CRM für Therapeuten: Die geschäftliche Seite Ihrer Praxis

Verfolgen Sie jede Anfrage vom Erstkontakt bis zum Erstgespräch, sehen Sie, welche Zuweiser die passenden Klienten schicken, und beantworten Sie Anfrage-E-Mails an einem Ort. Ein Therapeuten-CRM für die geschäftliche Seite der Praxis, getrennt von der klinischen Dokumentation.

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Wofür ein CRM für Therapeuten da ist

Ein CRM für Therapeuten verwaltet die geschäftliche Seite einer eigenen Praxis: die Anfragen, die per E-Mail und Kontaktformular eintreffen, die Schritte zwischen Erstkontakt und erster Sitzung und die Beziehungen zu Ärztinnen, Kollegen, Schulen und Arbeitgebern, die Klienten zuweisen und so die Praxis auslasten. Es ist keine Praxisverwaltungs- oder Dokumentationssoftware, und Sitzungsnotizen, Diagnosen oder Behandlungspläne gehören nicht hinein.

Diese Grenze klar zu ziehen ist die wichtigste Entscheidung. Klinische Unterlagen gehören in eine Praxissoftware, die für Gesundheitsdaten gebaut und vertraglich abgesichert ist. Ein CRM hält die Beziehungen rund um die Praxis fest.

Therapeutinnen und Therapeuten in eigener Praxis stoßen meist auf dieselben Probleme:

Anfragen warten zu lange. Eine Interessentin schreibt am Sonntag, Sie antworten am Mittwoch, und sie hat bereits woanders einen Termin.
Niemand weiß, wo eine Anfrage steht. Wurde ein Erstgespräch angeboten, geführt oder nie beantwortet?
Zuweiser sind unsichtbar. Sie wissen, dass einige Ärzte Klienten schicken, aber nicht, wer, wie oft und wann Sie sich zuletzt bedankt haben.
Die Warteliste liegt auf Papier. Wird ein Platz frei, dauert es eine Stunde, die richtige Person zu finden.

So nutzen Therapeuten Customermates

Eine Aufnahme-Pipeline von der Anfrage bis zur ersten Sitzung

Nutzen Sie Deals als Anfragen und konfigurieren Sie die Phasen passend zu Ihrem Ablauf, zum Beispiel „Anfrage“, „Erstgespräch angeboten“, „Erstgespräch geführt“, „Aufnahmebogen gesendet“, „Erste Sitzung vereinbart“ und „Passt nicht / Weitervermittelt“. Das Kanban-Board zeigt jede offene Anfrage auf einen Blick, und eine Ansicht der Anfragen ohne Antwort ist Ihre tägliche Aufgabenliste. Beschränken Sie die Einträge auf Kontakt- und Terminangaben, nicht auf klinische Inhalte.

Zuweiser nachverfolgen

Legen Sie Praxen, Kliniken, Schulen und Arbeitgeber, die Ihnen Klienten zuweisen, als Organisationen an und die Personen dort als Kontakte. Ein Auswahlfeld „Zuweisungsquelle“ an jeder Anfrage erlaubt es, Anfragen pro Quelle zu gruppieren und zu zählen. So sehen Sie, welche Beziehungen Klienten schicken, die zu Ihrem Schwerpunkt passen. Mehr dazu unter Kontaktverwaltung.

Eine Warteliste, die Sie wirklich nutzen können

Eine Phase „Warteliste“ und Felder wie bevorzugte Zeiten, Sitzungsformat (Präsenz oder online) und gewünschter Schwerpunkt machen aus der Warteliste eine filterbare Ansicht. Wird ein Platz frei, filtern Sie und rufen an.

Anfrage-E-Mails an einem Ort

In Customermates Cloud ab Pro holt der einheitliche Posteingang ein verbundenes Gmail-, Outlook- oder IMAP-Konto ins CRM, und Sie ordnen jedes Gespräch dem Kontakt der anfragenden Person zu. LinkedIn, WhatsApp, Instagram und Telegram lassen sich ebenfalls verbinden, was bei Zuweisern und beruflichem Netzwerken hilft. Gespräche aus Ihren verbundenen Konten bleiben privat, bis Sie ein einzelnes Gespräch mit dem Team im CRM teilen; ein ganzes Konto zu teilen ist erst ab Business möglich. Der Leitfaden zur Gmail-CRM-Integration erklärt Ordner, Freigaben und Antworten im Detail.

KI für Entwürfe, nicht für klinische Inhalte

In Customermates Cloud kann der Mate-Assistent eine Antwort auf eine Anfrage oder ein Dankeschön an einen Zuweiser entwerfen, das Sie prüfen; vor jedem Versand fragt er nach. Externe KI-Clients verbinden sich über MCP mit dem Anbieter Ihrer Wahl. Egal was Sie nutzen: Halten Sie klinische Informationen aus dem CRM und aus Prompts heraus.

Datenschutz

Therapieanfragen sind sensibel, noch bevor jemand Klient wird. Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und für Therapeuten gilt zusätzlich die berufliche Schweigepflicht. Überlegen Sie deshalb genau, wohin Daten gehen:

Nur das Nötigste speichern. Name, Kontaktdaten, wie die Person Sie gefunden hat und wo die Anfrage steht, reichen für die geschäftliche Seite.
Klinische Unterlagen woanders führen. Sitzungsnotizen, Befunde und Diagnosen gehören in Ihr Dokumentationssystem. Customermates ist nicht als System für Gesundheitsdaten ausgelegt.
Wissen, wo das CRM läuft. In der Cloud-Version liegt die Datenbank in der AWS-Region Frankfurt; Hosting und weitere Unterauftragsverarbeiter, auch aus den USA, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor. Customermates besitzt keine Compliance-Zertifizierung. Wer die Infrastruktur vollständig selbst kontrollieren will, kann den Open-Source-Kern selbst hosten.
Zugriff begrenzen. Rollen steuern, wer Datensätze lesen und ändern darf; Gespräche aus Ihren verbundenen Konten bleiben privat, bis Sie ein einzelnes Gespräch gezielt teilen.

Therapeuten-CRM oder Praxisverwaltungssoftware?

Aufgabe	Wo sie hingehört
Sitzungsnotizen, Diagnosen, Behandlungspläne	Praxisverwaltungs- oder Dokumentationssoftware
Terminvergabe, Abrechnung, Kassenabrechnung	Praxisverwaltungssoftware
Anfragen vor der Aufnahme und ihr Stand	Ein CRM wie Customermates
Zuweiser und wie oft sie zuweisen	Ein CRM wie Customermates

Praxisverwaltungslösungen wie SimplePractice verbinden Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung; am 27. September 2026 listete SimplePractice Tarife ab 49 $ pro Monat. Ein CRM ersetzt das nicht. Es lohnt sich, wenn Ihr Problem der Zulauf neuer Klienten und die Beziehungen dahinter sind und Sie diese Arbeit außerhalb des klinischen Systems halten wollen.

Preise

Starter (12 € pro Nutzer pro Monat): Aufnahme-Pipeline, Zuweiser als Organisationen und Kontakte, eigene Felder und Ansichten.
Pro (29 € pro Nutzer pro Monat): ergänzt den einheitlichen Posteingang für E-Mail und weitere Kanäle.
Selbst gehostet: der Open-Source-Kern auf Ihrer eigenen Infrastruktur ohne Lizenzkosten; Posteingang und Mate gibt es nur in der Cloud.

Alle Tarife finden Sie unter Preise. Gemeinschaftspraxen geben jeder Therapeutin einen eigenen Zugang; die Warteliste kann jede Person als eigene gespeicherte Ansicht anlegen.

Erste Schritte

Konto erstellen und die ersten 7 Tage kostenlos nutzen.
Pipeline-Phasen umbenennen nach Ihrem Aufnahmeablauf.
Ein Feld für die Zuweisungsquelle anlegen und die Organisationen ergänzen, die Ihnen zuweisen.
Praxis-E-Mail verbinden ab Pro, wenn Anfragen neben ihren Datensätzen liegen sollen.
Festhalten, was draußen bleibt, damit alle in der Praxis derselben Regel folgen.

Therapeuten, die auch coachen oder beraten, können die Einrichtung für Coaches und Berater vergleichen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein CRM für Therapeuten?

Software für die geschäftliche Seite einer eigenen Praxis: Anfragen vom Erstkontakt bis zur Aufnahme verfolgen, Beziehungen zu Zuweisern pflegen und Anfrage-E-Mails an einem Ort halten. Es ersetzt weder die klinische Dokumentation noch die Praxisverwaltungssoftware.

Wie steht Customermates zur DSGVO?

Die Einhaltung der DSGVO hängt davon ab, wie Sie als Verantwortliche ein Tool einsetzen. Customermates stellt einen AVV bereit, legt seine Unterauftragsverarbeiter offen, darunter US-Anbieter mit Standardvertragsklauseln, und betreibt die Cloud-Datenbank in der AWS-Region Frankfurt. Eine Zertifizierung besteht nicht. Speichern Sie keine Gesundheitsdaten wie Sitzungsnotizen oder Diagnosen darin, oder hosten Sie den Open-Source-Kern selbst, wenn Sie den Speicherort vollständig bestimmen wollen.

Kann ich Sitzungsnotizen im CRM speichern?

Das sollten Sie nicht. Nutzen Sie Customermates für den Stand der Anfrage, Kontaktdaten und Zuweiserbeziehungen, und führen Sie Sitzungsnotizen in Ihrem klinischen Dokumentationssystem.

Wie verfolge ich Zuweisungsquellen?

Legen Sie zuweisende Praxen und Einrichtungen als Organisationen an, ergänzen Sie an jeder Anfrage ein Auswahlfeld für die Zuweisungsquelle und gruppieren Sie die Anfragen nach diesem Feld, um zu sehen, wer wie viele Klienten schickt.

Kann ich ein Therapeuten-CRM selbst hosten?

Ja. Der Open-Source-Kern von Customermates läuft per Docker Compose auf Ihrer eigenen Infrastruktur, mit dem Funktionsumfang von Starter. Den einheitlichen Posteingang und den Mate-Assistenten gibt es nur in der Cloud.

Bereit, Anfragen und Zuweisungen zu ordnen?

Richten Sie in Minuten eine Aufnahme-Pipeline und eine Zuweiserliste ein, und lassen Sie die klinische Dokumentation in dem System, das dafür gebaut ist.