Das CRM für Klempner, das jeden Auftrag im Blick behält

Warum Klempner und SHK-Betriebe ein CRM brauchen

Ein CRM für Klempner ist kein Luxus — es ist der Unterschied zwischen einem Betrieb, der wächst, und einem, der Umsatz verliert. Sanitärbetriebe bearbeiten täglich Notrufe, geplante Reparaturen, Neuinstallationen, Wartungsverträge und Angebote — oft während der Inhaber selbst beim Kunden vor Ort steht. Ohne ein System zur Verwaltung all dieser Aufgaben gehen Aufträge verloren.

Das sind die Probleme, die ein Klempner CRM löst:

• Notrufe bleiben unbeantwortet: Ein Rohrbruch hier, ein verstopfter Abfluss dort und drei verpasste Anrufe dazwischen. Ohne zentrales System hören manche Kunden nie wieder von Ihnen — und rufen beim Wettbewerber an.
• Angebote werden vergessen: Sie besichtigen ein Objekt, erstellen ein Angebot und schicken es ab. Zwei Wochen später merken Sie, dass Sie nie nachgefasst haben. Der Kunde hat sich für jemand anderen entschieden.
• Kundenhistorie geht verloren: Sie haben vor zwei Jahren eine Heizung in dem Haus repariert, erinnern sich aber weder an das Modell noch an die Arbeit. Folgebesuche dauern länger und kosten mehr als nötig.
• Wartungsverträge verschwinden: Jährliche Heizungswartungen, saisonale Abflussinspektionen, Garantie-Follow-ups — ohne automatische Erinnerungen geht dieser verlässliche Wiederkehrumsatz verloren.
• Einsatzplanung ist chaotisch: Wer fährt morgen wohin? Welche Teile werden gebraucht? Wenn die Disposition im Kopf oder auf dem Whiteboard stattfindet, sind Doppelbuchungen und verpasste Termine unvermeidlich.
• Keine Übersicht über die Geschäftslage: Wie viele offene Angebote stehen aus? Wie hoch ist Ihre Abschlussquote? Welcher Monteur ist überlastet? Ohne Daten raten Sie nur.

Wie Customermates als SHK CRM funktioniert

Customermates gibt Ihrem Sanitärbetrieb ein einfaches, zentrales System für die Verwaltung von Kunden, Aufträgen und Technikern — ohne die Komplexität und Kosten von Enterprise-Software.

Kundenakten mit vollständiger Auftragshistorie

Jeder Kunde hat ein Profil mit Adresse, Objektdetails, vergangenen Aufträgen, offenen Angeboten, E-Mails und Notizen. Wenn ein Stammkunde wegen eines Lecks anruft, kann jeder im Team die gesamte Geschichte nachschlagen — einschließlich der letzten Reparatur, der verwendeten Teile und wo der Haupthahn sitzt. Mehr über die Kontaktverwaltung.

Auftragsplanung und Technikerdisposition

Jede Anfrage oder jeder Auftrag wird zum Deal in Ihrer Pipeline. Verfolgen Sie den Weg vom Erstanruf über Angebot, Bestätigung, Terminierung, Durchführung bis zur Rechnungsstellung. Weisen Sie Aufträge bestimmten Technikern zu, sehen Sie, wer verfügbar ist, und vermeiden Sie Doppelbuchungen. Ihr Kanban-Board zeigt den Status jedes Auftrags auf einen Blick — Neue Anfrage, Angebot gesendet, Bestätigt, Terminiert, In Arbeit, Fertig, Abgerechnet.

Notfalldisposition und Prioritätssteuerung

Nutzen Sie Tags oder separate Pipelines, um Notfalleinsätze von Planarbeit zu unterscheiden. Wenn ein Rohrbruch-Anruf eingeht, erstellen Sie einen hochpriorisierten Deal und weisen ihn dem nächsten verfügbaren Monteur zu. Verfolgen Sie Notfall-Reaktionszeiten neben Ihren Konversionsraten für geplante Aufträge.

Angebotsverfolgung und automatische Nachfassaktionen

Verlieren Sie keine Aufträge mehr durch vergessene Angebote. Richten Sie eine Workflow-Automatisierung ein: Wenn ein Angebot gesendet wurde und nach 5 Tagen keine Antwort kommt, erstellt Customermates automatisch eine Follow-up-Aufgabe. Unterschiedliche Nachfasszeiten für verschiedene Auftragstypen — schneller bei Notfällen, länger bei Badsanierungen.

Wartungsvertragsmanagement

SHK-Betriebe leben von Wiederkehrumsatz. Nutzen Sie Aufgabenverwaltung-Automatisierungen, um Erinnerungen zu erstellen, wenn jährliche Heizungsinspektionen, Rohrreinigungen, Rückflussprüfungen oder Garantiechecks fällig sind. Ihr Kalender füllt sich automatisch mit gesichertem Umsatz — und Ihre Kunden schätzen den proaktiven Service.

Monteurplanung und Auslastungsmanagement

Sehen Sie die Auftragsliste jedes Technikers auf einen Blick. Verteilen Sie die Arbeitslast gleichmäßig im Team, vermeiden Sie unnötige Fahrten quer durch die Stadt, und behalten Sie den Überblick, welcher Monteur welche Spezialisierung hat — Gasarbeiten, Rohrreinigung, Badsanierung oder Gewerbe-Sanitär.

Schlüsselfunktionen dieses CRM für Sanitärbetriebe

Pipeline-Kanban-Board

Visualisieren Sie jeden Auftrag vom Erstanruf bis zur Schlussrechnung. Verschieben Sie Aufträge per Drag-and-Drop zwischen den Phasen. Filtern Sie nach Dringlichkeit, Auftragstyp, zuständigem Monteur oder Datum. Erkennen Sie Engpässe — wie einen Stau bei „Angebot gesendet" — und handeln Sie, bevor Umsatz verloren geht.

Benutzerdefinierte Felder für SHK-Arbeit

Auftragstyp (Notfall, geplant, Wartung), Objekttyp (Wohnung, Gewerbe), Heizungsmodell, Zugangshinweise, verwendete Teile, Garantiestatus — fügen Sie die Felder hinzu, die Ihr Handwerksbetrieb braucht. Keine starren Vorlagen; das System passt sich Ihrer Arbeitsweise an.

E-Mail-Integration

Synchronisieren Sie E-Mails mit Kundenakten über die E-Mail-Integration, damit der gesamte Kommunikationsverlauf immer verfügbar ist. Wenn ein Kunde auf ein Angebot antwortet oder nach einem früheren Auftrag fragt, ist der Kontext sofort da — kein Wühlen im Posteingang.

Mobiler Zugriff von der Baustelle

Kundendetails prüfen, Auftragsstatus aktualisieren, Notizen und Fotos hinzufügen oder verwendete Teile erfassen — alles von der Baustelle über den Handy-Browser. Ihr Büroteam sieht Aktualisierungen in Echtzeit. Keine App nötig, keine spezielle Hardware.

n8n-Workflow-Automatisierung und KI-Agenten

Verbinden Sie Customermates über die integrierte n8n-Automatisierung mit Hunderten von Tools. SMS-Benachrichtigungen auslösen, wenn ein Monteur unterwegs ist. Abgeschlossene Aufträge automatisch an die Buchhaltung übergeben. KI-Agenten nutzen, um Angebote aus Auftragsnotizen zu erstellen, Kundenhistorien zusammenzufassen oder überfällige Follow-ups zu markieren.

Integrationen, die Klempner wirklich nutzen

• Kalender-Sync: Einsatzplanung mit Google Calendar oder Outlook verbunden halten
• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Anbindung an lexoffice, sevDesk, QuickBooks, Xero oder andere Tools, um Zahlungen neben Aufträgen zu verfolgen
• WhatsApp und SMS: Kunden automatisch benachrichtigen, wenn ein Monteur unterwegs ist oder ein Auftrag abgeschlossen wurde
• CSV-Import: Bestehende Kundendaten aus Tabellen oder dem alten System in Minuten übernehmen

Warum SHK-Betriebe Customermates anderen CRMs vorziehen

Die meisten CRM-Lösungen für Klempner fallen in zwei Fallen: Entweder zu einfach (eine bessere Kontaktliste) oder zu komplex (Enterprise-Plattformen, die Hunderte Euro pro Monat kosten und Wochen für die Einrichtung brauchen). Customermates liegt in der produktiven Mitte.

Customermates ist vollständig Open Source. Sie können den Code prüfen, auf eigener Infrastruktur hosten oder die verwaltete, in Deutschland gehostete Version nutzen. Ihre Kundendaten bleiben unter Ihrer Kontrolle — ein entscheidender Vorteil für jeden Handwerksbetrieb.

Preise, die für SHK-Betriebe funktionieren

Klempner brauchen kein CRM, das mehr kostet als eine Heizungsanlage. Customermates hält es einfach:

• €10 pro Nutzer pro Monat — alle Features inklusive, keine Tarifstufen
• Keine versteckten Gebühren — Automatisierung, Custom Fields, KI-Agenten, API-Zugang im Preis enthalten
• Keine Langzeitverträge — jederzeit kündbar
• Unbegrenzte Kunden — keine Kosten pro Kontakt
• Self-hostbar — Open Source für volle Datenkontrolle

Ein einzelner Klempner zahlt €10/Monat. Ein Team von 5 Monteuren zahlt €50/Monat. Das ist weniger als der Gewinn aus einem einzigen Einsatz. Details unter Preise.

Erste Schritte mit Ihrem Klempner CRM

1. Konto erstellen — kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Erste 3 Tage kostenlos zum Ausprobieren.
2. Kunden importieren — Kundendaten aus Tabellen oder dem bisherigen System per CSV importieren.
3. Pipeline einrichten — Auftragsphasen definieren wie Anfrage, Angebot gesendet, Bestätigt, Terminiert, In Arbeit, Fertig, Abgerechnet.
4. Custom Fields hinzufügen — Felder ergänzen, die für SHK-Arbeit relevant sind (Auftragstyp, Objekttyp, Heizungsmodell, Teile, Garantiestatus).
5. Automatisierungen einrichten — Regeln für Angebotsnachverfolgung, Wartungserinnerungen und Kundenbenachrichtigungen erstellen.

Nutzen Sie bereits ein anderes CRM oder Handwerkertool? Customermates macht den Umstieg einfach — mit CSV-Import und offener API.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein CRM für Klempner?

Ein CRM (Customer Relationship Management) für Klempner ist eine Software, die Sanitärbetrieben hilft, Kundeninformationen zu verwalten, Aufträge von der Anfrage bis zur Rechnung zu verfolgen, Monteure zu disponieren, Angebote nachzufassen und wiederkehrende Aufgaben wie Wartungserinnerungen zu automatisieren. Statt sich auf Gedächtnis, Tabellen oder ein Whiteboard zu verlassen, hält ein Klempner CRM alles in einem durchsuchbaren System.

Kann Customermates mein aktuelles Planungs- und Dispositionssystem ersetzen?

Ja. Customermates bietet Pipeline-Management mit einem Kanban-Board, auf dem Sie jeden Auftrag vom Erstkontakt bis zum Abschluss verfolgen können. Sie können Aufträge Technikern zuweisen, Prioritäten setzen und Automatisierungen nutzen, um Benachrichtigungen auszulösen. Für Betriebe, die GPS-Routenplanung oder Echtzeit-Flottentracking benötigen, können spezialisierte Tools über n8n-Integrationen angebunden werden.

Eignet sich Customermates nur für Teams oder auch für Einzelunternehmer?

Beides. Ein einzelner Klempnermeister profitiert von automatischer Angebotsnachverfolgung, Kundenhistorie und Wartungserinnerungen — genau die Funktionen, die verhindern, dass Umsatz durch die Finger rutscht. Teams profitieren von gemeinsamen Kundenakten, Monteurzuweisung und Auslastungsübersicht. Die Preise beginnen bei €10/Monat für einen einzelnen Nutzer.

Wie unterscheidet Customermates zwischen Notfällen und Planarbeit?

Sie können separate Pipelines, Tags oder benutzerdefinierte Felder nutzen, um Notfalleinsätze von geplanten Aufträgen zu trennen. So verfolgen Sie Notfall-Reaktionszeiten separat, priorisieren dringende Arbeit in der Warteschlange und messen Konversionsraten bei Planungsangeboten — alles im selben System.

Sind meine Kundendaten sicher und DSGVO-konform?

Customermates wird in Deutschland gehostet und ist von Grund auf DSGVO-konform. Sie können die Software auch auf eigener Infrastruktur selbst hosten für vollständige Datensouveränität. Der Quellcode ist Open Source — Sie können jederzeit genau prüfen, wie Ihre Daten verarbeitet werden. Für deutsche Handwerksbetriebe ist das ein entscheidender Vorteil gegenüber US-basierten Anbietern.

Kann ich Customermates mit meiner Buchhaltungssoftware verbinden?

Ja. Über die integrierte n8n-Automatisierung verbinden Sie Customermates mit lexoffice, sevDesk, QuickBooks, Xero und vielen weiteren Buchhaltungs- und Rechnungstools. Abgeschlossene Aufträge können automatisch die Rechnungserstellung auslösen — kein doppeltes Eintippen mehr.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Etwa 2 Minuten, um ein Konto zu erstellen und Kunden hinzuzufügen. Die meisten SHK-Betriebe sind innerhalb eines Nachmittags vollständig eingerichtet — mit angepasster Pipeline, Custom Fields und grundlegenden Automatisierungen. Der CSV-Import macht die Migration bestehender Kundendaten schnell und unkompliziert.

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Hören Sie auf, Aufträge durch verpasste Anrufe und vergessene Angebote zu verlieren. Customermates ist das CRM für Klempner, das Ihren SHK-Betrieb organisiert — vom ersten Notruf bis zur letzten Rechnung. Ähnlich wie wir Heizungsbetrieben und Field-Service-Unternehmen helfen, gibt Customermates Handwerksbetrieben die Werkzeuge zum Wachsen — ohne Enterprise-Preise.

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