Un CRM en la nube para que hagas seguimiento a cada cliente

Un CRM en la nube (también llamado CRM cloud, CRM basado en la nube o CRM alojado) es un software de relación con los clientes que el proveedor aloja y opera, de modo que tu equipo lo usa en un navegador y no instala, actualiza ni respalda nada por su cuenta. Customermates es uno: un CRM en la nube gestionado, con la base de datos principal configurada en Fráncfort, construido sobre un núcleo de código abierto que también puedes autoalojar con Docker.

Qué cambia la nube para el seguimiento. Cuando el CRM funciona en la nube, tus conversaciones de LinkedIn y de correo pueden estar en el registro del cliente y Mate puede preparar desde ahí la respuesta. En Customermates Cloud eso empieza con Pro, y la prueba gratuita dura 14 días en Pro. Un núcleo autoalojado conserva los registros de clientes y MCP, pero no tiene bandeja de entrada ni Mate, así que el seguimiento con borradores es una función de la nube.

Registros

Listas configurables, creadas en Modelo de datos

Espacio de trabajo

Campos personalizados y vistas

Ventas

Etapas de oportunidad configurables

Interfaces

REST, webhooks y MCP

Despliegue

Nube gestionada o núcleo autoalojado

¿Qué es un software CRM en la nube?

Un software CRM en la nube guarda tus contactos, empresas, oportunidades y conversaciones en servidores que opera el proveedor. Lo abres en un navegador, el proveedor despliega las actualizaciones para todos los clientes y pagas una suscripción, normalmente por usuario y mes. Nombres más antiguos como CRM web o CRM bajo demanda describen la misma idea.

«Nube» describe dónde y por quién se ejecuta el software. «SaaS» (software como servicio) describe cómo se suministra y se factura. Los dos términos coinciden tan a menudo que los proveedores los usan como sinónimos, pero no son la definición de lo mismo.

Cómo funciona en la práctica. Creas una cuenta, entras desde el navegador y trabajas sobre una única base de datos que mantiene el proveedor. Todo el equipo ve el mismo registro de cada cliente: si alguien anota una llamada o cambia la etapa de una oportunidad, los demás lo ven al momento, sin enviarse archivos ni sincronizar copias. Las versiones nuevas llegan solas, sin que nadie del equipo tenga que instalar nada.

Lo que ganas

• Sin servidores y sin instalación: el proveedor opera la aplicación, la base de datos, las copias de seguridad y las actualizaciones.
• Acceso desde cualquier navegador, y a una persona nueva del equipo le basta con una cuenta.
• Un coste de entrada bajo: no compras servidores ni una licencia perpetua, y empiezas con una suscripción.
• Las licencias acompañan al equipo: con los planes mensuales añades o quitas usuarios.
• Una sola versión de los datos: el equipo trabaja sobre el mismo registro de cada cliente y no sobre copias en el correo o en hojas de cálculo.

Lo que cedes o debes comprobar

• Dependes de la operación, la hoja de ruta y los precios del proveedor.
• Tus datos están en manos del proveedor y de sus subencargados del tratamiento. Dónde y bajo qué contrato lo tienes que comprobar tú.
• Salir solo es posible si la exportación funciona.

CRM en la nube, on-premise o autoalojado: ¿cuál es la diferencia?

Se confunden tres configuraciones. Un CRM en la nube (SaaS) lo opera el proveedor. Un CRM on-premise es un software con licencia que funciona en servidores tuyos o alquilados y que opera tu equipo de TI. Un CRM autoalojado es un software, a menudo de código abierto, que instalas y operas tú en el servidor que elijas, también uno alquilado.

El código abierto es una licencia, no un modelo de alojamiento: un CRM de código abierto puede ofrecerse como servicio en la nube o ejecutarlo tú. La guía de opciones de CRM de código abierto compara las que se pueden autoalojar, y el CRM autoalojado con Docker y PostgreSQL muestra la parte de Customermates.

Una regla práctica razonable: elige un CRM en la nube, salvo que un requisito concreto apunte a otra cosa, como una política interna de alojamiento o un equipo que ya opera sus propios servidores.

¿Cuáles son los tipos de CRM (tres o cuatro) y dónde encaja la nube?

Los tipos de CRM describen el trabajo, no el alojamiento. Muchas guías hablan de tres: el operativo (el trabajo diario de ventas, marketing y atención), el analítico (informes y segmentos) y el colaborativo (un historial del cliente común entre personas y canales). Otras añaden un cuarto, el estratégico (planificación centrada en el cliente). Cualquiera de ellos puede ofrecerse como software CRM en la nube, on-premise o autoalojado. La guía de sistemas CRM y sus tipos explica cada uno con ejemplos; si el término es nuevo, empieza por qué significa CRM.

¿Cómo elijo un software CRM basado en la nube?

Valora un CRM basado en la nube con estos puntos y prueba el último con datos reales antes de comprometerte.

Para una comparación fechada de diez herramientas con licencia, alojamiento, plan gratuito y precio, consulta la comparativa de software CRM. Si todavía no sabes qué necesita tu equipo, la guía cómo elegir un CRM te ayuda a ordenar los requisitos antes de mirar proveedores.

¿Es seguro un CRM en la nube y cómo se integra con otras herramientas?

Un CRM en la nube no es seguro ni inseguro por definición: la seguridad se reparte entre el proveedor y tú. El proveedor protege la infraestructura (cifrado, copias de seguridad, acceso a sus propios sistemas). Tú decides quién entra en la cuenta y qué ve cada persona. Antes de contratar, pregunta como mínimo:

• si los datos se cifran en tránsito y en reposo, y cómo se hacen y se restauran las copias de seguridad;
• qué roles y permisos existen y si queda un registro de actividad de los cambios;
• si hay autenticación en dos pasos para las cuentas del equipo;
• qué subencargados del tratamiento tocan tus datos y desde qué países.

En Europa, el RGPD pide además un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor. Si tu equipo trabaja desde Latinoamérica, revisa qué dice la normativa de protección de datos de tu país sobre enviar datos a otra región, por ejemplo la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares en México. Esto es contexto general, no asesoramiento jurídico: ante la duda, consulta con quien lleve la protección de datos en tu empresa.

Con las integraciones pasa algo parecido. Un conector nativo con tu correo o tu calendario ahorra trabajo, pero solo cubre lo que el proveedor decidió ofrecer. Una API REST documentada y los webhooks cubren el resto, a cambio de que alguien los configure o de usar una herramienta de automatización. Comprueba qué incluye cada plan y qué no. La página de la API del CRM explica cómo lo hace Customermates, y la descripción general de integraciones compara REST, webhooks, MCP y n8n.

¿Dónde encaja Customermates? (nuestro producto)

Transparencia: esta página la publica Customermates. Customermates es un CRM de código abierto y nativo de IA hecho en Alemania. Existe en dos formas que comparten el CRM básico pero no tienen las mismas funciones: Customermates Cloud, que opera Customermates, y el núcleo de código abierto, que operas tú con Docker Compose y PostgreSQL.

¿Customermates Cloud o autoalojado?

Elige la nube gestionada cuando quieras que Customermates opere la aplicación y la base de datos y cuando tu flujo de trabajo necesite las funciones de los planes de la nube. Valora el autoalojamiento cuando operar Docker, PostgreSQL, las actualizaciones, las copias de seguridad y los proveedores conectados sea un requisito deliberado y no una preferencia genérica.

Qué incluye Customermates Cloud

El producto gestionado reúne contactos, organizaciones, oportunidades, servicios y tareas en un solo espacio de trabajo. Los equipos definen campos personalizados con tipo, trabajan en vistas de tabla, tarjetas y kanban, consultan el historial de actividad y configuran las etapas de las oportunidades con sus probabilidades. Los paneles muestran los valores operativos actuales, incluidos los valores totales y ponderados de oportunidades o pipeline. REST, webhooks y MCP atienden las integraciones compatibles y los flujos de trabajo que se operan fuera; no significan que cada proveedor de contabilidad, marketing o datos esté integrado.

Ubicación de los datos, DPA y subencargados del tratamiento

La base de datos de producción principal está configurada en AWS Fráncfort (eu-central-1). Es un ajuste de producto elegido, no una promesa contractual de que cada servicio o transferencia se quede en esa región. El alojamiento de la aplicación, la monitorización, el transporte de las cuentas conectadas y cualquier proveedor que elijas tienen sus propias ubicaciones y vías de transferencia.

El contrato de encargado del tratamiento documenta medidas como TLS en tránsito, cifrado en reposo de la base de datos de producción y de las copias de seguridad, acceso basado en roles, segregación a nivel de cuenta, monitorización y procedimientos de restauración. No afirma ninguna certificación de seguridad ni de cumplimiento. La lista de subencargados vigente recoge los proveedores, las finalidades, las ubicaciones conocidas y las bases de transferencia que usa el servicio gestionado.

Exportación y salida

Cada lista se exporta como libro de Excel o como JSON desde Más acciones, hasta 5.000 registros por exportación, y una lista se vuelve a importar desde su exportación JSON o desde un libro de Excel mediante un asistente de asignación de columnas; la guía de registros detalla los límites. Con la API REST, una exportación recorre la lista, hasta 500 registros por página.

No existe una exportación de toda la cuenta, ni traslado de archivos adjuntos, ni sincronización programada, ni deshacer una importación, así que planifica un traslado mayor desde o hacia otro CRM como un proyecto de migración con asignación, validación y deduplicación explícitas, ampliado con REST o MCP donde haga falta. Según la cláusula 5 de los Términos y condiciones, también puedes pedir por escrito, durante el contrato o dentro de los 30 días posteriores a su fin, los datos que Customermates conserva para ti en CSV o JSON, sin coste y en un plazo de 30 días.

Planes y cuentas conectadas incluidas

La facturación es mensual por usuario, en euros, y no hay precio anual. La prueba de 14 días empieza en Pro. Las suscripciones de LinkedIn, correo, calendario, IA, automatización y otros proveedores externos siguen siendo aparte cuando se exigen. La página de precios tiene los detalles.

IA y automatización

Todos los planes de la nube gestionada incluyen una capacidad de Mate y una cuota mensual de créditos de IA alojada, específica de cada plan, por usuario activo. Que Mate esté activo depende de la configuración actual del entorno alojado. Cuando está activo, Mate trabaja dentro del CRM, usa los permisos del usuario actual y aplica controles de confirmación aparte a las acciones sensibles.

Los clientes de IA externos pueden usar el servidor MCP de Customermates con un proveedor de modelos y una suscripción que elijas tú, en todos los planes y en las instalaciones autoalojadas. Usan tu proveedor y no los créditos alojados. Para automatizar, los equipos pueden llamar a REST, recibir webhooks, usar MCP o conectar una herramienta de flujos de trabajo que se opere por separado, como n8n. Customermates no incluye ni el entorno de ejecución de n8n ni sus conectores de terceros.

¿Dónde Customermates es la opción equivocada?

Customermates es deliberadamente acotado. Elige otro producto, o añade uno al lado, cuando necesites:

• Una aplicación móvil nativa. Customermates se usa en el navegador, así que elige otro producto si necesitas una aplicación para el teléfono.
• Inicio de sesión único. El acceso SAML u OIDC con tu propio proveedor de identidad no está implementado, ni en la nube ni autoalojado.
• Una certificación. El contrato de encargado del tratamiento documenta medidas, pero Customermates no tiene ni afirma ninguna certificación de seguridad ni de cumplimiento. Alojar en una región de la UE es un dato de alojamiento, no una certificación.
• Presupuestos, facturación, telefonía, SMS o formularios web incrustables. Nada de esto existe. REST, webhooks o n8n pueden conectar herramientas específicas.
• Secuencias de correo o envíos masivos. El contacto saliente parte de un borrador y se hace mensaje a mensaje.
• Previsión predictiva, puntuación de leads o analítica de conversión. Los paneles, el historial de actividad, las probabilidades de etapa y los valores ponderados de oportunidades o pipeline describen el espacio de trabajo actual. No son previsiones.
• Una suite completa de ERP, contabilidad, inventario, atención al cliente o centro de llamadas, ni una migración llave en mano. Eso requiere otros productos o una integración diseñada con cuidado.

Customermates Cloud encaja con equipos que quieren un CRM gestionado y basado en navegador, con registros y pipelines flexibles, que prefieren interfaces explícitas a una promesa de integración cerrada y que valoran un núcleo de código abierto que se puede autoalojar por separado.

Preguntas frecuentes