Das CRM für Handwerker, das jeden Auftrag im Blick behält

Warum Handwerksbetriebe ein CRM brauchen

Ein CRM für Handwerker ersetzt die Zettelwirtschaft, verpasste Rückrufe und das Excel-Chaos durch ein zentrales System, das jede Anfrage, jedes Angebot und jeden Auftrag nachvollziehbar macht. Im Handwerk lebt das Geschäft von persönlichen Beziehungen, Empfehlungen und Stammkunden, aber sobald der Betrieb wächst, reicht das Gedächtnis allein nicht mehr aus.

Ohne ein Handwerker-CRM häufen sich typische Probleme schnell:

• Anfragen gehen verloren: Ein Kunde ruft an, während Sie auf der Baustelle sind. Die Nummer wird notiert, aber verschwindet in der Hosentasche oder im Handschuhfach.
• Angebote werden nicht nachgefasst: Sie verschicken ein Angebot am Montag, sind die ganze Woche beschäftigt, und ein Wettbewerber, der am Mittwoch nachgehakt hat, bekommt den Auftrag.
• Kundendaten sind überall verstreut: Kontakte im Handy, Auftragsnotizen in E-Mails, Unterlagen in einem Ordner: Niemand sonst im Betrieb findet etwas.
• Stammkunden gehen verloren: Ein Kunde, für den Sie letztes Jahr hervorragende Arbeit geleistet haben, braucht Sie wieder, aber ohne System rutscht er durch.
• Nachrichten sind verstreut: Kunden schicken Fotos per WhatsApp und Fragen per E-Mail, oft an ein privates Handy.
• Kein Überblick über die Pipeline: Sie wissen nicht, wie viele Angebote offen sind und welchen Wert Ihre Pipeline hat.

Ein CRM für das Handwerk bringt Struktur in die kaufmännische Seite Ihres Betriebs, damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Customermates bietet Ihnen Pipeline-Management, Kontaktverwaltung und Aufgaben, ohne Enterprise-Komplexität und ohne hohe Kosten.

Customermates ist dabei keine Handwerkersoftware im Sinne einer Field-Service-Plattform: Es plant keine Termine, disponiert keine Monteure, erstellt keine Angebots- oder Rechnungsdokumente und erfasst keine Arbeitszeiten oder Materialien. Sie nutzen es neben Ihrer Handwerker- oder Rechnungssoftware.

Wie Customermates als Handwerker-CRM funktioniert

Customermates passt zu Handwerksbetrieben jeder Größe, vom Einzelunternehmer über den Meisterbetrieb bis zum wachsenden Team mit Bürokraft. So unterstützt es die kaufmännische Seite eines Auftrags.

Auftragspipeline von der Anfrage bis zur Fertigstellung

Deals sind in Customermates Ihre Aufträge. Die Deal-Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie selbst konfigurieren, zum Beispiel „Anfrage“, „Ortstermin“, „Angebot gesendet“, „Beauftragt“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Die Kanban-Pipeline zeigt jeden Auftrag als Karte, die Sie per Drag-and-Drop zwischen Phasen verschieben; so sehen Sie immer, wo jedes Projekt steht. Egal ob Klempner, Elektriker oder Heizungsbauer: Die Phasen passen Sie Ihrem Gewerk an.

Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen. Daraus berechnet Customermates gewichtete Auftragswerte und Pipeline-Summen. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Phasengewichten, keine Prognose.

Offene Angebote nachfassen

Angebote verschicken ist nur die halbe Arbeit; den Auftrag gewinnen Sie durch rechtzeitiges Nachhaken. Das Angebot selbst schreiben Sie in Ihrer Handwerker- oder Rechnungssoftware; in Customermates tragen Sie den Angebotswert am Auftrag ein und verschieben ihn in die Phase „Angebot gesendet“. Eine gespeicherte Ansicht, gefiltert auf diese Phase und sortiert nach letzter Änderung, zeigt, bei welchen Angeboten ein Anruf fällig ist. In Customermates Cloud kann eine Routine das Prüfen übernehmen: Jeden Montag listet der Mate-Assistent Angebote ohne Bewegung seit einer Woche und entwirft Nachfass-Nachrichten, die Sie prüfen. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro enthält 5.

Kundenkartei mit vollständiger Historie

Jeder Kunde bekommt einen Datensatz mit Kontaktdaten, Adresse, verknüpften Aufträgen, Notizen, eigenen Feldern und Aktivitätshistorie. Wenn ein Stammkunde anruft, sehen Sie, welche Aufträge Sie zuletzt für ihn erledigt haben und welchen Wert sie hatten. Bauen Sie langfristige Kundenbeziehungen auf soliden Daten statt auf Erinnerung. Verwalten Sie alles über die Kontaktverwaltung.

Aufgaben im Team verteilen

Weisen Sie Aufgaben mit Notizen Teammitgliedern zu und verknüpfen Sie sie mit Kunde und Auftrag, etwa welches Material noch bestellt werden muss oder wer beim Kunden zurückruft. Aufgaben haben keine eingebauten Fälligkeitsdaten; ein eigenes Datumsfeld und eine danach sortierte Ansicht zeigen, was ansteht. Termine, Einsatzplanung und Verfügbarkeit bleiben in Ihrem Kalender oder Ihrer Planungssoftware; ab Pro sieht Customermates Ihren Kalender nur lesend.

Rechnungssoftware anbinden

Customermates erstellt keine Rechnungen und verschickt keine Zahlungserinnerungen. Es verfolgt den Auftrag bis zur Fertigstellung und kann über REST, Webhooks oder einen separat betriebenen n8n-Workflow Daten an Ihre Rechnungssoftware übergeben, wenn diese eine Schnittstelle bietet. Wechselt ein Auftrag auf „Fertig“, kann ein Webhook zum Beispiel Ihr Büro benachrichtigen, dass die Rechnung ansteht.

Stammkunden und Wartungsaufträge

Ihr profitabelstes Geschäft kommt von Stammkunden und deren Empfehlungen. Legen Sie eigene Felder für wiederkehrende Leistungen an, etwa Heizungswartung, Elektroprüfung oder jährliche Dachreinigung, mit einem Datumsfeld für die nächste Wartung. Eine gespeicherte Ansicht, sortiert nach diesem Datum, zeigt, wen Sie anrufen sollten. Customermates erinnert nicht von selbst; in der Cloud kann eine Routine die Daten prüfen und auflisten, wer fällig ist, und ein separat betriebener n8n-Workflow kann über REST weitere Schritte auslösen. Wartungsverträge können Sie als Service an einem Auftrag (Deal) des Kunden hinterlegen.

Anbindungen über Webhooks, REST und n8n

Customermates hat keinen eigenen Workflow-Builder. Ihre separat betriebene n8n-Instanz verbinden Sie über den Community-Node, die API und Webhooks. n8n ist nicht enthalten; Sie verantworten Scheduler, Workflows, Zugangsdaten und externe Dienste. Typische Beispiele:

• Anfragen aus Ihrem Website-Formular als Kontakt und Auftrag anlegen
• Eine Nachricht an das Team senden, wenn ein Angebot angenommen wird
• Nach Auftragsabschluss Daten an Ihre Rechnungssoftware übergeben
• Mit einem eigenen Scheduler in n8n regelmäßig Wartungsdaten prüfen und Aufgaben anlegen

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie externe KI-Clients wie Claude oder ChatGPT über MCP (49 Tools) und lassen Sie sie die Datenpflege übernehmen. Agenten formulieren Nachfass-E-Mails, fassen lange E-Mail-Verläufe zusammen, erfassen Auftragsnotizen und verschieben Aufträge zwischen Phasen. Den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. In Customermates Cloud erledigt der Mate-Assistent dasselbe direkt in der App und fragt nach Ihrer Freigabe, bevor er eine Nachricht sendet oder etwas löscht.

Wichtige Funktionen eines CRM für das Handwerk

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihre offenen Aufträge auf einem Kanban-Board mit Drag-and-drop, etwa mit den Phasen „Neue Anfrage“, „Ortstermin“, „Angebot gesendet“, „Beauftragt“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Filtern Sie nach Auftragsart, Wert oder Datum und gruppieren Sie nach Zuständigem oder Kunde. Sehen Sie Ihre gesamte Pipeline auf einen Blick und wissen genau, was heute Aufmerksamkeit braucht.

Benutzerdefinierte Felder für Ihr Gewerk

Legen Sie typisierte eigene Felder an: Auftragsart als Auswahl, Objektadresse und Zugangsinformationen als Text, Angebotswert als Währung, nächste Wartung als Datum, Link zum Auftragsordner. Die Felder liegen direkt an Ihren Auftrags- und Kontaktdatensätzen; separate Tabellen sind nicht nötig. Dateianhänge gibt es an Datensätzen nicht; Fotos und Pläne bleiben in Ihrem Dateispeicher, der Link steht am Auftrag.

Mobil nutzbar auf der Baustelle

Öffnen Sie Ihr CRM im Browser auf Handy oder Tablet, direkt auf der Baustelle. Notizen nach einem Ortstermin hinzufügen, Auftragsphasen aktualisieren und Kundendaten prüfen, ohne App-Installation. Eine native iOS- oder Android-App gibt es nicht.

Open Source und selbst hostbar

Der Kern von Customermates ist Open Source. Sie können den Code einsehen, beitragen oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur selbst hosten und bestimmen dann selbst, wo die Daten liegen. Selbst gehostet erhalten Sie den Funktionsumfang von Starter; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud.

Datenschutz und Datenstandort

Kundenadressen, Objektdaten und Finanzdaten verdienen ordentlichen Schutz. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.

Preise, die für Handwerksbetriebe funktionieren

Handwerksbetriebe brauchen kein CRM, das Hunderte Euro im Monat kostet. Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab, ohne Aufpreise pro Auftrag:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Aufträge, Services, Aufgaben, eigene Felder, Ansichten, REST, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail, WhatsApp, Instagram, LinkedIn und Telegram
• Keine versteckten Kosten: keine Aufpreise pro Kontakt oder für API-Zugriff
• Selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft ohne Lizenzkosten auf Ihrer eigenen Infrastruktur; Betrieb und Updates übernehmen Sie selbst

Für einen Einzelunternehmer sind das 12 € pro Monat in Starter. Für einen Meisterbetrieb mit 4 Nutzern 48 € pro Monat. Field-Service-Plattformen wie ServiceTitan oder Jobber bündeln zusätzlich Terminplanung, Disposition, Angebote und Rechnungen; brauchen Sie diese Funktionen, ist eine solche Plattform die bessere Wahl.

Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.

Schnell startklar

Die Einrichtung von Customermates für Ihren Handwerksbetrieb geht schnell:

1. Konto erstellen: kostenlos, ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage gehen auf uns.
2. Kunden übernehmen: Importieren Sie Kontakte und Aufträge aus Excel-Arbeitsmappen (XLSX), je Datensatztyp eine Arbeitsmappe, oder legen Sie sie an, wenn Anfragen eingehen.
3. Pipeline einrichten: Erstellen Sie Phasen, die zu Ihrem Ablauf passen, etwa „Anfrage“, „Ortstermin“, „Angebot gesendet“, „Beauftragt“, „In Arbeit“ und „Fertig“.
4. Felder anpassen: Definieren Sie Felder für Auftragsart, Objektadresse, Angebotswert, nächste Wartung und Dokumentenlink.
5. Kanäle verbinden: ab Pro E-Mail und WhatsApp unter Mein Profil › Kanäle verbinden und in der Cloud eine Routine für offene Angebote anlegen.

Kein IT-Team nötig, keine wochenlange Einrichtung. Der Kern ist Open Source, die Preise bleiben planbar, und Datensätze exportieren Sie je Datensatztyp als Excel-Arbeitsmappe (XLSX).

Häufig gestellte Fragen