CRM dla agencji pracy: kandydaci na LinkedInie i klienci czekający na shortlistę. Wracaj do jednych i drugich.

CRM dla agencji pracy trzyma w jednym miejscu klientów, menedżerów rekrutujących i kandydatów, razem z rozmowami i datą kolejnego kroku. Customermates obejmuje stronę relacji: pozyskiwanie klientów i zleceń, kontakt z pasywnymi kandydatami i pamięć o tym, kto z kim ostatnio rozmawiał. Nie jest systemem do śledzenia aplikacji (ATS) ani programem do obsługi pracowników tymczasowych.

Tydzień rekrutera jest pełen rozmów, które łatwo zgubić: kandydat, który w piątek odpisał na LinkedInie, menedżer rekrutujący czekający na shortlistę, pasywny kandydat, z którym jesienią miała być rozmowa. Customermates trzyma każdą z tych rozmów na karcie kandydata lub klienta. W Customermates Cloud od planu Pro Mate przygotowuje szkic odpowiedzi i kolejnego kroku na Twoją prośbę lub w rutynie, którą ustawisz, a Twój własny agent AI (Claude, ChatGPT lub dowolny klient obsługujący MCP) robi to przez MCP. Sprawdzasz, poprawiasz i wysyłasz, a kolejne kroki z datami widzisz na pulpicie. Bez ogłoszeń o pracę, strony kariery, formularzy aplikacyjnych i osobnego pipeline rekrutacji dla każdego kandydata. Porównanie poniżej wskazuje narzędzia stworzone do tych zadań.

CRM czy ATS: zdecyduj, do jakiego zadania kupujesz narzędzie

Większość produktów sprzedawanych jako „CRM dla rekruterów” to system do śledzenia aplikacji (ATS) z dołączonym CRM. Część ATS obsługuje otwarte stanowiska: publikuje ogłoszenie, zbiera aplikacje, analizuje CV i prowadzi każdego kandydata przez selekcję, rozmowy i ofertę. Część CRM obsługuje relacje, które trwają dłużej niż jedno stanowisko: pozyskiwanie klientów, kontakt z pasywnymi kandydatami i wiedzę, kto z kim ostatnio rozmawiał.

Agencja pracy tymczasowej czy rekrutacyjna: co obsłuży CRM

Nazwa „agencja pracy” obejmuje w praktyce dwa różne biznesy. Agencja rekrutacyjna lub firma executive search zarabia na obsadzeniu stanowiska: żyje z relacji z klientami i siecią kandydatów, a tym zajmuje się CRM. Agencja pracy tymczasowej zatrudnia ponadto pracowników i kieruje ich do pracy u klientów, więc potrzebuje też osobnego systemu do kadr, rozliczeń i grafików. Customermates pasuje do pierwszej i do strony handlowej drugiej: pozyskiwania klientów, kontaktu z kandydatami i pamięci o rozmowach. Pracowników tymczasowych w trakcie zlecenia obsługuj w narzędziu stworzonym do tego.

Co musi umieć CRM dla agencji rekrutacyjnej

• Dwa rodzaje osób w jednej sieci. Menedżer rekrutujący u klienta jest dziś, a za dwa lata może być kandydatem, a obsadzony kandydat staje się kontaktem u klienta. Trzymanie ich w osobnych systemach gubi tę historię.
• Zlecenia przesuwają się jak szanse sprzedaży. Poszukiwanie przechodzi od pierwszej rozmowy przez briefing, podpisane zlecenie, shortlistę i rozmowy do obsadzenia lub przegranej. Wysokość opłaty zależy od tego, jak daleko dojdzie.
• Kandydaci milkną na miesiące. Osoba, która odmówiła wiosną, może być gotowa jesienią. Twoja pula talentów potrzebuje listy posortowanej po ostatnim kontakcie, a nie pamięci.
• Rozmowy toczą się na LinkedInie. Wyszukiwanie i pierwszy kontakt często idą przez wiadomości na LinkedInie lub InMail, follow-upy przez e-mail i telefon, a kilku kandydatów woli WhatsAppa.
• Klauzule zakazu podbierania. Jeśli obiecujesz klientom, że nie będziesz zagadywać ich pracowników, musisz widzieć, czy obecny pracodawca kandydata jest klientem, zanim do niego napiszesz.

Konfiguracja rekrutacji w Customermates

Nowa przestrzeń robocza zaczyna bez list: potrzebne listy (kontakty, organizacje, szanse sprzedaży lub własne) tworzysz w Model danych albo pozwalasz, żeby w chmurze zbudowała je konfiguracja z AI. Listę możesz nazwać Zlecenia zamiast Szanse sprzedaży albo Firmy zamiast Organizacje i zmienić jej nazwę później w Model danych w sekcji Ogólne. Każda nazwa pola poniżej to przykład; pola niestandardowe mogą być tekstem, pojedynczym lub wielokrotnym wyborem, datą, kwotą pieniężną, adresem internetowym, plikiem i nie tylko. Numery telefonów i adresy e-mail trafiają do pola Dane kontaktowe.

Kandydat jest powiązany ze swoim obecnym pracodawcą jako organizacją i z każdym zleceniem, na które trafił na shortlistę. Zlecenie jest powiązane z klientem i menedżerem rekrutującym. Otwierasz kandydata i widzisz każde zlecenie, w którym uczestniczył; otwierasz klienta i widzisz każde zlecenie oraz każdą osobę, którą tam znasz. Przypisani użytkownicy przy kontakcie pokazują, który rekruter odpowiada za relację.

Etapy zlecenia i wartość opłaty

Etap to pole pojedynczego wyboru, które sam definiujesz, a każda opcja dostaje prawdopodobieństwo wygranej. Punkt wyjścia: Rozmowa 10%, Briefing 25%, Zlecenie podpisane 50%, Shortlista wysłana 65%, Rozmowy finałowe 80%, Obsadzone 100%, Przegrana 0%.

Wartość szansy sprzedaży to suma jej pozycji, z których każda to usługa razy ilość. Opłaty różnią się między poszukiwaniami, więc jeden z działających wzorców to usługa „Opłata za obsadzenie” w cenie 1000 € za jednostkę, z ilością ustawioną na oczekiwaną opłatę w tysiącach. Opłata 27 000 € to ilość 27, a na etapie Shortlista wysłana wartość ważona wynosi 17 550 €. To arytmetyka na Twoich własnych prawdopodobieństwach, a nie prognoza.

Zapisane widoki na shortlisty i poniedziałkową listę telefonów

1. Shortlista do jednego zlecenia: kontakty z Typem kontaktu Kandydat powiązane z tym zleceniem, pogrupowane po Dostępności.
2. Kto czeka na kontakt: kandydaci i menedżerowie rekrutujący z datą Kolejny kontakt, posortowani po niej od najwcześniejszej. Sortowanie utrzymuje ten widok aktualnym; filtr po niestandardowej dacie przyjmuje stałą datę.
3. Ciepli kandydaci: kandydaci z Dostępnością Otwarty na zmianę, których karta nie była aktualizowana od 60 dni, od najstarszej.
4. Zlecenia według terminu shortlisty: zlecenia na etapie Zlecenie podpisane, posortowane po Termin shortlisty.
5. Przegląd przechowywania danych: kontakty, dla których data Przechowywanie do już minęła.

Udostępnij Przegląd przechowywania danych całemu zespołowi albo wybranym rolom, żeby każdy rekruter pracował na tej samej liście. Więcej o filtrach i widokach jest w przewodniku po rekordach.

Na pulpicie widżet Nadchodzące oparty na tym samym polu z datą pokazuje, kto czeka na kontakt w najbliższych dniach, z sekcją Po terminie. Customermates nie wysyła przypomnień; tę listę otwierasz każdego ranka.

Rozmowy z kandydatami i klientami w jednej skrzynce odbiorczej (od planu Pro)

W Customermates Cloud od planu Pro wzwyż ujednolicona skrzynka odbiorcza łączy pocztę e-mail (Gmail, Outlook lub IMAP) z rozmowami z LinkedIna, WhatsAppa, Instagrama i Telegrama. Dla LinkedIna możesz podłączyć konto Classic albo Classic i Recruiter, jeśli masz licencję LinkedIn Recruiter; gdy piszesz z poziomu kontaktu, opcja Wyślij jako oferuje wtedy Recruiter InMail. Powiąż uczestnika z kontaktem raz, a rozmowy pojawią się na osi czasu tego kontaktu. Szczegóły są na stronie integracji z LinkedInem.

O planie decydują dwie sprawy. W planie Pro limit podłączonych kont na użytkownika to 1, więc rekruter, który chce mieć w skrzynce odbiorczej i pocztę, i LinkedIna, potrzebuje planu Business, gdzie ten limit to 3. A rozmowy z Twoich własnych kont pozostają prywatne: koledzy widzą wątek dopiero po tym, jak go udostępnisz, albo po udostępnieniu całego konta w planie Business i wyższych. Jeśli dwóch rekruterów musi widzieć, kto ostatni pisał do kandydata, umówcie się na udostępnianie tych wątków.

Briefingi o kandydatach i cotygodniowy przegląd z Mate (Customermates Cloud)

Mate to asystent w Customermates Cloud. Działa na hostowanych kredytach AI wliczonych w cenę na aktywnego użytkownika w każdym płatnym planie chmurowym; czytanie rozmów ze skrzynki odbiorczej wymaga planu Pro lub wyższego. Przed rozmową z klientem zapytaj na czacie:

Do cotygodniowego przeglądu ustaw rutynę, czyli zapisaną instrukcję, którą Mate wykonuje według harmonogramu lub gdy zmieni się rekord. Wybierz Co tydzień w polu Powtarza się, poniedziałek o 08:00, z instrukcjami w tym stylu. Każde uruchomienie ma limit kredytów, więc listę kandydatów na jedno uruchomienie trzymaj krótką; limity rutyn opisuje dokumentacja.

Znajdź kontakty z Typem kontaktu Kandydat i Dostępnością Otwarty na zmianę,
które ostatnio aktualizowano ponad 60 dni temu. Dla każdego przeczytaj
ostatnią rozmowę w skrzynce odbiorczej. Jeśli istnieje, zapisz krótki,
osobisty kontakt kontrolny jako szkic odpowiedzi w tej rozmowie. Niczego
nie wysyłaj i niczego nie usuwaj. Zakończ listą: imię i nazwisko,
specjalizacja, liczba dni od ostatniej aktualizacji, szkic zapisany tak lub nie.

Druga rutyna może reagować na zdarzenie: gdy Etap zlecenia zmieni się na Shortlista wysłana, utwórz zadanie „Zebrać opinie po rozmowach” powiązane z tym zleceniem i przypisane temu samemu rekruterowi. W planie Starter limit rutyn na użytkownika to 1, a w planie Pro 5.

Wolisz własnego agenta? Podłącz Claude, ChatGPT lub dowolnego klienta obsługującego MCP. Działa w każdym planie i w instalacjach self-hosted, bez skrzynki odbiorczej, a za użycie modelu rozlicza Cię Twój dostawca AI. Twój klient stosuje uprawnienia konta, z którym się łączy; to, czy pyta o zgodę przed działaniem, zależy od klienta.

Czego Customermates nie robi w rekrutacji

• Brak publikowania ofert pracy, dystrybucji na portale z ogłoszeniami, strony kariery i formularzy aplikacyjnych.
• Brak analizy CV. CV, które przychodzi e-mailem, zostaje jako załącznik w wątku skrzynki odbiorczej; żeby trzymać je przy kandydacie, pobierz je i dodaj do pola typu Plik na kontakcie.
• Brak etapu dla każdego kandydata w ramach zlecenia. Zlecenie ma jeden etap; to, czy kandydat jest zgłoszony, w trakcie rozmów czy odrzucony w tym zleceniu, nie jest polem na powiązaniu. Zapisz to w notatkach zlecenia albo użyj ATS, gdy prowadzisz wielu kandydatów na jedno stanowisko.
• Brak planowania rozmów kwalifikacyjnych i rezerwacji kalendarza. Plan Pro dodaje dostęp do kalendarza tylko do odczytu.
• Brak sekwencji e-maili i masowej wysyłki, brak oceny kandydatów i wzbogacania danych oraz brak aplikacji mobilnej.
• Zadania nie mają terminów ani przypomnień. Dodaj pole z datą i zapisany widok.

Pakiety rekrutacyjne do porównania

Jeśli potrzebujesz strony ATS, sięgnij po produkt zbudowany do tego. Tę stronę publikuje Customermates. Dane dostawców i ceny sprawdzono 8 października 2026 na stronie cennika każdego dostawcy, w dolarach amerykańskich, tak jak podano; warunki rozliczeń różnią się w zależności od dostawcy. Te pakiety zawierają funkcje ATS, których Customermates nie ma, więc ceny nie są porównywalne jeden do jednego.

Częsty podział w butikowej firmie to Customermates dla klientów, zleceń i relacji z kandydatami oraz lekki ATS tylko wtedy, gdy stanowisko jest ogłaszane. Webhooki uruchamiają się, gdy zlecenie się zmienia, więc osobno prowadzony przepływ n8n może przekazać dane do innego narzędzia z API.

Ile to kosztuje

Ceny Customermates są za aktywnego użytkownika miesięcznie, płatne miesięcznie. Każdy płatny plan obejmuje REST, webhooki i MCP.

Każdy płatny plan chmurowy dodaje co miesiąc hostowane kredyty AI na aktywnego użytkownika dla Mate; zobacz cennik. Uruchomienie rdzenia open source na własnym serwerze nie kosztuje opłaty licencyjnej, ale instalacja self-hosted nie ma skrzynki odbiorczej, Mate ani rutyn.

Przejście z arkusza lub innego systemu

1. Wyeksportuj do Excela

   Import czyta skoroszyty Excela (.xlsx) i pliki CSV, po jednym typie rekordu na raz. Plik CSV ze starego systemu można zaimportować bez zmian.

2. Najpierw zaimportuj firmy

   Na liście Organizacje otwórz Więcej działań, wybierz Dodaj z pliku i przypisz swoje kolumny, w tym pola Relacja i Zakaz podbierania.

3. Zaimportuj menedżerów rekrutujących i kandydatów

   Dodaj do każdej osoby nazwę jej firmy, żeby import powiązał ją z tą organizacją, i wypełnij Typ kontaktu w każdym wierszu.

4. Dodaj otwarte zlecenia jako zlecenia rekrutacyjne

   Utwórz otwarte poszukiwania jako zlecenia, powiąż klienta, menedżera rekrutującego i kandydatów z shortlisty oraz ustaw etap.

5. Podłącz skrzynkę odbiorczą i zapisz widoki

   W planie Pro lub wyższym podłącz skrzynkę pocztową lub LinkedIna w Ustawienia › Kanały i kalendarze, a potem zapisz widoki z powyższej listy.

Dane kandydatów i RODO

Karty kandydatów zawierają dane osobowe, a w UE potrzebujesz podstawy prawnej, okresu przechowywania i sposobu usuwania na żądanie. Customermates daje Ci elementy składowe, a nie proces zgodności.

• W Customermates Cloud baza danych aplikacji jest skonfigurowana w regionie AWS Frankfurt. Hosting i pozostałe podmioty podprzetwarzające, w tym dostawcy z USA, są na stronie podmiotów podprzetwarzających, a dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych.
• Data Przechowywanie do i powyższy widok przechowywania pokazują, kogo przejrzeć. Usuwanie to krok ręczny: Mate prosi o zatwierdzenie przed każdym usunięciem, a rutyny działające bez nadzoru nie mogą usuwać.
• Rola niestandardowa z dostępem do odczytu Przypisane ogranicza researchera lub rekrutera freelancera do przypisanych mu rekordów.
• Customermates nie posiada certyfikatów, takich jak ISO 27001 czy SOC 2.

Najczęstsze pytania

Dane konkurentów sprawdzono 8 października 2026 w: cenniku Recruit CRM, cenniku Bullhorn, cenniku Crelate, cenniku Loxo i cenniku Manatal.