CRM für Klempner: Das Angebot gewinnen, den Kunden halten

Warum Klempner und SHK-Betriebe ein CRM brauchen

Ein CRM für Klempner hält jede Anfrage, jedes Angebot und jedes Kundengespräch an einem Ort fest, damit Aufträge durch Nachfassen gewonnen und nicht in einer vollen Woche verloren werden. Sanitärbetriebe leben von zwei Arten von Arbeit: dringenden Notrufen, die zu jeder Uhrzeit per Telefon und Nachricht eintreffen, und geplanten Aufträgen wie Badsanierungen, Heizungstausch oder neuen Leitungen, die ein Angebot und ein Nachfassen brauchen, bevor jemand zusagt.

Beide verlieren Umsatz an denselben Stellen:

• Angebote werden verschickt und vergessen. Die größten Aufträge brauchen ein Angebot, und ein Angebot ohne Nachfassen ist oft ein Auftrag für jemand anderen.
• Die Kundenhistorie fehlt. Wenn ein Vermieter wegen eines Wasserschadens anruft, weiß im Büro niemand, was vor zwei Jahren an dieser Adresse getauscht wurde.
• Nachrichten kommen über alle Kanäle. Fotos eines tropfenden Ventils per WhatsApp, eine Badplanung per E-Mail, eine Frage über Instagram.
• Wiederkehrende Arbeit ist unsichtbar. Jährliche Heizungswartungen und Wartungsverträge sind nur dann planbarer Umsatz, wenn jemand weiß, wer fällig ist.

Customermates ist ein fokussiertes CRM für Sanitärbetriebe für genau diese Probleme. Es ist keine Dispositionssoftware: Es plant keine Monteure ein, plant keine Routen und verschickt keine Rechnungen. Es hält die kaufmännische Seite Ihres Betriebs in Ordnung, neben den Werkzeugen, die Sie dafür bereits nutzen.

So arbeitet ein SHK-Betrieb mit Customermates

Eine Pipeline für Notrufe und geplante Aufträge

Deals sind Ihre Aufträge, und die Phase ist ein Feld, das Sie selbst konfigurieren. Viele Sanitärbetriebe nutzen zwei Ansichten derselben Pipeline:

• Notrufe: Erfasst → Vor Ort → Erledigt → Bezahlt
• Geplante Arbeit: Anfrage → Aufmaß → Angebot gesendet → Angenommen → Eingeplant → Erledigt

Das Kanban-Board zeigt jeden Auftrag als Karte. Die Gruppierung nach Zuständigem zeigt die Aufträge jedes Monteurs, die Gruppierung nach einem Feld für die Auftragsart trennt Notfälle von Sanierungen. Phasenwahrscheinlichkeiten machen aus offenen Angeboten einen gewichteten Pipeline-Wert, berechnet aus Ihren eigenen Gewichten.

Objekt- und Kundenhistorie

Organisationen und Kontakte enthalten Vermieter, Hausverwaltungen, Immobilienverwalter und Hausbesitzer. Verknüpfen Sie jeden Auftrag mit dem Kunden und bei Vermietern und Verwaltungen mit der passenden Organisation, damit die Historie jedes Objekts einen Klick entfernt ist. Mehr dazu unter Kontaktverwaltung.

Felder für Sanitär- und Heizungsarbeiten

Eigene Spalten halten fest, was für Ihr Gewerk zählt: Auftragsart (Notfall, Reparatur, Installation, Badsanierung, Wartung), Objektart, Hersteller und Modell der Heizung, letzte Wartung, nächste Wartung fällig, Zugangshinweise und ein Link zum Fotoordner in Ihrem Dateispeicher. Datensätze speichern keine Dateianhänge; lassen Sie die Fotos, wo sie sind, und hinterlegen Sie den Link.

Nachfassen bei Angeboten

Eine gespeicherte Ansicht der Aufträge in der Phase „Angebot gesendet“, sortiert nach letzter Änderung, ist Ihre tägliche Nachfassliste. In Customermates Cloud kann eine Routine sie für Sie vorbereiten: Jeden Morgen listet der Mate-Assistent Angebote auf, die älter als fünf Tage sind, und entwirft für jedes eine kurze Nachfass-Nachricht, die Sie prüfen, bevor etwas verschickt wird. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro enthält 5.

Jährliche Wartungen und Wartungsverträge

Hinterlegen Sie ein Datumsfeld „Nächste Wartung fällig“ am Kunden oder am Auftrag. Eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach diesem Datum, zeigt, wen Sie als Nächstes kontaktieren. So werden jährliche Heizungswartungen und Wartungsverträge zu geplanter Arbeit statt zu einer Gedächtnisübung.

WhatsApp, E-Mail und Instagram in einem Posteingang

Ab Pro holt der einheitliche Posteingang WhatsApp, E-Mail, Instagram, LinkedIn und Telegram ins CRM. Verknüpfen Sie ein Gespräch einmal mit dem Kunden, dann erscheint jede spätere Nachricht an seinem Datensatz; Sie antworten aus dem Büro auf dem Kanal, den der Kunde genutzt hat. Telefonate und SMS sind keine Kanäle.

KI für den Papierkram

Externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT verbinden sich über MCP und können Aufträge aus einer Beschreibung anlegen, Aufmaß-Notizen am richtigen Datensatz ergänzen oder die Historie eines Kunden vor einem Termin zusammenfassen. Customermates stellt 50 MCP-Tools bereit; den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. In Customermates Cloud erledigt der integrierte Mate-Assistent dieselbe Arbeit direkt in der App.

SHK-CRM oder Field-Service-Software?

Field-Service-Plattformen sind für den gesamten Betrieb bepreist: Am 27. September 2026 listete Jobber seinen Core-Tarif ab $49 pro Monat bei monatlicher Zahlung, Housecall Pro seinen Basic-Tarif ab $79 pro Monat bei monatlicher Zahlung, und ServiceTitan veröffentlichte keine Preise. Customermates beginnt bei 12 € pro Nutzer pro Monat und lässt sich auch selbst hosten.

Preise für SHK-Betriebe

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Aufträge, Kunden, Objekte, eigene Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP.
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für WhatsApp, E-Mail, Instagram, LinkedIn und Telegram.
• Selbst gehostet: Betreiben Sie den Open-Source-Kern mit Docker auf Ihrem eigenen Server; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud.

Ein Sanitärbetrieb mit drei Personen zahlt im Starter-Tarif 36 € pro Monat. Mehr unter Preise.

Erste Schritte mit Ihrem Klempner-CRM

1. Konto erstellen und die ersten 7 Tage kostenlos nutzen.
2. Phasen einrichten für Notrufe und geplante Arbeit, mit einer Wahrscheinlichkeit pro Phase.
3. Felder anlegen: Auftragsart, Objektart, Geräteangaben und Wartungsdaten.
4. Kunden importieren aus einer Excel-Arbeitsmappe (XLSX), je Datensatztyp.
5. WhatsApp und E-Mail verbinden ab Pro unter Mein Profil › Kanäle; der Leitfaden zur Gmail-CRM-Integration zeigt, was synchronisiert wird und wer es sieht.

Klempner, die sich Kunden mit anderen Gewerken teilen, sehen, wie Elektriker und Heizungs- und Klimabetriebe dasselbe System einrichten.

Häufig gestellte Fragen

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Ein CRM für Klempner rechnet sich, wenn Angebote beantwortet werden und Stammkunden wiederkommen. Starten Sie Ihre kostenlose Testphase und bringen Sie Ihre offenen Angebote noch heute in eine Liste.