Procedura di configurazione

Dopo la registrazione si sceglie Crea un nuovo spazio di lavoro oppure Entra in uno spazio di lavoro esistente; per entrare serve un invito di un amministratore dello spazio di lavoro. Segue la procedura guidata di benvenuto. Lo spazio di lavoro viene creato solo quando si salva il profilo. La procedura guidata si apre solo finché il benvenuto non è concluso; al termine si arriva alla Dashboard.

Quali sono i passaggi della procedura guidata di benvenuto?

Su Customermates Cloud la procedura guidata per un nuovo spazio di lavoro inizia con Tu e Obiettivo, e l’obiettivo scelto decide che cosa segue. Configurare il mio spazio clienti prosegue con Spazio di lavoro, Team e Strumenti IA. Seguire le conversazioni con i clienti prosegue con Playbook e poi apre Canali e calendari per collegare LinkedIn o l’e-mail. Collegare il mio agente IA va direttamente a Strumenti IA. Le istanze self-hosted e la demo non hanno Obiettivo né il passaggio Spazio di lavoro: la procedura guidata passa dal profilo direttamente a Team e Strumenti IA. Un nuovo spazio di lavoro self-hosted parte senza liste: chi gestisce il modello dati le crea in Modello dati, e la Dashboard vuota offre loro Crea elenco. La demo mostra i suoi dati di esempio. Anche uno spazio di lavoro che aveva già liste prima dell’esistenza della configurazione IA dello spazio di lavoro salta i passaggi Obiettivo e Spazio di lavoro. Il profilo è sempre obbligatorio; su Customermates Cloud lo è anche la configurazione dello spazio di lavoro quando la si è scelta, a meno che non si parta con uno spazio di lavoro vuoto. Quando in seguito si crea un altro spazio di lavoro dal menu dello spazio di lavoro, la procedura guidata salta il passaggio del profilo, perché il profilo esiste già, e parte dal passaggio Obiettivo; vedere Spazi di lavoro.

1. Il profilo

   Si inseriscono Nome e Cognome, si sceglie la Lingua dell'interfaccia e, facoltativamente, un Nome dello spazio di lavoro; la lingua parte da quella che si vede e cambia l’app non appena si prosegue. Su Customermates Cloud si accettano anche i termini. Avanti salva il profilo, crea lo spazio di lavoro e prosegue. Una volta salvato, la procedura guidata non può tornare a questo passaggio; nome e lingua si cambiano poi in Profilo e preferenze.

2. Scegliere da dove iniziare

   Da cosa vuoi iniziare? offre tre obiettivi: Configurare il mio spazio clienti (si risponde ad alcune domande e Customermates costruisce liste, viste e dashboard), Seguire le conversazioni con i clienti (si sceglie un playbook, si collega LinkedIn, poi si vede chi aspetta una risposta) e Collegare il mio agente IA (si usa Claude, ChatGPT o un client a riga di comando con lo spazio di lavoro tramite MCP). Configurare il mio spazio clienti è preselezionato; se ci si è registrati da una pagina dedicata a uno degli obiettivi, viene invece preselezionato quell’obiettivo e contrassegnato come Consigliato. Avanti registra la scelta e prosegue; la procedura guidata non torna a questo passaggio. Gli altri obiettivi restano disponibili in seguito: si possono cambiare le liste in Modello dati, collegare i canali in Canali e calendari e collegare un client IA tramite MCP.

3. Configurare lo spazio di lavoro

   Questo passaggio segue quando si è scelto Configurare il mio spazio clienti. Mate progetta lo spazio di lavoro in base a quanto gli si dice: si descrive l’attività, si risponde ad alcune domande e si rivede il piano prima che venga costruito qualcosa. La prima schermata chiede a che cosa serve lo spazio di lavoro: clienti e vendite, progetti, marketing e contenuti, finanze e tasse, assunzioni, assistenza clienti o una risposta propria, con una frase facoltativa che lo descrive e un nome facoltativo. Uno spazio di lavoro non deve per forza appartenere a un’azienda; può benissimo contenere le tasse di un freelance o il lavoro di un team marketing. Per uno spazio di lavoro su clienti e vendite, altre schermate chiedono come si acquisiscono i clienti, che cosa segue una vendita e quali numeri mostra la dashboard; per altri scopi quelle schermate vengono saltate, e alla fine seguono alcune domande adatte allo scopo. Ogni configurazione termina con la conoscenza e i dati. Ogni domanda è una scelta, un breve elenco o un numero; si trascina una voce dell’elenco dalla sua maniglia per riordinarla. Le risposte che Customermates ha potuto leggere sul sito web sono già compilate e contrassegnate da una scintilla accanto alla domanda; si conferma ogni schermata con Avanti. Se manca una risposta obbligatoria, Avanti la contrassegna e passa alla prima di esse. Le domande obbligatorie sono contrassegnate da un asterisco: a che cosa serve lo spazio di lavoro, lingua, valuta, come si vuole iniziare e, per uno spazio di lavoro sui clienti, chi sono i clienti; il piano compila valori predefiniti sensati per tutto ciò che si omette. Sopra ogni schermata, Compila le risposte dal tuo sito web permette di inserire il sito web e scegliere Leggi il sito web. Mentre viene letto, una barra di avanzamento mostra se le pagine vengono trovate, lette o trasformate in suggerimenti; di solito richiede da 1 a 2 minuti, e nel frattempo si può continuare a rispondere. Poi la casella mostra da quale sito provengono i suggerimenti, con Modifica per leggerne un altro. Compila solo le domande a cui non si è ancora risposto. Il sito web è facoltativo: senza, la configurazione lavora solo dalle risposte, e le pagine della Base di conoscenza scelte vengono scritte dalle risposte, tranne le FAQ, che richiedono un sito web. Con un sito web, le sue pagine di assistenza, condizioni e prezzi vengono copiate nella Base di conoscenza mentre il piano viene redatto; tutto il resto attende Costruisci il mio spazio di lavoro. Le risposte vengono salvate per schermata, quindi si può chiudere la scheda e continuare più tardi. Dove una risposta potrebbe significare più cose, seguono alcune domande aggiuntive. Nell’ultima schermata si sceglie tra dati di esempio, un inizio vuoto oppure Importa il mio foglio di calcolo (CSV o una cartella di lavoro Excel in formato .xlsx o .xls, fino a 5 MB, 2.000 righe e 100 colonne). Un file che non si può importare mostra il motivo, e un file scelto prima resta in uso. Sotto le schermate, Inizia con uno spazio di lavoro vuoto salta la configurazione guidata dopo una conferma: non vengono create liste, pipeline, dashboard né pagine della Base di conoscenza, e il benvenuto termina sulla Dashboard vuota.

   Il piano mostra poi che cosa verrà costruito: le liste con i loro colori, le fasi della pipeline, i campi principali, uno schizzo della dashboard e le pagine della Base di conoscenza. Ogni piano ha una lista di persone e una lista di attività; uno spazio di lavoro sui clienti di solito ottiene anche organizzazioni e una lista di trattative, e un catalogo delle offerte quando si vendono prodotti o servizi; vedere quali liste ha uno spazio di lavoro. Costruisci il mio spazio di lavoro lo costruisce, e Modifica le risposte torna alle domande e redige un nuovo piano. Le modifiche fatte lì hanno effetto solo quando si conferma l’ultima schermata; Indietro nella prima schermata torna al piano attuale senza di esse. Scegliere lì un altro foglio di calcolo sostituisce subito il file, quindi il piano attuale non può più essere costruito e ne viene redatto uno nuovo. La redazione viene tentata automaticamente due volte; se entrambi i tentativi falliscono, la schermata del piano offre Riprova e Modifica le risposte.

   Mentre Stiamo configurando il tuo spazio di lavoro è in corso, si vedono comparire le liste, la pipeline, i record di esempio, i widget della dashboard e le pagine; continua anche se si chiude la scheda e si riapre al ritorno. Le parti Liste e campi, Viste delle liste, Record e Dashboard vengono ciascuna tentate automaticamente fino a tre volte; una parte che continua a fallire mantiene tutto ciò che è finito finora e offre Riprova, che avvia altri tre tentativi. La parte Knowledge base attende invece il sito web: se non può essere letto, la parte offre Riprova e Continua senza sito web, che scrive invece le pagine dalle risposte. Ogni pagina scritta dalle risposte riporta solo ciò che si è risposto, elenca in fondo le domande aperte e una Guida operativa le collega. Se il budget di configurazione dello spazio di lavoro è esaurito, la parte si ferma con un messaggio che lo dice e offre Contatta il supporto; tutto ciò che è finito finora resta. Continua con gli inviti compare quando l’intera costruzione è completata; la configurazione non si può lasciare prima.

4. Scegliere un playbook

   Questo passaggio segue quando si è scelto Seguire le conversazioni con i clienti. Scegli il playbook per il tuo lavoro offre playbook già pronti per Consulenti, Agenzie, Freelance e Piccole imprese; quello adatto alla pagina da cui ci si è registrati è preselezionato e contrassegnato come Consigliato. Usa questo playbook scrive tre pagine nella Base di conoscenza: Playbook di vendita, Tono di voce e Regole per i solleciti, una procedura per quando una conversazione richiede una risposta o un follow-up, più una Guida operativa che le collega. Mate legge queste pagine prima di redigere una risposta o suggerire un passo successivo, e si possono modificare come qualsiasi altra pagina. Le pagine vengono scritte solo in una Base di conoscenza vuota; se ha già delle pagine, non viene aggiunto nulla. Salta per ora non scrive alcuna pagina.

   Entrambi i pulsanti concludono il benvenuto; questo percorso non ha i passaggi Team né Strumenti IA. Canali e calendari si apre poi con Collega prima LinkedIn: Collega LinkedIn è consigliato, un link sotto di esso collega invece LinkedIn con Sales Navigator, e Oppure inizia con l’e-mail offre Gmail, Outlook e Altra e-mail (IMAP). Il collegamento apre l’accesso del provider e riporta alla stessa scheda. Dopo un collegamento riuscito mostra LinkedIn collegato o E-mail collegata, con Apri la dashboard e Apri la posta in arrivo; le conversazioni arrivano poi nella Posta in arrivo, dove Mate redige le risposte. Se il collegamento fallisce, un messaggio ne spiega il motivo e la scheda resta per poter riprovare. Apri la dashboard in fondo alla scheda esce senza collegare; i canali si possono collegare in qualsiasi momento nella stessa pagina, vedere come si collega un canale.

5. Invitare il team

   Questo passaggio segue la configurazione dello spazio di lavoro oppure, senza un passaggio Spazio di lavoro, il profilo. Condividi il link (aperto per impostazione predefinita) mostra un link di invito da copiare: chiunque lo abbia può entrare, ed è valido 7 giorni. Invia e-mail accetta fino a 20 indirizzi, separati da una virgola o da Invio, e Invia gli inviti invia loro il link per e-mail. Avanti prosegue con o senza inviti; Indietro non viene offerto subito dopo la configurazione dello spazio di lavoro, perché la configurazione non si può ripetere. Si possono invitare persone più tardi con Aggiungi in Membri.

6. Collegare l’IA

   Questo passaggio segue quello degli inviti, oppure viene subito dopo l’obiettivo quando si è scelto Collegare il mio agente IA; Indietro nell’elenco dei client apre allora il passaggio degli inviti. Si collega un client IA esterno (Claude, ChatGPT e Codex, Cursor o Gemini) all’endpoint MCP dello spazio di lavoro. Le configurazioni locali (Claude Code, Claude Desktop, Codex, Cursor, Gemini) creano per quel client una chiave API che scade dopo 365 giorni e ne mostrano lo snippet di configurazione con la data di scadenza; i metodi Account Claude e App ChatGPT accedono tramite un connettore e non creano alcuna chiave. Nell’elenco dei client, Indietro torna al passaggio degli inviti e Fine conclude il benvenuto senza un collegamento. Dopo aver scelto un client, Indietro torna all’elenco, e Fine diventa disponibile quando la chiave è stata creata o è stato scelto un metodo con connettore. La stessa configurazione resta disponibile in seguito; le chiavi si gestiscono in Chiavi API e connettori, e l’Assistente integrato nell’app funziona senza nulla di tutto questo.

Che cosa vede una persona invitata?

Chi è nuovo e apre un invito vede solo il passaggio del profilo, senza la barra di avanzamento, con Invito da ... che nomina chi ha invitato. Dopo Avanti viene registrato con stato In attesa di approvazione e ogni accesso porta a In attesa di approvazione (o prima a Verifica dell'e-mail, se l’e-mail è ancora non verificata 24 ore dopo la registrazione). Non vede mai i passaggi di configurazione dello spazio di lavoro, di invito o IA. Chi ha un ruolo con Modifica su Utenti e ruoli, o un Amministratore, apre la persona in Membri, assegna un Ruolo e imposta lo Stato su Attivo; solo allora può lavorare nello spazio di lavoro. Chi ha già un account e apre l’invito dopo aver effettuato l’accesso entra con il profilo che ha e attende l’approvazione allo stesso modo; vedere entrare con un account esistente.

Domande frequenti

Per gli agenti

La procedura guidata non ha obiettivi da evidenziare per Mate. Si compilano i campi di ogni passaggio in base alle etichette visibili e si preme il pulsante principale del passaggio (Avanti, Usa questo playbook, Salta per ora, Costruisci il mio spazio di lavoro, Continua con gli inviti, Invia gli inviti, Indietro, Fine). Inizia con uno spazio di lavoro vuoto salta la configurazione solo dopo la sua conferma.