Kostenloses CRM: was die Gratis-Tarife enthalten und wo sie aufhören

Welches kostenlose CRM passt, und was passiert, wenn Ihr Team herauswächst

Ja, ein CRM lässt sich kostenlos nutzen. HubSpot, Zoho, Salesforce, Capsule, Bitrix24 und CentralStationCRM bieten gehostete Tarife ohne Ablaufdatum an, die nichts kosten. Jeder davon begrenzt aber Nutzer, Kontakte oder Speicher. Der zweite kostenlose Weg ist ein Open-Source-CRM wie SuiteCRM, EspoCRM oder Customermates auf Ihrem eigenen Server: keine Lizenzgebühr, keine Begrenzung der Nutzerzahl, dafür zahlen Sie den Server und den Aufwand für den Betrieb.

Eine kostenlose Testphase ist etwas Drittes und kein Gratis-Tarif. Pipedrive und Freshsales bieten zum Beispiel Testphasen ihrer kostenpflichtigen Tarife an. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „Welches kostenlose CRM ist das beste?“, sondern: Welche Grenze erreicht Ihr Team zuerst, und was kostet der Schritt danach?

Auf einen Blick

Gehostete Gratis-Tarife

Die meisten erlauben zwei oder drei Nutzer. Die Kontaktgrenzen reichen von 200 (CentralStationCRM) bis 1.000 (HubSpot), Zoho zählt 5.000 Datensätze über alle Module.

Open Source

SuiteCRM, EspoCRM und der Customermates-Kern stehen unter der AGPL und lassen sich kostenlos selbst hosten. Hosting, Updates und Backups liegen bei Ihnen.

Testphasen

Pipedrive bietet 14 Tage, Freshsales 21 Tage, Customermates Cloud 7 Tage. Danach zahlen Sie oder wechseln.

Offenlegung

Customermates veröffentlicht diesen Leitfaden. Die Übersicht ist keine Rangliste, Customermates hat einen eigenen, gekennzeichneten Abschnitt.

Kostenlose CRM-Tarife im Vergleich

Grenzen am 8. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft, verlinkt in der Quellenzeile am Ende. Anbieter ändern Gratis-Tarife ohne Ankündigung. Öffnen Sie die Seite deshalb direkt vor der Anmeldung erneut.

Lesen Sie die Tabelle von der kleinsten Zahl her. Eine Beratung mit drei Personen und 400 Kundenkontakten liegt bei CentralStationCRM schon über der Kontaktgrenze, bei Capsule über der Kontakt- und der Nutzergrenze und bei HubSpot, Salesforce und Bitrix24 über der Nutzergrenze. Von den Tarifen in der Tabelle passt nur Zoho von Beginn an.

Welche Grenze Sie zuerst erreichen

Wer mit HubSpot oder Zoho länger plant, findet auf den Seiten zu HubSpot-Alternativen und Zoho-CRM-Alternativen, womit deren kostenpflichtige Tarife konkurrieren.

Drei Arten von „kostenlos“

Der Gratis-Tarif kostet nichts, der Schritt danach schon. HubSpot führt von den Free Tools in einen Starter-Tarif, Zoho in eine bezahlte Edition. Bei CentralStationCRM kostet das nächste Paket (Team, 24 € pro Monat zzgl. MwSt. für 3 Nutzer und 3.000 Kontakte) schon für dieselben drei Personen Geld. Kalkulieren Sie diesen Schritt, bevor Sie zwei Jahre Kundenhistorie in einen Gratis-Tarif legen.

Open Source: kostenlose Lizenz, bezahlter Betrieb

SuiteCRM und EspoCRM stehen beide unter der AGPLv3 und lassen sich herunterladen und auf dem eigenen Server betreiben. Beide Anbieter verkaufen zusätzlich Hosting und Dienstleistungen: SuiteCRM bietet Hosting, Support und das Programm SuiteASSURED, EspoCRM eine Cloud-Version und kostenpflichtige Erweiterungen. Auch der Customermates-Kern steht unter der AGPL. Unser Open-Source-CRM-Leitfaden vergleicht die selbst gehosteten Optionen ausführlicher.

Die Lizenz kostet nichts. Kosten entstehen trotzdem:

• für einen Server oder eine VM, eine Domain und TLS;
• für einen E-Mail-Versanddienst, damit Registrierungs- und Einladungsmails ankommen;
• für die Person, die Updates einspielt, den Speicher im Blick behält und eine Wiederherstellung aus dem Backup testet;
• für die Zeit, wenn ein Update am Montagmorgen fehlschlägt.

Für ein Team mit fünf Personen kann ein kleiner VPS im Monat weniger kosten als fünf bezahlte Lizenzen. Für ein Team ohne jemanden, der sich auf der Kommandozeile wohlfühlt, ist er meist teurer, denn der Zeitaufwand fällt an, auch wenn ihn niemand in Rechnung stellt.

Ein kostenloses CRM an einem Nachmittag prüfen

1. Einen echten, unkritischen Ablauf wählen

   Legen Sie eine Organisation und einen Kontakt an, eröffnen Sie einen Deal, fügen Sie eine Aufgabe hinzu, verschieben Sie den Deal um eine Phase und suchen Sie die gesamte Historie später wieder.

2. Die Grenzen in eine Tabelle übertragen

   Übernehmen Sie Nutzer, Kontakte oder Datensätze, Speicher, Pipelines und Automatisierungsgrenzen von der Tarifseite des Anbieters. Notieren Sie das Datum.

3. Zuerst den Ausstieg testen

   Exportieren Sie Kontakte und Deals, bevor Sie Wichtiges importieren. Prüfen Sie das Dateiformat, ob Deals ihre Verknüpfung zu Kontakten behalten und was Sie von Hand nachbauen müssten.

4. Das erste Upgrade kalkulieren

   Ermitteln Sie die Monatskosten, sobald die nächste Person dazukommt oder die Kontaktgrenze erreicht ist. Vergleichen Sie diesen Betrag, nicht den Nullpreis.

5. Beim Self-Hosting eine verantwortliche Person benennen

   Schreiben Sie auf, wer installiert, aktualisiert und wiederherstellt. Passt kein Name, wählen Sie einen gehosteten Tarif.

Wo Customermates einzuordnen ist

Offenlegung: Customermates veröffentlicht diesen Leitfaden. Customermates ist ein Open-Source-KI-CRM aus Deutschland für kleine Teams mit viel Kundenkontakt, etwa Beratungen, Agenturen und Gründer. Es ist in einer Form kostenlos und in der anderen kostenpflichtig, und beide unterscheiden sich im Umfang.

Selbst gehostet: kostenlos, ohne Begrenzung der Nutzerzahl. Sie betreiben den AGPL-Kern mit Docker Compose: ein Container für die Anwendung, einer für PostgreSQL. Ein selbst gehosteter Workspace hat kein Abonnement und keine Testphase, die Anwendung zählt keine Nutzerlizenzen. Sie erhalten den Funktionsumfang von Starter: Kontakte, Organisationen, Deals, Services und Aufgaben, eigene Felder, gespeicherte Ansichten, Dashboards, Rollen, das Audit-Log, REST, Webhooks und MCP für Ihren eigenen KI-Client. Nicht enthalten sind der einheitliche Posteingang, Mate und gehostete KI-Credits. Für den E-Mail-Versand brauchen Sie einen eigenen Resend-API-Schlüssel. Die Self-Hosting-Dokumentation führt durch die Installation.

Cloud: kostenpflichtig, mit Testphase. Customermates Cloud hat keinen Gratis-Tarif. Die Testphase dauert 7 Tage ohne Kreditkarte. Danach zahlt ein Team mit drei Personen 36 € pro Monat für Starter, ohne Posteingang, oder 87 € für Pro mit dem einheitlichen Posteingang für E-Mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram. Abgerechnet wird nur monatlich. Jeder Cloud-Tarif enthält monatliche gehostete KI-Credits pro aktivem Nutzer für Mate, den Assistenten in Customermates Cloud; die Kontingente stehen auf der Preisseite.

Ein konkreter Start für eine kleine Beratung, in beiden Varianten:

1. Importieren Sie zuerst Organisationen aus einer Excel-Datei (.xlsx), dann Kontakte, dann Deals. Der Import läuft je Liste, Verknüpfungsspalten werden über den Namen zugeordnet, sodass Kontakte ihre Organisation finden. CSV-Dateien werden nicht angenommen; speichern Sie sie vorher als .xlsx. Die aktuellen Dateigrenzen stehen in der Dokumentation zu Datensätzen.
2. Behalten Sie das vorgegebene Deal-Feld Phase (Akquise, Qualifizierung, Demo, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren) oder benennen Sie die Optionen nach Ihren Vertriebsschritten um. Gewichte je Phase ergeben einen gewichteten Pipelinewert.
3. Ergänzen Sie bei Deals ein eigenes Feld vom Typ Einzelauswahl, etwa „Leistungsbereich“, und speichern Sie eine persönliche Board-Ansicht, gruppiert nach Phase und gefiltert auf die Deals, denen Sie zugewiesen sind.

Häufige Fragen

Angaben zu anderen Anbietern am 8. Oktober 2026 geprüft auf: HubSpot Free CRM, HubSpot-Preise, Zoho CRM Free Edition, Salesforce Free Suite, Capsule Free CRM, Bitrix24-Preise, CentralStationCRM-Preise, Pipedrive-Preise, Freshsales-Preise, SuiteCRM und EspoCRM-Download.