Software di follow up clienti. Segui ogni proposta e ogni risposta.

Il software di follow up clienti fa in modo che il prossimo contatto con ogni cliente avvenga e mostra a chi lo fa che cosa è stato detto per ultimo. In Customermates significa conversazioni LinkedIn ed e-mail sul record del cliente, un prossimo passo con data su ogni cliente e bozze di Mate o del tuo client IA che rivedi e invii.

È una lista che apri, non un promemoria che ti trova. Customermates non invia notifiche di promemoria, non ha scadenze integrate nelle attività e non esegue sequenze di e-mail. Se il tuo team dipende da queste cose, il confronto più sotto indica due strumenti più adatti.

Che cosa deve fare un software di follow up clienti?

Tre cose: mostrare chi sta aspettando, mostrare che cosa è stato detto per ultimo e mettere il prossimo passo davanti a te il giorno in cui scade. Customermates le copre così:

La riga della posta in arrivo copre il follow up che devi dopo aver scritto per ultimo. Ultimo messaggio guarda l’ultimo messaggio effettivamente inviato o ricevuto in una conversazione, tra e-mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram, e ignora le bozze. Una conversazione in cui hai scritto per ultimo cinque giorni fa senza ricevere risposta compare lì. I dettagli sono nella guida ai filtri della posta in arrivo.

Come appare un prossimo passo con data in Customermates?

È la scena del venerdì della demo qui sopra, nell’ordine in cui la lavoreresti. I nomi sono dati di esempio; i campi e le schermate sono quelli del prodotto.

1. Venerdì, 16:42: arriva la risposta. Jonas Weber di Halden & Co. risponde su LinkedIn: «Puoi mandarmi l’ambito rivisto la prossima settimana? Così lo porto al nostro consiglio di amministrazione.» Il suo record contatto contiene il suo profilo LinkedIn e il suo indirizzo e-mail nei Recapiti, quindi questa conversazione e quella e-mail del mese scorso compaiono entrambe nelle Attività del record e nella posta in arrivo.
2. Venerdì sera: chiedi una bozza. Nella conversazione, chiedi a Mate: «Prepara una risposta: ambito rivisto martedì, con le due opzioni di workshop. Imposta Prossimo passo su Inviare l’ambito rivisto e Data del prossimo passo su martedì.» Mate salva la bozza nella conversazione e compila i due campi. Il tuo client IA, come Claude o ChatGPT, può fare lo stesso tramite MCP su Customermates Cloud. Chiedi una bozza, non un invio: Mate invia nel momento in cui gli dici di inviare.
3. Rivedi e invii. La bozza aspetta nella conversazione con Invia la bozza, Modifica e Scarta. Leggila confrontandola con la conversazione, correggi le parole e invia. Parte su LinkedIn dal tuo account collegato come un singolo messaggio individuale.
4. Martedì mattina: è sulla tua dashboard. Il widget In arrivo elenca Jonas sotto oggi, e la tua vista «Follow up» mostra il testo del suo Prossimo passo accanto alla data. Invii l’ambito, scrivi una riga nelle note e sposti la Data del prossimo passo al giorno in cui ricontrollerai. Se martedì passa, mercoledì lui passa in Scaduti. Nulla ti avvisa, quindi il promemoria è la dashboard.

La data è quella che hai promesso, non un numero fisso di giorni, così il follow up arriva quando il cliente se lo aspetta. Questa pagina riguarda il tracciamento; per le parole del messaggio, leggi come scrivere un’e-mail di follow up commerciale. Se vendi consulenza, la pagina sul CRM per consulenti applica lo stesso prossimo passo con data a incarichi e proposte.

Come imposto un sistema di follow up per clienti e lead?

1. Aggiungi Prossimo passo e Data del prossimo passo

   In Modello dati, aggiungi un campo di tipo Data chiamato «Data del prossimo passo» e un campo di tipo Testo chiamato «Prossimo passo» a Contatti o Trattative, o a entrambi se i tuoi lead vivono sulle trattative. Chiedi a Mate se preferisci che li aggiunga lui. Per registrare perché fai follow up, aggiungi un campo Scelta singola «Motivo del follow up» con opzioni come Proposta inviata, Verifica, Rinnovo. Le attività non hanno una scadenza integrata, quindi lo stesso campo Data funziona anche lì.

2. Salva la lista settimanale

   Apri Aspetto, mostra Prossimo passo e Data del prossimo passo, imposta Ordina per su Data del prossimo passo, Crescente, poi clicca su Nuova vista e chiamala «Follow up». Le date più vecchie stanno in cima. I filtri sulle date personalizzate accettano date fisse (Prima del…, Entro il…), quindi è l’ordinamento a tenere aggiornata questa lista senza modificare il filtro ogni settimana. Cambia il layout della vista in Calendario sulla stessa data se preferisci i giorni alle righe, e trascina un record su un altro giorno per spostarne il prossimo passo.

3. Mostralo sulla dashboard

   Nella Dashboard, premi Aggiungi widget e scegli In arrivo. Scegli la lista e il campo Data del prossimo passo, ed escludi i record conclusi, per esempio le trattative Vinte e Perse. Il widget elenca i record in scadenza nei prossimi 14 giorni e ha una sezione Scaduti per le date precedenti, così i prossimi passi sono davanti a te quando accedi. Indica il record e la sua data; la vista del passo precedente mostra il testo del passo.

4. Salva una vista delle trattative ferme

   Su Trattative, filtra Aggiornato il con Più vecchio di… 14 giorni ed escludi Vinta e Persa nel campo Fase. Così intercetti le trattative che nessuno ha toccato, che qualcuno abbia impostato una data o no.

5. Salva una vista delle conversazioni in attesa di risposta (Pro e superiori)

   Nella posta in arrivo unificata, filtra Ultimo messaggio = Inviato e Data ultimo messaggio Più vecchio di… 3 giorni. Salvala come «In attesa di risposta». La finestra di giorni si muove con il calendario, quindi la vista resta corretta.

6. Registra l’esito

   Dopo ogni contatto, scrivi che cosa è successo nelle note del record e sposta la Data del prossimo passo. Le Attività del record conservano i messaggi collegati e le modifiche.

Scegli Condividi… nel menu della vista «Follow up» per mostrarla a tutti nello spazio di lavoro o a ruoli selezionati. L’intero team lavora allora da un’unica lista viva dei follow up in scadenza, e ogni persona vede comunque solo i record che il suo ruolo consente.

Posso automatizzare il follow up commerciale con Mate e le routine?

In parte, e sempre un messaggio alla volta. Mate è l’assistente di Customermates Cloud e usa crediti IA ospitati. Su un contatto, una trattativa o una conversazione della posta in arrivo, chiedigli qualcosa come «Prepara un breve follow up per Anna sulla proposta che abbiamo inviato il 2, in base alla conversazione.» Legge le note, la conversazione collegata e la trattativa, e salva una bozza che rivedi nella conversazione.

Una routine esegue un’istruzione salvata a orari fissi (Ogni settimana, il lunedì alle 08:00, per esempio) o quando qualcosa cambia, come l’aggiornamento di una trattativa o l’arrivo di un’e-mail. Una routine viene eseguita come il suo proprietario, con i canali e i crediti di quel proprietario. Questa è un’istruzione del lunedì che funziona per l’automazione del follow up dei clienti:

La riga «Non inviare nulla» conta. Mate invia i messaggi senza chiedere di nuovo quando un’istruzione glielo dice, e una routine non presidiata segue l’istruzione che ha. Eliminazioni e alcune azioni di amministrazione richiedono approvazione, e una routine le rifiuta. Le esecuzioni all’ora e i crediti per esecuzione hanno un tetto; i limiti attuali sono nella guida alle routine.

Un esempio a evento: una routine impostata su Quando qualcosa cambia per gli aggiornamenti delle trattative, con l’istruzione «Se la fase è passata a Proposta, imposta Data del prossimo passo a cinque giorni lavorativi da oggi e crea un’attività “Follow up sulla proposta” assegnata agli utenti assegnati alla trattativa.» Le modifiche fatte da una routine non ne avviano mai altre, quindi non può andare in loop.

Come si collega a LinkedIn, all’e-mail e al resto?

• Posta in arrivo (Pro e superiori): i follow up partono dal canale originale, e una conversazione si collega al contatto tramite i suoi partecipanti, così la cronologia compare sul record. Le conversazioni LinkedIn funzionano come l’e-mail, con l’account LinkedIn che colleghi.
• Attività: se un passo ha bisogno di un proprio responsabile o di una checklist, crea un’attività collegata al cliente. Le attività non hanno una scadenza propria, quindi dai loro un campo Data come nella gestione delle attività.
• MCP: il tuo client IA, come Claude o ChatGPT, può leggere le stesse viste e conversazioni tramite 59 strumenti MCP e salvare bozze. Funziona anche in self-hosting, senza la posta in arrivo. Vedi la guida a MCP.
• Webhook e n8n: se ti serve una vera notifica, per esempio un messaggio nella chat del team quando passa una Data del prossimo passo, fallo girare in n8n o nel tuo scheduler tramite l’API REST. n8n è un prodotto separato con i propri piani. Vedi l’automazione dei flussi di lavoro.

Dove Customermates è la scelta sbagliata per il follow up dei clienti?

Customermates pubblica questa pagina, quindi leggi il confronto tenendolo presente. È la scelta sbagliata se ti servono promemoria che ti raggiungano, una cadenza che si invii da sola o follow up per telefono o SMS: non ci sono notifiche, sequenze, telefonia né canali SMS, e non c’è un’app mobile nativa.

Dettagli sulla concorrenza verificati il 10 novembre 2026 su la documentazione sulle sequenze di HubSpot, l’articolo di Pipedrive sulle attività e l’articolo di Pipedrive sul conteggio dei ritardi.

Quanto costa?

Viste salvate, campi data e widget In arrivo non hanno limiti di piano: funzionano su Free (una persona attiva, 250 record), sui piani a pagamento e in self-hosting. La vista delle conversazioni in attesa di risposta richiede la posta in arrivo, che parte da Pro a 29 € per utente al mese; un team di cinque persone su Pro paga 145 € al mese. Mate, routine e posta in arrivo non sono su Free. Il primo spazio di lavoro Cloud che crei parte con una prova di Pro di 14 giorni senza carta, poi passa a Free a meno che tu scelga un piano a pagamento. Starter costa 12 € per utente al mese e include crediti IA ospitati per Mate e le routine; Pro include 5 routine per utente, Starter 1. La fatturazione è mensile, vedi i prezzi.

Domande frequenti

Per le parole del messaggio stesso, leggi come scrivere un’e-mail di follow up commerciale.