Il CRM per agenzie di marketing che passa ogni cliente alla consegna.

Parte un pitch, gli appunti del briefing restano nella posta di una sola persona, e un cliente che ha firmato la settimana scorsa chiede chi sia il suo riferimento. Customermates è un CRM per agenzie di marketing e studi creativi che conquistano clienti con richieste, pitch e relazioni. Clienti e potenziali clienti, i loro contatti, ogni pitch, i retainer firmati e la prossima azione restano su un unico record finché il lavoro vinto passa agli strumenti che gestiscono la consegna, così la consegna vede cosa ha concordato la vendita. Da Pro su Customermates Cloud, i thread e-mail e LinkedIn stanno sul cliente, e Mate o il tuo agente IA tramite MCP prepara la risposta e il prossimo passo perché tu li riveda, li modifichi e li invii. È un CRM open source nativo per l’IA, fatto in Germania, e copre il new business e le relazioni con i clienti, non la pianificazione della consegna, le campagne o la fatturazione.

Il miglior CRM per piccole agenzie di marketing: sei opzioni a confronto

La classifica segue un solo compito: seguire ogni pitch e ogni conversazione con i clienti in un’agenzia da 2 a 10 persone. Questa pagina la pubblica Customermates, quindi controlla ogni riga sul sito del fornitore. I prezzi sono stati verificati il 9 novembre 2026 sulla pagina dei prezzi di ciascun fornitore, e un prezzo promozionale è indicato come tale.

La board dei pitch nello spazio di lavoro di esempio

Lo spazio di lavoro dell’agenzia è un esempio con dati di esempio, non un account cliente. L’interfaccia è in italiano, i record di esempio sono in inglese. Ha sei liste: Clients, Contacts, Pitches, Projects, Retainers e Tasks. I pitch passano per Inquiry, Briefing, Pitch preparation, Proposal sent, Negotiation, Won e Lost.

La board dei pitch mostra ogni pitch aperto come una scheda nella sua fase, con il suo responsabile e il valore stimato. Ogni fase ha una probabilità di successo, quindi la board mostra anche un valore ponderato per pitch. È una ponderazione della pipeline fatta con le tue probabilità, non una previsione.

Apri un cliente da una scheda e la relazione è tutta in un posto:

• Le persone: la responsabile marketing che ti ha dato il briefing, l’amministratore delegato che firma, il contatto degli acquisti.
• I pitch: quello attuale in Pitch preparation e quelli precedenti che sono stati vinti. Un pitch conserva il brief del cliente e la proposta come PDF in un campo File, e la data e l’ora della sua presentazione.
• I progetti: il lavoro vinto come record con stato, budget, budget di ore e ore usate; le ore rimanenti si calcolano dalle due. Una vista calendario mostra per mese la finestra di produzione di ogni progetto.
• Il retainer: un record con campi come canone mensile, durata, data di inizio e data di rinnovo. Il valore del contratto si calcola come canone mensile per durata, e il cliente mostra il suo MRR da retainer. Descrive l’accordo e conserva l’accordo firmato come PDF; non crea fatture né fatturazione ricorrente.
• La conversazione: un thread e-mail con la responsabile marketing, collegato al pitch. Il contatto è stato abbinato per indirizzo e-mail nel campo Recapiti; il collegamento al pitch è stato impostato esplicitamente da una persona, mai in automatico.

Dalla richiesta al progetto e al retainer

1. Registra la richiesta

   Aggiungi la persona e il cliente o potenziale cliente, e apri un pitch in Inquiry. Annota l’origine, come un passaparola o un cliente esistente, in un campo.

2. Raccogli il briefing

   Sposta il pitch in Briefing, registra budget e ambito nei tuoi campi e assegna un responsabile.

3. Prepara e invia il pitch

   Percorri Pitch preparation e Proposal sent. Le attività collegate e un campo data per il prossimo passo mostrano cosa è in scadenza e chi se ne occupa.

4. Fai follow up e negozia

   Rispondi sul thread originale dalla posta in arrivo, oppure chiedi a Mate una bozza dalla scheda del cliente e dalla conversazione, poi leggila e inviala.

5. Registra l’esito

   Sposta il pitch in Won o Lost. Per il lavoro vinto, crea il record del progetto o del retainer e tieni piani di consegna, rilevamento dei tempi e fatturazione nei tuoi strumenti di progetto e di finanza.

Cosa sta nel CRM e cosa resta nello stack dell’agenzia

Le conversazioni con i clienti accanto alla relazione

In Customermates Cloud, la posta in arrivo unificata porta insieme le e-mail di Gmail, Outlook o IMAP con LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram. Rispondi sul canale originale. I partecipanti vengono abbinati ai contatti in base a indirizzo e-mail, numero di telefono o identità LinkedIn; collegare una conversazione a un pitch o a un cliente è un passaggio deliberato di una persona o di un agente.

Il piano decide fin dove arriva la posta in arrivo:

• Starter e self-hosted: nessun account di messaggistica collegato.
• Pro: gli account collegati di ciascuno, 1 per utente inclusi, e le conversazioni condivise singolarmente.
• Business, Max ed Enterprise: condivisione dell’intero account, così una casella condivisa di new business può essere aperta al team dell’account. Business include 3 account collegati per utente.

Aiuto dell’IA e collegamenti

Mate, l’assistente di Customermates Cloud, può riassumere un cliente prima di una riunione per un pitch, spostare un pitch alla fase successiva e salvare nella conversazione una bozza di follow up. Gira su crediti IA ospitati inclusi per utente attivo in ogni piano cloud a pagamento e non è disponibile in self-hosting. Mate invia quando gli dici di inviare, quindi chiedi una bozza se vuoi rivederla prima. Una routine può eseguire Mate a intervalli regolari o quando un record cambia. Lo spazio di lavoro di esempio ne ha due: ogni lunedì un controllo dei rinnovi segna come Renewal due i retainer in rinnovo entro 60 giorni e crea un’attività, e quando un pitch passa a Proposal sent Mate salva una bozza di follow up da rivedere.

Ogni piano, self-hosted compreso, ha una API REST e MCP per client IA esterni come Claude o ChatGPT, che possono leggere o aggiornare i record che il tuo ruolo consente; i webhook sono inclusi in ogni piano a pagamento e nel self-hosting. Un workflow n8n gestito a parte può passare un pitch vinto al tuo strumento di progetto.

Lavorare come team di un’agenzia

Prima di invitare tutta l’agenzia, conosci i limiti:

• Le viste condivise sono in sola lettura. Condividi una vista board dei pitch con tutta l’agenzia o con ruoli selezionati e tutti lavorano con gli stessi filtri; solo chi l’ha creata la modifica.
• Nessun permesso a livello di campo. I ruoli controllano l’accesso a liste e record, quindi un ruolo con accesso in lettura Assegnati può limitare un freelance ai propri pitch, ma non puoi nascondere un singolo campo, come un compenso, a chi può leggere il record.
• La condivisione dell’intero account della posta in arrivo parte da Business. Su Pro le conversazioni si condividono una alla volta.
• Nessun sotto-account per i clienti né spazi di lavoro in white label. Customermates è il CRM della tua agenzia, non un portale da rivendere ai clienti.

Configurare il tuo spazio di lavoro

Un nuovo spazio di lavoro parte senza liste. Pitches, Projects e Retainers sono liste di esempio della demo, non ciò che contiene ogni account. In Customermates Cloud, la configurazione dello spazio di lavoro con IA chiede a cosa serve lo spazio di lavoro e costruisce liste, fasi, una dashboard e pagine della base di conoscenza dalle tue risposte. Si esegue una sola volta durante l’onboarding, entro una quantità limitata di crediti IA, e puoi saltarla con Inizia con uno spazio di lavoro vuoto (vedi l’onboarding).

Altrimenti chi ha i diritti sul modello dati crea liste, campi e fasi in Modello dati e importa clienti e contatti esistenti da una cartella di lavoro Excel. Un’importazione non si può annullare, quindi provala prima con poche righe.

Cloud o self-hosted

Liste, campi, la board dei pitch, attività, REST, webhook e MCP funzionano in Customermates Cloud e nell’edizione self-hosted. Il self-hosting ha le funzioni di Starter: nessuna posta in arrivo unificata, nessun Mate e nessuna configurazione dello spazio di lavoro con IA. I prezzi per utente al mese, con fatturazione mensile, sono nella pagina dei prezzi.

Domande frequenti