Concepts clés

Customermates conserve les données du CRM dans des listes configurables. Chaque espace de travail définit ses propres listes, comme Contacts, Affaires, Projets ou Candidatures, et peut en ajouter à tout moment sans nouvelle version. Chaque enregistrement garde un identifiant stable : renommer une liste ou un champ ne casse donc aucune référence. Une vue enregistrée affiche les enregistrements d’une liste sans les copier.

Quelles listes un espace de travail contient-il, et d’où viennent-elles ?

Aucune liste n’est intégrée. Sur Customermates Cloud, la configuration IA de l’espace de travail dans l’onboarding conçoit tout l’espace de travail à partir de vos réponses et, si vous en indiquez un, de votre site web : chaque liste avec ses champs, ses relations et ses calculs, les vues des listes, des enregistrements d’exemple ou un tableur importé, le tableau de bord et la base de connaissances. Un espace de travail auto-hébergé démarre sans liste : les personnes qui gèrent le modèle de données les créent dans Configurer. Les espaces de travail créés avant la configuration IA gardent les listes avec lesquelles ils ont démarré.

Les noms suivent votre activité : votre liste d’affaires peut donc s’appeler Opportunités ou Commandes. Les listes issues de la configuration sont des listes ordinaires : vous pouvez les renommer et étendre ou modifier leurs champs, leurs relations et leur disposition dans Configurer, comme pour toute liste que vous créez. Pour associer des messages à des enregistrements, une liste a besoin d’un champ Coordonnées : les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les profils sociaux d’un enregistrement. Un numéro de téléphone peut être appelé et correspond aussi aux conversations WhatsApp du même numéro. La liste de personnes issue de la configuration en a un ; vous pouvez en ajouter un à n’importe quelle autre liste. C’est un champ normal que vous pouvez déplacer, épingler, filtrer et modifier comme les autres ; un même identifiant peut correspondre à plusieurs enregistrements.

Comment la valeur totale d’une affaire est-elle calculée ?

Quand vous vendez des produits ou des services, la configuration IA de l’espace de travail donne à votre liste d’affaires des Lignes, une sous-liste : chaque ligne appartient à une affaire, se modifie à l’intérieur de celle-ci, partage ses accès et est supprimée avec elle. Chaque ligne a un article, une quantité, un mode de tarification et un prix unitaire effectif. Montant de la ligne = quantité × prix unitaire effectif. La valeur de l’affaire est la somme des montants des lignes ; sans lignes, c’est une simple valeur monétaire. Un même article peut apparaître sur plusieurs lignes. La tarification en direct suit les modifications ultérieures du prix de l’article ; la tarification enregistrée conserve le prix relevé. Chaque champ monétaire porte sa propre devise, et les montants en devises différentes ne sont jamais additionnés en silence.

Le total est un calcul configuré : une personne qui gère le modèle de données peut donc le modifier ou le transformer en valeur manuelle après avoir prévisualisé les enregistrements et les widgets concernés. Une entrée manquante, une valeur que vous n’avez pas le droit de voir, zéro et une erreur de calcul sont des états différents. Voir pipeline pondéré.

Comment les relations lient-elles les enregistrements, par exemple un contact à plusieurs organisations ?

Une relation relie deux listes. Chaque côté a son propre libellé, et chaque côté autorise un ou plusieurs enregistrements : un contact peut donc appartenir à plusieurs organisations, et un projet peut lier des contacts et des affaires. Les deux enregistrements affichent le lien. Dans le formulaire d’un enregistrement, une relation est un champ : choisissez les enregistrements, puis cliquez sur Enregistrer. Dans Configurer, vous en ajoutez une avec Ajouter, puis Relation, sur la page de configuration d’une liste, ou en faisant glisser le point d’une liste vers une autre dans le graphe. L’onglet Relations liste chacune sous forme de ligne avec son libellé, le nombre d’enregistrements liés (par exemple Un à plusieurs) et l’autre liste ; une liste sans relation affiche Ajouter une relation. Le panneau latéral définit les deux libellés, le nombre d’enregistrements liés et, sous À la suppression, ce qu’il advient des enregistrements liés.

Une relation peut aussi afficher les messages des enregistrements directement liés dans les Activités de l’autre liste, réglage défini pour chaque sens. La configuration IA de l’espace de travail l’active pour les relations de votre liste de personnes : une affaire ou une organisation affiche ainsi les messages de ses personnes liées. Dans le panneau latéral de la relation, un interrupteur par sens l’active ou le désactive, par exemple Afficher leurs messages dans Organisations.

L’application vérifie les types de listes, la cardinalité, les doublons et ce qui se passe à la suppression. Une valeur reprise ou cumulée sur plusieurs enregistrements liés exige une agrégation, comme la somme ou le nombre.

Que sont les champs, et quels types de champs existe-t-il ?

Chaque liste démarre avec quelques champs, et vous pouvez ajouter les vôtres ; les tableaux les affichent sous forme de colonnes. Les types de champs sont Texte, Texte enrichi, Nombre, Montant, Oui ou non, Date, Date et heure, Période, Période avec heures, Choix unique, Choix multiple, Adresse web, Membre, Adresse, Fichier et Téléphone, e-mail et réseaux sociaux. Les numéros de téléphone et les adresses e-mail n’ont pas de type de champ à eux : ils se placent dans le champ Coordonnées d’une liste, qui a le type Téléphone, e-mail et réseaux sociaux. Un champ Adresse contient une adresse postale, vérifiée selon le format d’adresse de son pays, voir Comment saisir une adresse ?. Les champs Texte, Adresse web et Fichier peuvent Autoriser plusieurs valeurs (un champ Fichier contient alors jusqu’à 20 fichiers, voir Comment joindre des fichiers à un enregistrement ?) ; pour les champs Adresse web, Au clic définit si un clic sur une valeur l’ouvre dans un nouvel onglet (par défaut) ou la copie, voir Enregistrements du CRM. Les options d’un choix gardent un identifiant stable quand vous les renommez. Passer un champ Choix unique en Choix multiple conserve toutes les valeurs ; l’inverse ne fonctionne que si chaque enregistrement contient au plus une option.

Un champ est saisi à la main ou calculé : à partir d’autres champs du même enregistrement, repris d’un enregistrement lié, ou compté ou totalisé depuis des enregistrements liés. Une valeur calculée est toujours à jour, sauf si vous choisissez de l’enregistrer à un moment précis, par exemple à la création de l’enregistrement. Les formules utilisent un langage d’expressions vérifié et n’exécutent jamais de code arbitraire ; les cycles, les types incompatibles et les définitions trop coûteuses sont rejetés. Les champs peuvent servir dans les filtres, les tris, les vues, les widgets, les routines et Mate, dans la limite des accès.

Puis-je changer le type d’un champ quand des enregistrements ont déjà des valeurs ?

Oui. Choisissez un autre Type de valeur dans le panneau latéral du champ ; l’aperçu vérifie chaque valeur existante et convertit celles qui passent sans perte. Un texte devient un Nombre quand c’est un nombre simple comme 1250.50, une Date quand il est écrit 2026-10-12, une Date et heure au format ISO, et une Adresse web quand elle est valide. Un texte qui correspond au libellé d’une option devient cette option d’un champ Choix unique ou Choix multiple. Les nombres, les dates, les valeurs Oui ou non et les choix deviennent du Texte. Passer Choix unique en Choix multiple conserve toutes les valeurs ; l’inverse ne fonctionne que si chaque enregistrement contient au plus une option.

Quand certaines valeurs ne conviennent pas, la modification est bloquée, et l’aperçu indique combien d’enregistrements contiennent de telles valeurs et en montre jusqu’à trois, par exemple : 2 enregistrements ont des valeurs dans Budget qui ne correspondent pas à la modification, par exemple « n/a », « tbd ». Corrigez-les ou videz-les d’abord. Via MCP et REST, le problème d’aperçu existing_values_incompatible porte les mêmes count et examples.

Comment ajouter, modifier ou supprimer des champs, y compris le champ d’étape d’une affaire ?

Ouvrez Configurer, qui affiche toutes les listes sous forme de graphe. Sur chaque liste, l’en-tête ouvre la page de configuration de la liste, le corps montre les premiers champs (une entrée comme 3 autres champs déploie le reste sur place, Afficher moins le replie) et le nombre d’enregistrements du pied de page ouvre la liste. Les sous-listes sont regroupées dans un même cadre avec leur parent et le suivent quand il se déplace. Les positions et les listes déployées sont enregistrées pour vous ; Réinitialiser la disposition rétablit l’arrangement par défaut.

Le bouton + d’une liste dans le graphe et le menu Ajouter de sa page de configuration proposent les mêmes entrées : Champ, Champ calculé, Relation, Coordonnées (seulement tant que la liste n’en a pas) et Sous-liste, chacune dans son propre panneau latéral. Sous-liste ouvre un panneau comme Nouvelle sous-liste de Contacts et exige Modifier sur Utilisateurs et rôles en plus de l’autorisation sur le modèle de données ; une sous-liste ne peut pas avoir ses propres sous-listes, et REST et MCP refusent une telle modification avec recordSublistNested. Une sous-liste comme Lignes affiche Sous-liste de Affaires sur sa page et dans le graphe, avec l’explication que chaque entrée appartient à un enregistrement Affaire, se modifie à l’intérieur de celui-ci, partage ses accès et est supprimée avec lui. La page de configuration d’une liste bascule entre Général, Champs et Relations, et les relations apparaissent sous forme de lignes comme les champs. Le champ d’étape d’une affaire se trouve sur la page de configuration de votre liste d’affaires. Avant qu’une modification soit appliquée, un aperçu montre les enregistrements, vues, widgets, routines et formules concernés, et les modifications qui casseraient quelque chose sont bloquées tant que vous ne les avez pas résolues.

Pour supprimer un champ personnalisé ou tout autre champ, une liste ou une relation, utilisez Supprimer dans son panneau latéral ou dans le menu de la page. La confirmation liste tout ce qu’elle ajuste automatiquement (filtres, colonnes et tris des vues, filtres et regroupements des widgets, un widget qui mesurait le champ compte désormais des enregistrements, les webhooks le retirent de leur déclencheur et sont mis en pause quand c’était leur seul déclencheur, et les réglages des coordonnées, de la photo de profil ou de l’agenda cessent de l’utiliser) et ne bloque que sur ce qui se calculerait mal : les calculs, les routines et les champs qui contrôlent l’accès à l’espace de travail. Tout champ peut être supprimé, y compris celui qui nomme les enregistrements : le champ texte suivant dans l’ordre des champs de la liste les nomme alors, et la confirmation indique lequel ; s’il ne reste aucun champ texte, les enregistrements s’affichent sans titre. Restaurer le champ lui rend le nom, sauf si le champ de nom a été modifié entre-temps, et le replace dans les réglages des coordonnées, de la photo de profil ou de l’agenda ; les widgets qui comptent désormais des enregistrements et les déclencheurs de webhooks restent tels quels. Les éléments supprimés vont dans la Corbeille, où vous pouvez les Restaurer pendant 30 jours ou les Supprimer définitivement après avoir saisi le nom ; passé 30 jours, ils sont supprimés définitivement. Une suppression définitive efface aussi les valeurs enregistrées et, pour une liste, ses enregistrements et ses liens.

Les noms sont uniques : noms de listes, noms de champs au sein d’une liste, libellés de relation par côté et libellés d’option par champ, sans tenir compte de la casse ni des accents. La gestion du modèle de données est une autorisation à part, distincte de la modification des enregistrements ; elle n’accorde ni l’accès aux enregistrements ni la gestion des rôles.

Comment construire un champ calculé ?

Choisissez Champ calculé dans le menu Ajouter d’une liste, sur sa page de configuration dans Configurer, ou ouvrez-y un champ calculé existant. Source de la valeur définit d’où vient la valeur : Calculé à partir de cet enregistrement, Repris d’un enregistrement lié ou Compté ou totalisé depuis les enregistrements liés. Le type de valeur découle du calcul et s’affiche sur le résultat : un total de champs monétaires est donc un montant, et un comptage est un nombre.

La section Calcul dessine le calcul de haut en bas avec les mêmes cases que le graphe de Configurer. Pour une valeur issue d’enregistrements liés, elle commence par la liste elle-même, suit une relation affichée sous forme de pastille comme Lignes · Un à plusieurs, et se termine dans la liste liée avec Reprendre Prix ou, pour un total, Somme de Montant ou Nombre de Lignes liées. Un calcul à partir de l’enregistrement liste ses Entrées, puis une case par étape, comme Multiplier avec ses deux entrées. Chaque choix est une pastille : cliquez dessus pour rechercher parmi les champs de la liste, suivre une relation de plus sous Aller plus loin, ou saisir une Valeur fixe. Ajouter une entrée et Ajouter une étape prolongent un calcul, et le menu Plus d’actions d’une étape la retire.

La dernière case montre le type du résultat et un exemple : un enregistrement de la liste avec la valeur que ce calcul lui donne, et une flèche pour afficher un autre enregistrement. Sous les cases, une phrase dit ce que fait le champ, par exemple « Valeur additionne le Montant de toutes les Lignes liées. » Tant qu’il manque quelque chose, la phrase le nomme, par exemple « Choisissez la valeur à additionner. », et Enregistrer signale la case incomplète.

Plus d’options définit Mise à jour : Toujours à jour, Enregistré à la création de l’enregistrement, Enregistré quand un champ change (choisissez le champ et la valeur qui le déclenche) ou Enregistré sur demande. Une valeur enregistrée peut autoriser Autoriser la saisie par-dessus. Quand des enregistrements liés interviennent, Afficher à tous ceux qui peuvent voir l’enregistrement (Affaire) permet de voir cette valeur même sans pouvoir ouvrir les enregistrements liés ; pour une valeur liée unique ou un total sur un seul enregistrement, ils voient exactement cette valeur : modifier un tel calcul demande donc l’approbation d’un administrateur.

Comment les valeurs monétaires calculées sont-elles arrondies ?

Un champ Montant calculé sans Décimales arrondit son résultat à l’unité la plus petite de sa devise avant de l’enregistrer, en arrondissant la demie vers le haut : deux décimales pour l’EUR ou l’USD, aucune pour le JPY, trois pour le KWD. Avec Décimales défini, une valeur calculée est arrondie à ce nombre de décimales. L’application, l’API REST, les exports et les webhooks renvoient la valeur arrondie. Chaque valeur est arrondie séparément : le total d’une affaire additionne donc des montants de lignes déjà arrondis et peut différer d’un centime d’une somme de chiffres non arrondis. Les valeurs enregistrées changent lors de leur prochain recalcul. Les valeurs saisies ne sont jamais arrondies ; Décimales détermine seulement leur affichage.

Comment fonctionne un pipeline pondéré, et comment la valeur pondérée est-elle calculée ?

Valeur pondérée de l’affaire = valeur de l’affaire × probabilité de l’étape / 100. Les étapes sont un champ Choix unique dont chaque option porte une probabilité de 0 à 100 pour cent, que la configuration IA de l’espace de travail tire de la chance de gain de chaque étape. La valeur pondérée est un champ calculé facultatif. Une affaire de 2 600 à 60 pour cent apporte 1 560 ; une étape à zéro pour cent apporte zéro, et une probabilité manquante laisse la valeur pondérée vide. Une modification du prix en direct d’un article recalcule les valeurs qui en dépendent ; le prix d’un devis enregistré, non.

Une personne qui gère le modèle de données modifie les étapes, leurs probabilités ou la formule sur la page de configuration de la liste d’affaires dans Configurer, et l’aperçu montre l’effet sur les affaires et les widgets existants. Les personnes qui ne peuvent pas lire toutes les entrées d’un calcul voient une valeur restreinte à la place du total, et la formule elle-même n’est affichée qu’aux personnes qui peuvent lire toutes ses entrées.

Que sont les widgets ?

Un widget graphique du tableau de bord choisit une liste source et une agrégation, un champ de valeur pour les agrégations autres que le nombre, des filtres facultatifs, un regroupement et un style d’affichage, par exemple la somme de la Valeur de l’affaire par Étape ou le nombre de Projets par Propriétaire. Chaque enregistrement compte une fois dans la liste dont il provient ; une affaire liée à deux organisations compte entièrement dans les deux groupes, de sorte que les totaux regroupés peuvent dépasser le total global. Un graphique de comptage dont la source est une liste d’articles compte ses enregistrements ; celui dont la source est Lignes compte les enregistrements de lignes. Les widgets suivent les mêmes règles d’accès que les listes. Les widgets d’activité affichent un fil au lieu d’un nombre. Voir Tableau de bord.

Que sont les webhooks ?

Un webhook ou une routine peut s’abonner aux événements d’enregistrement d’une ou plusieurs listes, éventuellement filtrés par champs. Les envois sont mis en file d’attente une fois la modification enregistrée. Un envoi échoué est retenté avec la même identité d’événement et d’envoi : un destinataire peut donc voir un même événement plus d’une fois. L’accès est revérifié au moment de l’envoi, et les envois passés sont masqués pour la personne qui les consulte. Voir Webhooks.

Qu’est-ce que le texte enrichi, et est-ce du Markdown ?

Un champ Texte enrichi contient du texte mis en forme dans un enregistrement, comme des notes, des descriptions ou des résumés. C’est un champ comme les autres : il a sa place dans la vue d’ensemble, peut être épinglé ou masqué, et vous pouvez en ajouter autant qu’une liste en a besoin. Le texte est enregistré sous forme de document vérifié plutôt que de chaîne Markdown. Partout où il apparaît en texte brut ou en Markdown, il s’agit d’une conversion du même document, pas d’une deuxième copie.

Qui sont les utilisateurs, les rôles et l’entreprise, et que signifie l’accès en lecture Assignés ?

Les membres sont les personnes d’un espace de travail. Les Rôles accordent la création, la lecture, la modification et la suppression par liste. L’accès en lecture Tous couvre chaque enregistrement de la liste, Assignés uniquement les enregistrements assignés à ce membre, Aucun rien. Modifier et supprimer exigent aussi l’accès à l’enregistrement concerné. Les nouvelles listes démarrent sans accès. Chaque recherche, calcul, export, widget et réponse de Mate applique l’accès de la personne qui lit.

Suite

• Enregistrements du CRM : listes, éditeurs et vues.
• Syntaxe des filtres : filtres et opérateurs de relation.
• Catalogue d’outils MCP : outils d’enregistrement et de configuration.

Pour les agents

Lisez les identifiants des listes et des champs avec discover_record_types et get_record_model. Chaque référence d’enregistrement porte à la fois typeId et recordId. Liez ou déliez des enregistrements avec mutate_crm_record en utilisant les identifiants de relation de get_record_model. Le texte enrichi s’écrit sous forme de valeur richText typée, ou s’ajoute à la fin du texte actuel avec {fieldId, append} dans une mise à jour. configure_record_model prévisualise et applique une modification du schéma avec une révision attendue et une clé d’idempotence ; une révision périmée exige un nouvel aperçu.