Kernkonzepte

Customermates speichert CRM-Daten in konfigurierbaren Listen. Jeder Workspace legt seine eigenen Listen fest, etwa Kontakte, Deals, Projekte oder Bewerbungen, und kann jederzeit weitere anlegen, ganz ohne neue App-Version. Jeder Datensatz behält eine stabile ID, daher bricht das Umbenennen einer Liste oder eines Felds keine Referenz. Eine gespeicherte Ansicht zeigt Datensätze einer Liste, ohne sie zu kopieren.

Welche Listen hat ein Workspace, und woher kommen sie?

Keine Liste ist fest eingebaut. In Customermates Cloud entwirft die KI-Einrichtung im Onboarding den ganzen Workspace aus Ihren Antworten und, falls Sie eine angeben, Ihrer Website: jede Liste mit ihren Feldern, Beziehungen und Berechnungen, die Listenansichten, Beispieldatensätze oder eine importierte Tabelle, das Dashboard und die Wissensdatenbank. Ein selbst gehosteter Workspace startet ohne Listen: Personen, die das Datenmodell verwalten, legen sie unter Konfigurieren an. Workspaces, die vor der KI-Einrichtung angelegt wurden, behalten ihre bisherigen Listen.

Die Namen richten sich nach Ihrem Geschäft, Ihre Deal-Liste kann also auch Opportunities oder Aufträge heißen. Listen aus der Einrichtung sind gewöhnliche Listen: Sie können sie umbenennen und ihre Felder, Beziehungen und Darstellung in Konfigurieren wie bei jeder eigenen Liste erweitern oder ändern. Um Nachrichten Datensätzen zuzuordnen, braucht eine Liste ein Feld Kanäle: die E-Mail-Adressen, WhatsApp-Telefonnummern und sozialen Konten, über die Nachrichten einem Datensatz zugeordnet werden. Die Personenliste aus der Einrichtung hat eines; jeder anderen Liste können Sie eines hinzufügen. Es ist ein normales Feld, das Sie wie jedes andere verschieben, anheften und bearbeiten können; eine Kennung kann zu mehreren Datensätzen passen. Gewöhnliche E-Mail- und Telefonfelder nehmen an der Zuordnung nicht teil.

Wie wird der Gesamtwert eines Deals berechnet?

Verkaufen Sie Produkte oder Leistungen, gibt die KI-Einrichtung Ihrer Deal-Liste Positionen, eine Unterliste: Jede Position gehört zu einem Deal, wird darin bearbeitet, teilt seinen Zugriff und wird mit ihm entfernt. Jede Position hat Angebot, Menge, Preismodus und wirksamen Einzelpreis. Positionswert = Menge × wirksamer Einzelpreis. Der Deal-Wert ist die Summe der Positionswerte; ohne Positionen ist er ein einfacher Geldbetrag. Dasselbe Angebot darf auf mehreren Positionen stehen. Bei Live-Preisen wirken spätere Preisänderungen des Angebots; ein gespeicherter Preis bleibt, wie er erfasst wurde. Jedes Geldfeld trägt seine eigene Währung, und Beträge in verschiedenen Währungen werden nie stillschweigend addiert.

Die Summe ist eine konfigurierte Berechnung. Ein Schema-Verwalter kann sie nach einer Vorschau der betroffenen Datensätze und Widgets ändern oder in einen manuellen Wert umwandeln. Fehlender Eingangswert, ein Wert, den Sie nicht sehen dürfen, Null und Berechnungsfehler sind unterschiedliche Zustände. Siehe gewichtete Pipeline.

Wie verknüpfen Beziehungen Datensätze, etwa einen Kontakt mit mehreren Organisationen?

Eine Beziehung verbindet zwei Listen. Jede Seite hat eine eigene Bezeichnung und erlaubt einen oder mehrere Datensätze; so kann ein Kontakt zu mehreren Organisationen gehören und ein Projekt Kontakte und Deals verknüpfen. Beide Datensätze zeigen die Verknüpfung. Im Datensatzformular ist eine Beziehung ein Feld: Datensätze wählen, dann auf Speichern klicken. Unter Konfigurieren legen Sie eine auf der Konfigurationsseite einer Liste über Hinzufügen und dann Beziehung an oder indem Sie im Graph vom Punkt einer Liste zu einer anderen ziehen. Der Tab Beziehungen zeigt jede als Zeile mit ihrer Bezeichnung, wie viele Datensätze verknüpft sind (zum Beispiel Eins zu viele) und der anderen Liste; eine Liste ohne Beziehung zeigt Beziehung hinzufügen. Der Drawer legt beide Bezeichnungen fest, wie viele Datensätze verknüpft sind und unter Beim Löschen, was mit verknüpften Datensätzen geschieht.

Eine Beziehung kann außerdem die Nachrichten direkt verknüpfter Datensätze in den Aktivitäten der anderen Liste zeigen, je Richtung einstellbar. Die KI-Einrichtung schaltet das für die Beziehungen Ihrer Personenliste ein, sodass ein Deal oder eine Organisation die Nachrichten der verknüpften Personen zeigt. Im Drawer der Beziehung schaltet je Richtung ein Schalter das ein oder aus, etwa Nachrichten anzeigen in Organisationen.

Die App prüft Listentypen, Kardinalität, Duplikate und das Verhalten beim Löschen. Ein Lookup oder Rollup über mehrere verknüpfte Datensätze braucht eine Aggregation wie Summe oder Anzahl.

Was sind Felder, und welche Feldtypen gibt es?

Jede Liste beginnt mit einigen Feldern, und Sie können eigene hinzufügen; Tabellen zeigen sie als Spalten. Feldtypen sind Text, Formatierter Text, Zahl, Geldbetrag, Ja oder nein, Datum, Datum und Uhrzeit, Datumsbereich, Datums- und Zeitbereich, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, E-Mail, Telefon, Webadresse und Mitglied. Text-, E-Mail-, Telefon- und Webadressfelder können Mehrere Werte erlauben; bei E-Mail-, Telefon- und Webadressfeldern legt Beim Klicken fest, ob ein Klick den Wert öffnet (Mailprogramm, Anruf oder neuer Tab, Standard) oder kopiert, siehe CRM-Datensätze. Auswahloptionen behalten beim Umbenennen eine stabile ID. Der Wechsel von Einzelauswahl zu Mehrfachauswahl behält alle Werte; zurück geht es nur, solange jeder Datensatz höchstens eine Option hat.

Ein Feld wird von Hand erfasst oder berechnet: aus anderen Feldern desselben Datensatzes, aus einem verknüpften Datensatz übernommen oder aus verknüpften Datensätzen gezählt oder summiert. Ein berechneter Wert ist immer aktuell, außer Sie lassen ihn zu einem Zeitpunkt speichern, etwa beim Anlegen des Datensatzes. Formeln nutzen eine geprüfte Ausdruckssprache und führen nie beliebigen Code aus; Zyklen, unpassende Typen und zu teure Definitionen werden abgelehnt. Felder lassen sich je nach Zugriff in Filtern, Sortierung, Ansichten, Widgets, Routinen und Mate nutzen.

Kann ich den Typ eines Felds ändern, wenn Datensätze schon Werte haben?

Ja. Wählen Sie im Drawer des Felds einen anderen Werttyp; die Vorschau prüft jeden vorhandenen Wert und wandelt die passenden ohne Verlust um. Text wird zur Zahl, wenn er eine einfache Zahl wie 1250.50 ist, zum Datum in der Form 2026-10-12, zu Datum und Uhrzeit in ISO-Form und zu E-Mail, Telefon oder Webadresse, wenn er eine gültige ist. Text, der einem Optionsnamen entspricht, wird zu dieser Option eines Einzelauswahl- oder Mehrfachauswahlfelds. Zahlen, Daten, Ja-oder-nein-Werte und Auswahlen werden zu Text. Der Wechsel von Einzelauswahl zu Mehrfachauswahl behält alle Werte; zurück geht es nur, solange jeder Datensatz höchstens eine Option hat.

Passen manche Werte nicht, wird die Änderung blockiert, und die Vorschau nennt, wie viele Datensätze solche Werte haben, und zeigt bis zu drei davon, etwa: 2 Datensätze haben Werte in Budget, die nicht zur Änderung passen, zum Beispiel "n/a", "tbd". Korrigiere oder leere sie zuerst. Über MCP und REST trägt das Vorschau-Issue existing_values_incompatible dieselben Angaben count und examples.

Wie lege ich eigene Felder an, ändere oder lösche sie, etwa das Deal-Phasenfeld?

Öffnen Sie Konfigurieren, das alle Listen als Graph zeigt. Bei jeder Liste öffnet der Kopf ihre Konfigurationsseite, der Inhalt zeigt die ersten Felder (ein Eintrag wie 3 weitere Felder klappt die übrigen an Ort und Stelle auf, Weniger anzeigen wieder zu), und die Anzahl der Datensätze in der Fußzeile öffnet die Liste. Unterlisten stehen in einem gemeinsamen Rahmen mit ihrer übergeordneten Liste und bewegen sich mit ihr. Die Anordnung und aufgeklappte Listen werden für Sie gespeichert; Layout zurücksetzen stellt die Standardanordnung wieder her.

Die Schaltfläche + an einer Liste im Graph und das Menü Hinzufügen auf ihrer Konfigurationsseite bieten dieselben Einträge: Feld, Berechnetes Feld, Beziehung, Kanäle (nur solange die Liste keines hat) und Unterliste, jeweils in einem eigenen Drawer. Unterliste öffnet einen Drawer wie Neue Unterliste von Kontakte und erfordert neben dem Datenmodell-Recht Benutzer & Rollen Bearbeiten; eine Unterliste kann selbst keine Unterlisten haben, und REST und MCP lehnen eine solche Änderung mit recordSublistNested ab. Eine Unterliste wie Positionen zeigt auf ihrer Seite und im Graph Unterliste von Deals mit der Erklärung, dass jeder Eintrag zu genau einem Deal gehört, darin bearbeitet wird, dessen Zugriff teilt und mit ihm gelöscht wird. Die Konfigurationsseite einer Liste wechselt zwischen Allgemein, Felder und Beziehungen, und Beziehungen erscheinen als Zeilen wie Felder. Ein Deal-Phasenfeld liegt auf der Konfigurationsseite Ihrer Deal-Liste. Vor dem Übernehmen zeigt eine Vorschau die betroffenen Datensätze, Ansichten, Widgets, Routinen und Formeln, und Änderungen, die etwas brechen würden, bleiben gesperrt, bis Sie das auflösen.

Um ein eigenes oder ein anderes Feld, eine Liste oder eine Beziehung zu löschen, verwenden Sie Löschen im Drawer oder im Menü der Seite. Die Bestätigung nennt alles, was automatisch angepasst wird (Ansichtsfilter, Spalten und Sortierungen, Widget-Filter und Gruppierungen, ein Widget, das das Feld ausgewertet hat, zählt stattdessen Datensätze, Webhooks entfernen es aus ihrem Auslöser und werden pausiert, wenn es ihr einziger Auslöser war, und Kanäle, Profilbild oder Kalender verwenden es nicht mehr), und blockiert nur bei Dingen, die sonst falsch rechnen würden: Berechnungen, Routinen und Felder, die den Zugriff auf den Workspace steuern. Jedes Feld lässt sich löschen, auch das Feld, das die Datensätze benennt: Dann benennt das nächste Textfeld in der Feldreihenfolge der Liste die Datensätze, und die Bestätigung nennt es; ist kein Textfeld mehr übrig, erscheinen die Datensätze ohne Namen. Wird das Feld wiederhergestellt, benennt es die Datensätze wieder, sofern das Namensfeld seitdem nicht geändert wurde, und es kehrt in die Einstellungen für Kanäle, Profilbild oder Kalender zurück; Widgets, die nun Datensätze zählen, und Webhook-Auslöser bleiben unverändert. Gelöschte Elemente landen im Papierkorb, wo Sie sie 30 Tage lang Wiederherstellen oder nach Eingabe des Namens Endgültig löschen können; danach werden sie endgültig gelöscht. Endgültiges Löschen entfernt auch die gespeicherten Werte und bei einer Liste deren Datensätze und Verknüpfungen.

Namen sind eindeutig: Listennamen, Feldnamen innerhalb einer Liste, Beziehungsbezeichnungen je Seite und Optionsbezeichnungen je Feld, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung und Akzente. Die Verwaltung des Datenmodells ist ein eigenes Recht, getrennt vom Bearbeiten von Datensätzen; sie gibt weder Datensatzzugriff noch Rollenverwaltung.

Wie baue ich ein berechnetes Feld?

Wählen Sie im Menü Hinzufügen auf der Konfigurationsseite einer Liste unter Konfigurieren Berechnetes Feld, oder öffnen Sie dort ein bestehendes berechnetes Feld. Wertquelle legt fest, woher der Wert kommt: Aus diesem Datensatz berechnet, Aus einem verknüpften Datensatz übernommen oder Aus verknüpften Datensätzen gezählt oder summiert. Der Werttyp ergibt sich aus der Berechnung und steht am Ergebnis, eine Summe von Geldfeldern ist also Geld und eine Anzahl eine Zahl.

Der Abschnitt Berechnung zeichnet die Berechnung von oben nach unten mit denselben Kästen wie der Graph in Konfigurieren. Für einen Wert aus verknüpften Datensätzen beginnt sie bei der Liste selbst, folgt einer Beziehung, die als Chip wie Positionen · Eins zu viele erscheint, und endet in der verknüpften Liste mit Übernimm Preis oder, für eine Summe, Summe von Betrag oder Anzahl der verknüpften Positionen. Eine Berechnung aus dem Datensatz zeigt ihre Eingaben und danach je Schritt einen Kasten, etwa Multiplizieren mit seinen zwei Eingaben. Jede Auswahl ist ein Chip: Ein Klick durchsucht die Felder der Liste, folgt unter Weiter verknüpfen einer weiteren Beziehung oder nimmt über Fester Wert einen festen Wert auf. Eingabe hinzufügen und Schritt hinzufügen erweitern eine Berechnung, und das Menü Weitere Aktionen eines Schritts entfernt ihn.

Der letzte Kasten zeigt den Ergebnistyp und ein Beispiel: einen Datensatz der Liste mit dem Wert, den diese Berechnung ergibt, und einen Pfeil für einen anderen Datensatz. Unter den Kästen beschreibt ein Satz, was das Feld tut, zum Beispiel „Wert summiert Betrag aller verknüpften Positionen.“ Solange etwas fehlt, nennt der Satz es, etwa „Wähle, welcher Wert summiert wird.“, und Speichern markiert den unvollständigen Kasten.

Weitere Optionen legt die Aktualisierung fest: Immer aktuell, Beim Anlegen des Datensatzes gespeichert, Gespeichert, wenn sich ein Feld ändert (mit dem Feld und dem Wert, der es auslöst) oder Auf Anfrage gespeichert. Ein gespeicherter Wert kann Überschreiben erlauben. Sind verknüpfte Datensätze beteiligt, zeigt Allen zeigen, die diesen Datensatz (Deal) sehen können den Wert auch Personen, die die verknüpften Datensätze nicht öffnen dürfen; bei einem einzelnen verknüpften Wert oder einer Summe über einen Datensatz sehen sie genau diesen Wert, deshalb braucht eine Änderung einer solchen Berechnung die Freigabe eines Administrators.

Wie werden berechnete Geldbeträge gerundet?

Ein berechnetes Geldbetrag-Feld ohne Dezimalstellen rundet sein Ergebnis kaufmännisch auf die kleinste Einheit seiner Währung, bevor es gespeichert wird: zwei Stellen für EUR oder USD, keine für JPY, drei für KWD. Sind Dezimalstellen gesetzt, rundet ein berechneter Wert stattdessen auf so viele Stellen. App, REST-API, Exporte und Webhooks liefern den gerundeten Wert. Jeder Wert rundet für sich, eine Deal-Summe addiert also bereits gerundete Positionsbeträge und kann um einen Cent von einer Summe ungerundeter Werte abweichen. Gespeicherte Werte ändern sich bei ihrer nächsten Neuberechnung. Eingegebene Werte werden nie gerundet; Dezimalstellen legt nur fest, wie sie angezeigt werden.

Wie funktioniert eine gewichtete Pipeline, und wie wird der gewichtete Wert berechnet?

Gewichteter Deal-Wert = Deal-Wert × Phasenwahrscheinlichkeit / 100. Die Phasen sind ein Feld vom Typ Einzelauswahl, dessen Optionen je eine Wahrscheinlichkeit von 0 bis 100 Prozent tragen; die KI-Einrichtung übernimmt sie aus der Abschlusschance jeder Phase. Der gewichtete Wert ist ein optionales berechnetes Feld. Ein Deal über 2.600 bei 60 Prozent zählt 1.560; eine Null-Prozent-Phase zählt null, und eine fehlende Wahrscheinlichkeit lässt den gewichteten Wert leer. Ein geänderter Live-Preis eines Angebots berechnet abhängige Werte neu; ein gespeicherter Preis nicht.

Ein Schema-Verwalter bearbeitet Phasen, Wahrscheinlichkeiten oder die Formel auf der Konfigurationsseite der Deal-Liste unter Konfigurieren, und die Vorschau zeigt die Auswirkung auf bestehende Deals und Widgets. Wer nicht jeden Eingangswert einer Berechnung lesen darf, sieht statt der Summe einen eingeschränkten Wert, und die Formel selbst sieht nur, wer alle ihre Eingangswerte lesen darf.

Was sind Widgets?

Ein Diagramm-Widget im Dashboard wählt eine Quellliste und eine Aggregation, bei anderen Aggregationen als Anzahl auch ein Wertfeld, sowie optionale Filter, eine Gruppierung und eine Darstellung, etwa die Summe des Deal-Werts nach Phase oder die Anzahl der Projekte nach Besitzer. Jeder Datensatz zählt einmal auf der Liste, aus der er stammt; ein Deal mit zwei Organisationen zählt in beiden Gruppen voll, daher können Gruppensummen die Gesamtsumme übersteigen. Ein Anzahl-Diagramm mit einer Liste von Angeboten als Quellliste zählt deren Datensätze; mit Positionen als Quellliste zählt es Positionsdatensätze. Widgets folgen denselben Zugriffsregeln wie Listen. Aktivitäts-Widgets zeigen einen Verlauf statt einer Zahl. Siehe Dashboard.

Was sind Webhooks?

Ein Webhook oder eine Routine kann Datensatzereignisse einer oder mehrerer Listen abonnieren, optional nach Feldern gefiltert. Zustellungen werden eingereiht, nachdem die Änderung gespeichert ist. Eine fehlgeschlagene Zustellung wird mit derselben Ereignis- und Zustellungs-ID wiederholt, ein Empfänger kann ein Ereignis also mehr als einmal sehen. Der Zugriff wird beim Senden erneut geprüft, und frühere Zustellungen werden für die betrachtende Person geschwärzt. Siehe Webhooks.

Was ist formatierter Text, und ist er Markdown?

Ein Feld vom Typ Formatierter Text enthält formatierten Text am Datensatz, etwa Notizen, Beschreibungen oder Zusammenfassungen. Es ist ein Feld wie jedes andere: Es hat seinen Platz in der Übersicht, lässt sich anheften oder ausblenden, und eine Liste kann beliebig viele davon haben. Der Text wird als geprüftes Dokument gespeichert, nicht als Markdown-Zeichenfolge. Wo er als reiner Text oder Markdown erscheint, ist das eine Umwandlung desselben Dokuments, keine zweite Kopie.

Wer sind Nutzer, Rollen und die Company, und was bedeutet Lesen Zugewiesen?

Mitglieder sind die Personen in einem Workspace. Rollen vergeben Erstellen, Lesen, Bearbeiten und Löschen je Liste. Lesen Alle umfasst jeden Datensatz der Liste, Zugewiesen nur die dem Mitglied zugewiesenen, Keine nichts. Bearbeiten und Löschen erfordern außerdem Zugriff auf den jeweiligen Datensatz. Neue Listen starten ohne Zugriff. Jede Suche, Berechnung, jeder Export, jedes Widget und jede Antwort von Mate beachtet den Zugriff der lesenden Person.

Weiter

• CRM-Datensätze: Listen, Editor und Ansichten.
• Filter-Syntax: Filter und Beziehungsoperatoren.
• MCP-Tool-Katalog: Tools für Datensätze und Konfiguration.

Für Agents

Listen- und Feld-IDs liefern discover_record_types und get_record_model. Jede Datensatzreferenz enthält typeId und recordId. Verknüpfungen setzen oder entfernen Sie mit mutate_crm_record und Beziehungs-IDs aus get_record_model. Formatierter Text wird als typisierter richText-Wert geschrieben oder mit {fieldId, append} in einer Änderung an den aktuellen Text angehängt. configure_record_model prüft und übernimmt eine Schema-Änderung mit erwarteter Revision und Idempotenzschlüssel; eine veraltete Revision braucht eine neue Vorschau.