Un CRM pour les agences de communication

Dans une agence, le new business commence rarement par un formulaire bien rempli. Une recommandation, un ancien client qui change de poste, un message sur LinkedIn : la demande arrive, puis il faut un brief, une équipe pour le pitch et une décision. Customermates est un CRM pour agence de communication qui garde ce parcours lisible, de la première prise de contact jusqu’à la décision du client, avec les personnes et les échanges qui comptent.

L’espace de travail d’exemple pour les agences

L’espace de travail « agencies » présente le new business d’une agence fictive avec des données d’exemple, pas un client réel. L’interface est en français, les fiches d’exemple sont en anglais.

Ses listes sont Clients, Contacts, Pitches, Projects, Retainers et Tasks. Le board des pitchs suit les étapes Inquiry, Briefing, Pitch preparation, Proposal sent, Negotiation, Won et Lost. Chaque colonne affiche le nombre de pitchs, leur valeur et leur valeur pondérée par la probabilité de l’étape. En ouvrant une relation, vous retrouvez ses contacts, ses pitchs et la conversation qui y a été rattachée. Un pitch garde le brief du client et la proposition en PDF dans un champ Fichier, et un retainer actif le contrat signé. Une vue calendrier montre la période de production de chaque projet, et le tableau de bord liste les présentations de pitch des 14 jours à venir.

Ces listes sont un exemple. Un nouvel espace de travail commence sans listes : vous les créez dans Configurer, ou la configuration IA de Customermates Cloud les prépare à partir de la description de votre agence. Elle s’exécute une fois, à l’inscription, dans la limite de crédits prévue, et vous pouvez la passer avec « Commencer avec un espace de travail vide ».

De la demande à la décision

1. Enregistrer la demande

   Créez le prospect et ses interlocuteurs, et notez d’où vient la demande dans un champ à choix.

2. Préparer le brief

   Ouvrez un pitch lié au prospect, passez-le en Briefing et consignez les attentes du client dans les champs et les notes de la fiche.

3. Monter le pitch

   Assignez les membres de l’équipe, renseignez la valeur estimée et la date de présentation dans un champ date.

4. Suivre la négociation

   Rattachez la conversation utile au pitch ou au client, puis faites avancer le pitch sur le pipeline commercial.

5. Passer la main à la production

   Une fois le pitch gagné, créez la fiche du projet ou du retainer ; la planification, le temps passé et la facturation continuent dans vos outils habituels.

Retainers : un suivi, pas une facturation

Les échanges clients à côté de la relation

Sur Customermates Cloud, la boîte de réception unifiée réunit l’e-mail (Gmail, Outlook, IMAP), LinkedIn, WhatsApp, Instagram et Telegram. Starter et l’auto-hébergement n’ont pas de comptes de messagerie connectés. Avec Pro, chacun connecte ses propres comptes et peut partager des fils un par un. Le partage d’un compte entier, par exemple la boîte new business de l’agence, demande Business, Max ou Enterprise.

Un participant est associé à un contact par son adresse e-mail, son numéro ou son identité LinkedIn. Le lien entre une conversation et un pitch ou un client se fait toujours explicitement, par un membre de l’équipe ou par l’assistant Mate. Mate fonctionne uniquement sur Customermates Cloud, dans la limite des crédits de votre offre : il crée, modifie et envoie dès que vous le lui demandez ; seules les suppressions, les imports, les changements d’accès et les modifications destructives du modèle de données attendent votre validation. Un brouillon attend que vous le modifiiez ou l’envoyiez.

Ce qu’il faut savoir pour une équipe

Les vues enregistrées sont personnelles : chaque membre enregistre ses propres filtres. Il n’y a pas de droits d’accès par champ, mais des rôles par liste et par action. Les fiches et les relations, en revanche, sont partagées par toute l’équipe selon ses droits. Pour retrouver un client et tout ce qui s’y rattache, voyez aussi la gestion des contacts et des clients.

Tarifs

La facturation est mensuelle, par utilisateur, en euros : Starter 12 €, Pro 29 €, Business 69 € et Max 149 € par utilisateur et par mois. Pour une boîte new business partagée, prévoyez Business. Le détail est sur la page des tarifs.

Questions fréquentes