Le CRM des coachs qui se développent grâce aux recommandations et aux renouvellements

Un coach a besoin d’un CRM quand les demandes, les entretiens découverte et les renouvellements de forfaits ne tiennent plus dans sa tête ou dans un tableur. Un CRM pour coachs suit le côté commercial d’une activité : qui a demandé, qui hésite encore, dont le forfait se termine le mois prochain et qui a recommandé qui. La réservation, les paiements, les notes de séance et un portail client sont un autre travail, généralement assuré par une plateforme de coaching.

Customermates est un CRM open source et IA native développé en Allemagne pour ce second travail. Il contient les contacts, les entreprises commanditaires, chaque forfait que vous vendez et, à partir de la formule Pro, les conversations de vos comptes e-mail, WhatsApp ou Instagram connectés. Le nombre de comptes que vous pouvez connecter dépend de la formule. Il ne réserve pas de séances et n’encaisse pas de paiements : beaucoup de coachs l’associeront donc à un outil de réalisation. Le tableau plus bas en nomme quelques-uns.

Ce qu’une activité de coaching attend d’un CRM

Le coaching se vend autrement que la plupart des petites entreprises, et ces différences déterminent les champs et les vues dont vous avez besoin :

• L’entretien découverte est la vente. Beaucoup de clients décident après une seule conversation. Ce qui compte, c’est la rapidité de votre relance ensuite, et son contenu.
• Vous vendez des forfaits, pas des heures. Un forfait de 10 séances ou un programme de six mois a un début, une fin et une conversation de renouvellement que quelqu’un doit lancer.
• Le payeur n’est souvent pas le client. En coaching de dirigeants et de managers, les RH ou un responsable réservent et paient, et le coaché est la personne avec qui vous travaillez. Les deux ont leur place dans la fiche.
• Les recommandations sont souvent le canal principal. Si vous n’enregistrez jamais qui vous a envoyé un client, vous ne pouvez ni le remercier ni voir quelles relations apportent du travail.
• Les clients écrivent où ils veulent. L’un envoie un e-mail, un autre des messages vocaux WhatsApp, un troisième vous a trouvé sur Instagram.

Une configuration de coaching dans Customermates

Un nouvel espace de travail démarre sans listes : vous créez les listes dont vous avez besoin (contacts, organisations, affaires ou les vôtres) dans Configurer, ou laissez la configuration IA les construire dans le cloud. Voici une façon de répartir cinq listes pour une activité de coaching ; chaque nom de champ est un exemple que vous pouvez changer.

Un contact peut être lié à plusieurs organisations et affaires : le contact RH qui a réservé trois coachés apparaît donc sur les trois forfaits.

Étapes et valeur du forfait

L’étape de l’affaire est un champ à choix unique que vous définissez, et chaque option reçoit une probabilité de gain. Un point de départ : Demande 10 %, Entretien découverte réservé 25 %, Entretien découverte réalisé 50 %, Offre envoyée 70 %, Inscrit 100 %, Pas maintenant 0 %. Gardez « Inscrit » comme étape gagnée et suivez la période active avec les deux champs date, pour que le board montre l’entonnoir de vente et que vos vues montrent les forfaits en cours.

La valeur d’une affaire est la somme de ses lignes, chacune étant un service multiplié par une quantité. Si le service « Séance de coaching » porte votre tarif de 180 € et qu’un forfait comprend 10 séances, l’affaire vaut 1 800 € et, à l’étape Offre envoyée, sa valeur pondérée est de 1 260 €. C’est de l’arithmétique à partir de vos propres probabilités, pas une prédiction. Sur le board du pipeline, chaque forfait est une carte que vous faites glisser entre les étapes.

Des vues enregistrées pour le lundi matin

1. En attente après l’entretien découverte : affaires à l’étape Entretien découverte réalisé ou Offre envoyée, triées par dernière mise à jour, la plus ancienne en premier.
2. Forfaits qui se terminent : affaires à l’étape Inscrit, triées par Fin du forfait.
3. Prescripteurs : contacts avec le Rôle Prescripteur, triés par dernière mise à jour, pour voir quelles personnes vous n’avez pas encore remerciées.
4. Clients en entreprise : organisations avec la Relation Actif ou Passé, triées par dernière mise à jour.

Les vues enregistrées sont personnelles : chaque collègue définit donc les mêmes filtres et enregistre sa propre vue.

Messages clients dans une seule boîte de réception (Pro et au-delà)

Dans Customermates Cloud avec Pro, Business et Enterprise, la boîte de réception unifiée réunit l’e-mail de Gmail, Outlook ou IMAP avec WhatsApp, Instagram, LinkedIn et Telegram. Vous répondez sur le canal d’origine. Liez un expéditeur à un contact une fois, et chaque conversation avec lui apparaît dans la chronologie du contact.

Vérifiez le nombre de comptes avant de choisir une formule. Pro inclut 1 compte connecté par utilisateur : un coach qui veut une messagerie et WhatsApp dans la boîte de réception a donc besoin de Business, qui en inclut 3. Les conversations de vos propres comptes restent privées : vos collègues ne voient un fil qu’après que vous l’avez partagé.

Contrôle hebdomadaire des renouvellements avec Mate (Customermates Cloud)

Mate est l’assistant intégré à Customermates Cloud. Il fonctionne avec des crédits IA hébergés que chaque formule cloud inclut par utilisateur actif ; lire les conversations de la boîte de réception exige Pro ou une formule supérieure. Avant une séance, demandez dans le chat :

Pour les renouvellements, configurez une routine, une consigne enregistrée que Mate exécute selon un planning ou lorsqu’un enregistrement change. Choisissez Chaque semaine sous Répétition, le lundi à 08:00, avec des instructions comme celles-ci :

Trouvez les affaires à l’étape Inscrit dont la date de Fin du forfait tombe dans
les 21 prochains jours. Pour chacune, lisez la dernière conversation de la
boîte de réception avec le client. Enregistrez un court brouillon qui demande
comment se passe le travail et propose un appel pour parler de la suite.
N’envoyez rien. Terminez par une liste : client,
date de fin du forfait, brouillon enregistré oui ou non.

Chaque exécution a un plafond de crédits : limitez donc la consigne à une seule tâche claire ; les limites des routines indiquent les valeurs actuelles.

Une seconde routine peut réagir à un changement : quand l’Étape d’une affaire passe à Inscrit, créer une tâche « Envoyer le questionnaire d’admission » liée à cette affaire et qui vous est assignée. Starter inclut 1 routine par utilisateur et Pro en inclut 5.

Vous préférez votre propre client IA ? Connectez Claude, ChatGPT ou un autre client via MCP. Cela fonctionne avec toutes les formules et sur les installations auto-hébergées, l’usage du modèle étant facturé par votre fournisseur d’IA.

Ce que Customermates ne fait pas pour les coachs

• Pas de réservation de séances, de paiements, de contrats, de portail client, de fiches d’exercices ni de diffusion de cours.
• Pas de compteur de séances. Comptez les séances d’un forfait dans votre outil de réservation, ou gardez le nombre utilisé dans un champ Nombre sur l’affaire et mettez-le à jour vous-même.
• Les tâches n’ont ni échéances, ni rappels, ni notifications. Ajoutez un champ date et une vue enregistrée, ou laissez une routine faire la vérification.
• Pas de newsletters, de séquences d’e-mails ni d’envois en masse à un groupe de clients.
• Pas d’application mobile.

Si l’une de ces fonctions est la raison de votre recherche, regardez un outil conçu pour la réalisation. Customermates publie cette page ; les informations sur les éditeurs ont été vérifiées le 8 octobre 2026 sur le site de chaque éditeur.

Une répartition qui fonctionne consiste à avoir deux systèmes : une plateforme de coaching pour la réalisation et Customermates pour les demandes, les renouvellements et les conversations. Un webhook se déclenche quand une affaire change, de sorte qu’un workflow n8n que vous exploitez séparément peut transmettre des données à l’autre outil, à condition qu’il dispose d’une API.

Ce que cela coûte

Les prix s’entendent par utilisateur actif et par mois, facturés mensuellement. Toutes les formules incluent REST, webhooks et MCP.

Chaque formule ajoute chaque mois des crédits IA hébergés par utilisateur actif pour Mate ; les montants figurent sur la page des tarifs. Exploiter le noyau open source sur votre propre serveur ne coûte aucun frais de licence, mais une installation auto-hébergée n’a ni boîte de réception, ni Mate, ni routines.

Passer d’un tableur

1. Enregistrez votre liste en Excel

   L’import lit les classeurs Excel (.xlsx). Enregistrez d’abord les autres formats en .xlsx.

2. Importez les entreprises, puis les personnes

   Importez d’abord les organisations commanditaires. Dans la feuille des contacts, ajoutez une colonne avec le nom de l’entreprise de chaque personne, et l’import les relie.

3. Importez les forfaits ouverts et en cours comme des affaires

   Incluez l’étape et les deux dates du forfait, puis ajoutez une ligne avec le service et la quantité pour que chaque affaire obtienne sa valeur.

4. Connectez votre messagerie

   Avec Pro ou supérieur, connectez-la sous Paramètres › Canaux et liez les personnes avec qui vous écrivez à leurs contacts.

5. Enregistrez les vues et la routine

   Enregistrez les quatre vues ci-dessus, puis configurez le contrôle hebdomadaire des renouvellements.

Confidentialité des clients

Les conversations de coaching sont personnelles. Décidez de ce qui a sa place dans un CRM : coordonnées, forfait, étape et grandes lignes de la relation. Les notes de séance détaillées conviennent souvent mieux à un outil de réalisation ou à vos propres fichiers. Si vous consignez des informations de santé ou de santé mentale, ce sont des données de catégorie particulière au sens de l’art. 9 du RGPD, soumises à des conditions plus strictes.

• Dans Customermates Cloud, la base de données de production principale est configurée dans la région AWS de Francfort. L’hébergement et les autres sous-traitants, dont des prestataires américains et les fournisseurs d’IA de Mate, figurent sur la page des sous-traitants, et un accord de traitement des données est disponible.
• Un rôle personnalisé avec accès en lecture Assignés limite un coach associé aux clients qui lui sont assignés.
• Le journal d’audit consigne qui a modifié quel enregistrement, dans toutes les formules.
• Customermates ne détient aucune certification comme ISO 27001 ou SOC 2.

Questions fréquentes