Routinen

Eine Routine besteht aus einer gespeicherten Anweisung und einem Auslöser. Wenn der Auslöser greift, öffnet Customermates eine neue Assistenz-Unterhaltung, sendet deine Anweisung und lässt den Assistenten selbstständig arbeiten. Wer eine Routine sieht, richtet sich nach der Berechtigung Routinen in seiner Rolle: voller Zugriff zeigt alle Routinen des Arbeitsbereichs, eigener Zugriff nur die selbst erstellten. Lauf-Zusammenfassungen folgen der Routine. Das vollständige Assistenz-Transkript bleibt bei der Person, unter deren Identität der Lauf ausgeführt wurde.

Woraus eine Routine besteht

• Anweisungen: der Prompt, den der Assistent bei jedem Lauf erhält. Schreibe ihn so, wie du im Chat fragen würdest.
• Auslöser: entweder ein Zeitplan oder ein Ereignis in der App, etwa eine aktualisierte Opportunität.
• Schutzgrenzen: Customermates begrenzt, wie oft eine Routine laufen und wie viel Guthaben ein einzelner Lauf verbrauchen darf, damit eine Routine unbeaufsichtigt nicht dein Kontingent leert.

Routinen gibt es nur im Cloud-Produkt, da sie gehostetes KI-Guthaben aus dem Monatskontingent der Eigentümerin oder des Eigentümers verbrauchen.

Wer eine Routine anlegt, wird ihre Eigentümerin oder ihr Eigentümer. Nur diese Person kann Anweisungen oder Auslöser ändern, die Routine aktivieren oder pausieren und Auslöser testen verwenden, denn jeder Lauf nutzt ihre Identität, Zugriffsrechte und ihr KI-Guthaben. Ein Unternehmensadmin kann die Routine einer anderen Person pausieren oder löschen, sie aber nicht bearbeiten, testen oder ausführen. Wird das Konto der Eigentümerin oder des Eigentümers inaktiv oder entfernt, bleiben Routine und Verlauf erhalten, die Routine bleibt jedoch pausiert und schreibgeschützt, bis ein Unternehmensadmin sie löscht.

Jeder Nutzer erhält ein eigenes Tarifkontingent: Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro enthält 5 Routinen pro Nutzer und Business sowie Enterprise enthalten unbegrenzt Routinen pro Nutzer. Die Routinen anderer Nutzer belegen deine Plätze nicht. Eine Routine zu pausieren gibt keinen Platz frei, sie zu löschen schon.

Zeitpläne

Wähle, wie oft die Routine wiederholt wird: alle 15 oder 30 Minuten oder stündlich, täglich, wöchentlich beziehungsweise monatlich, dazu die Uhrzeit. Darunter steht der Zeitplan ausgeschrieben, damit du ihn auf einen Blick prüfen kannst. Die Uhrzeiten gelten in der Zeitzone des Browsers, in dem die Routine erstellt wurde.

Routinen laufen höchstens alle 15 Minuten. Ein Zeitplan, der häufiger auslösen würde, wird beim Speichern abgelehnt. Der Planer sucht alle fünf Minuten nach fälligen Routinen, ein Lauf kann also einige Minuten nach seiner nominalen Zeit starten.

Ereignis-Auslöser

Ein Ereignis-Auslöser benennt ein oder mehrere Ereignisse in der App, etwa eine erstellte, aktualisierte oder gelöschte Opportunität. Zwei optionale Felder grenzen ihn weiter ein, damit die Routine nur für die Fälle Guthaben ausgibt, die dich interessieren.

Geänderte Felder gilt nur für Aktualisierungen. Benenne die Felder, die du beobachten willst, etwa den Wert einer Opportunität oder eine deiner eigenen Spalten, und die Routine läuft nur, wenn sich eines davon tatsächlich geändert hat. Das Feld ist ausgeblendet, solange kein Aktualisierungs-Ereignis gewählt ist, denn Erstellungen und Löschungen melden keine Änderungen einzelner Felder.

Datensatzfilter beschränken die Routine auf Datensätze, die deinen Bedingungen entsprechen, etwa nur Opportunitäten, die dir zugewiesen sind. Bei Löschungen greifen sie nicht, weil der Datensatz zum Startzeitpunkt der Routine bereits weg ist.

Lasse ein Feld leer, um bei jedem passenden Ereignis zu laufen.

Startet ein Ereignis einen Lauf, erfährt der Assistent vor deinen Anweisungen, was passiert ist: den Namen des Ereignisses, die Art des Datensatzes und dessen Kennung, bei einer Aktualisierung die geänderten Felder und bei einem Posteingangs-Ereignis die Unterhaltung, zu der die Nachricht gehört. Den Datensatz selbst kann er von dort aus lesen. Die vorherigen Werte der geänderten Felder erhält er nicht.

Läufe

Öffne eine Routine, um ihre Läufe zu sehen, die neuesten zuerst. Jeder Lauf hält fest, wessen Identität und Guthaben er genutzt hat. Alle im Unternehmen sehen Status, Zusammenfassung und Guthabenverbrauch. Nur die für diesen Lauf festgehaltene Person kann das vollständige Transkript öffnen: worum der Assistent gebeten wurde, welche Datensätze er gelesen oder geändert hat und was er geantwortet hat.

Mit Auslöser testen startest du für eine geplante Routine sofort einen echten Lauf. Er verbraucht KI-Guthaben und kann Daten im Arbeitsbereich ändern. Ereignisgesteuerte Routinen benötigen ein echtes passendes Ereignis; deshalb ist diese Schaltfläche für sie deaktiviert.

Die Laufstatus sind queued, running, succeeded, partial, failed, skipped und blocked. Ein Lauf ist skipped, wenn eine Schutzgrenze ihn gestoppt hat, und blocked, wenn der Assistent gar nicht starten konnte, etwa weil das Guthaben aufgebraucht oder das Konto nicht mehr aktiv ist.

Was eine Routine darf

Ein unbeaufsichtigter Lauf darf deinen Arbeitsbereich lesen sowie Kontakte, Organisationen, Opportunitäten, Leistungen, Aufgaben und Notizen anlegen oder aktualisieren. Er darf außerdem Nachrichten entwerfen und senden.

Das Löschen von Datensätzen muss immer eine Person freigeben. Eine Routine, die etwas löschen möchte, wird sofort abgelehnt, und der Lauf hält die Ablehnung fest.

Oberflächenwerkzeuge stehen Routinen nicht zur Verfügung, da bei einem unbeaufsichtigten Lauf kein Browser angebunden ist.

Anker-IDs

Layout-Steuerung: #routines-layout-table, #routines-layout-board

Routinen-Dialog (zuerst eine Routine öffnen oder anlegen): #routine-modal-save, #routine-modal-reset