Concetti chiave

Customermates conserva i dati del CRM in liste configurabili. Ogni spazio di lavoro definisce le proprie liste, come Contatti, Trattative, Progetti o Candidature, e può aggiungerne altre in qualsiasi momento senza attendere un rilascio. Ogni record ha un ID stabile, quindi rinominare una lista o un campo non rompe alcun riferimento. Una vista salvata mostra i record di una lista senza copiarli.

Quali liste ha uno spazio di lavoro e da dove arrivano?

Nessuna lista è predefinita. Su Customermates Cloud, la configurazione dello spazio di lavoro assistita dall’IA nella procedura di configurazione progetta l’intero spazio di lavoro a partire dalle risposte e, se indicato, dal sito web: ogni lista con i suoi campi, le sue relazioni e i suoi calcoli, le viste delle liste, i record di esempio o un foglio di calcolo importato, la dashboard e la Base di conoscenza. Uno spazio di lavoro self-hosted parte senza liste: chi gestisce il modello dei dati le crea in Modello dati. Gli spazi di lavoro creati prima della configurazione con IA mantengono le liste con cui erano partiti.

I nomi seguono la tua attività, quindi la lista delle trattative può chiamarsi Opportunità od Ordini. Le liste create dalla configurazione sono liste ordinarie: puoi rinominarle ed estenderne o cambiarne campi, relazioni e layout in Modello dati, come per qualsiasi lista creata da te. Per abbinare i messaggi ai record, una lista ha bisogno di un campo Recapiti: i numeri di telefono, gli indirizzi e-mail e i profili social di un record. Un numero di telefono si può chiamare e corrisponde anche alle chat WhatsApp dello stesso numero. La lista delle persone creata dalla configurazione ne ha uno; puoi aggiungerne uno a qualsiasi altra lista. È un campo normale che puoi spostare, fissare, filtrare e modificare come ogni altro; un identificatore può corrispondere a più record.

Come si calcola il valore totale di una trattativa?

Quando vendi prodotti o servizi, la configurazione dello spazio di lavoro con IA dà alla lista delle trattative Voci, un sottoelenco: ogni voce appartiene a una trattativa, si modifica al suo interno, ne condivide l’accesso e viene eliminata con essa. Ogni voce ha un articolo, una quantità, una modalità di prezzo e un prezzo unitario effettivo. Importo della voce = quantità × prezzo unitario effettivo. Il valore della trattativa è la somma degli importi delle voci; senza voci è un semplice importo. Lo stesso articolo può comparire su più voci. Il prezzo attuale segue le modifiche successive del prezzo dell’articolo; il prezzo salvato mantiene il prezzo acquisito. Ogni campo Importo ha la propria valuta, e importi in valute diverse non vengono mai sommati in silenzio.

Il totale è un calcolo configurato, quindi chi gestisce lo schema può modificarlo o trasformarlo in un valore manuale dopo aver visto l’anteprima dei record e dei widget interessati. Un input mancante, un valore che non si può vedere, lo zero e un errore di calcolo sono stati diversi. Vedi pipeline ponderata.

Come collegano i record le relazioni, per esempio un contatto a più organizzazioni?

Una relazione collega due liste. Ogni lato ha la propria etichetta e consente uno o più record, quindi un contatto può appartenere a più organizzazioni e un progetto può collegare contatti e trattative. Entrambi i record mostrano il collegamento. Nel modulo del record una relazione è un campo: scegli i record, poi fai clic su Salva. In Modello dati ne aggiungi una con Aggiungi, poi Relazione, nella pagina di configurazione di una lista, oppure trascinando dal punto di una lista a un’altra nel grafico. La scheda Relazioni elenca ciascuna relazione come riga con la sua etichetta, il numero di record collegati (per esempio Uno a molti) e l’altra lista; una lista che non ne ha mostra Aggiungi relazione. Il pannello laterale imposta entrambe le etichette, il numero di record collegati e, in All'eliminazione, che cosa succede ai record collegati.

Una relazione può anche mostrare i messaggi dei record collegati direttamente nelle Attività dell’altra lista, impostabile per direzione. La configurazione dello spazio di lavoro con IA lo attiva per le relazioni della lista delle persone, quindi una trattativa o un’organizzazione mostra i messaggi delle persone collegate. Nel pannello della relazione un interruttore per direzione lo attiva o lo disattiva, per esempio Mostra i loro messaggi in Organizzazioni.

L’app controlla i tipi di lista, la cardinalità, i duplicati e che cosa succede all’eliminazione. Un lookup o un rollup su più record collegati richiede un’aggregazione come somma o conteggio.

Che cosa sono i campi e quali tipi di campo esistono?

Ogni lista parte con alcuni campi e puoi aggiungerne di tuoi; le tabelle li mostrano come colonne. I tipi di campo sono Testo, Testo formattato, Numero, Importo, Sì o no, Data, Data e ora, Intervallo di date, Intervallo di date e ore, Scelta singola, Scelta multipla, Indirizzo web, Membro, Indirizzo, File e Telefono, e-mail e social. Numeri di telefono e indirizzi e-mail non hanno un tipo di campo proprio: stanno nel campo Recapiti di una lista, che ha il tipo Telefono, e-mail e social. Un campo Indirizzo contiene un indirizzo postale, verificato rispetto al formato degli indirizzi del suo paese, vedi Come inserisco un indirizzo?. Per i campi Testo, Indirizzo web e File puoi attivare Consenti più valori (un campo File contiene allora fino a 20 file, vedi Come allego file a un record?); per i campi Indirizzo web, Al clic stabilisce se facendo clic su un valore questo si apre in una nuova scheda (impostazione predefinita) o viene copiato, vedi Record del CRM. Le opzioni di scelta mantengono un ID stabile quando vengono rinominate. Passare un campo Scelta singola a Scelta multipla mantiene ogni valore; il passaggio inverso funziona solo finché ogni record ha al massimo un’opzione.

Un campo si inserisce a mano oppure si calcola: da altri campi dello stesso record, preso da un record collegato, oppure contato o sommato dai record collegati. Un valore calcolato è sempre aggiornato, a meno che tu non scelga di salvarlo in un momento preciso, per esempio quando il record viene creato. Le formule usano un linguaggio di espressioni controllato e non eseguono mai codice arbitrario; cicli, tipi incompatibili e definizioni troppo onerose vengono respinti. I campi si possono usare in filtri, ordinamenti, viste, widget, routine e in Mate, nei limiti dell’accesso.

Posso cambiare il tipo di un campo quando i record hanno già dei valori?

Sì. Scegli un altro Tipo di valore nel pannello del campo; l’anteprima controlla ogni valore esistente e converte quelli che si adattano senza perdite. Il Testo diventa un Numero quando è un numero semplice come 1250.50, una Data quando è scritto come 2026-10-12, una Data e ora in forma ISO e un Indirizzo web quando è valido. Il testo che corrisponde all’etichetta di un’opzione diventa quell’opzione di un campo Scelta singola o Scelta multipla. Numeri, date, valori Sì o no e scelte diventano Testo. Passare da Scelta singola a Scelta multipla mantiene ogni valore; il passaggio inverso funziona solo finché ogni record ha al massimo un’opzione.

Quando alcuni valori non si adattano, la modifica viene bloccata e l’anteprima indica quanti record contengono tali valori e ne mostra fino a tre, per esempio: 2 record hanno valori in Budget che non corrispondono alla modifica, ad esempio «n/a», «tbd». Correggili o svuotali prima. Tramite MCP e REST, il problema di anteprima existing_values_incompatible riporta gli stessi count ed examples.

Come aggiungo, modifico o elimino campi, compreso il campo della fase di una trattativa?

Apri Modello dati, che mostra tutte le liste come un grafico. Su ogni lista l’intestazione apre la pagina di configurazione della lista, il corpo mostra i primi campi (una voce come altri 3 campi espande il resto sul posto, Mostra meno lo comprime) e il numero di record nel piè di pagina apre la lista. I sottoelenchi stanno in un unico riquadro con la lista principale e si spostano con essa. Posizioni e liste espanse vengono salvate per ciascuno; Ripristina layout ripristina la disposizione predefinita.

Il pulsante + su una lista nel grafico e il menu Aggiungi nella sua pagina di configurazione offrono le stesse voci: Campo, Campo calcolato, Relazione, Recapiti (solo finché la lista non ne ha) e Sottoelenco, ciascuna in un proprio pannello laterale. Sottoelenco apre un pannello come Nuovo sottoelenco di Contatti e richiede Modifica su Utenti e ruoli, oltre al permesso sul modello dei dati; un sottoelenco non può avere sottoelenchi propri, e REST e MCP rifiutano una modifica del genere con recordSublistNested. Un sottoelenco come Voci mostra Sottoelenco di Trattative nella sua pagina e nel grafico, con la spiegazione che ogni voce appartiene a un record Trattativa, si modifica al suo interno, ne condivide l’accesso e viene eliminata con esso. La pagina di configurazione di una lista alterna Generale, Campi e Relazioni, e le relazioni compaiono come righe, come i campi. Il campo della fase di una trattativa si trova nella pagina di configurazione della lista delle trattative. Prima che una modifica venga applicata, un’anteprima mostra i record, le viste, i widget, le routine e le formule interessati, e le modifiche che romperebbero qualcosa vengono bloccate finché non si risolvono.

Per eliminare un campo personalizzato o qualsiasi altro campo, una lista o una relazione, usa Elimina nel suo pannello o nel menu della pagina. La conferma elenca tutto ciò che viene adattato automaticamente (filtri, colonne e ordinamenti delle viste, filtri e raggruppamenti dei widget, un widget che misurava il campo conta invece i record, i webhook lo tolgono dal proprio trigger e vengono messi in pausa se era il loro unico trigger, e le impostazioni dei recapiti, dell’immagine del profilo o del calendario smettono di usarlo) e blocca solo ciò che verrebbe calcolato in modo errato: calcoli, routine e i campi che controllano l’accesso allo spazio di lavoro. Puoi eliminare qualsiasi campo, anche quello che dà il nome ai record: il campo di testo successivo nell’ordine dei campi della lista ne prende allora il posto, e la conferma indica quale; senza più campi di testo, i record compaiono come senza nome. Ripristinando il campo, questo torna a dare il nome ai record, a meno che nel frattempo il campo del nome sia stato cambiato, e rientra nelle impostazioni dei recapiti, dell’immagine del profilo o del calendario; i widget che ora contano i record e i trigger dei webhook restano come sono. Gli elementi eliminati vanno nel Cestino, dove puoi ripristinarli con Ripristina per 30 giorni oppure eliminarli con Elimina definitivamente dopo aver digitato il nome; dopo 30 giorni vengono eliminati in modo definitivo. Un’eliminazione definitiva rimuove anche i valori memorizzati e, per una lista, i suoi record e collegamenti.

I nomi sono univoci: nomi delle liste, nomi dei campi all’interno di una lista, etichette delle relazioni per lato ed etichette delle opzioni per campo, senza distinguere maiuscole e accenti. Gestire il modello dei dati è un permesso a sé, separato dalla modifica dei record; non dà né accesso ai record né la gestione dei ruoli.

Come creo un campo calcolato?

Scegli Campo calcolato nel menu Aggiungi di una lista, nella sua pagina di configurazione in Modello dati, oppure aprine lì uno esistente. Origine del valore stabilisce da dove proviene il valore: Calcolato da questo record, Preso da un record collegato oppure Contato o sommato dai record collegati. Il tipo di valore deriva dal calcolo ed è mostrato sul risultato, quindi un totale di campi Importo è un importo e un conteggio è un numero.

La sezione Calcolo disegna il calcolo dall’alto verso il basso con le stesse caselle del grafico di Modello dati. Per un valore preso da record collegati parte dalla lista stessa, segue una relazione mostrata come chip, per esempio Voci · Uno a molti, e termina nella lista collegata con Prendi Prezzo oppure, per un totale, Somma di Importo o Numero di Voci collegati. Un calcolo a partire dal record elenca i propri Input e poi una casella per ogni passo, come Moltiplica con i suoi due input. Ogni scelta è un chip: fai clic per cercare tra i campi della lista, segui un’altra relazione in Vai oltre oppure inserisci un Valore fisso. Aggiungi input e Aggiungi passo estendono un calcolo, e il menu Altre azioni di un passo lo rimuove.

L’ultima casella mostra il tipo del risultato e un esempio: un record della lista con il valore che questo calcolo gli assegna, e una freccia per mostrarne un altro. Sotto le caselle una frase dice che cosa fa il campo, per esempio «Valore somma Importo di tutte le voci collegate.» Finché manca qualcosa, la frase lo indica, come «Scegli quale valore sommare.», e Salva segnala la casella incompleta.

Altre opzioni imposta Aggiornamento: Sempre aggiornato, Salvato alla creazione del record, Salvato quando cambia un campo (scegli il campo e il valore che lo attiva) oppure Salvato su richiesta. Un valore salvato può consentire Consenti di sovrascriverlo. Quando sono coinvolti record collegati, Mostra a chiunque possa vedere il record (Trattativa) permette di vedere questo valore anche a chi non può aprire i record collegati; per un singolo valore collegato o un totale su un solo record si vede esattamente quel valore, quindi modificare un calcolo di questo tipo richiede l’approvazione di un amministratore.

Come vengono arrotondati i valori in denaro calcolati?

Un campo Importo calcolato senza Cifre decimali arrotonda il risultato per eccesso a metà (half-up) alla più piccola unità della sua valuta prima di memorizzarlo: due decimali per EUR o USD, nessuno per JPY, tre per KWD. Con Cifre decimali impostate, un valore calcolato si arrotonda invece a quel numero di cifre. L’app, l’API REST, le esportazioni e i webhook restituiscono il valore arrotondato. Ogni valore si arrotonda da solo, quindi il totale di una trattativa somma importi di voci già arrotondati e può differire di un centesimo da una somma di valori non arrotondati. I valori memorizzati cambiano al successivo ricalcolo. I valori inseriti non vengono mai arrotondati; Cifre decimali stabilisce solo come vengono mostrati.

Come funziona una pipeline ponderata e come si calcola il valore ponderato?

Valore ponderato della trattativa = valore della trattativa × probabilità della fase / 100. Le fasi sono un campo Scelta singola le cui opzioni hanno ciascuna una probabilità da 0 a 100 percento, che la configurazione con IA ricava dalla probabilità di successo di ogni fase. Il valore ponderato è un campo calcolato facoltativo. Una trattativa da 2.600 al 60 percento contribuisce con 1.560; una fase allo zero percento contribuisce con zero, e una probabilità mancante lascia vuoto il valore ponderato. Una modifica del prezzo attuale di un articolo ricalcola i valori dipendenti; un prezzo di preventivo salvato no.

Chi gestisce lo schema modifica le fasi, le loro probabilità o la formula nella pagina di configurazione della lista delle trattative in Modello dati, e l’anteprima mostra l’effetto sulle trattative e sui widget esistenti. Chi non può leggere ogni input di un calcolo vede un valore riservato al posto del totale, e la formula stessa viene mostrata solo a chi può leggere tutti i suoi input.

Che cosa sono i widget?

Un widget grafico nella Dashboard sceglie una lista di origine e un’aggregazione, un campo valore per le aggregazioni diverse dal conteggio, filtri facoltativi, un raggruppamento e uno stile di visualizzazione, per esempio la somma del Valore della trattativa per Fase o il conteggio dei Progetti per Proprietario. Ogni record viene contato una volta nella lista da cui proviene; una trattativa collegata a due organizzazioni conta per intero in entrambi i gruppi, quindi i totali raggruppati possono superare il totale complessivo. Un grafico di conteggio con origine in una lista di articoli conta i suoi record; uno con origine in Voci conta i record Voce. I widget seguono le stesse regole di accesso delle liste. I widget di attività mostrano un feed anziché un numero. Vedi Dashboard.

Che cosa sono i webhook?

Un webhook o una routine può iscriversi agli eventi dei record di una o più liste, con filtri facoltativi sui campi. Le consegne vengono messe in coda dopo il salvataggio della modifica. Una consegna non riuscita viene ritentata con la stessa identità di evento e di consegna, quindi chi riceve può vedere lo stesso evento più di una volta. L’accesso viene ricontrollato al momento dell’invio, e le consegne passate vengono oscurate per chi le consulta. Vedi Webhook.

Che cos’è il testo formattato ed è markdown?

Un campo Testo formattato contiene testo formattato su un record, come note, descrizioni o riepiloghi. È un campo come gli altri: ha un posto nella panoramica, può essere fissato o nascosto, e ne puoi aggiungere quanti ne servono a una lista. Il testo è memorizzato come documento controllato, non come stringa markdown. Dove compare come testo semplice o markdown, si tratta di una conversione dello stesso documento, non di una seconda copia.

Chi sono utenti, ruoli e azienda, e che cosa significa l’accesso in lettura Assegnati?

I membri sono le persone di uno spazio di lavoro. I Ruoli concedono creazione, lettura, modifica ed eliminazione per ogni lista. L’accesso in lettura Tutti copre ogni record della lista, Assegnati solo i record assegnati a quel membro, Nessuno nessuno. Per modificare ed eliminare serve inoltre l’accesso al record specifico. Le nuove liste partono senza accesso. Ogni ricerca, calcolo, esportazione, widget e risposta di Mate applica l’accesso di chi legge.

Prossimi passi

• Record del CRM: liste, editor e viste.
• Sintassi dei filtri: filtri e operatori sulle relazioni.
• Catalogo degli strumenti MCP: strumenti per record e configurazione.

Per gli agenti

Leggi gli ID di liste e campi con discover_record_types e get_record_model. Ogni riferimento a un record contiene sia typeId sia recordId. Collega o scollegare i record con mutate_crm_record usando gli ID delle relazioni ottenuti da get_record_model. Il testo formattato si scrive come valore richText tipizzato, oppure si aggiunge in coda al testo corrente con {fieldId, append} in un aggiornamento. configure_record_model mostra l’anteprima e applica una modifica dello schema con una revisione attesa e una chiave di idempotenza; una revisione non più aggiornata richiede una nuova anteprima.