CRM gratis: cosa include ogni piano gratuito e dove si ferma

CRM gratis: quale scegliere e cosa succede quando non basta più

Sì, puoi usare un CRM gratis. HubSpot, Zoho, Salesforce, Capsule, Bitrix24 e CentralStationCRM offrono tutti un piano ospitato che non costa nulla e non ha scadenza, ma ognuno pone un tetto a utenti, contatti o spazio. L’altra strada gratuita è un CRM open source come SuiteCRM, EspoCRM o Customermates che installi sul tuo server: nessun costo di licenza e nessun conteggio dei posti, ma paghi il server e le ore per gestirlo.

Una prova gratuita è una terza cosa e non è un piano gratuito. Pipedrive e Freshsales, per esempio, offrono prove dei piani a pagamento. La domanda utile non è quale sia il miglior CRM gratuito, ma quale tetto il tuo team raggiungerà per primo e quanto costa il passo successivo.

In breve

Piani gratuiti ospitati

La maggior parte limita il team a due o tre utenti. I tetti ai contatti vanno da 200 (CentralStationCRM) a 1.000 (HubSpot) e Zoho conta 5.000 record su tutti i moduli.

Open source

SuiteCRM, EspoCRM e il core di Customermates sono con licenza AGPL e gratuiti da installare in self-hosting. Hosting, aggiornamenti e backup sono compito tuo.

Prove

Pipedrive offre 14 giorni, Freshsales 21 giorni, Customermates Cloud 14 giorni. Poi paghi o te ne vai; Customermates Cloud passa al suo piano gratuito per 1 persona.

Trasparenza

Customermates pubblica questa guida. L’elenco qui sotto non è una classifica e Customermates ha una propria sezione contrassegnata.

CRM gratuiti a confronto

Limiti verificati l’8 ottobre 2026 sulla pagina di ciascun fornitore, linkata nella riga delle fonti in fondo. I fornitori cambiano i piani gratuiti senza preavviso, quindi riapri la pagina il giorno in cui ti iscrivi.

Leggi la tabella dal numero più piccolo. Una società di consulenza di tre persone con 400 contatti clienti ha già superato il livello gratuito di CentralStationCRM per i contatti, quello di Capsule per contatti e posti, e quelli di HubSpot, Salesforce e Bitrix24 per i posti. Zoho è l’unico piano della tabella che va bene per quel team fin dal primo giorno.

Quale tetto raggiungerai per primo

Se vuoi HubSpot o Zoho e pensi di restare a lungo, le pagine delle alternative a HubSpot e delle alternative a Zoho CRM mostrano con cosa competono le loro fasce a pagamento. Anche i team sostenuti da venture capital possono ottenere fasce a pagamento con uno sconto sul primo anno e la guida al CRM per le startup calcola quanto costano quei programmi quando lo sconto finisce.

Tre tipi di gratuito

Il prezzo del piano gratuito è zero, ma il passo successivo no. Gli strumenti gratuiti di HubSpot passano a una fascia Starter, Zoho a un’edizione a pagamento e il pacchetto successivo di CentralStationCRM (Team, 24 € al mese più IVA per 3 utenti e 3.000 contatti) costa già denaro per le stesse tre persone. Calcola quel passo prima di mettere due anni di storia dei clienti in un piano gratuito.

La strada open source: licenza gratuita, gestione a pagamento

SuiteCRM ed EspoCRM sono entrambi pubblicati con licenza AGPLv3 e si possono scaricare ed eseguire sul tuo server. Entrambi i fornitori vendono anche hosting e servizi: SuiteCRM offre hosting, assistenza e il suo programma SuiteASSURED, ed EspoCRM offre una versione cloud ed estensioni a pagamento. Anche il core di Customermates è AGPL e la nostra guida ai CRM open source confronta più a fondo le opzioni self-hosted.

La licenza non costa nulla. Costano invece:

• un server o una VM, un dominio e TLS;
• un fornitore per l’invio delle e-mail, così le e-mail di registrazione e di invito arrivano;
• qualcuno che applica gli aggiornamenti, tiene d’occhio il disco e prova il ripristino di un backup;
• il tempo per sistemare tutto quando un aggiornamento fallisce un lunedì mattina.

Per un team di cinque persone, un piccolo VPS può costare al mese meno di cinque posti a pagamento. Per un team senza nessuno a proprio agio con la riga di comando di solito costa di più, perché le ore sono reali anche quando nessuno le fattura.

Come provare un CRM gratuito in un pomeriggio

1. Scegli un flusso di lavoro reale e non sensibile

   Crea un’organizzazione e un contatto, apri una trattativa, aggiungi un’attività, sposta la trattativa di una fase e ritrova l’intera cronologia il giorno dopo.

2. Scrivi i tetti in un foglio

   Copia utenti, contatti o record, spazio, pipeline e limiti di automazione dalla pagina dei prezzi del fornitore. Aggiungi la data.

3. Prova prima l’uscita

   Esporta i tuoi contatti e le trattative prima di importare qualcosa di importante. Controlla quale formato ottieni, se le trattative mantengono i collegamenti ai contatti e cosa dovresti ricostruire a mano.

4. Calcola il primo passaggio a un piano superiore

   Calcola il costo mensile dopo aver aggiunto il collega successivo o superato il tetto ai contatti. Confronta quel numero, non lo zero.

5. Per il self-hosting, indica un responsabile

   Scrivi chi installa, aggiorna e ripristina il sistema. Se nessun nome va bene, scegli un piano ospitato.

Dove si colloca Customermates

Trasparenza: Customermates pubblica questa guida. Customermates è un CRM open source e AI-native nato in Germania per piccoli team a contatto con i clienti, come consulenti, agenzie e founder. È gratuito da installare in self-hosting e Customermates Cloud ha un piccolo piano gratuito e piani a pagamento; si differenziano per ciò che includono.

Self-hosted: gratis, senza conteggio dei posti. Esegui il core AGPL con Docker Compose: un container per l’app e uno per PostgreSQL. Uno spazio di lavoro self-hosted non ha abbonamento né prova e l’app non conta i posti. Ottieni il set di funzioni di Starter: contatti, organizzazioni, trattative, servizi e attività, campi personalizzati, viste salvate, dashboard, ruoli, registro di audit, REST, webhook e MCP per il tuo client IA. Non ottieni la Posta in arrivo unificata, Mate né i crediti IA ospitati. Ti serve una tua chiave API di Resend per l’invio delle e-mail. La documentazione sul self-hosting guida l’installazione.

Cloud: un piccolo piano gratuito, piani a pagamento e una prova. Customermates Cloud ha un piano gratuito per 1 persona e 250 record, senza Posta in arrivo, Mate né routine. La prova dura 14 giorni senza carta di credito. Dopo, un team di tre persone paga 36 € al mese su Starter, che non ha la Posta in arrivo, oppure 87 € su Pro, che aggiunge la Posta in arrivo unificata per le conversazioni di e-mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram. La fatturazione è solo mensile. Ogni piano cloud a pagamento include crediti IA ospitati mensili per ogni utente attivo per Mate, l’assistente in Customermates Cloud; vedi i prezzi per le quote.

Il piano gratuito serve a provare Customermates da soli. Il lavoro per cui Customermates è fatto, seguire ogni conversazione con i clienti, comincia da Pro: i thread LinkedIn ed e-mail stanno sul record del cliente, Mate o il tuo agente IA scrive la bozza della risposta e del prossimo passo e tu la rivedi e la invii.

Un’impostazione di partenza concreta per una piccola società di consulenza, in entrambe le edizioni:

1. Importa prima le organizzazioni da una cartella di lavoro Excel (.xlsx) o da un file CSV, poi i contatti, poi le trattative. L’importazione procede una lista alla volta e le colonne di collegamento sono associate in base al nome del record, così i contatti trovano la loro organizzazione. La documentazione sui record indica i limiti attuali dei file.
2. Tieni il campo Fase predefinito delle trattative (Prospezione, Qualificazione, Demo, Proposta, Negoziazione, Vinta, Persa) oppure rinomina le opzioni con i tuoi passaggi di vendita. I pesi delle fasi danno un valore ponderato della pipeline.
3. Aggiungi alle trattative un campo personalizzato Scelta singola come «Linea di servizio» e salva una vista a bacheca raggruppata per Fase e filtrata sulle trattative assegnate a te.

Per vedere il follow-up sui tuoi clienti, inizia la prova: 14 giorni di Pro senza carta di credito. Senza un piano a pagamento, lo spazio di lavoro passa poi al piano gratuito.

Domande frequenti

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