Das CRM für Handwerker, das jeden Auftrag im Blick behält

Warum Handwerksbetriebe ein CRM brauchen

Ein CRM für Handwerker ersetzt die Zettelwirtschaft, verpasste Rückrufe und das Excel-Chaos durch ein zentrales System, das jede Anfrage, jedes Angebot und jeden Auftrag nachvollziehbar macht. Im Handwerk lebt das Geschäft von persönlichen Beziehungen, Empfehlungen und Stammkunden, aber sobald der Betrieb wächst, reicht das Gedächtnis allein nicht mehr aus.

Ohne ein Handwerker CRM häufen sich typische Probleme schnell:

• Anfragen gehen verloren: Ein Kunde ruft an, während Sie auf der Baustelle sind. Die Nummer wird notiert, aber verschwindet in der Hosentasche oder im Handschuhfach.
• Angebote werden nicht nachgefasst: Sie verschicken ein Angebot am Montag, sind die ganze Woche beschäftigt, und ein Wettbewerber, der am Mittwoch nachgehakt hat, bekommt den Auftrag.
• Kundendaten sind überall verstreut: Kontakte im Handy, Auftragsnotizen in E-Mails, Rechnungen in einem Ordner, kein anderer im Betrieb findet etwas.
• Stammkunden gehen verloren: Ein Kunde, für den Sie letztes Jahr hervorragende Arbeit geleistet haben, braucht Sie wieder, aber ohne System rutscht er durch.
• Terminüberschneidungen: Zwei Aufträge am selben Morgen gebucht, oder ein Ortstermin vergessen, weil er nur in einer SMS stand.
• Kein Überblick über die Pipeline: Sie wissen nicht, wie viele Angebote offen sind, wie Ihre Abschlussquote aussieht oder woher der Umsatz im nächsten Monat kommt.

Ein CRM für das Handwerk bringt Struktur in die kaufmännische Seite Ihres Betriebs, damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. Customermates bietet Ihnen Pipeline-Management, Kontaktverwaltung und Aufgabenmanagement, ohne Enterprise-Komplexität und ohne hohe Kosten.

Wie Customermates als Handwerker CRM funktioniert

Customermates ist für Handwerksbetriebe jeder Größe gebaut, vom Einzelunternehmer über den Meisterbetrieb bis zum wachsenden Team mit Bürokraft. So unterstützt es jede Phase eines Auftrags.

Auftragspipeline von der Anfrage bis zur Rechnung

Verfolgen Sie jede Anfrage vom Erstkontakt über den Ortstermin, das Angebot, die Auftragsbestätigung, die Durchführung bis zur Schlussrechnung. Die Kanban-Pipeline erlaubt Ihnen, Aufträge per Drag-and-Drop zwischen Phasen zu verschieben, so sehen Sie immer, wo jedes Projekt steht. Setzen Sie Wiedervorlagen auf Angebote, damit kein Kostenvoranschlag unbeantwortet bleibt. Egal ob Klempner, Elektriker oder Heizungsbauer, die Pipeline passt sich Ihrem Gewerk an.

Angebotsverwaltung und Nachverfolgung

Angebote verschicken ist nur die halbe Arbeit, den Auftrag gewinnen Sie durch rechtzeitiges Nachhaken. Erfassen Sie jedes Angebot am Kundendatensatz, setzen Sie eine Erinnerung auf 3 oder 5 Tage, und sehen Sie auf einen Blick, welche Angebote noch offen sind. Verfolgen Sie Angebotswerte, um zu wissen, wie viel Umsatz in der Pipeline steckt.

Kundenkartei mit vollständiger Historie

Jeder Kunde bekommt ein vollständiges Profil: Kontaktdaten, Adresse, bisherige Aufträge, E-Mails, Notizen und eigene Daten. Wenn ein Stammkunde anruft, wissen Sie sofort, was Sie zuletzt gemacht haben, wann das war und was es gekostet hat. Bauen Sie langfristige Kundenbeziehungen auf soliden Daten statt auf Erinnerung. Verwalten Sie alles über die Kontaktverwaltung.

Terminplanung und Aufgabenzuweisung

Behalten Sie anstehende Ortstermine, Aufträge und Wiedervorlagen in einer CRM-Ansicht. Weisen Sie Aufgaben mit Notizen an Teammitglieder zu und bilden Sie Fälligkeiten über eigene Datumsspalten ab—wer fährt morgen zum Kunden, welches Material muss bestellt werden, welche Prüfung steht diese Woche an. Das Team bleibt koordiniert, während ein separates Planungstool Verfügbarkeit und Doppelbuchungen verwaltet.

Rechnungsstellung und Workflow-Integration

Customermates verfolgt Aufträge bis zum Abschluss und verbindet sich über n8n-Workflow-Automatisierung mit Ihren Rechnungstools. Wenn ein Auftrag auf „Abgeschlossen" wechselt, lösen Sie automatisch eine Benachrichtigung aus, um die Rechnung zu erstellen, eine Zahlungserinnerung zu senden oder eine Bewertung anzufordern. Halten Sie den Geldfluss ohne manuellen Aufwand in Gang.

Stammkundenmanagement und Wartungsaufträge

Ihr profitabelstes Geschäft kommt von Stammkunden und deren Empfehlungen. Customermates hilft Ihnen, jährliche Wartungstermine und saisonale Prüfungen als zugewiesene Aufgaben mit eigenen Datumsspalten im Blick zu behalten. Nutzen Sie eigene Felder für wiederkehrende Leistungen, Heizungswartung, Elektroprüfung oder jährliche Dachreinigung und lassen Sie einen separat betriebenen n8n-Workflow rechtzeitig erinnern.

Automatisierung mit n8n

Verbinden Sie Ihre separat betriebene n8n-Instanz über API und Webhooks mit Customermates. n8n ist nicht enthalten; Sie verantworten Scheduler, Workflows, Zugangsdaten und externe Dienste:

• Automatische Nachfass-E-Mail 3 Tage nach Angebotsversand Dafür ist ein Scheduler in Ihrer eigenen n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst über die API nötig; Customermates führt zeitgesteuerte Follow-ups und Erinnerungen nicht selbst aus.
• Zufriedenheitsumfrage nach Auftragsabschluss
• Jährliche Wartungserinnerungen an Bestandskunden
• Benachrichtigung an das Team, wenn ein Angebot angenommen wird
• Bewertungen und Empfehlungen von zufriedenen Kunden einholen
• Aufgabe erstellen, wenn das Wartungsintervall eines Stammkunden erreicht ist

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder Gemini über die native MCP-Integration (46 Tools) und lassen Sie sie die Datenpflege übernehmen. Agenten formulieren professionelle Nachfass-E-Mails, fassen lange E-Mail-Verläufe zusammen, erfassen Auftragsnotizen, verschieben Deals zwischen Phasen, reichern neue Anfragen mit Objektdaten an und analysieren Ihre Abschlussquote nach Gewerk und Saison. Sie übernehmen die Büroarbeit, Sie bleiben auf der Baustelle, und die Pipeline bleibt aktuell, weil der Agent sie pflegt.

Wichtige Funktionen eines CRM für das Handwerk

Pipeline-Management mit Kanban-Ansicht

Visualisieren Sie Ihren gesamten Betrieb auf einem Drag-and-Drop-Kanban-Board, Neue Anfrage, Ortstermin geplant, Angebot versendet, Nachfassen, Beauftragt, In Arbeit, Abgeschlossen. Filtern Sie nach Auftragsart, Wert oder Datum. Sehen Sie Ihre gesamte Pipeline auf einen Blick und wissen genau, was heute Aufmerksamkeit braucht.

Benutzerdefinierte Felder für Ihr Gewerk

Erfassen Sie alles, was für Ihr Handwerk relevant ist: Auftragsart, Objektadresse, Zugangsinformationen, Angebotswert, benötigtes Material, Genehmigungsstatus und voraussichtliche Termine. Benutzerdefinierte Felder leben direkt auf Ihren Auftrags- und Kontaktdatensätzen, keine separaten Tabellen nötig.

Mobil nutzbar auf der Baustelle

Greifen Sie auf Ihr CRM vom Handy oder Tablet zu, direkt auf der Baustelle. Notizen nach einem Ortstermin hinzufügen, Auftragsphasen aktualisieren, Kundendaten prüfen und Anrufe protokollieren, alles im Browser, ohne App-Installation. Entwickelt für Handwerker, die ihren Tag auf der Baustelle verbringen, nicht am Schreibtisch.

Open Source und selbst hostbar

Customermates ist vollständig Open Source. Sie können den Code einsehen, beitragen oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur selbst hosten, für volle Datenkontrolle. Kein Vendor Lock-in, keine überraschenden Feature-Streichungen, keine Zwangsmigrationen.

DSGVO-konform und in der EU-Region gehostet

Kundenadressen, Objektdaten und Finanzdaten verdienen ordentlichen Schutz. Customermates ist DSGVO-nativ und wird in der EU-Region gehostet. Für Handwerksbetriebe, die private und gewerbliche Kundendaten verarbeiten, ist das entscheidend, volle Compliance ab dem ersten Tag. Löschanfragen, Auskunftsrechte und Datenverarbeitung sind standardmäßig abgedeckt. Alternativ hosten Sie selbst für maximale Kontrolle.

Preise, die für Handwerksbetriebe funktionieren

Handwerksbetriebe brauchen kein CRM, das Hunderte Euro im Monat kostet. Customermates hält es einfach, keine Aufpreise pro Auftrag:

• Starter, 12 € pro Nutzer pro Monat, Pipelines, Automatisierung, API, benutzerdefinierte Felder und native KI-Integration
• Pro, 29 € pro Nutzer pro Monat, ergänzt den einheitlichen Posteingang: Kunden-E-Mail und WhatsApp, verknüpft mit jedem Auftrag
• Keine versteckten Kosten, keine Aufpreise für Automatisierungen, Kontakte oder API-Zugriff
• Selbst hostbar, betreiben Sie es auf Ihrer eigenen Infrastruktur, wenn Sie möchten, für immer kostenlos

Für einen Einzelunternehmer sind das 12 € pro Monat in Starter. Für einen Meisterbetrieb mit 4 Mitarbeitern und Bürokraft 48 € pro Monat. Weniger als eine Stunde Handwerkerstunde, aber ein enormer Gewinn an Übersicht und Effizienz. Vergleichen Sie das mit ServiceTitan oder Jobber, die für vergleichbare Funktionen deutlich mehr verlangen.

Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite.

In 2 Minuten startklar

Die Einrichtung von Customermates für Ihren Handwerksbetrieb geht schnell:

1. Konto erstellen, kostenlos, ohne Kreditkarte. Die ersten 7 Tage gehen auf uns.
2. Unterstützte Kontakte migrieren, bereiten Sie Kunden- und Anfragedaten außerhalb des Produkts auf und erstellen Sie sie über REST oder einen externen KI-Client per MCP; alternativ ergänzen Sie Kontakte manuell. Customermates hat keinen CSV-Uploader.
3. Pipeline einrichten, erstellen Sie Phasen, die zu Ihrem Ablauf passen: Anfrage, Ortstermin, Angebot versendet, Nachfassen, Beauftragt, In Arbeit, Abgeschlossen.
4. Felder anpassen, definieren Sie Felder für Auftragsart, Objektadresse, Angebotssumme, Material und Teamzuweisung.
5. Automatisierungen aktivieren, nutzen Sie n8n für automatische Angebotsnachverfolgung, Bewertungsanfragen und jährliche Wartungserinnerungen. Dafür ist ein Scheduler in Ihrer eigenen n8n-Instanz oder einem anderen externen Dienst über die API nötig; Customermates führt zeitgesteuerte Follow-ups und Erinnerungen nicht selbst aus.

Kein IT-Team nötig, keine wochenlange Einrichtung. Customermates ist Open Source, Ihre Daten gehören Ihnen, die Preise bleiben planbar, und Sie sind nie eingesperrt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein CRM für Handwerker?

Ein CRM (Customer Relationship Management) für Handwerker ist eine Software, die Ihnen hilft, Anfragen, Angebote, Aufträge, Kunden und Termine an einem Ort zu verwalten. Statt alles in Tabellen, SMS und Notizbüchern zu verfolgen, gibt Ihnen ein Handwerker CRM eine Pipeline-Ansicht Ihres Betriebs, automatische Wiedervorlagen und eine vollständige Historie zu jedem Kunden.

Wie unterscheidet sich Customermates von Software wie ServiceTitan oder Jobber?

Field-Service-Plattformen bündeln Disposition, GPS-Tracking, Rechnungsstellung und CRM in einem teuren Paket, oft mit Kosten pro Techniker. Customermates konzentriert sich auf die CRM- und Pipeline-Seite, Anfragenverfolgung, Kundenbeziehungen, Angebotsnachverfolgung und Workflow-Automatisierung, zu einem Bruchteil der Kosten. Wenn Sie ein CRM für das Handwerk brauchen, ohne für Funktionen zu zahlen, die Sie nicht nutzen, ist Customermates die bessere Wahl. Es lässt sich über n8n und API mit Ihren bestehenden Tools verbinden.

Kann ich Customermates auf dem Handy nutzen?

Ja. Customermates ist vollständig responsiv und funktioniert auf jedem mobilen Browser. Sie können Auftragsphasen aktualisieren, Notizen hinzufügen, Kundenhistorien einsehen und Anrufe protokollieren, direkt von der Baustelle, ohne App-Installation.

Ist Customermates DSGVO-konform?

Ja. Customermates ist DSGVO-nativ, wird in der EU-Region gehostet und kann auf Ihrer eigenen Infrastruktur selbst gehostet werden. Kundenadressen, Objektdaten und Kontaktinformationen werden standardmäßig datenschutzkonform verarbeitet. Löschanfragen und Auskunftsrechte sind abgedeckt.

Was kostet ein CRM für Handwerker?

Customermates startet bei 12 € pro Nutzer pro Monat für das vollständige CRM, oder 29 € pro Nutzer pro Monat in Pro für den einheitlichen Posteingang. Ein Einzelunternehmer zahlt 12 €/Monat in Starter. Ein Betrieb mit 3 Mitarbeitern zahlt 36 €/Monat. Es gibt keine Aufpreise pro Auftrag und keine versteckten Kosten. Die Open-Source-Version können Sie auch kostenlos selbst hosten.

Kann ich Wartungsaufträge und Stammkunden verfolgen?

Ja. Markieren Sie Kunden für wiederkehrende Leistungen, setzen Sie Erinnerungen für jährliche Prüfungen oder saisonale Wartung und nutzen Sie n8n-Automatisierungen, um Nachfass-E-Mails auszulösen, wenn ein Wartungsfenster sich öffnet. Customermates hilft Ihnen, mit Bestandskunden in Kontakt zu bleiben und Folgeaufträge zu sichern.

Funktioniert Customermates für verschiedene Gewerke?

Absolut. Ob Klempner, Elektriker, Heizungsbauer oder Generalunternehmer, Customermates passt sich mit benutzerdefinierten Feldern und flexiblen Pipeline-Phasen an Ihr Gewerk an. Das CRM funktioniert für jeden Handwerksbetrieb, der Kundenanfragen, Angebote und Aufträge verwaltet.

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