Miglior CRM per startup: quale scegliere in base alla tua fase

Miglior CRM per startup: quale scegliere in base alla tua fase

Non esiste un unico miglior CRM per startup. Due fondatori senza budget possono partire con gli strumenti gratuiti di HubSpot (fino a 2 utenti) o con l’edizione gratuita di Zoho CRM (fino a 3 utenti). Per la vendita B2B guidata dai fondatori, guarda Pipedrive o Attio; per l’outbound al telefono, Close; per il lavoro ad alto contatto con partner e investitori, folk. Customermates, che pubblica questa guida, è adatto alle startup di servizi le cui trattative passano da conversazioni via e-mail, LinkedIn e WhatsApp.

Qui sotto trovi una tabella di scelta per fase, note con fonti su ogni fornitore, i conti dietro i programmi per startup e un esempio di configurazione con pipeline clienti e pipeline investitori affiancate. I dati dei fornitori sono stati verificati il 6 novembre 2026 sulle pagine di ciascun fornitore, elencate in fondo.

In sintesi

Budget zero

HubSpot Free Tools (fino a 2 utenti), edizione gratuita di Zoho CRM (fino a 3 utenti) o Attio Free (fino a 3 postazioni).

Con investitori VC

Candidati a HubSpot for Startups, al programma startup di Attio o a Salesforce Launchpad, e metti a budget il terzo anno, quando lo sconto è quasi finito.

Vendita guidata dai fondatori

Pipedrive per una pipeline fase per fase, Close quando il telefono è il canale principale.

Fundraising

Qualsiasi CRM con trattative e campi personalizzati può ospitare una pipeline di investitori. Analisi del deck, cap table e data room richiedono strumenti a parte.

Trasparenza

Customermates pubblica questa guida. Qui non c’è una classifica; Customermates compare in una sezione dedicata e dichiarata.

Quale CRM va bene per la tua fase e il tuo modo di vendere?

Gran parte delle liste dei «migliori CRM» classifica gli strumenti in base a funzioni che un team di due persone non aprirà mai. Un filtro migliore è dove ti trovi e come vendi.

Se ti riconosci in due righe, scegli quella che descrive come si chiuderanno le tue prossime dieci trattative, non quella che speri sia vera tra due anni.

Quali fornitori meritano un posto nella tua selezione di CRM per startup?

HubSpot

HubSpot è adatto a chi vuole partire gratis e prevede di crescere verso una suite a pagamento più grande. Il livello gratuito, chiamato Free Tools, costa 0 $ per un massimo di 2 utenti. Sales Hub prosegue poi con Starter, Professional ed Enterprise. Il 6 novembre 2026 la pagina dei prezzi di Sales Hub indicava Professional a 90 $ per postazione al mese con fatturazione annuale, o 100 $ con fatturazione mensile, più una tariffa di onboarding una tantum obbligatoria di 1.500 $.

HubSpot for Startups offre il 90% di sconto nel primo anno, il 50% nel secondo e il 25% nel terzo alle startup che hanno raccolto un round pre-seed, seed o Serie A (non Serie B o successive) e sono affiliate a un partner approvato o hanno un finanziamento verificato. Un secondo livello offre il 30% e poi il 15% tramite organizzazioni imprenditoriali approvate. Entrambi valgono solo per prodotti Professional o Enterprise nuovi e richiedono un impegno annuale.

Pipedrive

Pipedrive si definisce un CRM per la pipeline di vendita ed è adatto alla vendita guidata dai fondatori con fasi chiare e ripetibili. I piani attuali sono Lite, Growth, Premium e Ultimate. Le sequenze, che Pipedrive descrive come workflow di nurturing dei lead composti da e-mail manuali e attività di follow up, partono dal piano Growth. LeadBooster, con chatbot, live chat, prospector e moduli web, è incluso in Premium e Ultimate. Pipedrive fattura per postazione, che sia assegnata a un utente o no, con pagamento mensile o annuale e uno sconto per quello annuale.

Attio

Attio ha un piano Free per un massimo di 3 postazioni, poi Plus, Pro ed Enterprise. Il 6 novembre 2026 la sua pagina dei prezzi mostrava Pro a 79 US$ per utente al mese con fatturazione annuale o 99 US$ con fatturazione mensile. La sincronizzazione di e-mail e calendario copre 1 account per utente su Free e Plus e 2 su Pro. Il programma startup di Attio offre l’80% di sconto sul piano Pro annuale e crediti nel primo anno e il 30% di sconto nel secondo. È aperto alle aziende finanziate da fondi VC, costituite da meno di 10 anni e registrate negli ultimi 90 giorni, per spazi di lavoro fino a 10 postazioni.

folk

folk si definisce un CRM con IA per l’intero processo di vendita e punta sulle vendite ad alto contatto, con le conversazioni del team in un unico posto. La pagina dei prezzi elenca Standard, Premium ed Enterprise con una prova gratuita di 2 settimane. Standard include gestione della pipeline, campagne e-mail, estensione LinkedIn e sincronizzazione di e-mail, calendario e WhatsApp. Oggetti personalizzati e trattative, sequenze e-mail e accesso API arrivano con Premium.

Close

Close è adatto a una startup che vende al telefono. Ogni piano (Solo, Essentials, Growth, Scale) include chiamate e SMS, mentre il Power Dialer e i workflow automatici partono dal piano Growth. La prova dura 14 giorni senza carta di credito.

Zoho CRM e Salesforce

L’edizione gratuita di Zoho CRM è gratuita per 3 utenti senza limiti di tempo; le edizioni a pagamento sono Standard, Professional, Enterprise e Ultimate, e i piani annuali fanno risparmiare fino al 34%. Salesforce indirizza le startup a Starter Suite, che il 6 novembre 2026 dichiarava a partire da 25 $ per utente al mese, senza costi di implementazione e con 30 giorni di prova gratuita, e a Salesforce Launchpad, che aggiunge sconti e supporto all’implementazione per le startup finanziate da fondi di venture capital.

Quanto costano i programmi per startup dopo il primo anno?

Uno sconto del 90% è un bel risparmio nel primo anno. Il numero che decide se restare è il prezzo del terzo anno. Prezzi verificati il 6 novembre 2026 sulle pagine dei prezzi e dei programmi startup dei fornitori linkate sopra.

Scheda di costo e rischio d’uscita per tre persone

Considera tre postazioni a pagamento per dodici mesi, senza variazioni di postazioni né aumenti di prezzo. Sono calcoli di abbonamento alle tariffe standard esposte, al netto di imposte, costi di utilizzo, extra e lavoro di migrazione. USD ed EUR restano separati; nessuna conversione di valuta è implicita. Fatturazione annuale e pagamento mensile con impegno annuale sono cose diverse: l’opzione di pagamento mensile a 100 $ di HubSpot prevede comunque un impegno annuale.

Formula: postazioni × tariffa mensile per postazione × 12 × (1 − sconto). L’onboarding obbligatorio di HubSpot, 1.500 US$, è a parte: non dare per scontato che lo sconto startup lo azzeri. Per il livello startup al 30%, applica il 70% del listino nel primo anno e l’85% nel secondo. L’importo effettivo dipende dall’idoneità e da un preventivo scritto. Il totale di dodici mesi di Customermates è la somma di dodici fatture mensili, non un prezzo annuale né un impegno. Fonti e tariffe verificate il 6 novembre 2026.

Prima di scegliere, compila una scheda d’uscita per ogni finalista: data di rinnovo e preavviso di disdetta dal preventivo; formato di esportazione; contatti, organizzazioni, trattative e le loro relazioni; storico delle conversazioni; allegati; e il lavoro necessario per ricreare campi e viste. Segna ogni voce come esportata e reimportata, lavoro manuale o non verificata. Lascia vuoto il costo di migrazione finché qualcuno non ha misurato il lavoro. Una fattura bassa nel primo anno non risponde a queste domande.

Prima di impegnarti, prova con un contatto, un’organizzazione, una trattativa, un’attività collegata e un allegato. Per Customermates, la guida all’esportazione dei record descrive le esportazioni delle liste in Excel o JSON con i filtri attivi applicati. Non è un’esportazione dell’intero account né un trasferimento di allegati; non considerare l’esportazione dei record un backup della posta in arrivo. Confronta lo stesso campione presso gli altri fornitori, poi usa la checklist per scegliere un CRM per annotare i compromessi.

Dove si colloca Customermates?

Trasparenza: Customermates pubblica questa guida. Customermates è un CRM open source nativo per l’IA, costruito in Germania per piccoli team a contatto con i clienti: società di consulenza, agenzie e altre attività di servizi, più fondatori che vendono attraverso le conversazioni. Contatti, organizzazioni, trattative e attività vivono nello stesso spazio di lavoro delle conversazioni degli account e-mail, LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram collegati, che confluiscono in una posta in arrivo unificata. La posta in arrivo richiede Pro o superiore; Starter non la include.

In Customermates Cloud, Mate prepara riepiloghi e bozze di risposta usando crediti IA ospitati, e le Routine eseguono istruzioni salvate a intervalli regolari o quando un record cambia. Se preferisci usare Claude, ChatGPT o un altro client, quel client lavora con il CRM tramite MCP e le chiamate al modello girano sul tuo fornitore di IA. Per una startup guidata dai fondatori il punto è che nessuna conversazione con un lead o un investitore si spenga: le conversazioni stanno sul contatto, una bozza di risposta e un prossimo passo sono pronti perché tu li riveda, e li invii tu.

Esempio di configurazione: una pipeline clienti e una pipeline investitori dalla tua posta in arrivo

Ecco come un team di due fondatori potrebbe gestire le vendite e un round seed in un solo spazio di lavoro. Un nuovo spazio di lavoro parte senza liste: crea prima le liste di clienti, organizzazioni, trattative e attività e le loro relazioni. Date e stati delle attività sono normali campi Data e Scelta singola configurati, non funzioni integrate delle attività.

1. Collega i canali in cui nascono le trattative

   Ogni utente collega gli account in Impostazioni › Canali e calendari: 1 per utente su Pro, 3 su Business. Su Pro, un fondatore può collegare la casella Gmail o Outlook e l’altro LinkedIn.

2. Trasforma i partecipanti alle conversazioni in contatti

   In una conversazione apri Impostazioni della conversazione dal chip nell’intestazione. Sotto Persone clicca su Collega accanto a ogni partecipante per associare un contatto esistente o crearne uno. Da quel momento ogni conversazione con quell’indirizzo, non solo questa, compare nella cronologia del contatto. Gestisci ogni fondo come un’organizzazione e ogni partner come un contatto.

3. Aggiungi i campi per gli investitori alle Trattative

   Aggiungi un campo Fase alle Trattative (per esempio Prospezione, Qualificazione, Demo, Proposta, Negoziazione, Vinta, Persa); le fasi non sono predefinite e questo campo alimenta la pipeline ponderata. Tienilo per i clienti. In Modello dati apri le Trattative e usa Aggiungi, poi Campo, per quattro campi personalizzati: Tipo di trattativa (Scelta singola: Cliente, Investitore), Fase del round (Scelta singola: In ricerca, Presentazione richiesta, Primo incontro, Incontro con il partner, Due diligence, Impegno confermato, Rifiutata), Taglio dell’investimento (Importo) e Prossimo contatto (Data).

4. Tieni gli investitori fuori dai numeri di vendita

   Le nuove trattative partono dalla prima fase, Prospezione. Sulle trattative con investitori, imposta Tipo di trattativa su Investitore, svuota Fase perché non contino come Prospezione e inserisci la cifra in Taglio dell’investimento. Il valore di una trattativa deriva dalle sue voci, quindi le trattative con investitori senza voci non aggiungono nulla al totale né alla pipeline di vendita ponderata, e una board di vendita filtrata su Tipo di trattativa Cliente non le mostra.

5. Salva due viste

   In Trattative crea una vista con Nuova vista, filtra Tipo di trattativa su Investitore, apri Aspetto, scegli Board e raggruppa per Fase del round: trascinando una scheda sposti un investitore alla fase successiva. Una seconda vista ordina tutte le trattative per Prossimo contatto, in ordine crescente. Condividile con il tuo cofondatore, così lavorate entrambi con gli stessi filtri.

6. Segui gli impegni come attività collegate

   Per «invia il deck aggiornato al partner» crea un’attività collegata alla trattativa e al contatto, e assegnala. Le attività non hanno una scadenza né un promemoria integrati, quindi aggiungi un campo Data alle attività se vuoi ordinarle.

Facoltativo, solo Customermates Cloud: una routine impostata su Ogni settimana, il lunedì alle 08:00, può fare la revisione per te. Usa i crediti IA ospitati dalla quota del suo proprietario, e per leggere le conversazioni serve un piano con la posta in arrivo. Istruzione di esempio:

Tieni l’ultima frase come istruzione, non come blocco di approvazione tecnico. Mate e le routine possono inviare e-mail e messaggi di chat subito, senza chiedere. Rivedi le bozze salvate nella posta in arrivo prima di inviarle; il comportamento «prima la bozza» dipende dal rispetto della tua istruzione. Ogni esecuzione ha inoltre un tetto di crediti; un’esecuzione che lo raggiunge si ferma con lo stato Parziale, quindi tieni breve l’elenco. Starter include 1 routine per utente e Pro 5.

Quanto costa

Ogni piano a pagamento include ogni mese crediti IA ospitati per utente attivo; vedi i prezzi. Il tuo primo spazio di lavoro parte con Pro gratis per 14 giorni senza carta di credito: inizia la prova di 14 giorni con un canale e le tue prossime cinque conversazioni. Se preferisci gestire il software in autonomia, il nucleo AGPL si installa sul tuo server con Docker Compose e PostgreSQL e mantiene REST, webhook e MCP. In self-hosting non ci sono posta in arrivo, Mate né crediti ospitati, quindi i passaggi sulla posta in arrivo qui sopra richiedono Customermates Cloud.

Per una verifica GDPR: nel cloud, il database di produzione primario è configurato nella regione AWS di Francoforte. È un’impostazione scelta, non una garanzia contrattuale di residenza dei dati. I sub-responsabili, compresi i fornitori statunitensi, sono elencati pubblicamente ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati.

Che cosa controllare prima di impegnarti?

1. Elenca i canali in cui le trattative si muovono davvero. Se metà della tua pipeline vive su LinkedIn e WhatsApp, un CRM che sincronizza solo le e-mail resterà mezzo vuoto.
2. Calcola il prezzo del mese 25, non del mese 1. La tabella dei programmi qui sopra spiega perché.
3. Conta le postazioni dopo la prossima assunzione. I piani gratuiti si fermano a 2 o 3 utenti, e il programma startup di Attio copre spazi di lavoro fino a 10 postazioni.
4. Controlla come escono i dati. Chiedi quale formato di file, se l’esportazione è per oggetto o per l’intero account e se esiste un’API. Customermates esporta una lista alla volta come cartella di lavoro Excel o JSON e ha un’API REST; non c’è un’esportazione dell’intero account.
5. Fai passare venti trattative reali dalla prova prima di importare l’intero foglio di calcolo.

Passare da un foglio di calcolo a Customermates funziona una lista alla volta. Importa il foglio come cartella di lavoro Excel o file CSV, prima le organizzazioni, poi i contatti, poi le trattative, così le colonne di collegamento possono abbinarsi ai record esistenti per nome. Ogni file ha un limite di righe; la guida all’importazione riporta i limiti.

Domande frequenti

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