CRM para reclutamiento: candidatos en LinkedIn y clientes que esperan una lista corta. Haz seguimiento de ambos.

La semana de un reclutador está llena de conversaciones que pueden perderse: un candidato que respondió por LinkedIn el viernes, un responsable de contratación que espera la lista corta, un candidato pasivo al que prometiste llamar en otoño. Customermates, como CRM para reclutamiento, mantiene cada una en el registro del candidato o del cliente. En Customermates Cloud desde Pro, Mate redacta la respuesta y el siguiente paso cuando se lo pides o con una rutina que configuras, o lo hace tu propio agente de IA (Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP) a través de MCP. Tú revisas, editas y envías, y los siguientes pasos con fecha aparecen en tu panel. Cubre el lado de desarrollo de negocio del reclutamiento y no es un sistema de seguimiento de candidatos (ATS): no tiene publicación de ofertas, página de empleo, formularios de candidatura ni un pipeline de selección por candidato. La comparación de más abajo nombra herramientas creadas para eso.

CRM o ATS: decide para qué tarea lo compras

La mayoría de los productos que se venden como «CRM de reclutamiento» son un sistema de seguimiento de candidatos con un CRM añadido. La mitad ATS se ocupa de los puestos abiertos: publica la oferta, recoge las candidaturas, analiza los CV y lleva a cada candidato por la selección, las entrevistas y la oferta. La mitad CRM se ocupa de las relaciones que duran más que un puesto: ganar clientes, mantener el contacto con candidatos pasivos y saber quién habló con quién por última vez.

Qué necesita una agencia de reclutamiento de un CRM

Un CRM para recruiters que trabajan por relaciones tiene que cubrir cinco necesidades:

• Dos tipos de personas en una misma red. Un responsable de contratación de un cliente hoy es un candidato dentro de dos años, y un candidato colocado pasa a ser un contacto del cliente. Tenerlos en sistemas separados hace perder ese historial.
• Los mandatos avanzan como oportunidades. Una búsqueda va de la primera conversación al briefing, el mandato firmado, la lista corta, las entrevistas y la colocación o la pérdida. Los honorarios dependen de hasta dónde llegue.
• Los candidatos se enfrían durante meses. La persona que te rechazó en primavera puede estar lista en otoño. Tu base de talento necesita una lista ordenada por último contacto, no la memoria.
• Las conversaciones ocurren en LinkedIn. La búsqueda y el primer contacto suelen pasar por mensajes de LinkedIn o InMail, el seguimiento por correo y teléfono, y algunos candidatos prefieren WhatsApp.
• Reglas de no abordar. Si prometes a los clientes no abordar a sus empleados, necesitas ver si el empleador actual de un candidato es un cliente antes de escribirle.

Una configuración de reclutamiento en Customermates

Un espacio de trabajo nuevo empieza sin listas: creas las listas que necesitas (contactos, organizaciones, oportunidades o las tuyas) en Modelo de datos, o dejas que la configuración con IA las construya en la nube. Puedes llamar Puestos a las oportunidades o Empresas a las organizaciones, y cambiar el nombre de cualquier lista más tarde en Modelo de datos, en General. Todos los nombres de campo de abajo son ejemplos; los campos personalizados pueden ser de texto, de selección única o múltiple, de fecha, de importe, de dirección web, de archivo y más. Los teléfonos y las direcciones de correo van en el campo Datos de contacto.

Un candidato se vincula a su empleador actual como organización y a cada puesto para el que está en la lista corta. El puesto se vincula al cliente y al responsable de contratación. Abre un candidato y verás todos los mandatos en los que participó; abre un cliente y verás todos los puestos y todas las personas que conoces allí. Los usuarios asignados a un contacto indican qué reclutador es responsable de la relación.

Etapas del mandato y valor de los honorarios

La etapa es un campo de selección única que defines tú, y cada opción lleva una probabilidad de cierre. Un punto de partida: Conversación 10 %, Briefing 25 %, Mandato firmado 50 %, Lista corta enviada 65 %, Entrevistas finales 80 %, Colocado 100 %, Perdido 0 %.

El valor de una oportunidad es la suma de sus partidas, cada una un servicio por una cantidad. Los honorarios varían según la búsqueda, así que un patrón viable es un servicio «Honorarios de colocación» con un precio de 1000 € por unidad, con la cantidad igual a los honorarios esperados en miles. Unos honorarios de 27.000 € son cantidad 27 y, en Lista corta enviada, el valor ponderado es 17.550 €. Es aritmética con tus propias probabilidades, no una predicción.

Vistas guardadas para listas cortas y la lista de llamadas del lunes

1. Lista corta de un puesto: contactos con Tipo de contacto Candidato vinculados a ese puesto, agrupados por Disponibilidad.
2. A quién toca: candidatos y responsables de contratación con una fecha de Próximo contacto, ordenados por ella, de la más próxima a la más lejana. Una ordenación mantiene esta vista al día; un filtro sobre una fecha personalizada admite una fecha fija.
3. Candidatos en caliente: candidatos con Disponibilidad Abierto a cambiar cuyo registro no se ha actualizado en 60 días, de los más antiguos a los más recientes.
4. Mandatos por fecha de lista corta: puestos en Mandato firmado, ordenados por Fecha de lista corta.
5. Revisión de conservación: contactos cuya fecha de Conservar hasta ya ha pasado.

Comparte Revisión de conservación con todo el equipo o con roles concretos, para que todos los reclutadores trabajen con la misma lista. Encontrarás más sobre filtros y vistas en la guía de registros.

En el panel, un widget Próximos sobre el mismo campo de fecha muestra a quién le toca en los próximos días, con una sección Vencidos. Customermates no envía recordatorios; la lista es lo que abres cada mañana.

Conversaciones con candidatos y clientes en una sola bandeja de entrada (Pro y superiores)

En Customermates Cloud desde Pro, la bandeja de entrada unificada reúne el correo de Gmail, Outlook o IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram y Telegram. Para LinkedIn puedes conectar una cuenta Classic, o Classic con Recruiter si tienes una plaza de LinkedIn Recruiter; cuando escribes desde un contacto, Enviar como te ofrece entonces InMail de Recruiter. Vincula a un participante con un contacto una vez y las conversaciones aparecen en la cronología de ese contacto. La página de la integración con LinkedIn tiene los detalles.

Dos detalles deciden el plan. Pro incluye 1 cuenta conectada por usuario, así que un reclutador que quiera tener en la bandeja de entrada un buzón y LinkedIn necesita Business, que incluye 3. Y las conversaciones de tus propias cuentas siguen siendo privadas: los compañeros solo ven una conversación después de que la compartas, o después de que compartas la cuenta entera en Business o superior. Si dos reclutadores deben ver quién escribió por última vez a un candidato, conviene acordar que compartan esas conversaciones.

Resúmenes de candidatos y un seguimiento semanal con Mate (Customermates Cloud)

Mate es el asistente de Customermates Cloud. Funciona con créditos de IA alojados que se incluyen por usuario activo en cada plan de nube de pago; leer las conversaciones de la bandeja de entrada requiere Pro o superior. Antes de una llamada con un cliente, pregunta en el chat:

Para un seguimiento semanal, configura una rutina, una instrucción guardada que Mate ejecuta según un horario o cuando cambia un registro. Elige Cada semana en Se repite, el lunes a las 08:00, con instrucciones como estas. Cada ejecución tiene un tope de créditos, así que mantén corta la lista de candidatos por ejecución; los límites de las rutinas están en la documentación.

Busca los contactos con Tipo de contacto Candidato y Disponibilidad Abierto
a cambiar que se actualizaron por última vez hace más de 60 días. Para cada
uno, lee la última conversación de la bandeja de entrada. Si existe, guarda
un mensaje breve y personal de seguimiento como borrador de respuesta en esa
conversación. No envíes nada ni elimines nada. Termina con una lista:
nombre, área de especialidad, días desde la última actualización, borrador
guardado sí o no.

Una segunda rutina puede reaccionar a un evento: cuando la Etapa de un puesto cambia a Lista corta enviada, crea una tarea «Recoger la opinión de las entrevistas» vinculada a ese puesto y asignada al mismo reclutador. Starter incluye 1 rutina por usuario y Pro incluye 5.

¿Prefieres tu propio agente? Conecta Claude, ChatGPT o cualquier cliente que hable MCP. Funciona en todos los planes y en instalaciones autoalojadas, sin la bandeja de entrada, y el uso del modelo lo factura tu proveedor de IA. Tu cliente sigue los permisos de la cuenta con la que se conecta; que pregunte antes de actuar depende del cliente.

Lo que Customermates no hace para el reclutamiento

• No tiene publicación de ofertas, difusión en portales de empleo, página de empleo ni formularios de candidatura.
• No analiza CV. Un CV que llega por correo se queda como archivo adjunto en la conversación de la bandeja de entrada; para guardarlo con el candidato, descárgalo y añádelo a un campo Archivo del contacto.
• No tiene una etapa por candidato dentro de un puesto. Un puesto tiene una sola etapa; si un candidato está presentado, en entrevistas o descartado para ese puesto no es un campo del vínculo. Anótalo en las notas del puesto, o usa un ATS cuando manejes muchos candidatos por puesto.
• No programa entrevistas ni reserva citas en el calendario. Pro añade acceso al calendario en solo lectura.
• No tiene secuencias de correo ni envío masivo, ni puntuación de candidatos ni enriquecimiento de datos, ni aplicación móvil.
• Las tareas no tienen fechas límite ni recordatorios. Añade un campo de fecha y una vista guardada.

Suites de reclutamiento para comparar

Si necesitas el lado ATS, mira un producto creado para eso. Customermates publica esta página. Los datos y los precios de los proveedores se comprobaron el 8 de octubre de 2026 en la página de precios de cada proveedor, en dólares estadounidenses tal como figuran; las condiciones de facturación varían según el proveedor. Estas suites incluyen funciones de ATS que Customermates no tiene, así que los precios no son comparables en igualdad de condiciones.

Una división habitual en una firma boutique es usar Customermates para clientes, mandatos y relaciones con candidatos, y un ATS ligero solo cuando se anuncia un puesto. Los webhooks se disparan cuando cambia un puesto, así que un flujo de n8n que operes por separado puede pasar datos a otra herramienta que tenga una API.

Cuánto cuesta

Los precios de Customermates son por usuario activo al mes, con facturación mensual. Todos los planes de pago incluyen REST, webhooks y MCP.

Cada plan de nube de pago añade cada mes créditos de IA alojados por usuario activo para Mate; consulta los precios. Ejecutar el núcleo de código abierto en tu propio servidor no cuesta licencia, pero una instalación autoalojada no tiene bandeja de entrada, ni Mate, ni rutinas.

Pasar de una hoja de cálculo o de otro sistema

1. Exporta a Excel

   La importación lee libros de Excel (.xlsx) y archivos CSV, un tipo de registro cada vez. Un archivo CSV de tu sistema anterior se puede importar tal cual.

2. Importa primero las empresas

   En la lista de Organizaciones, abre Más acciones, elige Añadir desde archivo y asigna tus columnas, incluidos los campos Relación y No abordar.

3. Importa responsables de contratación y candidatos

   Incluye el nombre de la empresa de cada persona para que la importación la vincule con esa organización, y rellena Tipo de contacto en todas las filas.

4. Añade los mandatos abiertos como puestos

   Crea las búsquedas abiertas como puestos, vincula el cliente, el responsable de contratación y los candidatos de la lista corta, y define la etapa.

5. Conecta la bandeja de entrada y guarda las vistas

   Desde Pro, conecta tu buzón o LinkedIn en Ajustes › Canales y calendarios y guarda después las vistas de arriba.

Datos de candidatos y RGPD

Los registros de candidatos son datos personales y, en la UE, necesitas una base jurídica, un plazo de conservación y una forma de eliminarlos cuando se pida. Customermates te da los elementos de base, no un proceso de cumplimiento.

• En Customermates Cloud, la base de datos de la aplicación está configurada en la región AWS de Fráncfort. El alojamiento y los demás subencargados, entre ellos proveedores de EE. UU., figuran en la página de subencargados, y hay disponible un acuerdo de encargo de tratamiento de datos.
• Una fecha de Conservar hasta y la vista de conservación de arriba muestran a quién revisar. Eliminar es un paso manual: Mate pide aprobación antes de cada eliminación, y las rutinas desatendidas no pueden eliminar.
• Un rol personalizado con acceso de lectura Asignados limita a un investigador o a un reclutador autónomo a los registros que tiene asignados.
• Customermates no tiene ninguna certificación como ISO 27001 o SOC 2.

Preguntas frecuentes

Datos de la competencia comprobados el 8 de octubre de 2026 en precios de Recruit CRM, precios de Bullhorn, precios de Crelate, precios de Loxo y precios de Manatal.