E-Mail-Integration, die jede Konversation mit Ihrem CRM verbindet

Was E-Mail-Integration hier bedeutet

Customermates importiert E-Mail-Threads aus einem verbundenen Gmail-, Microsoft-Outlook- oder IMAP-Konto in den einheitlichen Posteingang. Derselbe Posteingang unterstützt auch LinkedIn-, WhatsApp-, Instagram- und Telegram-Konten. Ein verbundenes Konto gehört einem Nutzer, solange es nicht ausdrücklich mit dem Workspace geteilt wird.

Das ist ein operatives Postfach, keine E-Mail-Marketing-Suite. Sie können synchronisierte Threads lesen, auf dem ursprünglichen Kanal antworten, einen lokalen Entwurf in einem bestehenden Thread speichern oder ersetzen, den Thread-Status ändern und Teilnehmer mit CRM-Kontakten verknüpfen. Neue E-Mails lassen sich über einen Kontakt oder über API und MCP sofort senden.

So verbinden Sie E-Mail

1. Öffnen Sie Profil → Verbundene Konten.
2. Wählen Sie Konto verbinden und schließen Sie den gehosteten Authentifizierungsablauf des Anbieters ab.
3. Wählen Sie die zu importierenden Ordner, wenn das Konto eine Ordnerauswahl unterstützt.
4. Öffnen Sie das Postfach, um synchronisierte Threads zu lesen und zu beantworten.

Die Authentifizierung findet im Verbindungsablauf des Anbieters statt. Customermates fordert Sie nicht auf, ein Gmail- oder Microsoft-Passwort in das CRM einzufügen.

Was heute ausgeliefert wird

Externe KI-Clients entwerfen und senden. Unterstützte Clients wie Claude, ChatGPT und Gemini können 49 MCP-Tools nutzen, um erlaubten Kontext zu lesen, eine Antwort zu entwerfen und sie, soweit zulässig, zu senden. Customermates liefert den MCP-Endpoint, nicht Client, Modell, Abonnement oder autonomes Ergebnis. Messaging-Tools sind ab Pro verfügbar.

Zeitgesteuerter Versand über einen externen Anbieter. Schreiben und prüfen Sie einen einzelnen Entwurf in Customermates; ein separat betriebener Workflow und Versandanbieter planen ihn. Customermates besitzt weder integrierten Send-later-Planer noch Kampagnen-Engine.

Einzelner E-Mail-Versand. Senden Sie jeweils eine geprüfte Nachricht über ein unterstütztes Konto und halten Sie sie im unterstützten Gesprächsverlauf fest. Customermates bietet weder Massen-E-Mail-Versand noch Bulk-Outreach; nutzen Sie für Gruppen einen separaten Kampagnenanbieter.

E-Mail-Sequenzen in einem externen Anbieter mit n8n. Gehen Sie über manuelles E-Mailing hinaus mit einer separat betriebenen n8n-Instanz. Richten Sie dort Trigger ein, die automatisch E-Mails basierend auf CRM-Ereignissen senden:

• Wenn ein Deal zu "Angebot gesendet" wechselt, senden Sie nach 3 Tagen ohne Antwort eine Follow-up-Vorlage
• Wenn ein neuer Kontakt über ein Webformular erstellt wird, starten Sie eine Willkommens-E-Mail-Sequenz
• Wenn ein eigenes Aufgabendatum erreicht ist, lassen Sie einen externen Scheduler über einen externen Anbieter eine Benachrichtigung senden
• Wenn ein Deal als gewonnen markiert wird, senden Sie eine Dankes-E-Mail an den Kunden

Erstellen Sie diese Workflows visuell in einer separaten n8n-Instanz, ohne Code. Kampagnen und Sequenzen laufen in diesem Workflow und bei einem externen Versandanbieter, nicht direkt in Customermates.

Schreibgeschützte Kalenderansicht. Verbundene Google- und Microsoft-Konten können Kalendereinträge zur Anzeige in Customermates importieren. Das CRM erstellt, ändert oder löscht keine Termine im Anbieter-Kalender.

Kundenseitig betriebene Automatisierung. Ihre eigene n8n-Instanz oder ein anderer Automatisierungsdienst kann Customermates-Webhooks und -APIs nutzen. Customermates hostet oder bündelt n8n nicht. Das aktuelle Produkt hat keine native Engine für zeitgesteuerten Versand, Sequenzen oder Massenkampagnen.

Bewusste Grenzen

Automatisierte E-Mail-Workflows. Eine separate n8n-Instanz und ein externer Versandanbieter können Follow-ups, Willkommens-E-Mails, Deal-Phasen-Benachrichtigungen und Erinnerungen übernehmen. Ihr Team konzentriert sich auf hochwertige Konversationen, während der externe Workflow die Routine übernimmt.

Das Produkt nimmt außerdem nicht an, dass jede synchronisierte Nachricht zu einem Deal gehört. Teilnehmer können mit Kontakten verknüpft werden; CRM-Datensätze führen eigene Notizen, Aufgaben, Beziehungen und Custom Fields.

Tarife und Datenverarbeitung

Der verbundene einheitliche Posteingang ist ab Pro für 29 € pro Nutzer und Monat verfügbar. Starter für 12 € pro Nutzer und Monat deckt das Kern-CRM ohne verbundene Konten ab. Business für 69 € pro Nutzer und Monat erhöht die Kapazität verbundener Konten und unterstützt geteilte Konten.

Der Transport verbundener Konten läuft über Unipile, das Daten in Frankreich speichert. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen mit Verarbeitungsorten und Übermittlungsgarantien auf den rechtlichen Seiten. Siehe Datenschutz, Unterauftragsverarbeiter und AVV.

Der Self-Hosted-Build umfasst immer den Funktionsumfang von Starter und enthält weder den einheitlichen Posteingang noch verbundene Konten. Der Posteingang ist ausschließlich in Customermates Cloud ab Pro verfügbar; dort bildet jeder aktivierte Anbieter und Unterauftragsverarbeiter eine eigene Grenze der Datenverarbeitung.

Dokumentierte Hosting-Grenzen. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Self-Hosting hat Funktionsumfang von Starter und enthält kein Cloud-Postfach.

n8n-getriebene E-Mail-Automatisierung. Verbinden Sie eine separate n8n-Instanz und einen externen Versandanbieter über die Customermates-Schnittstellen. Kampagnen und Sequenzen laufen außerhalb des CRM; Tarife, Limits, Logs und Kosten bleiben separat.

Häufig gestellte Fragen

Loslegen

Verbinden Sie ein Konto unter Profil → Verbundene Konten und öffnen Sie danach das Postfach. Lesen Sie einen synchronisierten Thread, verknüpfen Sie den Teilnehmer mit dem richtigen Kontakt und antworten Sie entweder sofort oder speichern Sie einen Entwurf zur Prüfung.