El registro de clientes que sustituye a tu hoja de cálculo y te muestra a quién contactar después.

La gestión de clientes es la forma en que un equipo sabe quién es cada cliente, con quién habla allí, qué hay abierto y qué toca hacer después. Sirve para no perder el hilo de la relación: quién habló por última vez con el cliente, qué se prometió y cuándo toca volver a escribirle. Se puede empezar con una hoja de cálculo; cuando varias personas comparten clientes y conversaciones, el siguiente paso es un CRM.

El software de gestión de contactos reúne en un solo lugar compartido a cada persona y a cada empresa con las que trabajas, junto con lo que ocurre con ellas. El software de gestión de clientes da un paso más: responde quién es el cliente, con quién hablas allí, qué está abierto y qué pasa después. Customermates cubre las dos cosas para equipos pequeños que trabajan con clientes. Es un CRM de código abierto y nativo de IA hecho en Alemania.

Dónde te ayuda con el seguimiento. Un cliente se cae del radar cuando nadie ve quién habló por última vez con él ni qué se prometió. Un registro de cliente guarda las personas, los contratos o las oportunidades y, desde Pro en la nube, las conversaciones de correo y de LinkedIn con ellos, además de un campo de fecha para la siguiente acción. Una vista guardada ordenada por esa fecha, o un widget Próximos en el panel, lista a quién contactar después.

¿Por qué importa la gestión de clientes?

En un equipo pequeño, lo que se sabe de un cliente suele estar en la cabeza de una persona, en su bandeja de entrada o en una hoja de cálculo que nadie actualiza. Mientras todo marcha, funciona. Deja de funcionar cuando esa persona está de vacaciones, cuando un cliente escribe por un canal que otro compañero no mira o cuando un presupuesto queda esperando respuesta sin que nadie lo recuerde.

Una buena gestión de clientes resuelve tres cosas muy concretas:

• Continuidad. Cualquiera del equipo puede retomar una relación porque ve las personas implicadas, lo hablado y lo pendiente, sin preguntar a quien llevaba la cuenta.
• Respuesta a tiempo. Con las conversaciones junto al cliente y una fecha para la siguiente acción, queda claro a quién toca escribir esta semana.
• Visión de conjunto. Con los clientes agrupados por estado, se ve cuáles están activos, cuáles son nuevos y cuáles llevan tiempo sin contacto, y se decide dónde dedicar el tiempo.

Piensa en una gestoría de seis personas que atiende a autónomos y pymes, o en un estudio de arquitectura con obras en marcha en varias ciudades. En los dos casos el valor no está en acumular datos, sino en que cualquiera pueda abrir un cliente y saber en qué punto está la relación.

Cómo gestionar bien a tus clientes en la práctica

Estos cinco hábitos funcionan con cualquier herramienta, desde una hoja de cálculo hasta un CRM:

1. Un registro por cliente. Guarda cada empresa una sola vez y vincula a ella las personas con las que hablas, en lugar de repetir el nombre de la empresa en cada fila.
2. Un estado de la relación. Elige pocos estados y úsalos siempre, por ejemplo cliente potencial, relación nueva, cliente activo e inactivo.
3. Un siguiente paso con fecha. Cada cliente abierto tiene anotado qué toca hacer y cuándo. Sin fecha, el siguiente paso no es más que una intención.
4. Las conversaciones, junto al registro. Lo hablado por correo, LinkedIn o WhatsApp se consulta desde el cliente y no desde cuatro bandejas distintas.
5. Una revisión semanal. Una vez por semana, repasa los clientes sin contacto reciente y los siguientes pasos vencidos, y decide a quién escribir.

Customermates pone estos hábitos en el propio registro: listas vinculadas de clientes, contactos y oportunidades, un campo de estado de la relación, un campo de fecha para la siguiente acción y vistas guardadas para la revisión semanal. Las secciones de más abajo muestran cómo se configura cada pieza.

Tipos de clientes: cómo clasificarlos

No existe una clasificación única de «los cuatro tipos de clientes»: depende de lo que quieras decidir. Para el seguimiento, la más útil es por estado de la relación: potenciales, nuevos, activos e inactivos. Cuando quieras priorizar esfuerzos, añade un segundo criterio, como el sector, el tamaño o el valor anual del cliente. En Customermates los dos se resuelven con campos de selección única y de importe, y las vistas guardadas y los tableros los agrupan. La guía de segmentación de clientes explica cómo elegir los segmentos y montar las vistas.

Míralo en un espacio de trabajo de ejemplo

El espacio de trabajo de gestión de clientes es un ejemplo con datos de muestra, no una cuenta de cliente. La interfaz y los registros de ejemplo están en español. Tiene cinco listas: Clientes, Contactos, Contratos, Oportunidades y Tareas. Cada cliente lleva un estado de la relación (Relación nueva, En conversación, Cliente, Inactivo), un responsable de la cuenta y un campo de fecha configurado para la siguiente acción. Cada contrato es un servicio en una sede, con una cuota mensual y una fecha de revisión, y un campo calculado suma el valor anual del cliente a partir de sus contratos. Los contratos llevan la dirección de la sede y el acuerdo firmado en PDF, el panel sitúa las sedes en un mapa y lista las revisiones que vencen en los próximos 30 días, y una vista de calendario muestra las fechas de revisión por meses.

Abre un cliente y verás en un solo registro a sus personas, sus contratos, sus oportunidades abiertas, sus tareas y las conversaciones compatibles de las personas vinculadas. Nada de eso se copia a un segundo silo de datos: el contacto del registro del cliente es el mismo contacto que buscas, filtras o actualizas.

Tu propio espacio de trabajo no empieza con estas listas. Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas. En Customermates Cloud, la configuración del espacio de trabajo con IA crea listas, etapas, un panel y páginas de la Base de conocimientos a partir de tu descripción. Se ejecuta una vez durante la configuración inicial, está limitada por créditos de configuración y puedes omitirla con Empezar con un espacio de trabajo vacío. Si no, las personas con permisos sobre el Modelo de datos crean las listas y los campos en Modelo de datos. Al autoalojar, esa es la única vía.

Datos del cliente con estructura

Un registro de cliente guarda los campos que tú decides. Los tipos de campo son Texto, Texto con formato, Número, Importe, Sí o no, Fecha, Fecha y hora, Intervalo de fechas, Intervalo de fechas y horas, Selección única, Opción múltiple, Dirección web, Miembro, Dirección, Archivo y Teléfono, correo y redes sociales. Los campos calculados suman valores de otros campos o de registros vinculados.

El campo Datos de contacto guarda los números de teléfono, las direcciones de correo y las identidades de LinkedIn, Instagram y Telegram que asocian los mensajes con una persona. Un número ahí se puede llamar y además coincide con los chats de WhatsApp del mismo número. Una misma dirección puede pertenecer a varios registros, por ejemplo a un contacto y a un cliente.

Un campo Dirección guarda una dirección postal: Customermates la comprueba con el formato de direcciones de su país, sugiere ciudad y región a partir del código postal y abre la dirección en mapas al hacer clic. Un campo Archivo guarda documentos como contratos o propuestas, hasta 20 archivos por campo, y el texto de esos archivos se encuentra con la búsqueda.

Las notas viven en cada registro. La búsqueda global (Cmd/Ctrl+K) encuentra registros por nombre y datos de contacto; a los demás campos se llega con filtros.

Registros vinculados en lugar de una lista plana

Las relaciones conectan las listas. Un contacto puede pertenecer a varios clientes, una oportunidad apunta a su cliente y a sus personas, y una tarea apunta a aquello de lo que trata. Si tu equipo habla de cuentas y no de clientes, cambia el nombre de la lista para todo el espacio de trabajo en Modelo de datos.

Donde una hoja de cálculo guarda una fila por persona y repite el nombre de la empresa, Customermates guarda la empresa una sola vez y le vincula las personas. Abre el cliente y verás ahí a sus personas; abre una persona y sus clientes están a un clic.

Configura la gestión de clientes en cinco pasos

1. Crea o revisa las listas

   Deja que la configuración del espacio de trabajo con IA las cree en Customermates Cloud, o crea Clientes, Contactos y Oportunidades en Modelo de datos con relaciones entre ellas.

2. Añade los campos por los que ordenas

   Por ejemplo Relación (selección única), Rol en los contactos (Decisor, Del día a día, Contabilidad) y Siguiente acción (fecha).

3. Importa tu lista

   Importa primero los clientes y después los contactos, para que la columna de la empresa se vincule. Más detalles abajo.

4. Guarda vistas

   «Mis clientes activos», «Siguiente acción esta semana» o «Sin cliente todavía» para limpiar después de la importación. Comparte las que necesita todo el equipo, como «Siguiente acción esta semana», con todo el espacio de trabajo o con roles concretos.

5. Decide quién ve qué

   En el editor de roles, fija el acceso de lectura de cada lista en Todos, Asignados o Ninguno, además de los derechos de crear, editar y eliminar. Los permisos se aplican a listas enteras, no a campos sueltos.

Siguientes acciones configurables

Customermates no tiene recordatorios ni lógica de vencimientos integrados. Añades a los clientes o a las oportunidades un campo de fecha como Siguiente acción y guardas una vista filtrada por las fechas ya pasadas. En Customermates Cloud, una rutina puede listar esos registros cada lunes por la mañana. Las vistas de tablero agrupadas por estado de la relación muestran de un vistazo quién es nuevo, quién está activo y quién está inactivo.

Pasar de Excel o Google Sheets

Muchos equipos llegan con una hoja de cálculo. Trasladarla es factible, pero no automático:

• Formato. Una lista se importa desde un libro de Excel (.xlsx o .xls) o un archivo CSV mediante un asistente: eliges la hoja, asignas las columnas, revisas la vista previa e importas. Los archivos de Google Sheets no se importan directamente: descarga la hoja como .xlsx o .csv. Una descarga de Outlook o de Google Contacts se puede importar tal cual. También se puede volver a importar una exportación JSON de la misma lista.
• Orden. Importa los clientes antes que los contactos para que la columna de la empresa se vincule con registros existentes. Asigna las columnas de correo, teléfono y mensajería al campo Datos de contacto.
• Sin deshacer. Una importación no se puede revertir. Limpia antes los duplicados, porque después no hay función de fusión. Prueba con un archivo pequeño.
• Sin archivos adjuntos. Los archivos que acompañan a tu hoja de cálculo, como contratos o PDF, no forman parte de la importación. Sube después los que necesites a un campo Archivo del registro.
• Correcciones en bloque. Exporta la lista, edítala en Excel y vuelve a importarla como Registros existentes.
• Sin sincronización continua. Después de la importación, tu hoja de cálculo y Customermates son listas separadas.

La guía de registros documenta los límites y las opciones.

Conversaciones junto a la relación

En Customermates Cloud, Pro y los planes superiores conectan Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn (incluidos los chats compatibles de Sales Navigator y Recruiter), WhatsApp, Instagram y Telegram mediante la bandeja de entrada unificada. Un participante se asocia con un contacto a través de la identidad de su campo Datos de contacto. Cuando escribe una dirección desconocida, vinculas a ese participante con un contacto existente o nuevo. Una conversación se vincula a una oportunidad o a un cliente solo cuando tú o un agente lo hacen de forma explícita; nada se archiva automáticamente en una oportunidad.

Se aplican los límites del plan. Starter y el autoalojamiento no tienen cuentas de mensajería conectadas. Pro cubre tus propias cuentas, con 1 cuenta conectada por usuario incluida, además de conversaciones compartidas una a una. Compartir una cuenta entera con el equipo requiere Business, Max o Enterprise.

IA sobre los registros de tus clientes: Mate y MCP

En Customermates Cloud, Mate, el asistente alojado, trabaja con los registros en lenguaje natural dentro de los créditos de IA de tu plan:

Crea contactos para todas las personas de esta firma de correo y vincúlalos con el cliente Hartmann Consulting. Comprueba antes si alguna ya existe.

Mate ve lo que tú puedes ver. Crea y actualiza registros y envía mensajes en cuanto se lo pides; las eliminaciones, las importaciones y los cambios de acceso se detienen siempre a la espera de tu aprobación. Mate no está disponible al autoalojar.

En todos los planes, también autoalojado, tu propio cliente de IA, como Claude o ChatGPT, puede leer y actualizar los registros a los que tienes acceso mediante MCP, con la facturación de tu proveedor de IA.

Dónde están los datos

En Customermates Cloud la base de datos funciona en la región AWS de Fráncfort. Los proveedores de servicios, incluidas empresas de EE. UU., figuran en la página de subencargados, y hay disponible un contrato de encargado del tratamiento. Alojar en la UE no es una certificación, y Customermates no tiene ninguna. Para mantener los datos en tus propios servidores, ejecuta el núcleo AGPL autoalojado, sin bandeja de entrada y sin Mate.

Lo que no hace

¿Software de gestión de contactos o la agenda del teléfono?

Customermates no se sincroniza con las agendas del teléfono ni de Outlook. Es donde un equipo gestiona las relaciones con los clientes, no un sustituto de la aplicación de contactos de tu teléfono. Para ver más opciones una al lado de otra, lee la comparativa de software de base de datos de clientes.

Cuánto cuesta

La facturación es mensual por usuario, nunca por contacto. Starter cuesta 12 €, Pro 29 € y Business 69 € por usuario al mes. La bandeja de entrada empieza en Pro y compartir toda la cuenta, en Business. Autoalojar el núcleo AGPL no tiene coste de licencia. Consulta los precios.

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