CRM pour consultants : gardez la relation derrière chaque mission

Un CRM pour consultants a une seule mission : vous dire quelles relations clients et quelles missions ouvertes ont besoin de vous cette semaine, et vous donner le contexte pour agir. Customermates est un CRM open source et IA native, développé en Allemagne. Il réunit au même endroit les clients, les personnes qui les composent, chaque mission et, dans Customermates Cloud à partir de la formule Pro, les conversations e-mail et LinkedIn qui les entourent. Il couvre la conquête des missions. Le suivi du temps, la facturation, la rédaction des propositions et la réalisation des projets restent dans d’autres outils.

En bref

Convient à

Les consultants indépendants et les petits cabinets de conseil dont les missions viennent de recommandations, d’anciens clients et de conversations directes.

Mission principale

Suivre chaque mission de l’introduction à la décision, en passant par la découverte et le cadrage, avec la relation client et la prochaine étape à côté.

Boîte de réception et IA

L’e-mail et LinkedIn connectés demandent Customermates Cloud à partir de Pro. L’assistant Mate est réservé au cloud et fonctionne avec les crédits IA inclus. MCP fonctionne sur toutes les formules, auto-hébergement compris.

Non inclus

Suivi du temps, facturation, rédaction de propositions, réalisation de projets, portail client, vues d’équipe partagées et permissions au niveau des champs.

Ce que les consultants attendent d’un CRM de conseil

Beaucoup d’outils vendus comme des CRM pour consultants regroupent le pipeline avec des feuilles de temps et de la facturation. Décrocher une mission et la réaliser sont deux métiers différents : le premier dépend des relations et du bon moment, le second des heures et des documents. Pour le premier, le conseil a sa propre forme :

• Un client est une organisation avec plusieurs personnes. Le sponsor qui vous a engagé, votre interlocuteur au quotidien et les achats au moment du renouvellement appartiennent tous au même client.
• Les missions avancent lentement. Entre la première introduction et une décision, il y a des semaines de découverte, de cadrage et de silence après la proposition.
• Les conversations sont dispersées. L’introduction arrive sur LinkedIn, le cadrage se fait par e-mail. Une liste de contacts ne voit ni l’un ni l’autre.
• Les anciens clients se font discrets pendant que vous travaillez. Ils sont la source la plus probable de la prochaine mission et la première chose qui glisse pendant un projet chargé.
• La correspondance avec les clients est confidentielle. Dès que des collaborateurs rejoignent l’équipe, il importe de savoir qui peut lire quelle conversation.

Une mission dans l’espace de travail d’exemple

L’espace de travail de conseil est un exemple avec des données d’exemple, pas un compte client. L’interface est en français, les fiches d’exemple sont en anglais. Il compte quatre listes : Clients, Contacts, Engagements et Tasks. Les missions passent par Introduction, Discovery, Scoping, Proposal sent, Decision, Won et Lost. Les missions gagnées passent ensuite sur un second board, Active engagements, à travers Not started, In delivery, Wrapping up et Completed.

Ouvrez une mission à l’étape Proposal sent et vous voyez ce que le consultant vérifie avant l’appel suivant :

• Le client avec ses contacts et leur rôle dans la mission : le sponsor, l’interlocuteur au quotidien et la personne qui valide.

• Les honoraires, calculés à partir de deux champs que vous renseignez : le nombre de jours estimé multiplié par le tarif journalier. Chaque étape a une probabilité de gain, et la valeur pondérée est cette probabilité appliquée aux honoraires. C’est une pondération de pipeline, pas une prévision. Un champ de durée compte les jours entre le début prévu et la fin.

• Les conversations. Un fil d’e-mails et une conversation LinkedIn avec le sponsor, liés à cette mission. Les contacts sont associés aux conversations par leur adresse e-mail ou leur identité LinkedIn dans le champ Coordonnées ; le lien entre une conversation et la mission ou le client a été fait explicitement par une personne, jamais automatiquement.

• Une date de prochaine étape dans un champ date ordinaire, saisie à la main après le dernier appel. Les tâches n’ont ni échéance ni rappel intégrés : la date vit donc dans un champ que vous configurez, et une vue enregistrée la trie.

• La proposition sous forme de PDF dans le champ Documents de la mission, un champ Fichier. La recherche trouve le texte qu’il contient, et Mate peut le lire avant un appel.

« Proposal sent » est une étape, pas un document : vous rédigez la proposition dans votre propre outil et ajoutez le PDF à la mission.

Les missions gagnées apparaissent aussi dans une vue Delivery calendar, chacune couvrant ses dates de début et de fin. La page Calendrier montre sur une même chronologie les périodes des missions, les dates de prochaine étape et les réunions de l’agenda Google connecté, et le tableau de bord liste les prochaines étapes des 14 jours à venir.

De l’introduction à la décision

1. Enregistrer l’introduction

   Ajoutez la personne et son client, et ouvrez une mission à l’étape Introduction. Notez dans un champ qui vous a recommandé.

2. Découverte et cadrage

   Faites avancer la mission par Discovery puis Scoping à mesure que le problème et le budget se précisent. Saisissez le tarif journalier et le nombre de jours estimé, et les honoraires sont calculés.

3. Envoyer la proposition

   Passez-la à Proposal sent et renseignez la date de décision et la date de prochaine étape dans vos propres champs date. Ajoutez le PDF de la proposition à la mission.

4. Relancer personnellement

   Répondez dans le fil d’e-mails ou LinkedIn d’origine depuis la boîte de réception, ou demandez à Mate un brouillon fondé sur la fiche et la conversation, puis relisez-le et envoyez-le.

5. Enregistrer la décision

   Passez la mission à Won ou Lost. Une mission gagnée poursuit son parcours par les étapes de réalisation ; les heures et la facturation restent dans les outils conçus pour cela.

Les conversations clients à côté de la mission

Dans Customermates Cloud, la boîte de réception unifiée réunit les e-mails de Gmail, d’Outlook ou d’IMAP avec LinkedIn, y compris les conversations Sales Navigator prises en charge, ainsi que WhatsApp, Instagram et Telegram. Vous répondez sur le canal d’origine. La formule détermine ce que vous obtenez :

• Starter et auto-hébergé : aucun compte de messagerie connecté.
• Pro : vos propres comptes connectés, 1 par utilisateur inclus, et vous pouvez partager des fils individuels avec vos collègues.
• Business, Max et Enterprise : partage de comptes entiers, pour qu’un associé puisse partager une messagerie complète avec un collaborateur. Business inclut 3 comptes connectés par utilisateur.

Les conversations de vos propres comptes restent privées tant que vous ne les partagez pas. Cela convient à la confidentialité des clients : un collaborateur ne voit que les fils que vous choisissez.

Préparation des rendez-vous et brouillons de relance avec Mate

Mate est l’assistant intégré à Customermates Cloud. Il fonctionne avec des crédits IA hébergés inclus par utilisateur actif dans chaque formule cloud, et n’est pas disponible dans les installations auto-hébergées. Avant un appel, demandez dans la conversation un résumé d’une mission : son étape, les derniers messages e-mail et LinkedIn et la date de prochaine étape. Après l’appel, demandez-lui de mettre à jour l’étape et d’enregistrer une courte relance comme brouillon dans la conversation.

Mate peut envoyer des messages quand vous lui dites d’envoyer : demandez des brouillons quand vous voulez relire d’abord. Les suppressions, les imports et les changements d’accès s’arrêtent toujours pour votre approbation. Une routine fait travailler Mate selon un planning ou quand une fiche change : par exemple, chaque lundi, lister les missions à l’étape Proposal sent dont la date de prochaine étape est passée et enregistrer un brouillon de réponse pour chacune. L’espace de travail d’exemple en contient deux : l’une ajoute un court brief à la mission avant chaque réunion de la journée dans l’agenda, l’autre crée une tâche pour les contacts proches que vous n’avez pas rencontrés depuis deux mois. Une routine appartient à un utilisateur et voit ce que cet utilisateur voit. Starter inclut 1 routine par utilisateur et Pro en inclut 5.

Vous préférez votre propre client IA ? Connectez Claude, ChatGPT ou un autre client via MCP. Cela fonctionne sur toutes les formules et sur les installations auto-hébergées, l’usage du modèle étant facturé par votre fournisseur d’IA, et il peut lire ou mettre à jour les fiches que votre rôle autorise.

Travailler avec des collaborateurs et des associés

Customermates convient à un petit cabinet, avec des limites à connaître avant d’inviter une équipe :

• Les vues enregistrées sont personnelles. Il n’y a pas de vues partagées ni d’équipe : chaque collègue enregistre donc ses propres filtres.
• Pas de permissions au niveau des champs. Les rôles contrôlent l’accès aux listes et aux fiches. Un rôle personnalisé avec l’accès en lecture Assignés limite un collaborateur ou un sous-traitant aux fiches qui lui sont attribuées, mais vous ne pouvez pas masquer un seul champ comme un tarif journalier.
• Le partage de comptes entiers de la boîte de réception commence à Business. Sur Pro, les fils se partagent un par un.
• Le journal d’audit enregistre qui a modifié quelle fiche.

Configurer votre propre espace de travail

Un nouvel espace de travail démarre sans listes. Les listes de conseil ci-dessus sont un exemple, pas ce que contient chaque compte. Dans Customermates Cloud, la configuration IA de l’espace de travail demande à quoi il sert et construit des listes, des étapes, un tableau de bord et des pages de la base de connaissances à partir de vos réponses. Elle s’exécute une fois à l’accueil, utilise un volume plafonné de crédits IA, et vous pouvez la passer avec Commencer avec un espace de travail vide (voir l’accueil).

Sinon, les personnes qui ont les droits sur Configurer créent les listes, les champs et les étapes dans Configurer, puis importent des fiches depuis un classeur Excel (.xlsx, jusqu’à 5 000 lignes par fichier). Importez d’abord les clients, puis les contacts, puis les missions ouvertes. Un import ne s’annule pas : testez-le avec quelques lignes. Si un membre de l’équipe veut qu’une liste soit renommée, par exemple Engagements en Mandats, c’est aussi un réglage dans Configurer.

Ce que Customermates ne fait pas pour les consultants

• Pas de suivi du temps, de facturation, de rédaction de propositions ou de contrats, de réalisation de projets ni de portail client.
• Les fichiers des messages restent dans le fil de la boîte de réception, pas sur la mission. Ajoutez la proposition elle-même à un champ Fichier de la mission.
• Pas de séquences d’e-mails ni de prospection en masse. Les relances s’écrivent conversation par conversation.
• Pas d’échéances ni de rappels de tâches intégrés, pas d’application mobile et pas de prise de rendez-vous.
• Pas de score de solidité de la relation ni d’enrichissement des contacts.

Si l’un de ces points est la raison de votre recherche, regardez un outil conçu pour cela. Les informations sur les éditeurs ci-dessous ont été vérifiées le 8 octobre 2026 sur le site de chaque éditeur.

Une répartition réaliste utilise deux systèmes : Customermates pour les relations et les missions, et un outil comme MOCO ou BigTime pour les heures et la facturation. Un webhook se déclenche quand une mission change : un workflow n8n que vous exploitez séparément peut donc transmettre les missions gagnées à l’autre outil si celui-ci a une API.

Ce que cela coûte

Les prix sont par utilisateur et par mois, facturés mensuellement. Chaque formule inclut REST, les webhooks et MCP. Starter à 12 € couvre les listes et le pipeline sans comptes de boîte de réception connectés. Pro à 29 € ajoute vos propres comptes connectés et les fils partagés individuellement. Business à 69 € ajoute le partage de comptes entiers et davantage de comptes connectés par utilisateur. Les crédits IA hébergés de Mate augmentent avec la formule ; les montants figurent sur la page des tarifs. Le cœur open source peut être auto-hébergé sans frais de licence, avec les fonctions de Starter : ni boîte de réception, ni Mate, ni configuration IA.

Données clients et confidentialité

• La base de données de Customermates Cloud tourne dans la région AWS de Francfort. C’est un réglage du produit, pas une certification. Les sous-traitants, dont des fournisseurs américains, figurent sur la page des sous-traitants, et un accord de sous-traitance des données est disponible.
• Customermates ne détient aucune certification comme ISO 27001 ou SOC 2. Si un contrat client en exige une, vérifiez-le avant de déplacer ses données.

Questions fréquentes