Un CRM de recrutement pour les cabinets qui décrochent des mandats par la relation

Un CRM de recrutement garde les relations dont vit une activité de recrutement : les entreprises clientes qui vous confient des mandats, les responsables du recrutement qui y travaillent et les candidats que vous placez. Customermates convient au volet développement commercial de ce travail pour les petits cabinets, les boutiques de chasse de têtes et les recruteurs indépendants. Clients, responsables du recrutement et candidats se trouvent dans une même base de contacts, chaque mandat de recherche est une affaire sur un tableau Kanban, et à partir de la formule Pro les conversations par e-mail, LinkedIn et WhatsApp qui les entourent arrivent dans une seule boîte de réception. Ce n’est pas un système de suivi des candidatures (ATS) : ni offres d’emploi, ni page carrière, ni formulaires de candidature, ni pipeline de recrutement par candidat. Si c’est ce qu’il vous faut, la comparaison plus bas nomme des outils conçus pour cela.

CRM ou ATS : décidez pour quel travail vous achetez

La plupart des produits vendus comme « CRM de recrutement » sont un système de suivi des candidatures avec un CRM ajouté. La moitié ATS gère les postes ouverts : elle publie l’offre, collecte les candidatures, analyse les CV et fait passer chaque candidat par la présélection, les entretiens et l’offre. La moitié CRM gère les relations qui durent plus longtemps qu’un poste : gagner des clients, garder le contact avec les candidats passifs et savoir qui a parlé à qui en dernier.

Ce qu’un cabinet de recrutement attend d’un CRM

• Deux types de personnes dans un même réseau. Un responsable du recrutement chez un client est un candidat dans deux ans, et un candidat placé devient un contact client. Les garder dans des systèmes séparés fait perdre cet historique.
• Les mandats avancent comme des affaires. Une recherche va de la première conversation au briefing, au mandat signé, à la shortlist, aux entretiens et au placement ou à l’échec. Les honoraires dépendent de l’avancement.
• Les candidats se taisent pendant des mois. Celui qui vous a dit non au printemps sera peut-être prêt à l’automne. Votre vivier a besoin d’une liste triée par dernier contact, pas de la mémoire.
• Les conversations se passent sur LinkedIn. Le sourcing et le premier contact passent souvent par des messages LinkedIn ou des InMail, les relances par e-mail et téléphone, et quelques candidats préfèrent WhatsApp.
• Règles d’interdiction d’approche. Si vous promettez à des clients de ne pas démarcher leurs salariés, vous devez voir si l’employeur actuel d’un candidat est un client avant de lui écrire.

Une configuration de recrutement dans Customermates

Un nouvel espace de travail démarre sans listes : vous créez les listes dont vous avez besoin (contacts, organisations, affaires ou les vôtres) dans Configurer, ou vous laissez la configuration IA les construire dans le cloud. Vous pouvez nommer une liste Jobs au lieu d’Affaires ou Entreprises au lieu d’Organisations, et renommer n’importe quelle liste plus tard dans Configurer sous Général. Chaque nom de champ ci-dessous est un exemple ; les champs personnalisés peuvent être du texte, un choix unique ou multiple, une date, un montant, une adresse web, un fichier et plus encore. Les numéros de téléphone et les adresses e-mail vont dans le champ Coordonnées.

Un candidat est lié à son employeur actuel comme organisation et à chaque job pour lequel il est présélectionné. Le job est lié au client et au responsable du recrutement. Ouvrez un candidat et vous voyez chaque mandat auquel il a participé ; ouvrez un client et vous voyez chaque job et chaque personne que vous y connaissez. Les utilisateurs attribués à un contact indiquent quel recruteur détient la relation.

Étapes du mandat et valeur des honoraires

L’étape est un champ à choix unique que vous définissez, et chaque option reçoit une probabilité de gain. Un point de départ : Conversation 10 %, Briefing 25 %, Mandat signé 50 %, Shortlist envoyée 65 %, Entretiens finaux 80 %, Placé 100 %, Perdu 0 %.

La valeur d’une affaire est la somme de ses lignes, chacune étant un service multiplié par une quantité. Les honoraires varient selon la recherche : un schéma praticable est un service « Honoraires de placement » à 1 000 € l’unité, avec la quantité réglée sur les honoraires attendus en milliers. Des honoraires de 27 000 € correspondent à la quantité 27, et à l’étape Shortlist envoyée la valeur pondérée est de 17 550 €. C’est un calcul à partir de vos propres probabilités, pas une prédiction.

Vues enregistrées pour les shortlists et la liste d’appels du lundi

1. Shortlist pour un job : les contacts de type Candidat liés à ce job, regroupés par Disponibilité.
2. Candidats à chaud : les candidats avec la Disponibilité Ouvert à une offre dont la fiche n’a pas été mise à jour depuis 60 jours, les plus anciens d’abord.
3. Mandats par date de shortlist : les jobs à l’étape Mandat signé, triés par Shortlist attendue le.
4. Revue de conservation : les contacts dont la date Conservation jusqu’au est passée.

Les vues enregistrées sont personnelles : chaque collègue définit les mêmes filtres et enregistre sa propre vue. Plus de détails sur les filtres et les vues dans le guide des enregistrements.

Conversations avec les candidats et les clients dans une seule boîte de réception (Pro et supérieur)

Dans Customermates Cloud avec Pro, Business et Enterprise, la boîte de réception unifiée réunit l’e-mail de Gmail, Outlook ou IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram et Telegram. Pour LinkedIn, vous pouvez connecter un compte Classic, ou Classic avec Recruiter si vous avez une licence LinkedIn Recruiter ; quand vous écrivez depuis un contact, Envoyer en tant que propose alors l’InMail Recruiter. Liez une fois un participant à un contact et les conversations apparaissent dans la chronologie de ce contact. La page d’intégration LinkedIn donne les détails.

Deux détails décident de la formule. Pro inclut 1 compte connecté par utilisateur : un recruteur qui veut une boîte mail et LinkedIn dans la boîte de réception a donc besoin de Business, qui en inclut 3. Et les conversations de vos propres comptes restent privées : vos collègues ne voient un fil qu’après que vous l’avez partagé, ou après que vous avez partagé tout le compte avec Business et supérieur. Si deux recruteurs doivent voir qui a écrit en dernier à un candidat, convenez de partager ces fils.

Briefings de candidats et suivi hebdomadaire avec Mate (Customermates Cloud)

Mate est l’assistant de Customermates Cloud. Il fonctionne avec des crédits IA hébergés inclus par utilisateur actif dans chaque formule cloud ; lire les conversations de la boîte de réception demande Pro ou supérieur. Avant un appel client, demandez dans le chat :

Pour un suivi hebdomadaire, mettez en place une routine, une instruction enregistrée que Mate exécute selon un planning ou quand un enregistrement change. Choisissez Chaque semaine sous Répétition, le lundi à 08:00, avec des instructions comme celles-ci. Chaque exécution a un plafond de crédits : gardez donc courte la liste des candidats par exécution ; les limites des routines figurent dans la documentation.

Trouvez les contacts de type Candidat avec la Disponibilité Ouvert à une offre
qui ont été mis à jour pour la dernière fois il y a plus de 60 jours. Pour
chacun, lisez la dernière conversation de la boîte de réception. S’il y en a
une, enregistrez un court message de prise de nouvelles personnel comme
brouillon de réponse dans cette conversation. N’envoyez rien et ne supprimez
rien. Terminez par une liste : nom, domaine d’activité, jours depuis la
dernière mise à jour, brouillon enregistré oui ou non.

Une seconde routine peut réagir à un évènement : quand l’Étape d’un job passe à Shortlist envoyée, créer une tâche « Recueillir les retours d’entretien » liée à ce job et attribuée au même recruteur. Starter inclut 1 routine par utilisateur et Pro en inclut 5.

Vous préférez votre propre client IA ? Connectez Claude, ChatGPT ou un autre client via MCP. Cela fonctionne sur toutes les formules et sur les installations auto-hébergées, avec l’usage du modèle facturé par votre fournisseur d’IA.

Ce que Customermates ne fait pas pour le recrutement

• Pas d’offres d’emploi, de diffusion sur des sites d’emploi, de page carrière ni de formulaires de candidature.
• Pas d’analyse de CV. Un CV reçu par e-mail reste une pièce jointe dans le fil de la boîte de réception ; pour le garder avec le candidat, ajoutez-le à un champ Fichier du contact.
• Pas d’étape par candidat au sein d’un job. Un job a une seule étape ; le fait qu’un candidat soit soumis, en entretien ou refusé pour ce job n’est pas un champ du lien. Notez-le dans les notes du job, ou utilisez un ATS quand vous traitez de nombreux candidats par poste.
• Pas de planification d’entretiens ni de prise de rendez-vous par calendrier. Pro ajoute l’accès au calendrier en lecture seule.
• Pas de séquences d’e-mails ni de prospection en masse, pas de notation des candidats ni d’enrichissement de données, pas d’application mobile.
• Les tâches n’ont ni échéances ni rappels. Ajoutez un champ date et une vue enregistrée.

Suites de recrutement à comparer

Si vous avez besoin du volet ATS, regardez un produit conçu pour cela. Customermates publie cette page. Les informations et les prix des éditeurs ont été vérifiés le 8 octobre 2026 sur la page tarifs de chacun, en dollars américains comme indiqué ; les conditions de facturation diffèrent selon l’éditeur. Ces suites incluent des fonctions d’ATS que Customermates n’a pas : les prix ne sont donc pas comparables à périmètre égal.

Une répartition courante pour une boutique est Customermates pour les clients, les mandats et les relations avec les candidats, et un ATS léger seulement quand un poste est publié. Les webhooks se déclenchent quand un job change : un workflow n8n que vous exploitez séparément peut donc transmettre les données à un autre outil qui a une API.

Ce que cela coûte

Les prix de Customermates sont par utilisateur actif et par mois, facturés mensuellement. Chaque formule inclut REST, les webhooks et MCP.

Chaque formule cloud ajoute des crédits IA hébergés mensuels par utilisateur actif pour Mate ; voir les tarifs. Faire tourner le noyau open source sur votre propre serveur ne coûte aucun frais de licence, mais une installation auto-hébergée n’a ni boîte de réception, ni Mate, ni routines.

Arriver depuis un tableur ou un autre système

1. Exportez vers Excel

   L’import lit des classeurs Excel (.xlsx), un type d’enregistrement à la fois. Enregistrez d’abord en .xlsx un export CSV de votre ancien système.

2. Importez d’abord les entreprises

   Sur la liste Organisations, ouvrez Plus d’actions, choisissez Ajouter depuis un fichier et faites correspondre vos colonnes, y compris les champs Relation et Interdit d’approche.

3. Importez les responsables du recrutement et les candidats

   Incluez le nom de l’entreprise de chaque personne pour que l’import la relie à cette organisation, et renseignez Type de contact pour chaque ligne.

4. Ajoutez les mandats ouverts comme jobs

   Créez les recherches ouvertes comme jobs, reliez le client, le responsable du recrutement et les candidats présélectionnés, et définissez l’étape.

5. Connectez la boîte de réception et enregistrez les vues

   Avec Pro ou supérieur, connectez votre boîte mail ou LinkedIn sous Paramètres › Canaux, puis enregistrez les vues ci-dessus.

Données des candidats et RGPD

Les fiches de candidats sont des données personnelles, et dans l’UE il vous faut une base légale, une durée de conservation et un moyen de supprimer à la demande. Customermates vous donne les briques, pas un processus de conformité.

• Dans Customermates Cloud, la base de données de l’application est configurée dans la région AWS de Francfort. L’hébergement et les autres sous-traitants ultérieurs, fournisseurs américains compris, figurent sur la page des sous-traitants, et un accord de traitement des données est disponible.
• Une date Conservation jusqu’au et la vue de conservation ci-dessus montrent qui revoir. La suppression est une étape manuelle : Mate demande une approbation avant chaque suppression, et les routines sans surveillance ne peuvent pas supprimer.
• Un rôle personnalisé avec l’accès en lecture Assignés limite un chercheur ou un recruteur freelance aux enregistrements qui lui sont attribués.
• Customermates n’a aucune certification comme ISO 27001 ou SOC 2.

Questions fréquentes

Informations sur les concurrents vérifiées le 8 octobre 2026 sur les tarifs de Recruit CRM, les tarifs de Bullhorn, les tarifs de Crelate, les tarifs de Loxo et les tarifs de Manatal.