Das CRM für Coaches, mit dem Ihre Praxis wächst

Warum Coaches ein CRM für ihr Coaching-Business brauchen

Als Life Coach, Business Coach, Executive Coach oder Gesundheitscoach sollte Ihr CRM für Coaches mehr können als Kontaktdaten speichern. Ihre Praxis lebt von Beziehungen, und jedes verpasste Follow-up, jede verlorene Sitzungsnotiz und jeder vergessene Interessent kostet Sie Umsatz und Vertrauen. Ein Coaching-CRM gibt Ihnen die Struktur, Ihr Business Development am Laufen zu halten, während Sie sich auf die Klientenarbeit konzentrieren.

Typische Herausforderungen, die ein CRM für Coaching-Business löst:

• Klientendaten über viele Tools verstreut: Sitzungsnotizen in einer App, Kontaktdaten in einer anderen, Zahlungshistorie in Ihrem Postfach. Sie verschwenden Zeit mit Suchen statt mit Coaching.
• Follow-ups gehen unter: Ein Interessent hatte vor Wochen ein Erstgespräch, zeigte echtes Interesse, und dann haben Sie vergessen, das Angebot zu senden. Ohne System werden warme Leads kalt.
• Keine Pipeline-Übersicht: Wie viele Erstgespräche stehen an? Wie viele Interessenten prüfen Ihr Programm? Wie viel Wert steckt in Ihrer Pipeline? Ohne ein Coaching-CRM bleibt das Rätselraten.
• Verwaltungsaufwand frisst Zeit: Manuelle Dateneingabe, Kopieren zwischen Tools und das Pflegen von Tabellen kosten Zeit, die ins Coaching gehört.
• Skalierung sprengt informelle Systeme: Der Sprung von 10 auf 50 Klienten bringt Ihre bisherigen Tracking-Methoden zum Zusammenbruch.
• Kein Empfehlungs-Tracking: Ehemalige Klienten empfehlen Sie weiter, aber Sie haben keinen Überblick, wer wen empfohlen hat, und der wertvollste Vertriebskanal bleibt unsichtbar.

Ein CRM für Coaches schafft hier Ordnung: zentrale Klientendaten, eine klare Pipeline und Ansichten, die zeigen, wo nachgefasst werden muss.

So funktioniert Customermates als Ihr Coaching-CRM

Customermates ist bewusst ein CRM und keine Terminbuchungs- oder Coaching-Plattform: Es bucht keine Sitzungen, hat kein Klientenportal und wickelt keine Zahlungen ab. Dafür bildet es die Business-Development-Seite Ihrer Praxis sauber ab.

Klientenbeziehungen im Blick

Jeder Klient und Interessent bekommt einen Datensatz mit Kontaktdaten, Notizen, verknüpften Deals, Aktivitätsverlauf und benutzerdefinierten Feldern. Wenn sich ein Klient meldet, haben Sie den Kontext, nicht nur das, was Sie vage von vor drei Monaten erinnern.

Verknüpfen Sie Kontakte mit Unternehmen und Deals mit Coaching-Programmen; die Empfehlungsquelle halten Sie in einem Feld fest. Unser Kontaktmanagement stellt sicher, dass keine Beziehung verloren geht, selbst wenn Sie 30+ aktive Klientenbeziehungen gleichzeitig betreuen.

Coaching-Pipeline mit Kanban-Ansicht

Coaching-Verkäufe sind keine Einmal-Abschlüsse. Sie umfassen Erstanfragen, Kennenlerngespräche, Angebotsverhandlungen, Buchungsentscheidungen und Onboarding. Customermates gibt Ihnen eine visuelle Pipeline mit Kanban-Board; die Phase ist ein Auswahlfeld, das Sie für Ihren Coaching-Vertriebsprozess konfigurieren:

• Neue Anfrage: Erster Kontakt, Interesse bekundet
• Erstgespräch vereinbart: Qualifizierungsgespräch steht an
• Erstgespräch geführt: Bedarf ermittelt, Passung bestätigt
• Angebot versendet: Programmdetails und Preise übermittelt
• Gebucht: Klient hat zugesagt
• Aktiver Klient: Coaching läuft

Verschieben Sie Interessenten per Drag-and-drop zwischen den Phasen. Jede Phase kann eine Wahrscheinlichkeit tragen; daraus berechnet Customermates gewichtete Pipeline-Werte. Das ist eine feste Rechnung aus Ihren eigenen Gewichten. Wenn Sie mehrere Programme anbieten (Gruppencoaching, Einzelcoaching, Firmenworkshops), trennen Sie sie über ein Auswahlfeld „Programmtyp“ und gespeicherte Ansichten oder Gruppierungen.

Nachfassen und Aufgabenverwaltung

Das größte Umsatzleck für Coaches ist inkonsequentes Nachfassen. Customermates verschickt keine Erinnerungen und hat keinen eigenen Automatisierungs-Baukasten; Aufgaben haben kein Fälligkeitsdatum. Diese Wege funktionieren:

• Gespeicherte Ansichten: Alle Deals in „Angebot versendet“, sortiert nach letzter Änderung, zeigen, wer seit Tagen nicht geantwortet hat.
• Datumsfelder: Ein Feld „Paket endet am“ in einer sortierten Ansicht zeigt, welche Coaching-Pakete bald auslaufen.
• Routinen in der Cloud: Eine Routine des Mate-Assistenten kann jeden Montag offene Angebote und lange nicht kontaktierte Klienten auflisten und Check-in-Entwürfe zur Prüfung vorbereiten. Starter enthält 1 Routine pro Nutzer, Pro 5.
• n8n, separat betrieben: Über Webhooks, REST-API und den Community-Node legen Sie zum Beispiel aus Ihrem Website-Formular einen Lead an oder erstellen nach einem Phasenwechsel eine Aufgabe. Zeitgesteuerte Abläufe brauchen dort einen eigenen Zeitplan.

E-Mail-Sequenzen an Kohorten oder Newsletter gehören in Ihr E-Mail-Marketing-Tool.

Benutzerdefinierte Felder für Coaching-Daten

Jede Coaching-Praxis erfasst andere Daten. Customermates lässt Sie typisierte Felder (Text, Währung, Datum, Auswahl, Link) hinzufügen:

• Coaching-Nische (Life, Business, Executive, Gesundheit, Karriere)
• Programmtyp (Einzelcoaching, Gruppencoaching, Firmen, Hybrid)
• Sitzungsanzahl und -frequenz
• Paketwert und Zahlungsstatus
• Empfehlungsquelle
• Klientenziele
• Bevorzugter Kommunikationskanal
• Paket endet am

Ihr CRM für Coaching-Business sollte Ihre tatsächliche Praxis abbilden, nicht Sie in ein generisches Vertriebstemplate zwängen.

Einheitlicher Posteingang und Kommunikationsverlauf

In der Cloud-Version ab Pro laufen E-Mail (Gmail, Outlook, IMAP), WhatsApp und Instagram-Nachrichten in einem einheitlichen Posteingang zusammen. Sie verknüpfen jede Unterhaltung mit dem Klienten. Wenn Sie vor einer Sitzung das Klientenprofil öffnen, sehen Sie den Verlauf, ohne Ihr Postfach zu durchsuchen.

Für Coaches, die intensiv per E-Mail und Messaging mit Klienten kommunizieren, spart das Kontextwechsel.

KI-Agenten, die Ihr CRM bedienen

Verbinden Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen KI-Client über MCP (49 Tools); den KI-Client wählen und bezahlen Sie selbst. Agenten legen Klientenakten an, verschieben Interessenten zwischen Pipeline-Phasen und protokollieren Sitzungsnotizen, und sie können außerdem:

• Follow-up-E-Mails entwerfen: auf Basis von Sitzungsnotizen und bisheriger Kommunikation
• Klientenhistorie zusammenfassen: vor Meetings, damit Sie vorbereitet sind
• Pipeline auswerten: etwa welche Programme am häufigsten gebucht werden
• Persönliche Nachrichten verfassen, die auf die Ziele des Klienten eingehen
• Muster erkennen: etwa welche Empfehlungsquellen die wertvollsten Klienten bringen

In der Cloud-Version erledigt der eingebaute Mate-Assistent dasselbe in der App und fragt vor dem Senden oder Löschen nach Ihrer Bestätigung.

Dashboards und Pipeline-Auswertungen

Verstehen Sie die Business-Development-Seite Ihrer Praxis mit Dashboards und Gruppierungen aus Ihren eigenen Daten:

• Pipeline-Wert nach Phase: Wie viel steckt in der Angebotsphase im Vergleich zu gebucht und aktiv?
• Deals nach Programmtyp: Welche Programme werden gebucht: Einzelcoaching, Gruppen oder Firmen?
• Wert nach Empfehlungsquelle: Welche Kanäle bringen die meisten Klienten?
• Gewonnene und verlorene Deals: Wo springen Interessenten ab?

Für tiefere Auswertungen exportieren Sie eine Ansicht als Excel-Datei (XLSX) oder lesen die Daten über die REST-API in Ihr BI-Tool.

Datensicherheit und DSGVO

Coaches arbeiten mit sensiblen persönlichen Informationen: Klientenziele, persönliche Herausforderungen, berufliche Probleme und vertrauliche Geschäftsdetails. Datenschutz ist bei einem Coaching-CRM nicht optional.

• Speicherort: In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.
• Selbst hostbar: Wer den Speicherort vollständig selbst bestimmen will, betreibt den Open-Source-Kern selbst.
• Open Source: Code einsehen und prüfen.
• Rollen und Berechtigungen: pro Datensatztyp und Aktion festlegen, wer was sehen und ändern darf; ein Audit-Log gibt es in jedem Tarif.

Das ist besonders relevant für Life Coaches und Executive Coaches, bei denen Vertraulichkeit die Grundlage der Coaching-Beziehung ist. Ob Ihr Einsatz den Anforderungen der DSGVO entspricht, entscheiden Sie als Verantwortliche oder Verantwortlicher; Customermates hat keine Zertifizierung.

Preise für Coaches

Salesforce Sales Cloud kostet laut Preisseite (Stand September 2026) zwischen 25 $ und 550 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Coaching-spezifische Tools wie CoachAccountable oder Paperbell haben eigene Preismodelle und bringen Terminbuchung und Klientenportal mit.

Customermates rechnet monatlich pro Nutzer ab:

• Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Kontakte, Organisationen, Deals, Leistungen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Ansichten, Dashboards, REST-API, Webhooks und MCP
• Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für Klienten-E-Mail, WhatsApp und Instagram
• Keine Implementierungsgebühren und keine Kosten pro Integration
• Open Source und selbst hostbar: Der Open-Source-Kern läuft mit Docker auf eigenen Servern ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud

Ein Solo-Coach zahlt 12 € pro Monat in Starter. Ein Coaching-Unternehmen mit 5 Coaches zahlt 60 € pro Monat.

Preisdetails ansehen

Schnell starten

1. Konto erstellen: kostenlos, ohne Kreditkarte. Erste 7 Tage zum Erkunden.
2. Klienten importieren: aus einer Excel-Datei (XLSX), jeweils ein Datensatztyp, oder über die REST-API. Einen CSV-Import gibt es nicht.
3. Coaching-Pipeline konfigurieren: Phasen definieren, die zu Ihrem Vertriebsprozess passen, etwa „Anfrage“, „Erstgespräch“, „Angebot“, „Gebucht“, „Aktiver Klient“.
4. Felder anpassen: Coaching-Nische, Programmtyp, Sitzungsanzahl, Paketwert und Paketende modellieren.
5. Ansichten speichern: etwa „Offene Angebote“ oder „Paket endet in 30 Tagen“.
6. Pipeline aufbauen: Interessenten erfassen und durch die Phasen führen, damit Sie alle Coaching-Anfragen an einem Ort sehen.

Die Einrichtung dauert Minuten. Sehen Sie auch unsere Seite für Berater, wenn Ihre Coaching-Praxis auch Beratungsmandate umfasst.

Häufig gestellte Fragen

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Ihre Coaching-Praxis wächst durch Beziehungen, Empfehlungen und Stammkunden. Customermates gibt Ihnen das System, diese Beziehungen mit der gleichen Sorgfalt zu pflegen, die Sie in Ihre Klientensitzungen einbringen, ohne Enterprise-Komplexität oder hohe Kosten. Jetzt kostenlos starten oder alle Funktionen entdecken.