Conceptos clave

Customermates guarda los datos del CRM en listas configurables. Cada espacio de trabajo define sus propias listas, como Contactos, Oportunidades, Proyectos o Solicitudes, y puede añadir más en cualquier momento sin esperar a una versión nueva. Cada registro conserva un ID estable, así que cambiar el nombre de una lista o de un campo no rompe ninguna referencia. Una vista guardada muestra los registros de una lista sin copiarlos.

¿Qué listas tiene un espacio de trabajo y de dónde salen?

No hay ninguna lista integrada. En Customermates Cloud, la configuración del espacio de trabajo con IA en la incorporación diseña todo el espacio de trabajo a partir de tus respuestas y, si das una, de tu sitio web: cada lista con sus campos, relaciones y cálculos, las vistas de las listas, registros de ejemplo o una hoja de cálculo importada, el panel y la Base de conocimientos. Un espacio de trabajo autoalojado empieza sin listas: quienes gestionan el modelo de datos las crean en Modelo de datos. Los espacios de trabajo creados antes de la configuración con IA conservan las listas con las que empezaron.

Los nombres siguen a tu negocio, así que tu lista de oportunidades puede llamarse Negocios o Pedidos. Las listas de la configuración son listas normales: puedes cambiarles el nombre y ampliar o modificar sus campos, relaciones y diseño en Modelo de datos como en cualquier lista que crees. Para asociar mensajes a registros, una lista necesita un campo de Datos de contacto: los números de teléfono, las direcciones de correo y los perfiles sociales de un registro. A un número de teléfono se le puede llamar, y además coincide con los chats de WhatsApp del mismo número. La lista de personas de la configuración tiene uno; puedes añadirlo a cualquier otra lista. Es un campo normal que puedes mover, fijar, filtrar y editar como cualquier otro; un identificador puede coincidir con varios registros.

¿Cómo se calcula el valor total de una oportunidad?

Cuando vendes productos o servicios, la configuración del espacio de trabajo con IA da a tu lista de oportunidades Partidas, una sublista: cada línea pertenece a una oportunidad, se edita dentro de ella, comparte su acceso y se elimina con ella. Cada línea tiene un elemento de la oferta, una cantidad, un modo de precio y un precio unitario efectivo. Importe de la línea = cantidad × precio unitario efectivo. El valor de la oportunidad es la suma de los importes de las líneas; sin partidas, es un valor monetario simple. El mismo elemento de la oferta puede aparecer en varias líneas. El precio en directo sigue los cambios posteriores del precio del elemento; el precio guardado conserva el precio capturado. Cada campo de importe lleva su propia moneda, y los importes en monedas distintas nunca se suman sin avisar.

El total es un cálculo configurado, así que quien gestiona el esquema puede cambiarlo o convertirlo en un valor manual después de previsualizar los registros y widgets afectados. Una entrada que falta, un valor que no puedes ver, el cero y un error de cálculo son estados distintos. Consulta el embudo ponderado.

¿Cómo vinculan las relaciones los registros, por ejemplo un contacto con varias organizaciones?

Una relación conecta dos listas. Cada lado tiene su propia etiqueta y cada lado admite uno o varios registros, así que un contacto puede pertenecer a varias organizaciones y un proyecto puede vincular contactos y oportunidades. Ambos registros muestran el vínculo. En el formulario del registro, una relación es un campo: elige los registros y haz clic en Guardar. En Modelo de datos añades una con Añadir y luego Relación, en la página de configuración de una lista, o arrastrando desde el punto de una lista a otra en el gráfico. La pestaña Relaciones enumera cada una como una fila con su etiqueta, cuántos registros se vinculan (por ejemplo Uno a varios) y la otra lista; una lista sin ninguna muestra Añadir relación. El panel define ambas etiquetas, cuántos registros se vinculan y, en Al eliminar, lo que ocurre con los registros vinculados.

Una relación también puede mostrar los mensajes de los registros vinculados directamente en las Actividades de la otra lista, ajustable por dirección. La configuración del espacio de trabajo con IA activa esto en las relaciones de tu lista de personas, así que una oportunidad o una organización muestra los mensajes de sus personas vinculadas. En el panel de la relación, un interruptor por dirección lo activa o lo desactiva, por ejemplo Mostrar sus mensajes en Organizaciones.

La aplicación comprueba los tipos de lista, la cardinalidad, los duplicados y lo que ocurre al eliminar. Una búsqueda o un resumen sobre varios registros vinculados necesita una agregación como una suma o un recuento.

¿Qué son los campos y qué tipos de campo hay?

Cada lista empieza con algunos campos y puedes añadir los tuyos; las tablas los muestran como columnas. Los tipos de campo son Texto, Texto con formato, Número, Importe, Sí o no, Fecha, Fecha y hora, Intervalo de fechas, Intervalo de fechas y horas, Selección única, Opción múltiple, Dirección web, Miembro, Dirección, Archivo y Teléfono, correo y redes sociales. Los números de teléfono y las direcciones de correo no tienen un tipo de campo propio: van en el campo de Datos de contacto de una lista, que tiene el tipo Teléfono, correo y redes sociales. Un campo de Dirección guarda una dirección postal, comprobada con el formato de direcciones de su país; consulta ¿Cómo introduzco una dirección?. Los campos de texto, de dirección web y de archivo pueden Permitir varios valores (un campo de archivo admite entonces hasta 20 archivos; consulta ¿Cómo adjunto archivos a un registro?); en los campos de dirección web, Al hacer clic define si hacer clic en un valor lo abre en una pestaña nueva (el valor predeterminado) o lo copia; consulta Registros del CRM. Las opciones de selección conservan un ID estable cuando les cambias el nombre. Pasar un campo de Selección única a Opción múltiple conserva todos los valores; volver atrás solo funciona mientras cada registro tenga como máximo una opción.

Un campo se introduce a mano o se calcula: a partir de otros campos del mismo registro, tomado de un registro vinculado, o contado o totalizado a partir de registros vinculados. Un valor calculado siempre está al día, salvo que elijas guardarlo en un momento concreto, como cuando se crea el registro. Las fórmulas usan un lenguaje de expresiones comprobado y nunca ejecutan código arbitrario; se rechazan los ciclos, los tipos que no coinciden y las definiciones demasiado costosas. Los campos se pueden usar en filtros, orden, vistas, widgets, rutinas y Mate, en la medida en que el acceso lo permita.

¿Puedo cambiar el tipo de un campo cuando los registros ya tienen valores?

Sí. Elige otro Tipo de valor en el panel del campo; la vista previa comprueba cada valor existente y convierte los que encajan sin pérdida. El texto pasa a Número cuando es un número simple como 1250.50, a Fecha cuando está escrito como 2026-10-12, a Fecha y hora en formato ISO y a Dirección web cuando es una válida. El texto que coincide con la etiqueta de una opción pasa a ser esa opción de un campo de Selección única u Opción múltiple. Los números, las fechas, los valores Sí o no y las selecciones pasan a Texto. Pasar Selección única a Opción múltiple conserva todos los valores; volver atrás solo funciona mientras cada registro tenga como máximo una opción.

Cuando algunos valores no encajan, el cambio se bloquea, y la vista previa indica cuántos registros tienen esos valores y muestra hasta tres de ellos, por ejemplo: 2 registros tienen valores en Presupuesto que no encajan con el cambio, por ejemplo "n/a", "tbd". Corrígelos o vacíalos primero. Por MCP y REST, el problema de la vista previa existing_values_incompatible lleva los mismos count y examples.

¿Cómo añado, cambio o elimino campos, incluido el campo de la etapa de las oportunidades?

Abre Modelo de datos, que muestra todas las listas como un gráfico. En cada lista, el encabezado abre la página de configuración de la lista, el cuerpo muestra los primeros campos (una entrada como 3 campos más despliega el resto en el mismo sitio, Mostrar menos los contrae) y el recuento de registros del pie abre la lista. Las sublistas están en un mismo marco con su lista principal y se mueven con ella. Las posiciones y las listas desplegadas se guardan para ti; Restablecer diseño devuelve la disposición predeterminada.

El botón + de una lista en el gráfico y el menú Añadir de su página de configuración ofrecen las mismas entradas: Campo, Campo calculado, Relación, Datos de contacto (solo mientras la lista no tenga ninguno) y Sublista, cada una en su propio panel. Sublista abre un panel como Nueva sublista de Contactos y necesita Editar en Usuarios y roles además del permiso del modelo de datos; una sublista no puede tener sublistas propias, y REST y MCP rechazan ese cambio con recordSublistNested. Una sublista como Partidas muestra Sublista de Oportunidades en su página y en el gráfico, con la explicación de que cada entrada pertenece a un registro de Oportunidades, se edita dentro de él, comparte su acceso y se elimina con él. La página de configuración de una lista alterna entre General, Campos y Relaciones, y las relaciones aparecen como filas igual que los campos. El campo de la etapa de las oportunidades está en la página de configuración de tu lista de oportunidades. Antes de aplicar un cambio, se previsualizan los registros, vistas, widgets, rutinas y fórmulas afectados, y los cambios que romperían algo se bloquean hasta que los resuelvas.

Para eliminar un campo personalizado o cualquier otro campo, una lista o una relación, usa Eliminar en su panel o en el menú de la página. La confirmación enumera todo lo que se ajusta automáticamente (los filtros, columnas y órdenes de las vistas, los filtros y agrupaciones de los widgets, un widget que medía el campo pasa a contar registros, los webhooks lo quitan de su disparador y se pausan cuando era su único disparador, y los datos de contacto, la foto de perfil o los ajustes del calendario dejan de usarlo) y solo bloquea por lo que se calcularía mal: los cálculos, las rutinas y los campos que controlan el acceso al espacio de trabajo. Se puede eliminar cualquier campo, incluido el que da nombre a los registros: el siguiente campo de texto en el orden de campos de la lista pasa entonces a darles nombre, y la confirmación indica cuál; si no queda ningún campo de texto, los registros se muestran sin título. Restaurar el campo le devuelve el papel de nombre, salvo que el campo de nombre haya cambiado desde entonces, y lo vuelve a poner en los datos de contacto, la foto de perfil o los ajustes del calendario; los widgets que ahora cuentan registros y los disparadores de webhooks se quedan como están. Los elementos eliminados pasan a la Papelera, donde puedes Restaurar durante 30 días o Eliminar definitivamente tras escribir el nombre; pasados 30 días se eliminan definitivamente. Una eliminación definitiva también borra los valores guardados y, en una lista, sus registros y vínculos.

Los nombres son únicos: los nombres de las listas, los de los campos dentro de una lista, las etiquetas de las relaciones por lado y las etiquetas de las opciones por campo, sin distinguir mayúsculas ni acentos. Gestionar el modelo de datos es un permiso propio, independiente de editar registros; no concede ni acceso a los registros ni gestión de roles.

¿Cómo creo un campo calculado?

Elige Campo calculado en el menú Añadir de una lista, en su página de configuración en Modelo de datos, o abre ahí un campo calculado existente. Origen del valor define de dónde procede el valor: Calculado a partir de este registro, Tomado de un registro vinculado o Contado o totalizado de registros vinculados. El tipo de valor se deduce del cálculo y se muestra en el resultado, así que un total de campos de importe es un importe y un recuento es un número.

La sección Cálculo dibuja el cálculo de arriba abajo con los mismos recuadros que el gráfico de Modelo de datos. Para un valor de registros vinculados, empieza con la propia lista, sigue una relación mostrada como un chip como Partidas · Uno a varios, y termina en la lista vinculada con Tomar Precio o, para un total, Suma de Importe o Número de Partidas vinculadas. Un cálculo a partir del registro enumera sus Entradas y después un recuadro por paso, como Multiplicar con sus dos entradas. Cada elección es un chip: haz clic en él para buscar en los campos de la lista, seguir una relación más en Ir más allá o introducir un Valor fijo. Añadir entrada y Añadir paso amplían un cálculo, y el menú Más acciones de un paso lo quita.

El último recuadro muestra el tipo de resultado y un ejemplo: un registro de la lista con el valor que le da este cálculo, y una flecha para ver otro registro. Debajo de los recuadros, una frase explica lo que hace el campo, por ejemplo «Valor suma Importe de todas las Partidas vinculadas.». Mientras falta algo, la frase lo nombra, como «Elige qué valor sumar.», y Guardar marca el recuadro incompleto.

Más opciones define Actualización: Siempre actualizado, Se guarda al crear el registro, Se guarda cuando cambia un campo (elige el campo y el valor que lo activa) o Se guarda bajo petición. Un valor guardado puede permitir Permitir escribir encima. Cuando intervienen registros vinculados, Mostrar a todos los que pueden ver el registro (Oportunidades) permite que las personas vean este valor aunque no puedan abrir los registros vinculados; para un único valor vinculado o un total sobre un solo registro, ven ese valor exactamente, así que cambiar un cálculo así requiere la aprobación de un administrador.

¿Cómo se redondean los importes calculados?

Un campo de Importe calculado sin Decimales redondea su resultado a la unidad más pequeña de su moneda antes de guardarlo (la mitad se redondea hacia arriba): dos decimales para EUR o USD, ninguno para JPY, tres para KWD. Con Decimales definidos, un valor calculado se redondea a ese número de decimales. La aplicación, la API REST, las exportaciones y los webhooks devuelven el valor redondeado. Cada valor se redondea por separado, así que el total de una oportunidad suma importes de línea ya redondeados y puede diferir en un céntimo de una suma de cifras sin redondear. Los valores guardados cambian la próxima vez que se recalculan. Los valores introducidos nunca se redondean; Decimales solo define cómo se muestran.

¿Cómo funciona un embudo ponderado y cómo se calcula el valor ponderado?

Valor ponderado de la oportunidad = valor de la oportunidad × probabilidad de la etapa / 100. Las etapas son un campo de Selección única cuyas opciones llevan cada una una probabilidad de 0 a 100 por ciento, que la configuración del espacio de trabajo con IA toma de la probabilidad de cierre de cada etapa. El valor ponderado es un campo calculado opcional. Una oportunidad de 2600 con un 60 por ciento aporta 1560; una etapa con cero por ciento aporta cero, y una probabilidad que falta deja vacío el valor ponderado. Un cambio en el precio en directo de un elemento de la oferta recalcula los valores dependientes; un precio de presupuesto guardado, no.

Quien gestiona el esquema edita las etapas, sus probabilidades o la fórmula en la página de configuración de la lista de oportunidades en Modelo de datos, y la vista previa muestra el efecto en las oportunidades y los widgets existentes. Las personas que no pueden leer todas las entradas de un cálculo ven un valor restringido en lugar del total, y la propia fórmula solo se muestra a quienes pueden leer todas sus entradas.

¿Qué son los widgets?

Un widget de gráfico en el Panel elige una lista de origen y una agregación, un campo de valor para las agregaciones distintas del recuento, filtros opcionales, una agrupación y un estilo de visualización, por ejemplo la suma del Valor de la oportunidad por Etapa o el recuento de Proyectos por Responsable. Cada registro cuenta una vez en la lista de la que procede; una oportunidad vinculada a dos organizaciones cuenta por completo en ambos grupos, así que los totales agrupados pueden superar el total general. Un gráfico de recuento cuyo origen es una lista de la oferta cuenta sus registros; uno cuyo origen es Partidas cuenta registros de Partidas. Los widgets siguen las mismas reglas de acceso que las listas. Los widgets de actividad muestran un flujo en lugar de un número. Consulta Panel.

¿Qué son los webhooks?

Un webhook o una rutina pueden suscribirse a eventos de registros de una o varias listas, opcionalmente filtrados por campos. Las entregas se ponen en cola después de guardar el cambio. Una entrega fallida se reintenta con la misma identidad de evento y de entrega, así que un receptor puede ver un evento más de una vez. El acceso se vuelve a comprobar en el momento del envío, y en las entregas pasadas se ocultan los datos que quien las consulta no puede ver. Consulta Webhooks.

¿Qué es el texto con formato y es Markdown?

Un campo de Texto con formato guarda texto con formato en un registro, como notas, descripciones o resúmenes. Es un campo como cualquier otro: tiene un lugar en la vista general, se puede fijar u ocultar, y puedes añadir tantos como necesite una lista. El texto se guarda como un documento comprobado y no como una cadena de Markdown. Dondequiera que aparezca como texto sin formato o como Markdown, es una conversión del mismo documento, no una segunda copia.

¿Quiénes son los usuarios, los roles y la empresa, y qué significa el acceso de lectura Asignados?

Los miembros son las personas de un espacio de trabajo. Los Roles conceden crear, leer, editar y eliminar por lista. El acceso de lectura Todos abarca todos los registros de la lista, Asignados solo los registros asignados a ese miembro y Ninguno nada. Editar y eliminar necesitan además acceso al registro concreto. Las listas nuevas empiezan sin acceso. Cada búsqueda, cálculo, exportación, widget y respuesta de Mate aplica el acceso del lector.

Siguiente

• Registros del CRM: listas, editores y vistas.
• Sintaxis de filtros: filtros y operadores de relación.
• Catálogo de herramientas MCP: herramientas de registros y de configuración.

Para agentes

Lee los ID de listas y campos con discover_record_types y get_record_model. Cada referencia de registro lleva tanto typeId como recordId. Vincula o desvincula registros con mutate_crm_record usando los ID de relación de get_record_model. El Texto con formato se escribe como un valor richText tipado, o se añade al final del texto actual con {fieldId, append} en una actualización. configure_record_model previsualiza y aplica un cambio de esquema con una revisión esperada y una clave de idempotencia; una revisión obsoleta necesita una vista previa nueva.