Il CRM per freelance che fa follow up mentre consegni.

Un CRM freelance si guadagna il suo posto quando il tuo lavoro dipende dalle relazioni: un ex cliente che torna ogni primavera, una segnalazione da un’agenzia per cui hai lavorato, una proposta che aspetta mentre sei occupato su un altro progetto. Customermates è un CRM open source nativo per l’IA, nato in Germania. Per un’attività B2B di una sola persona tiene insieme i clienti, le persone con cui lavori, le opportunità di lavoro aperte e il tuo prossimo passo, e su Customermates Cloud da Pro aggiunge le conversazioni e-mail e LinkedIn che li circondano. Mate, o il tuo agente IA tramite MCP, prepara la risposta e il prossimo passo, e tu rivedi, modifichi e invii. Non è uno strumento di prenotazione né di fatturazione. Se la tua giornata comincia con appuntamenti, fatture o un portale clienti, la sezione su ciò che non fa indica strumenti fatti per questo.

In sintesi

Fa per

Freelance, autonomi e specialisti indipendenti con clienti B2B, lavoro ricorrente e segnalazioni.

Spazio di lavoro di esempio

Clienti, Contatti, Richieste, Progetti e Attività, con dati di esempio. Il tuo spazio di lavoro parte senza liste.

Posta in arrivo e IA

Solo cloud. La posta in arrivo richiede Pro o superiore; Mate lavora entro i crediti del tuo piano; chiedigli le bozze. MCP funziona su ogni piano.

Non incluso

Fatture, pagamenti, tracciamento del tempo, pagine di prenotazione, prenotazione su calendario, moduli web, app mobile native, telefonia e SMS.

Per chi fa al caso tuo, e chi dovrebbe guardare altrove

Customermates si adatta al lavoro da soli che si conquista nelle conversazioni: uno sviluppatore che prende progetti da tre o quattro agenzie, una designer con una manciata di clienti in abbonamento, un traduttore il cui lavoro viene da clienti B2B ricorrenti. La domanda a cui risponde è «con chi sto lavorando, che cosa è aperto e che cosa faccio dopo con loro?»

Non si adatta a un’attività che vive di prenotazioni e pagamenti. Non c’è una pagina di prenotazione, non c’è prenotazione su calendario, non c’è un modulo web sul tuo sito che crei record, non ci sono fatture né tracciamento dei pagamenti. Non c’è nemmeno un’app mobile nativa, un dialer telefonico o gli SMS. Se questi sono i motivi per cui cerchi un software, una suite per freelance fa meglio al caso tuo, ed è bene che tu lo sappia prima di registrarti.

Lo spazio di lavoro di esempio per freelance

La demo apre uno spazio di lavoro di esempio con dati di esempio, non l’account di un cliente. L’interfaccia è in italiano, i record di esempio sono in inglese. Ha cinque liste:

• Clients: le aziende per cui lavori o per cui vorresti lavorare.
• Contacts: le persone in quei clienti e le persone che ti segnalano.
• Inquiries: ogni richiesta o possibile progetto, con la sua fase.
• Projects: il lavoro che hai concordato di fare, con una tariffa giornaliera, un numero di giorni e un compenso calcolato da entrambi.
• Tasks: prossimi passi concreti, collegati a un cliente o a una richiesta.

Le richieste passano per Inquiry, First call, Proposal sent, Won e Lost; il lavoro vinto prosegue come progetto con uno stato da Planned a Billed. Billed è solo un’etichetta: la fatturazione resta nel tuo strumento di fatturazione. Apri la lista dei clienti, poi un cliente: la pagina di dettaglio mostra i contatti collegati, il progetto in corso con il suo compenso calcolato, la richiesta aperta, le note recenti e il contesto delle conversazioni, e una data Next action. Quella data è un campo configurato in questo spazio di lavoro, non un promemoria integrato. Le attività in Customermates non hanno scadenze, stati né promemoria integrati, quindi l’esempio aggiunge un campo data e una vista salvata ordinata per quel campo. I progetti conservano i loro file, come il PDF della proposta o i risultati dei test, in un campo File, e una vista Project calendar mostra ogni progetto dall’inizio alla scadenza. La pagina Calendario aggiunge le prossime azioni e le chiamate dal calendario Google collegato, e la dashboard elenca le prossime azioni delle due settimane successive.

Relazione

Clienti con contatti collegati

Nuovo lavoro

Richieste per fase

Lavoro in corso

Progetti con compenso calcolato

Prossimo passo

Data Next action configurata

Contesto

Note e conversazioni supportate

Ricordare la relazione

La maggior parte del lavoro da freelance viene da persone che ti conoscono già. Il rischio non è perdere un lead, è dimenticare che un cliente ha detto «risentiamoci a marzo». Ogni record cliente conserva i suoi contatti, le opportunità di cui avete parlato, le tue note e, su Customermates Cloud da Pro, le conversazioni e-mail o chat che gli colleghi. Configuri tu i campi che contano per il tuo lavoro: un campo Origine con una scelta tra Segnalazione, Cliente ricorrente o LinkedIn, una relazione Segnalato da verso un contatto, oppure una Data dell’ultimo progetto.

I campi esistono nei tipi che ti aspetteresti: testo, testo formattato, numero, importo, sì o no, data, intervallo di date, scelta singola o multipla, indirizzo web, indirizzo e file. Numeri di telefono, indirizzi e-mail e profili social vanno nel campo Recapiti. Non ci sono tag sui record; un campo a scelta multipla fa lo stesso lavoro. Un PDF di proposta va in un campo File sulla richiesta o sul progetto.

Tieni traccia del nuovo lavoro

Una richiesta è un possibile lavoro con un cliente; una volta vinta, il lavoro prosegue come progetto. La board della pipeline mostra ogni fase come una colonna, e trascini una scheda quando qualcosa cambia. Ogni opzione di fase può avere una probabilità di successo, così la board può mostrare il valore di un’opportunità accanto al suo valore ponderato. È una ponderazione con le tue percentuali, non una previsione.

Poche viste salvate coprono un controllo settimanale: le opportunità aperte in Proposal sent ordinate per ultimo aggiornamento, i clienti ordinati per Next action e i clienti passati con cui non parli da un po’. Una vista salvata conserva insieme filtri, ordinamento e colonne. La documentazione dei record spiega viste, campi e importazione.

1. Un cliente si fa vivo

   Il messaggio arriva per e-mail, LinkedIn o un altro canale, oppure annoti tu stesso una telefonata nelle note del cliente.

2. Trova o crea il cliente

   Aggiungi il contatto e la sua azienda. Su Cloud da Pro, l’identità e-mail o LinkedIn del contatto nel campo Recapiti porta sul record le conversazioni corrispondenti.

3. Apri una richiesta

   Creala sul cliente, imposta la fase su Inquiry e compila un campo valore se il tuo spazio di lavoro ne ha uno.

4. Imposta la prossima azione

   Compila la data Next action e, se serve, un’attività collegata all’opportunità.

5. Controlla una volta a settimana

   Apri la vista ordinata per Next action, sposta le schede sulla board e chiudi o segna come perso ciò che è andato in silenzio.

Prepara una risposta con il contesto consentito

Su Customermates Cloud, la posta in arrivo unificata riunisce l’e-mail di Gmail, Outlook o IMAP con LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram. È il piano a decidere che cosa puoi collegare:

• Starter e self-hosted: nessun account di messaggistica collegato.
• Pro: i tuoi account, con 1 account collegato per utente incluso, più le conversazioni che condividi singolarmente.
• Business, Max o Enterprise: servono se vuoi condividere con qualcun altro un intero account.

I partecipanti vengono abbinati ai contatti tramite indirizzo e-mail, numero di telefono o identità LinkedIn. Una conversazione viene collegata a un cliente o a un’opportunità solo quando la colleghi tu, o un agente a cui lo chiedi. Nulla viene archiviato su un’opportunità in automatico. I messaggi dentro i marketplace per freelance non sono un canale della posta in arrivo.

Mate, l’assistente in Customermates Cloud, può leggere un record cliente e la sua conversazione collegata e preparare una risposta che controlli tu. Funziona su ogni piano cloud a pagamento entro i crediti IA ospitati del tuo piano e non è disponibile con il self-hosting. Mate crea, aggiorna e invia appena glielo chiedi; solo eliminazioni, importazioni, modifiche degli accessi e modifiche distruttive del modello dati si fermano in attesa della tua approvazione. Chiedi una bozza, e aspetta nella conversazione finché non la modifichi o la invii. Una routine permette a Mate di eseguire un’istruzione salvata a orari fissi o quando cambia un record, per esempio un elenco del lunedì delle opportunità la cui data Next action è passata. Starter include 1 routine per utente e Pro 5.

Se preferisci il tuo client IA, collega Claude, ChatGPT o un altro client tramite MCP. Funziona su ogni piano, self-hosted compreso, e l’uso del modello lo fattura il tuo provider IA.

Usalo insieme a strumenti di fatturazione e prenotazione

Customermates gestisce la relazione con il cliente e il nuovo lavoro. Fatturazione, pagamenti, tracciamento del tempo, contratti e prenotazione di appuntamenti restano nei loro strumenti. Un webhook scatta quando un record cambia, quindi un flusso n8n che fai girare a parte, o un tuo script contro l’API REST, può passare un’opportunità accettata al tuo strumento di contabilità, a patto che abbia un’API.

Se uno dei pezzi mancanti è il motivo principale per cui cerchi, guarda uno strumento fatto per quello. Customermates pubblica questa pagina; i dettagli sui fornitori sono stati verificati l’8 ottobre 2026 sul sito di ciascun fornitore.

Configurare il tuo spazio di lavoro

Le liste della demo sono esempi. Un nuovo spazio di lavoro parte senza liste, e decidi tu che cosa ci va dentro:

• Su Customermates Cloud, la configurazione guidata dall’IA ti chiede del tuo lavoro e costruisce liste, fasi, una dashboard e pagine della base di conoscenza dalle tue risposte. Gira una volta durante l’onboarding, entro un tetto di crediti. Puoi saltarla con Inizia con uno spazio di lavoro vuoto.
• Altrimenti, chiunque abbia i diritti sul Modello dati crea liste e campi in Modello dati, poi importa i record esistenti da una cartella di lavoro Excel con Altre azioni, Aggiungi da file, una lista alla volta. Un’importazione non si può annullare, quindi prova prima con un file piccolo.

Se parti da un foglio di calcolo, la nostra guida al modello Excel per il CRM mostra quali colonne si riportano.

Prezzi e proprietà

I prezzi sono per utente al mese, con fatturazione mensile. C’è una prova di 14 giorni su Customermates Cloud senza carta di credito, e un piano gratuito per 1 persona e 250 record, senza posta in arrivo, Mate né routine.

Ogni piano a pagamento include l’API REST, i webhook e MCP. L’uso dell’IA ospitata per Mate cresce con il piano; la pagina dei prezzi ha i dettagli. Il nucleo open source gira sul tuo server senza costi di licenza, ma un’installazione self-hosted ha le funzioni di Starter: niente posta in arrivo, niente Mate e niente configurazione con l’IA.

Su Customermates Cloud il database principale sta nella regione AWS di Francoforte. I sub-responsabili, tra cui fornitori statunitensi, sono nella pagina dei sub-responsabili, ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati. Customermates non ha certificazioni come ISO 27001, e se il tuo uso rispetti il GDPR dipende da come tratti i dati dei tuoi clienti. Ogni lista si esporta come cartella di lavoro Excel o JSON; non esiste un’esportazione dell’intero account.

Domande frequenti

Dettagli sulla concorrenza verificati l’8 ottobre 2026 su HoneyBook, prezzi di Bonsai, prezzi di CentralStationCRM e CRM gratuito di HubSpot.