkulator über den Bauleiter bis zur Geschäftsführung) eine verlässliche Datenquelle für Beziehungen und Angebote gibt. Customermates ist dabei bewusst fokussiert: Es ist keine Kalkulations-, Bauzeitenplanungs- oder Abrechnungssoftware und erstellt keine Angebots- oder Rechnungsdokumente. Es läuft neben den Tools, die Sie dafür bereits nutzen.

Wie Customermates als Bau-CRM funktioniert

Customermates passt sich über konfigurierbare Phasen, typisierte Felder und gespeicherte Ansichten an die Abläufe in Bauunternehmen an: von der Akquise über die Angebotsphase bis zur Übergabe an die Projektabwicklung und zur langfristigen Kundenbindung.

Angebotspipeline-Management

Jedes Angebot wird zu einem Deal in Ihrer Pipeline. Die Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren, etwa „Erste Anfrage“, „Qualifizierung“, „Kalkulation“, „Angebot versendet“, „Verhandlung“ und „Zuschlag“. Das Kanban-Board gibt Kalkulatoren und Vertriebsverantwortlichen einen visuellen Überblick über die gesamte Pipeline. Verschieben Sie Angebote zwischen Phasen, filtern Sie nach Projekttyp oder Wert und erkennen Sie Engpässe, bevor sie Aufträge kosten.

Customermates verschickt keine Erinnerungen. Eine gespeicherte Ansicht aller Deals in „Angebot versendet“, sortiert nach letzter Änderung, zeigt, wo nachgefasst werden muss. In der Cloud-Version kann eine Routine des Mate-Assistenten diese Liste jeden Montag erstellen und Nachfass-E-Mails zur Prüfung entwerfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.

Projektstand nach Zuschlag

Wenn ein Angebot zum Auftrag wird, bleibt es in Ihrem System. Halten Sie Baubeginn, geplante Fertigstellung, Abnahme und Teamzuordnung als Felder am Deal fest und verknüpfen Sie den Auftrag mit allen relevanten Kontakten: Bauherr, Architekt, Generalunternehmer und wichtige Subunternehmer. Den Projektstand nach Zuschlag halten Sie in einem eigenen Auswahlfeld fest, etwa „Arbeitsvorbereitung“, „In Ausführung“ und „Abnahme“.

Aufgaben lassen sich mit dem Deal verknüpfen (siehe Projektverwaltung). Bauzeitenpläne, Ressourcenplanung und Baustellenkoordination gehören in Ihre Projektmanagement-Software.

Subunternehmer-Beziehungsmanagement

Ihr Nachunternehmer-Netzwerk ist einer Ihrer wertvollsten Geschäftswerte. Nutzen Sie die Kontaktverwaltung, um Datensätze für jeden Handwerkspartner zu pflegen: Gewerk, Qualifikationen, Ablaufdatum des Versicherungsnachweises, bisherige Projekte, eigene Bewertung und Preisnotizen. Wenn ein neues Projekt einen Rohbau-Subunternehmer erfordert, filtern Sie Ihr Netzwerk nach Gewerk und finden den richtigen Partner mit seiner Historie.

Verknüpfen Sie Nachunternehmer mit den Projekten, an denen sie mitgewirkt haben. Im Laufe der Zeit hilft Ihnen diese Datenbasis, stärkere Teams für zukünftige Angebote zusammenzustellen.

Kundenkommunikation und Historie

Notizen aus Besprechungen und Telefonaten halten Sie am Kundendatensatz fest; Pläne und Dokumente bleiben in Ihrer Dateiablage; am Datensatz speichern Sie den Link. In der Cloud-Version ab Pro laufen E-Mail, LinkedIn und WhatsApp in einem einheitlichen Posteingang zusammen, und Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem richtigen Kontakt. Wenn ein Bauherr, mit dem Sie vor zwei Jahren gearbeitet haben, wegen eines neuen Projekts anruft, haben Sie die Beziehungshistorie zur Hand.

Das ist im Bauwesen entscheidend, denn Beziehungen erstrecken sich über Jahre und münden oft in Folgeaufträge.

Nachtragsverfolgung

Leistungsänderungen während der Bauausführung sind unvermeidlich, und gerade nach VOB kommt es auf eine saubere Dokumentation an. Halten Sie Nachträge als Notizen am Projekt-Deal fest oder legen Sie sie als eigene Deals an, die mit Bauherr und Organisation verknüpft sind: Änderungsbeschreibung, Genehmigungsstatus (Auswahl), Kostenauswirkung (Währung) und verantwortliche Person. Aktivitätsverlauf und Audit-Log helfen intern nachzuvollziehen, wer Datensätze geändert hat; die vertragliche Nachtragsdokumentation nach VOB/B ersetzen sie nicht. Die Abrechnung der Nachträge erfolgt in Ihrer Abrechnungssoftware.

Kalkulations-Workflow-Unterstützung

Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder und Phasen, um den Ablauf rund um die Kalkulation abzubilden, ob nach VOB oder HOAI. Halten Sie Angebotsanfragen fest, weisen Sie sie Kalkulatoren zu, dokumentieren Sie Entscheidungen über die Angebotsabgabe und erfassen Sie Angebotssummen als Währungsfelder und Abgabefristen als Datumsfelder. Eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach Abgabefrist, zeigt, was als Nächstes fällig ist. Benachrichtigungen bauen Sie bei Bedarf über Webhooks und die REST-API mit einem separat betriebenen n8n.

Schlüsselfunktionen für ein CRM für die Baubranche

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihre gesamte Angebotspipeline auf einem Kanban-Board. Definieren Sie Phasen passend zu Ihrem Ablauf: „Anfrage“, „Qualifizierung“, „Kalkulation“, „Angebot versendet“, „Verhandlung“, „Zuschlag“, „Unter Vertrag“, „Verloren“. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Auftragswerte und Pipeline-Summen. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Gewichten, keine Prognose. Filtern Sie nach Projekttyp, geschätztem Wert, Region oder zugewiesenem Kalkulator.

Benutzerdefinierte Felder für Baudaten

Erfassen Sie die Datenpunkte, die für Ihr Unternehmen relevant sind, als typisierte Felder: Projekttyp (Auswahl: Gewerbebau, Wohnungsbau, Industriebau, Infrastruktur), geschätzter Auftragswert (Währung), Fläche in m² (Text), Genehmigungsstatus (Auswahl), Projektstandort (Text), Bürgschaftsanforderung (Auswahl), geplanter Baubeginn und Fertigstellung (Datum). Die Felder stehen direkt am Deal- und Kontaktdatensatz.

Organisations- und Kontaktbeziehungen

Bauprojekte involvieren viele Stakeholder. Verknüpfen Sie Kontakte (Bauherr, Architekt, Generalunternehmer, Bauüberwachung, Subunternehmer, Lieferant) mit Organisationen und Deals. Die Rolle halten Sie in einem Auswahlfeld am Kontakt fest. Sehen Sie, mit welchen Firmen Sie wiederholt zusammengearbeitet haben, und erkennen Sie Ihre stärksten Empfehlungsquellen.

Automatisierung über Webhooks, REST und n8n

Customermates hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten. Über Webhooks und die REST-API sowie den Community-Node für ein separat betriebenes n8n bauen Sie Abläufe wie diese selbst:

• Eine Nachfass-E-Mail 5 Tage nach Angebotsversand; dafür braucht es einen Zeitplan in Ihrer n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst
• Eine Nachricht an das Projektteam bei Zuschlag
• Aufgaben anlegen, wenn ein Deal in die Phase „Unter Vertrag“ wechselt
• Eine vierteljährliche Liste von Bestandskunden für Check-ins
• Eine Nachricht an die Geschäftsleitung, wenn ein großes Angebot in die Verhandlung geht
• Eine Anforderung von Nachweisen, wenn ein Subunternehmer einem neuen Projekt zugeordnet wird

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools); den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Agenten legen neue Leads mit Firmen- und Projektdaten an, protokollieren Angebotsaktivitäten, verschieben Deals zwischen Phasen, entwerfen Angebotsanschreiben, fassen umfangreiche Leistungsverzeichnisse zusammen und werten gewonnene und verlorene Deals nach Projekttypen und Regionen aus. In der Cloud-Version erledigt der eingebaute Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Datenschutz und Speicherort

Angebotsdetails, Kundenfinanzdaten und Nachunternehmerverträge sind sensible Geschäftsinformationen. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst, etwa bei öffentlichen Aufträgen mit strengen Datenanforderungen.

Open Source und transparent

Customermates ist Open Source. Sie können den Quellcode einsehen, Verbesserungen beitragen oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur hosten. Datensätze lassen sich per REST-API und XLSX-Export (je Datensatztyp) übernehmen.

CRM für Bauunternehmen vs. generisches CRM

Generische CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot sind auf allgemeine Vertriebsprozesse ausgelegt. Im Bauwesen funktioniert es anders. Projekte involvieren mehrere Stakeholder, monatelange Angebotszyklen, komplexe Kalkulationsprozesse und Beziehungen, die Jahre überdauern.

Ein großes generisches CRM an die Baubranche anzupassen erfordert oft Berater und laufende Wartung. Customermates bleibt schlank: konfigurierbare Phasen, typisierte Felder und gespeicherte Ansichten bilden Angebote, Subunternehmer und Nachträge ab, und als Open Source können Sie es weiter an Ihre Abläufe anpassen.

Im Vergleich zu Bau-Plattformen wie Buildertrend oder Buildr bietet Customermates ein anderes Wertversprechen: Es konzentriert sich auf CRM und Beziehungsmanagement, ohne Projektmanagement, Terminplanung und Buchhaltung zu bündeln, die Sie möglicherweise bereits anderswo haben. Falls Sie als Einzelunternehmer oder kleiner Handwerksbetrieb arbeiten, sehen Sie unsere Seite CRM für Handwerks- und Baubetriebe.

Preise für Bauunternehmen

Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer und Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Leistungen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer und Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn und WhatsApp; nützlich, sobald die Angebots- und Nachunternehmer-Koordination über reine E-Mail hinauswächst
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf Ihren eigenen Servern ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Für ein Baubüro mit 10 Nutzern (Kalkulatoren, Bauleiter, Vertrieb und Geschäftsführung) bedeutet das 120 € pro Monat in Starter. Keine Projektgebühren, keine Mindestnutzerzahl.

Siehe die vollständige Übersicht auf unserer Preisseite.

Schnell einsatzbereit

Die Einrichtung von Customermates für Ihr Bauunternehmen:

1. Konto erstellen: kostenlos, ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage sind kostenlos.
2. Daten importieren: Kontakte, Organisationen und Angebote aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Pipeline einrichten: Phasen für Angebote definieren (Anfrage, Kalkulation, Angebot, Verhandlung, Zuschlag, Unter Vertrag) und ein Auswahlfeld für den Projektstand nach Zuschlag anlegen (Arbeitsvorbereitung, In Ausführung, Abnahme).
4. Benutzerdefinierte Felder anlegen: Projekttyp, Auftragswert, Fläche, Genehmigungsstatus und Schlüsseltermine definieren.
5. Team einladen: Kalkulatoren, Bauleiter, Vertriebsmitarbeiter und Geschäftsführung mit passenden Rollen und Berechtigungen hinzufügen.
6. Ansichten speichern: etwa „Offene Angebote nach Abgabefrist“ oder „Aufträge in Ausführung“.

Customermates ist Open Source und selbst hostbar, und die Preise bleiben kalkulierbar.

Häufig gestellte Fragen