Kostenloses CRM: zuerst das Modell vergleichen

Kostenloses CRM: Was ist tatsächlich kostenlos?

Kostenlose CRM-Software bezeichnet meist eines von drei Modellen: einen dauerhaft nutzbaren, aber begrenzten Cloud-Tarif, frei verfügbaren Quellcode für den eigenen Betrieb oder eine zeitlich begrenzte Testphase eines kostenpflichtigen Produkts. Entscheidend sind Nutzer, Datensätze, Workflow-Grenzen, Datenübernahme, Support und Betriebsverantwortung.

Die kurze Antwort

Dauerhaft kostenloser Cloud-Tarif

Geeignet, wenn ein kleines Team schnell ein gehostetes CRM benötigt und mit den aktuellen Nutzer-, Datensatz-, Automatisierungs- und Supportgrenzen arbeiten kann.

Open-Source-Self-Hosting

Geeignet, wenn Sie Anwendung, Datenbank, Updates, Backups und Sicherheit selbst betreiben können. Eine kostenlose Lizenz macht den Betrieb nicht kostenlos.

Kostenlose Testphase

Geeignet, um einen kostenpflichtigen Tarif mit einem repräsentativen Ablauf zu prüfen. Eine Testphase ist kein dauerhaft kostenloser Tarif.

Was Sie prüfen sollten

Prüfen Sie am Entscheidungstag die offizielle Tarif- und Limitseite. Tarife, KI-Kontingente und Integrationen ändern sich.

Team

Nutzer und Berechtigungen

Daten

Datensätze, Dateien, Import und Export

Workflow

Pipelines, Aufgaben und Automatisierung

Betrieb

Hosting, Backups, Updates und Support

Ausstieg

Exportweg und Migrationsaufwand

Drei Modelle für kostenlose CRM-Software

Ein kostenloser Tarif kann sinnvoll sein. Er kann aber teuer werden, wenn sich erst später zeigt, dass Datenexport, Berechtigungen, Automatisierung oder der entscheidende Kommunikationskanal fehlen.

Aktuelle Auswahl aus offiziellen Anbieterquellen

Die folgenden Optionen sind ein Ausgangspunkt, keine allgemeingültige Rangliste. Die Links führen direkt zum Anbieter, damit Sie den Tarif vor der Anmeldung prüfen können.

HubSpot Free CRM

Die offizielle Free-CRM-Seite von HubSpot beschreibt ein kostenloses Konto ohne Ablaufdatum. Auf der Tarifseite finden Sie die jeweils aktuellen Nutzer-, Kontakt- und Funktionsgrenzen. HubSpot ist relevant, wenn Sie ein gehostetes CRM suchen und später weitere HubSpot-Produkte ergänzen möchten.

Prüfen Sie, welche Werkzeuge nur als reduzierte Variante enthalten sind, wo HubSpot-Branding erscheint und welcher erste Bezahl-Tarif Ihren Workflow abdecken würde.

Zoho CRM Free Edition

Die offizielle kostenlose CRM-Seite von Zoho richtet sich an kleine Vertriebsteams und nennt aktuelle Nutzer-, Datensatz-, Workflow-, Speicher- und Integrationsgrenzen. Zoho ist besonders prüfenswert, wenn Ihr Team bereits im Zoho-Ökosystem arbeitet.

Prüfen Sie den konkreten Automatisierungs-, E-Mail-, Reporting- und Integrationsweg, statt sämtliche Zoho-Funktionen dem kostenlosen Tarif zuzurechnen.

Bitrix24 Free

Die Bitrix24-Tarifseite führt einen dauerhaft kostenlosen Tarif neben pauschal bepreisten Bezahl-Tarifen. Das Produkt verbindet CRM mit weiteren Kollaborations- und Arbeitsfunktionen.

Prüfen Sie die aktuellen Nutzerregeln, Speicher, Pipelines, E-Mail, Telefonie, Automatisierung und App-Grenzen. Der große Umfang macht einen repräsentativen Workflow-Test besonders wichtig.

Brevo Free

Der aktuelle Brevo-Tarifleitfaden beschreibt einen kostenlosen Tarif mit Vertriebswerkzeugen sowie Marketing- und Nachrichtenlimits. Brevo ist relevant, wenn E-Mail-Kampagnen und eine einfache Vertriebspipeline in einer Plattform liegen sollen.

Prüfen Sie Nutzer, offene Deals, Pipelines, verbundenes Postfach und Kalender, Automatisierung sowie die Grenze zu kostenpflichtigen Sales-Paketen.

CentralStationCRM Starter

Die Tarifseite von CentralStationCRM veröffentlicht einen kostenlosen Starter-Tarif und dessen aktuelle Nutzer-, Kontakt- und Speichergrenzen. Das Angebot ist besonders für deutschsprachige Teams interessant, die bewusst ein einfaches gehostetes CRM suchen.

Prüfen Sie, ob Grenzen und optionale Erweiterungen nicht nur heute, sondern auch in zwölf Monaten passen.

SuiteCRM und andere Open-Source-Optionen

SuiteCRM veröffentlicht ein Open-Source-CRM, das Sie selbst betreiben können. Der offene Quellcode verändert das Kostenmodell, beseitigt aber nicht Hosting, Sicherheit, Updates, Backups, Integrationen oder Support.

Für jede Self-Hosted-Option gilt: Prüfen Sie Lizenz, Release-Zyklus, Deployment-Dokumentation, Update-Pfad, Sicherheitsprozess und die konkrete Edition.

Testphase statt dauerhaft kostenlosem Tarif

Einige Produkte bieten eine Testphase statt eines permanent kostenlosen CRM. Die aktuelle Freshsales-Tarifseite zeigt beispielsweise Bezahl-Tarife mit Testmöglichkeit. Das kann für die Evaluation nützlich sein, gehört aber in eine andere Kategorie.

Kostenloses CRM an einem Nachmittag prüfen

1. Einen repräsentativen Ablauf festlegen

   Nutzen Sie ein echtes, aber nicht sensibles Beispiel: Organisation und Kontakt anlegen, Deal öffnen, Aufgabe zuweisen, Phase ändern und Historie wiederfinden.

2. Harte Grenzen notieren

   Erfassen Sie Nutzer, Datensätze, Felder, Pipelines, Rechte, Automatisierung, Dateien, E-Mail, API, Support, Import und Export von der offiziellen Seite.

3. Den Ausstieg vor dem Einstieg testen

   Klären Sie den Export von Datensätzen und Anhängen. Ein kostenloser Start verliert an Wert, wenn ein späterer Wechsel manuelle Rekonstruktion erfordert.

4. Das erste realistische Upgrade kalkulieren

   Modellieren Sie den Tarif nach dem nächsten Teammitglied, der nächsten Pipeline, Automatisierung oder dem nächsten Kanal, nicht nur die Nullpreiszeile.

5. Betriebsverantwortung zuweisen

   Beim Self-Hosting braucht es klare Verantwortung für Deployment, Updates, Backups, Monitoring, Sicherheitsreaktion und Wiederherstellung.

Wo Customermates einzuordnen ist

Customermates besitzt einen AGPL-lizenzierten Community-Core für Self-Hosting und ein separates Managed-Cloud-Produkt ab 12 € pro Nutzer und Monat. Das sind unterschiedliche Betriebsmodelle.

• Beim Self-Hosting erhalten Sie den Community-Core nach Lizenzbedingungen, betreiben den Stack selbst und erhalten den Funktionsumfang von Starter.
• In der Managed Cloud betreibt Customermates Anwendung und Datenbankdienst. Unterstützte Kanäle des einheitlichen Posteingangs sind Cloud-Funktionen ab Pro.
• MCP stellt unterstützte CRM-Werkzeuge für kompatible externe KI-Clients bereit. Client und Modellanbieter bleiben separat.
• Der gehostete Mate ist eine Cloud-Funktion mit Tarifkontingenten und umgebungsabhängiger Verfügbarkeit; er gehört nicht zur Self-Hosted-Version.
• n8n ist ein separates Produkt, das Sie betreiben oder abonnieren. Customermates bündelt n8n nicht, sondern veröffentlicht offene Schnittstellen und einen Community-Node.
• Import und Export laufen über Excel-Dateien (.xlsx), jeweils für einen Datensatztyp, im Rahmen Ihrer Berechtigungen und mit Zeilenlimit. CSV, ein Export des gesamten Kontos und die Übernahme von Anhängen gehören nicht dazu. Planen Sie die Migration deshalb ausdrücklich ein.

Live-Vorschau

demo.customermates.comIn neuem Tab öffnen

Entscheidungsliste

Wählen Sie einen dauerhaft kostenlosen Cloud-Tarif, wenn:

• die aktuellen Grenzen die nächsten zwölf Monate abdecken;
• der benötigte Workflow ohne kostenpflichtiges Add-on funktioniert;
• Rechte und Support zu Ihrem Risiko passen;
• Export und Migration akzeptabel sind.

Wählen Sie Open-Source-Self-Hosting, wenn:

• Kontrolle über Betrieb und Quellcode wichtig ist;
• jemand Betrieb und Sicherheit verantwortet;
• Infrastruktur und Wartung budgetiert sind;
• die konkrete Edition den benötigten CRM-Workflow abbildet.

Wählen Sie Bezahl-Tarif oder Testphase, wenn die fehlende Funktion (Berechtigungen, Automatisierung, Support, Datenübernahme oder Kundenkanal) mehr Aufwand verursacht als das Abonnement.

Häufige Fragen

Nächster Schritt

Wählen Sie zwei Modelle, übertragen Sie deren aktuelle Grenzen in eine Entscheidungsliste und testen Sie denselben Workflow. Für eigenen Betrieb lesen Sie den Open-Source-CRM-Leitfaden und die Self-Hosting-Grenzen. Für Managed Cloud vergleichen Sie Cloud CRM und Preise.