El CRM para agencias de marketing que pasa cada cliente a la entrega.

Un CRM para agencias mantiene cada cliente, cada pitch y cada retainer en un mismo registro, con las conversaciones de correo y LinkedIn al lado, para que quien vendió el trabajo y quien lo entrega vean el mismo historial. Customermates es un CRM así para agencias de marketing, creativas y digitales de 2 a 10 personas, y se detiene donde empieza la entrega: la planificación, las campañas, el control de tiempo y la facturación siguen en las herramientas hechas para eso.

Presentas un pitch, las notas del briefing se quedan en la bandeja de entrada de una sola persona y un cliente que firmó la semana pasada pregunta quién es su contacto. En Customermates, los clientes y clientes potenciales, sus contactos, cada pitch, los retainers firmados y la siguiente acción quedan en un mismo registro hasta que el trabajo ganado pasa a las herramientas que gestionan la entrega. Desde Pro en Customermates Cloud, los hilos de correo y LinkedIn quedan en el cliente, y Mate o tu propio agente de IA mediante MCP redacta la respuesta y el siguiente paso para que los revises, los edites y los envíes. Es un CRM de código abierto, nativo de IA, hecho en Alemania.

De un vistazo

Encaja con

Agencias de marketing, creativas y digitales que consiguen trabajo con briefings, pitches y varios interlocutores por cliente.

Tarea principal

Hacer seguimiento de cada pitch y pasar cada cliente firmado a la entrega, con la conversación y el siguiente paso en la ficha del cliente.

Límites del equipo

Una vista compartida es de solo lectura para los compañeros, no hay permisos a nivel de campo y compartir la cuenta de bandeja de entrada entera empieza en Business.

Límite del sistema

La entrega de proyectos, las propuestas, el control de tiempo, la facturación y las herramientas de campañas siguen en el stack de tu agencia.

Relaciones

Clientes, clientes potenciales y contactos

Nuevos negocios

Un tablero de pitches con tus etapas

Trabajo recurrente

Retainers como registros

Seguimiento

Tareas vinculadas a registros

Conversación

Bandeja de entrada en la nube desde Pro

¿Qué tiene que resolver un CRM para agencias?

Las agencias venden con briefings y pitches y luego viven de retainers y de varias personas por cliente. Estas son las tareas que un CRM tiene que cubrir, qué hace Customermates en cada una en el espacio de trabajo de ejemplo de la agencia y dónde se detiene.

La bandeja de entrada empieza en Pro, y Mate y las rutinas en Starter, todo en Customermates Cloud; la edición autoalojada no tiene ninguno.

El mejor CRM para agencias de marketing pequeñas: seis opciones comparadas

En pocas palabras: el mejor CRM para una agencia de marketing pequeña es el que mantiene cliente, pitch y conversación en un mismo registro y deja las campañas, la entrega y la facturación a otras herramientas. Para empezar sin coste, HubSpot y Attio tienen un plan gratuito; para vender a través de LinkedIn, Breakcold; para hacer seguimiento de pitches y de conversaciones con clientes, Customermates, nuestro producto.

La clasificación sigue una sola tarea: hacer seguimiento de cada pitch y de cada conversación con clientes en una agencia de 2 a 10 personas. Customermates publica esta página, así que comprueba cada línea en el sitio del proveedor. Los precios fueron comprobados el 9 de noviembre de 2026 (Attio: 12 de noviembre de 2026) en la página de precios de cada proveedor, y un precio promocional se indica como tal.

Cómo elegir un CRM para una agencia de marketing

Una agencia no compra un CRM por las campañas, sino para que ningún pitch ni ningún cliente se quede sin siguiente paso. Antes de comparar planes, responde a estas preguntas:

• ¿Cómo te llega el trabajo? Si ganas clientes con briefings, pitches y retainers, necesitas etapas propias para esos pasos, no el embudo genérico de una empresa de producto.
• ¿Quién tiene que ver el historial? Quien vendió el trabajo y quien lo entrega deben leer el mismo registro: las personas del cliente, lo acordado y la última conversación.
• ¿Dónde escriben tus clientes? Si hablan por correo, LinkedIn y WhatsApp, comprueba que el CRM los reúna junto al cliente y qué plan lo permite: en algunas herramientas de la tabla, la sincronización del correo o el buzón compartido llegan solo en un plan superior.
• ¿Qué se queda fuera? Las campañas, el control de tiempo, la planificación de la entrega y la facturación suelen vivir en otras herramientas. Un CRM que quiere ser también todo eso suma coste y datos duplicados.
• ¿Cómo crece el precio? Compara el coste por plaza al mes y qué plan incluye lo que vas a usar de verdad; en una agencia de 2 a 10 personas, la diferencia se nota cada vez que sumas a alguien.
• ¿Quién puede ver qué? Si colaboras con freelances, mira si los roles limitan el acceso a sus propios clientes y pitches, y qué pasa con las vistas compartidas.

Con esos criterios, lo esencial para una agencia pequeña son cinco piezas: clientes y contactos, un tablero de pitches con tus etapas, retainers como registros, tareas con siguiente paso y las conversaciones junto al cliente. Es lo que cubre Customermates; las campañas y la entrega siguen en el resto de tu stack. Si quieres una guía general antes de decidir, lee cómo elegir un CRM.

¿Cuándo Customermates no es el CRM adecuado para una agencia?

Customermates sirve para hacer seguimiento de pitches y de conversaciones con clientes. Elige otra herramienta si uno de estos puntos decide tu compra:

• Quieres ventas y entrega en una sola herramienta. Customermates no tiene control de tiempo, planificación de capacidad, facturación ni documentos de propuesta, y su lista de Proyectos solo contiene lo que introduces a mano. Eso lo cubre un PSA o una herramienta de proyectos; Customermates puede quedarse al lado para los nuevos negocios.
• Haces secuencias de prospección o envíos masivos de correo. No hay secuencias de correo, envíos masivos ni puntuación de leads. Los mensajes salen de uno en uno.
• Tus clientes necesitan un acceso. No hay portales de clientes, subcuentas de clientes ni espacios de trabajo de marca blanca.
• Algunas personas no deben ver un campo concreto. Los roles controlan listas y registros, no campos sueltos: un campo de tarifa lo ve cualquiera que pueda leer el registro.
• Tu equipo trabaja desde el móvil. Customermates es software web adaptable, sin aplicación móvil nativa.
• Quieres la bandeja de entrada y Mate autoalojados. La edición autoalojada tiene las funciones de Starter: sin bandeja de entrada unificada y sin Mate.

Si uno de esos puntos decide, las páginas de comparación sitúan a Customermates frente a Pipedrive, HubSpot, Attio, Twenty, Breakcold, línea por línea.

El tablero de pitches en el espacio de trabajo de ejemplo

El espacio de trabajo de la agencia es un ejemplo con datos de muestra, no una cuenta de cliente. La interfaz y los registros de ejemplo están en español. Tiene seis listas: Clientes, Contactos, Pitches, Proyectos, Retainers y Tareas. Los pitches pasan por Consulta, Briefing, Preparación del pitch, Propuesta enviada, Negociación, Ganado y Perdido.

El tablero de pitches muestra cada pitch abierto como una tarjeta en su etapa, con su responsable y su valor estimado. Cada etapa lleva una probabilidad de éxito, así que el tablero también muestra un valor ponderado por pitch. Es una ponderación del pipeline con tus propias probabilidades, no una previsión.

Abre un cliente desde una tarjeta y la relación está en un solo lugar:

• Las personas: la responsable de marketing que te dio el briefing, el director general que firma, el contacto de compras.
• Los pitches: el actual en Preparación del pitch y los anteriores que se ganaron. Un pitch guarda el briefing del cliente y la propuesta como PDF en un campo Archivo, y la fecha y la hora de su presentación.
• Los proyectos: el trabajo ganado como registros con estado, presupuesto, presupuesto de horas y horas usadas; las horas restantes se calculan a partir de ambos. Una vista de calendario muestra por meses la ventana de producción de cada proyecto.
• El retainer: un registro con campos como cuota mensual, duración, fecha de inicio y fecha de renovación. El valor del contrato se calcula como cuota mensual por duración, y el cliente muestra su MRR de retainers. Describe el acuerdo y guarda el acuerdo firmado como PDF; no crea facturas ni facturación recurrente.
• La conversación: un hilo de correo con la responsable de marketing, vinculado al pitch. El contacto se identificó por su dirección de correo en el campo Datos de contacto; el vínculo con el pitch lo estableció explícitamente una persona, nunca de forma automática.

De la consulta al proyecto y al retainer

1. Registra la consulta

   Añade a la persona y al cliente o cliente potencial, y abre un pitch en Consulta. Anota el origen, como una recomendación o un cliente existente, en un campo.

2. Recoge el briefing

   Mueve el pitch a Briefing, registra el presupuesto y el alcance en tus propios campos y asigna un responsable.

3. Prepara y envía el pitch

   Avanza por Preparación del pitch y Propuesta enviada. Las tareas vinculadas y un campo de fecha para el siguiente paso muestran qué vence y quién se encarga.

4. Haz seguimiento y negocia

   Responde en el hilo original desde la bandeja de entrada, o pide a Mate un borrador a partir de la ficha del cliente y de la conversación, y luego léelo y envíalo.

5. Registra el resultado

   Mueve el pitch a Ganado o Perdido. Para el trabajo ganado, crea el registro del proyecto o del retainer y deja los planes de entrega, el control de tiempo y la facturación en tus herramientas de proyectos y de finanzas.

Qué va en el CRM y qué se queda en el stack de la agencia

Conversaciones con clientes junto a la relación

En Customermates Cloud, la bandeja de entrada unificada reúne el correo de Gmail, Outlook o IMAP con LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. Respondes por el canal original. Los participantes se identifican con los contactos por su dirección de correo, su número de teléfono o su identidad de LinkedIn; vincular una conversación a un pitch o a un cliente es un paso deliberado de una persona o de un agente.

El plan decide hasta dónde llega la bandeja de entrada:

• Starter y autoalojado: sin cuentas de mensajería conectadas.
• Pro: las cuentas conectadas de cada persona, con 1 por usuario incluida, y los hilos compartidos uno a uno.
• Business, Max y Enterprise: compartir la cuenta entera, de modo que un buzón compartido de nuevos negocios se pueda abrir al equipo de cuentas. Business incluye 3 cuentas conectadas por usuario.

Ayuda de IA y conexiones

Mate, el asistente de Customermates Cloud, puede resumir un cliente antes de una reunión de pitch, mover un pitch a su siguiente etapa y guardar un borrador de seguimiento en la conversación. Funciona con créditos de IA alojada incluidos por usuario activo en todos los planes de pago en la nube y no está disponible en autoalojamiento. Mate envía cuando le dices que envíe, así que pide un borrador cuando quieras revisarlo antes. Una rutina puede ejecutar a Mate según una programación o cuando cambia un registro. El espacio de trabajo de ejemplo tiene cuatro: cada lunes una comprobación de renovaciones marca los retainers que se renuevan en los próximos 60 días como Renovación pendiente y crea una tarea, y un resumen repasa el tablero de pitches sin cambiar nada; cada mañana laborable una rutina guarda borradores de respuesta para los pitches cuya fecha del siguiente paso ha llegado, y cuando un pitch pasa a Propuesta enviada, otra guarda un borrador de seguimiento para revisarlo.

Todos los planes, el autoalojado incluido, tienen una API REST y MCP para clientes de IA externos como Claude o ChatGPT, que pueden leer o actualizar los registros que tu rol permite; los webhooks vienen con todos los planes de pago y con el autoalojamiento. Un flujo de n8n que ejecutes por separado puede pasar un pitch ganado a tu herramienta de proyectos.

Trabajar como equipo de agencia

Antes de invitar a toda la agencia, conoce los límites:

• Las vistas compartidas son de solo lectura. Comparte una vista del tablero de pitches con toda la agencia o con roles concretos y todos trabajan con los mismos filtros; solo su propietario la cambia.
• Sin permisos a nivel de campo. Los roles controlan el acceso a listas y registros, así que un rol con acceso de lectura Asignados puede limitar a un freelance a sus propios pitches, pero no puedes ocultar un campo concreto, como una tarifa, a alguien que puede leer el registro.
• Compartir la cuenta de bandeja de entrada entera empieza en Business. En Pro, los hilos se comparten de uno en uno.
• Sin subcuentas de clientes ni espacios de trabajo de marca blanca. Customermates es el CRM propio de tu agencia, no un portal que revendas a tus clientes.

Configurar tu propio espacio de trabajo

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas. Pitches, Proyectos y Retainers son listas de ejemplo de la demo, no lo que contiene toda cuenta. En Customermates Cloud, la configuración del espacio de trabajo con IA pregunta para qué sirve el espacio de trabajo y crea listas, etapas, un panel y páginas de la base de conocimientos a partir de tus respuestas. Se ejecuta una sola vez al empezar, con una cantidad limitada de crédito de IA, y puedes omitirla con Empezar con un espacio de trabajo vacío (consulta la incorporación).

Si no, quienes tienen permisos sobre el modelo de datos crean las listas, los campos y las etapas en el Modelo de datos e importan los clientes y contactos existentes desde un libro de Excel. Una importación no se puede deshacer, así que prueba primero con unas pocas filas.

En la nube o autoalojado

Las listas, los campos, el tablero de pitches, las tareas, REST, los webhooks y MCP funcionan en Customermates Cloud y en la edición autoalojada. El autoalojamiento tiene las funciones de Starter: sin bandeja de entrada unificada, sin Mate y sin configuración del espacio de trabajo con IA. Los precios por usuario al mes, con facturación mensual, están en la página de precios.

Preguntas frecuentes