Das CRM für Handwerker, bei dem keine Anfrage und kein Angebot liegen bleibt

Ein CRM wie Customermates lohnt sich für einen Handwerksbetrieb, wenn die Arbeit im Büro liegen bleibt: Anfragen kommen per WhatsApp, während Sie auf der Baustelle stehen, Angebote fasst niemand nach, und Wartungskunden werden nicht rechtzeitig angerufen. Customermates plant keine Monteure ein, schreibt keine Angebote und Rechnungen und hat keine eigene App fürs Handy. Wer das alles in einem Programm braucht, ist mit Handwerkersoftware wie HERO, Plancraft oder Craftnote besser bedient. Die Tabelle unten zeigt, wo die Grenze verläuft.

Customermates ist ein Open-Source-CRM mit KI aus Deutschland. Diese Seite zeigt, wie Elektro-, Sanitär- und Heizungsbetriebe, Klima- und Kältetechniker, Solarteure, Bauunternehmen, Gebäudereiniger und Kfz-Werkstätten es einrichten, was es kostet und was in anderen Programmen bleibt.

CRM oder Handwerkersoftware?

Was unter „CRM für Handwerker“ angeboten wird, ist meist Handwerkersoftware mit Kundenkartei: Angebote, Rechnungen, Plantafel, Zeiterfassung und Baustellen-App in einem Paket. Das ist die richtige Wahl, wenn die Abwicklung der Engpass ist. Ein CRM ist die bessere Wahl, wenn die Aufträge laufen und das Geld vorher verloren geht: beim vergessenen Rückruf oder beim Angebot, das drei Wochen unbeantwortet liegt.

Manche Betriebe nutzen beides: Handwerkersoftware für die Abwicklung, Customermates für Vertrieb und Kundenpflege, etwa ein Bauunternehmen mit vielen Ausschreibungen oder ein Heizungsbauer, der Wärmepumpen verkauft und Wartungsverträge betreut. Das lohnt sich nur, wenn Sie dadurch nicht alles doppelt eintippen.

Was ein Handwerksbetrieb von einem CRM braucht

• Anfragen kommen von überall. Eine WhatsApp mit drei Fotos, ein verpasster Anruf, eine E-Mail der Hausverwaltung, eine Nachricht auf Instagram. Landen sie nicht in einer Liste, bleibt manche unbeantwortet.
• Angebote versanden. Sie messen auf, schicken den Preis und haben dann zu tun. Wer zehn Tage nichts hört, beauftragt oft einen anderen Betrieb.
• Zwei Arten von Aufträgen. Der tropfende Wasserhahn wird am selben Tag erledigt. Wärmepumpe, Elektrosanierung oder Dach laufen über Aufmaß, Angebot und Wochen des Wartens. Die Pipeline muss beides zeigen, ohne dass die großen Aufträge untergehen.
• Wiederkehrende Arbeit hat ein Datum. Heizungswartung, E-Check, DGUV-V3-Prüfung, Wartung der Klimaanlage, Glasreinigung im Turnus. Wer sich vor dem Kunden meldet, behält den Auftrag eher.
• Manche Kunden sind Firmen. Hausverwaltungen, Wohnungsgesellschaften und Generalunternehmer schicken viele Aufträge an viele Objekte, und deren Historie gehört an einen Ort.

So richten Sie Customermates im Handwerk ein

Customermates startet mit fünf Listen, und Sie können eigene anlegen. In Konfigurieren benennen Sie jede Liste unter Allgemein frei um: Kontakte in Kunden und Deals in Aufträge passt für die meisten Gewerke. Alle Feldnamen unten sind Beispiele.

Phasen und der Wert offener Angebote

Die Phase ist ein Einzelauswahl-Feld, das Sie selbst festlegen, und jede Option kann eine Abschlusswahrscheinlichkeit tragen. Ein Vorschlag: Neue Anfrage 10 %, Aufmaß 25 %, Angebot versendet 40 %, Beauftragt 90 %, Eingeplant 100 %, Erledigt 100 %, Verloren 0 %. Kleine Reparaturen springen von Neue Anfrage direkt auf Eingeplant, große Aufträge durchlaufen jede Phase. Filtern Sie das Board nach Auftragsart, wenn Sie nur eine Sorte sehen wollen.

Der Auftragswert ist die Summe seiner Positionen, jeweils Service mal Menge. Eine Wärmepumpe für 14.000 € steht in der Phase Angebot versendet mit gewichteten 5.600 € in der Pipeline. Das ist eine einfache Rechnung mit Ihren eigenen Wahrscheinlichkeiten, keine Prognose. Auf dem Pipeline-Board ist jeder Auftrag eine Karte, die Sie zwischen den Phasen verschieben, und unter Zugewiesen tragen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter ein.

Vier gespeicherte Ansichten für den Morgen

1. Neue Anfragen: Aufträge in Neue Anfrage, neueste zuerst.
2. Angebote nachfassen: Aufträge in Angebot versendet, sortiert nach „Angebot versendet am“, älteste zuerst.
3. Diese Woche eingeplant: Aufträge in Eingeplant, sortiert nach „Geplant für“. Das ist eine Liste, keine Plantafel; sie prüft nicht, wer frei ist.
4. Wartung fällig: Kunden mit einem Datum in „Nächste Wartung“, danach sortiert, früheste zuerst. Datumsfilter auf eigenen Feldern arbeiten mit festen Daten (vor, nach, zwischen); die Sortierung hält die Ansicht aktuell, ohne dass Sie sie anpassen.

Gespeicherte Ansichten sind persönlich, deshalb legt jede Person mit denselben Filtern ihre eigene Ansicht an.

WhatsApp und E-Mail in einem Posteingang (ab Pro)

In Customermates Cloud holt der einheitliche Posteingang ab Pro E-Mail aus Gmail, Outlook oder IMAP, WhatsApp, Instagram, Telegram und LinkedIn zusammen. Sie antworten auf dem Kanal, über den die Nachricht kam. Der Filter Teilnehmer: nicht vollständig verknüpft zeigt Absender, die noch keinem Kontakt zugeordnet sind, im Handwerk meist neue Anfragen. Verknüpfen Sie den Absender einmal, und jedes Gespräch mit dieser Nummer oder Adresse erscheint in der Kundenhistorie. Fotos, die ein Kunde schickt, bleiben im Gespräch; Datensätze haben keine Dateianhänge.

Zwei Punkte entscheiden über den Tarif. Pro enthält 1 verbundenes Konto pro Nutzer. Ein Ein-Mann-Betrieb, der WhatsApp und ein E-Mail-Postfach im Posteingang haben will, braucht Business mit 3 Konten. Im Team mit Pro lässt sich das aufteilen: Das Büro verbindet WhatsApp, der Chef sein E-Mail-Postfach. Außerdem bleiben Gespräche privat, bis die Person, die das Konto verbunden hat, ein Gespräch teilt; ein ganzes Konto teilen geht ab Business. Telefon und SMS gehören nicht zu den Kanälen.

Abends die Anfragen sortieren lassen (Customermates Cloud)

Mate ist der Assistent in Customermates Cloud und arbeitet mit gehosteten KI-Credits, die jeder Cloud-Tarif pro aktivem Nutzer enthält; Gespräche im Posteingang liest Mate ab Pro. Eine Routine führt eine gespeicherte Anweisung nach Zeitplan aus. Wählen Sie Täglich um 18:00 Uhr und schreiben Sie zum Beispiel:

Aufgabe: Gespräche im Posteingang prüfen, deren letzte Nachricht heute
eingegangen ist und deren Absender mit keinem Kontakt verknüpft ist.
Für jede Auftragsanfrage einen Auftrag in der Phase Neue Anfrage anlegen,
mit Auftragsart und Objektadresse, falls der Kunde sie genannt hat.
Eine kurze Antwort als Entwurf speichern: Dank für die Anfrage, Bitte um
Fotos und zwei passende Termine für ein Aufmaß. Nichts senden. Am Ende
auflisten: Name, Kanal, Auftragsart, Entwurf gespeichert ja oder nein.

Eine zweite Routine am Montagmorgen sucht Aufträge in Angebot versendet, die seit zehn Tagen unverändert sind, und speichert für jeden einen freundlichen Nachfass-Entwurf.

Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5; für die Anfragenrunde oben brauchen Sie Pro, denn Starter hat keinen Posteingang. Sie möchten lieber Ihren eigenen KI-Client nutzen? Claude, ChatGPT und andere arbeiten über MCP mit Customermates, in jedem Tarif und auf dem eigenen Server; die Modellkosten rechnet Ihr KI-Anbieter ab.

Anpassungen je Gewerk

Was Customermates im Handwerk nicht kann

• Keine Plantafel, keine Disposition, keine Routen, kein Blick auf freie Monteure. Ein Auftrag mit „Geplant für“ ist eine Gedächtnisstütze, kein Termin.
• Keine Angebots- und Rechnungserstellung, keine Zahlungen, kein DATEV-Export. Das Angebot schreiben Sie in Ihrer Handwerker- oder Buchhaltungssoftware und tragen den Wert am Auftrag ein.
• Keine Zeiterfassung, kein Bautagebuch, keine Material- und Lagerverwaltung.
• Keine native App für iOS oder Android und kein Offline-Modus. Die Browserversion passt sich dem Handy an.
• Aufgaben haben keine Fälligkeit und keine Benachrichtigung. Legen Sie ein Datumsfeld und eine gespeicherte Ansicht an, oder lassen Sie eine Routine prüfen.
• Keine Telefonanlage, keine SMS und kein Massenversand an alle Kunden.

Wenn einer dieser Punkte der Grund für Ihre Suche ist, nehmen Sie Software, die dafür gebaut ist. Diese Seite wird von Customermates veröffentlicht; die Angaben zu anderen Anbietern haben wir am 8. Oktober 2026 auf deren eigenen Websites geprüft.

Was es kostet

Die Preise gelten pro aktivem Nutzer und Monat, monatlich abgerechnet. REST, Webhooks und MCP sind in jedem Tarif enthalten.

Jeder Cloud-Tarif enthält monatliche KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate; die Mengen stehen auf der Preisseite. Abgerechnet wird pro Nutzer, Mitarbeiter ohne Zugang kosten also nichts. Den Open-Source-Kern können Sie ohne Lizenzgebühr auf dem eigenen Server betreiben, eine selbst gehostete Installation hat aber keinen Posteingang, kein Mate und keine Routinen.

Umzug aus Excel oder dem Handy-Adressbuch

Speichern Sie Ihre Kundenliste als Excel-Datei (.xlsx); CSV-Dateien werden nicht angenommen. Importieren Sie zuerst Hausverwaltungen und Generalunternehmer als Organisationen, dann die Kontakte mit einer Spalte für den Firmennamen, damit der Import sie verknüpft. Offene Aufträge kommen zuletzt, mit Phase, Auftragsart und Angebotsdatum. Importiert und exportiert wird jeweils ein Datensatztyp; die Grenzen stehen in der Anleitung zu Datensätzen. In Customermates Cloud ist die Hauptdatenbank in der AWS-Region Frankfurt konfiguriert, die Unterauftragsverarbeiter sind aufgeführt, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO steht bereit.

Häufige Fragen