Il gestionale clienti che sostituisce il tuo foglio di calcolo e ti mostra chi contattare dopo.

Il software di gestione contatti tiene ogni persona e azienda con cui lavori in un unico posto condiviso, insieme a ciò che sta succedendo con loro. Il software per la gestione clienti fa un passo in più: risponde a chi è il cliente, con chi parli lì, che cosa è aperto e che cosa succede dopo. Customermates copre entrambi per i piccoli team a contatto con i clienti. È un CRM open source nativo per l’IA, nato in Germania.

Dove ti aiuta a fare follow up. Un cliente si perde quando nessuno vede chi ha parlato con lui per ultimo o che cosa è stato promesso. Un record cliente contiene le persone, i contratti o le trattative e, da Pro nel cloud, le conversazioni di e-mail e LinkedIn con loro, più un campo data per l’azione successiva. Una vista salvata ordinata per quella data, o un widget In arrivo nella dashboard, elenca chi contattare dopo.

Guardalo in uno spazio di lavoro di esempio

Lo spazio di lavoro di gestione clienti è un esempio con dati di prova, non un account cliente. L’interfaccia è in italiano, i record di esempio sono in inglese. Ha cinque liste: Clients, Contacts, Contracts, Opportunities e Tasks. Ogni cliente ha uno stato della relazione (New relationship, Active discussion, Customer, Dormant), un responsabile dell’account e un campo data configurato per l’azione successiva. Ogni contratto è un servizio in una sede con un canone mensile e una data di revisione, e un campo calcolato somma il valore annuo del cliente dai suoi contratti. I contratti riportano l’indirizzo della sede e l’accordo firmato come PDF, la dashboard mette le sedi su una mappa ed elenca le revisioni in scadenza nei prossimi 30 giorni, e una vista calendario mostra le date di revisione mese per mese.

Apri un cliente e vedi le sue persone, i suoi contratti, le sue opportunità aperte, le sue attività e le conversazioni supportate delle persone collegate, su un unico record. Nulla viene copiato in un secondo silo di dati: il contatto nel record del cliente è lo stesso contatto che cerchi, filtri o aggiorni.

Il tuo spazio di lavoro non parte con queste liste. Un nuovo spazio di lavoro parte senza liste. Su Customermates Cloud, la configurazione guidata dall’IA costruisce liste, fasi, una dashboard e pagine della base di conoscenza a partire dalla tua descrizione. Gira una volta durante l’onboarding, è limitata da crediti di configurazione e puoi saltarla con Inizia con uno spazio di lavoro vuoto. Altrimenti, chi ha i diritti sul Modello dati crea le liste e i campi in Modello dati. Con il self-hosting è l’unico modo.

Dettagli strutturati del cliente

Un record cliente contiene i campi che decidi tu. I tipi di campo sono Testo, Testo formattato, Numero, Importo, Sì o no, Data, Data e ora, Intervallo di date, Intervallo di date e ore, Scelta singola, Scelta multipla, Indirizzo web, Membro, Indirizzo, File e Telefono, e-mail e social. I campi calcolati sommano valori da altri campi o da record collegati.

Il campo Recapiti contiene i numeri di telefono, gli indirizzi e-mail e le identità LinkedIn, Instagram e Telegram che abbinano i messaggi a una persona. Un numero lì si può chiamare e abbina anche le chat WhatsApp dallo stesso numero. Un indirizzo può appartenere a più record, per esempio un contatto e un cliente.

Un campo Indirizzo contiene un indirizzo postale: Customermates lo controlla rispetto al formato degli indirizzi del suo paese, suggerisce città e regione per il codice postale e apre l’indirizzo nelle mappe con un clic. Un campo File contiene documenti come contratti o proposte, fino a 20 file per campo, e il testo di quei file si trova con la ricerca.

Le note stanno su ogni record. La ricerca globale (Cmd/Ctrl+K) trova i record per nome e recapiti; gli altri campi si raggiungono con i filtri.

Record collegati invece di un elenco piatto

Le relazioni collegano le liste. Un contatto può appartenere a più clienti, un’opportunità punta al suo cliente e alle sue persone, e un’attività punta a ciò di cui si occupa. Se il tuo team parla di account invece che di clienti, rinomina la lista per l’intero spazio di lavoro in Modello dati.

Dove un foglio di calcolo tiene una riga per persona e ripete il nome dell’azienda, Customermates tiene l’azienda una volta sola e le collega le persone. Apri il cliente e le sue persone sono elencate lì; apri una persona e i suoi clienti sono a un clic.

Configura la gestione clienti in cinque passi

1. Crea o controlla le liste

   Lascia che la configurazione con l’IA le costruisca su Customermates Cloud, oppure crea Clienti, Contatti e Opportunità in Modello dati con le relazioni tra di loro.

2. Aggiungi i campi per cui ordini

   Per esempio Relazione (scelta singola), Ruolo sui contatti (Decisore, Operativo, Amministrazione) e Prossima azione (data).

3. Importa il tuo elenco

   Importa prima i clienti, poi i contatti, così la colonna dell’azienda si collega. Dettagli più sotto.

4. Salva le viste

   «I miei clienti attivi», «Prossima azione questa settimana» o «Ancora senza cliente» per la pulizia dopo l’importazione. Condividi quelle che servono a tutto il team, come «Prossima azione questa settimana», con tutti nello spazio di lavoro o con ruoli selezionati.

5. Decidi chi vede che cosa

   Nell’editor dei ruoli, imposta l’accesso in lettura per lista su Tutti, Assegnati o Nessuno, più i diritti di creazione, modifica ed eliminazione. I permessi valgono per intere liste, non per singoli campi.

Azioni successive configurabili

Customermates non ha promemoria né logica di scadenza integrati. Aggiungi un campo data come Prossima azione ai clienti o alle opportunità e salva una vista filtrata sulle date già trascorse. Su Customermates Cloud, una routine può elencare quei record ogni lunedì mattina. Le viste board raggruppate per stato della relazione mostrano a colpo d’occhio chi è nuovo, attivo o dormiente.

Lasciare Excel o Google Sheets

Molti team arrivano con un foglio di calcolo prima di passare a un programma per la gestione clienti. Spostarlo è pratico, ma non automatico:

• Formato. Una lista si importa da una cartella di lavoro Excel (.xlsx o .xls) o da un file CSV tramite una procedura guidata: scegli il foglio, abbina le colonne, controlla l’anteprima, importa. I file di Google Sheets non si importano direttamente: scarica il foglio come .xlsx o .csv. Un file scaricato da Outlook o da Google Contacts si può importare così com’è. Anche un’esportazione JSON della stessa lista si può reimportare.
• Ordine. Importa i clienti prima dei contatti, così la colonna dell’azienda si collega ai record esistenti. Abbina le colonne di e-mail, telefono e messaggistica al campo Recapiti.
• Nessun annullamento. Un’importazione non si può annullare. Pulisci prima i duplicati, perché dopo non esiste una funzione di unione. Prova con un file piccolo.
• Nessun allegato. I file che stanno accanto al tuo foglio di calcolo, come contratti o PDF, non fanno parte dell’importazione. Carica dopo quelli che ti servono in un campo File del record.
• Correzioni in blocco. Esporta la lista, modificala in Excel e importala di nuovo come Record esistenti.
• Nessuna sincronizzazione continua. Dopo l’importazione, il tuo foglio di calcolo e Customermates sono liste separate.

La guida ai record documenta limiti e opzioni.

Le conversazioni accanto alla relazione

Su Customermates Cloud, Pro e superiori collegano Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn (comprese le chat supportate di Sales Navigator e Recruiter), WhatsApp, Instagram e Telegram tramite la posta in arrivo unificata. Un partecipante viene associato a un contatto tramite l’identità nel suo campo Recapiti. Quando scrive un indirizzo sconosciuto, colleghi quel partecipante a un contatto esistente o nuovo. Una conversazione viene collegata a un’opportunità o a un cliente solo quando lo fai tu o un agente in modo esplicito; nulla viene archiviato su una trattativa in automatico.

Valgono i limiti del piano. Starter e self-hosted non hanno account di messaggistica collegati. Pro copre i tuoi account, con 1 account collegato per utente incluso, più conversazioni condivise singolarmente. Condividere un intero account con il team richiede Business, Max o Enterprise.

IA sui tuoi record cliente: Mate e MCP

Su Customermates Cloud, Mate, l’assistente ospitato, lavora sui record in linguaggio naturale entro i crediti IA del tuo piano:

Crea i contatti di tutte le persone in questa firma e-mail e collegali al cliente Hartmann Consulting. Controlla prima se qualcuna esiste già.

Mate vede ciò che puoi vedere tu. Crea e aggiorna record e invia messaggi appena glielo chiedi; eliminazioni, importazioni e modifiche degli accessi si fermano ogni volta in attesa della tua approvazione. Mate non è disponibile con il self-hosting.

Su ogni piano, self-hosted compreso, il tuo client IA come Claude o ChatGPT può leggere e aggiornare i record a cui hai accesso tramite MCP, con costi a carico del tuo provider IA.

Dove stanno i dati

Su Customermates Cloud il database gira nella regione AWS di Francoforte. I fornitori di servizi, comprese aziende statunitensi, sono nella pagina dei sub-responsabili, ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati. L’hosting nell’UE non è una certificazione, e Customermates non ne ha nessuna. Per tenere i dati sui tuoi server, esegui il nucleo AGPL in self-hosting, senza la posta in arrivo e senza Mate.

Che cosa non fa

Software di gestione contatti o rubrica del telefono?

Customermates non si sincronizza con le rubriche del telefono o di Outlook. È il posto in cui un team gestisce le relazioni con i clienti, non un sostituto dell’app Contatti del tuo telefono. Per altre opzioni affiancate, leggi il confronto dei software per database clienti.

Quanto costa

La fatturazione è mensile per utente, mai per contatto. Starter costa 12 €, Pro 29 € e Business 69 € per utente al mese. La posta in arrivo parte da Pro, la condivisione di interi account da Business. Il self-hosting del nucleo AGPL non ha costi di licenza. Vedi i prezzi.

Domande frequenti