Ochrona danych

Tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny; wiążąca jest wyłącznie wersja niemiecka.

Wersja 2026-11-09

Zakres obowiązywania niniejszej polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności dotyczy wyłącznie oficjalnej strony internetowej Customermates oraz zarządzanej usługi w chmurze prowadzonej przez Benjamina Wagnera, także wtedy, gdy usługa ta jest udostępniana pod inną domeną lub marką, którą on prowadzi. Nie opisuje przetwarzania danych przez niezależnego operatora wersji self-hosted.

Niezależny operator wersji self-hosted samodzielnie określa swoje cele, swoją infrastrukturę, dostawców usług, odbiorców, okresy przechowywania i podstawy prawne oraz musi udostępnić własne informacje o ochronie danych. Benjamin Wagner nie otrzymuje treści CRM wyłącznie dlatego, że niezależny operator instaluje lub aktualizuje oprogramowanie. Jeżeli niniejsza polityka prywatności jest wyświetlana w kompilacji self-hosted, stanowi jedynie odniesienie do dostawcy nadrzędnego i nie zastępuje własnej informacji operatora.

1. Ochrona danych w skrócie

Informacje ogólne

Poniższe informacje przedstawiają w prosty sposób, co dzieje się z Twoimi danymi osobowymi, gdy odwiedzasz tę stronę internetową. Dane osobowe to wszystkie dane, na podstawie których można cię zidentyfikować. Szczegółowe informacje na temat ochrony danych znajdziesz w naszej polityce prywatności zamieszczonej pod tym tekstem.

Zbieranie danych na tej stronie internetowej

Kto odpowiada za zbieranie danych na tej stronie internetowej?

Dane na tej stronie internetowej przetwarza jej operator. Jego dane kontaktowe znajdziesz w sekcji „Informacja o administratorze” w niniejszej polityce prywatności.

Jak zbieramy Twoje dane?

Z jednej strony Twoje dane są zbierane, gdy nam je przekazujesz. Mogą to być na przykład dane, które wpisujesz w formularzu kontaktowym. Inne dane są zbierane automatycznie lub po wyrażeniu przez ciebie zgody przez nasze systemy informatyczne podczas odwiedzania strony. Są to przede wszystkim dane techniczne (na przykład przeglądarka internetowa, system operacyjny lub godzina wejścia na stronę). Dane te są zbierane automatycznie, gdy tylko wejdziesz na tę stronę.

Do czego wykorzystujemy Twoje dane?

Część danych jest zbierana po to, aby zapewnić bezbłędne udostępnianie strony. Inne dane są zbierane w formie zagregowanej, aby mierzyć korzystanie ze strony. Jeżeli za pośrednictwem strony można zawierać umowy lub prowadzić do ich zawarcia negocjacje, przekazane dane są przetwarzane również na potrzeby ofert umownych, zamówień lub innych zapytań o zlecenie.

Jakie prawa przysługują ci w odniesieniu do Twoich danych?

W każdej chwili masz prawo do bezpłatnego uzyskania informacji o pochodzeniu, odbiorcach i celu przechowywanych danych osobowych, które cię dotyczą. Masz także prawo żądać sprostowania lub usunięcia tych danych. Jeżeli udzielono zgody na przetwarzanie danych, możesz ją w każdej chwili cofnąć ze skutkiem na przyszłość. Masz ponadto prawo żądać w określonych okolicznościach ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Przysługuje ci również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. W tej sprawie oraz w razie dalszych pytań dotyczących ochrony danych możesz w każdej chwili się z nami skontaktować. Narzędzia analityczne i narzędzia podmiotów trzecich: korzystanie z zarządzanej publicznej strony internetowej jest mierzone w formie zagregowanej. Na zarządzanych publicznych stronach z treściami w chmurze rekomendacje afiliacyjne są przypisywane za pomocą standardowego skryptu Lemon Squeezy. Tagi reklamowe i analityczne Google pozostają wyłączone; po wyrażeniu zgody Customermates może zapisać dla każdej platformy reklamowej jeden identyfikator kliknięcia w celu przypisania first-party i zgłaszać wyniki tej platformie. Takie zgłoszenie zawierałoby ten identyfikator kliknięcia, który sam jest daną osobową, oraz poza tym żadnych danych bezpośrednio identyfikujących: żadnego imienia i nazwiska, żadnego adresu e-mail i żadnego identyfikatora urządzenia. Szczegóły znajdziesz poniżej.

2. Hosting i dostawcy infrastruktury

Hostujemy i prowadzimy naszą stronę internetową oraz naszą aplikację u następujących dostawców:

Vercel

Dostawcą jest Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA (zwana dalej „Vercel”). Podczas odwiedzin naszej strony Vercel przetwarza dane żądań i dane dzienników, w tym adresy IP, aby hostować i zabezpieczać stronę oraz aplikację internetową. W usłudze zarządzanej Vercel przechowuje ponadto pliki, które użytkownicy przesyłają do pól plikowych rekordów, w prywatnym magazynie Vercel Blob, jak opisano w sekcji 8. Vercel Web Analytics jest opisany osobno w sekcji 4 i według informacji Vercel nie używa plików cookie. Pliki cookie niezbędne do logowania do konta i do funkcji aplikacji ustawia Customermates; nie są one przypisywane do Vercel Web Analytics. Szczegóły znajdziesz w polityce prywatności Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-notice.

W odniesieniu do danych osobowych, które Customermates przetwarza jako administrator, hosting za pośrednictwem Vercel opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ mamy prawnie uzasadniony interes w niezawodnym i bezpiecznym udostępnianiu naszej strony, a w zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia naszej usługi umownej, na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku treści, za które odpowiada klient, podstawę prawną określa klient; Customermates przetwarza te dane na udokumentowane polecenie w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych. Zapisywanie informacji na urządzeniu końcowym użytkownika lub uzyskiwanie do nich dostępu jest omówione osobno poniżej w sekcji „Pliki cookie”.

Przekazywanie danych osobowych do USA opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej z 2021 roku (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914) zgodnie z art. 46 RODO, które stanowią załącznik 3 do aneksu Vercel o przetwarzaniu danych. Pod adresem https://vercel.com/legal/dpa dostępny jest ten aneks.

Powierzenie przetwarzania danych

Zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) w sprawie korzystania z wyżej wymienionej usługi w postaci aneksu Vercel o przetwarzaniu danych, który obowiązuje w naszym planie Pro. Jest to umowa wymagana przepisami o ochronie danych, zgodnie z którą Vercel przetwarza dane osobowe odwiedzających naszą stronę zgodnie z naszymi poleceniami i z zachowaniem RODO. Zgodnie z ust. 4 tego aneksu Vercel jest samodzielnym administratorem danych generowanych przez usługę oraz danych kontaktowych i przetwarza je na własną odpowiedzialność zgodnie z własną polityką prywatności.

Neon

Do udostępniania i zarządzania naszą bazą danych korzystamy z zarządzanej usługi PostgreSQL Neon na podstawie umowy z Databricks, Inc., spółką dominującą Neon, LLC (zwaną dalej „Neon”). Neon udostępnia zarządzaną bazę danych PostgreSQL, w której przechowywane są dane naszej aplikacji.

Customermates skonfigurował swoją podstawową produkcyjną bazę danych w regionie AWS Frankfurt (eu-central-1). Jest to wybrane ustawienie produktu, a nie umownie gwarantowana lokalizacja danych. Databricks, jej podmioty powiązane oraz każdorazowo wykorzystywane podmioty dalej przetwarzające mogą przetwarzać dane z innych państw lub uzyskiwać do nich dostęp zgodnie z poniższymi informacjami.

W odniesieniu do danych osobowych, które Customermates przetwarza jako administrator, przetwarzanie za pośrednictwem Neon opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie w jakim jest niezbędne do świadczenia naszych usług umownych, oraz na art. 6 ust. 1 lit. f RODO ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes w niezawodnym i bezpiecznym działaniu aplikacji. W przypadku treści, za które odpowiada klient, podstawę prawną określa klient; Customermates przetwarza te dane na udokumentowane polecenie. Neon przetwarza obie kategorie na nasze zlecenie w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Naszym kontrahentem jest Databricks, Inc., Stany Zjednoczone. Umowa składa się z Neon Platform Services Product Specific Schedule (https://neon.com/platform-terms), który włącza Databricks Master Cloud Services Agreement (https://www.databricks.com/legal/mcsa) oraz Databricks Data Processing Addendum (https://www.databricks.com/sites/default/files/legal/dpa-20230721.pdf) i jest akceptowany wraz z rozpoczęciem korzystania z usługi.

Databricks, Inc. i jej podmiot powiązany Neon, LLC mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych; dostęp ze Stanów Zjednoczonych w celu administracji, konserwacji i wsparcia nie jest zatem wykluczony. Neon Platform Services Product Specific Schedule w stanie na 5 sierpnia 2026 roku wymienia Grafana Labs w Stanach Zjednoczonych dodatkowo obok podmiotów dalej przetwarzających z aktualnej listy Databricks pod adresem https://www.databricks.com/legal/databricks-subprocessors. Lista ta obejmuje infrastrukturę chmurową, wsparcie, komunikację oraz techniczne lub operacyjne podmioty powiązane w wymienionych tam państwach i określa niektórych dostawców usług chmurowych i AI jako wybieranych przez klienta. Customermates korzysta z Neon wyłącznie jako zarządzanej bazy danych PostgreSQL w wybranym regionie AWS Frankfurt i nie wybrał dla tego przetwarzania żadnej usługi Databricks opartej na AI. W przypadku ograniczonych przekazań do Databricks Databricks Data Processing Addendum włącza standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej z 2021 roku (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914) zgodnie z art. 46 RODO.

Powierzenie przetwarzania danych

Zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) w sprawie korzystania z wyżej wymienionej usługi. Jest to umowa wymagana przepisami o ochronie danych, która zapewnia, że Neon przetwarza zarówno dane osobowe, dla których jesteśmy administratorem, jak i treści połączonych kont, które zgodnie z sekcją 6 przetwarzamy w imieniu naszych klientów i w odniesieniu do których Neon jest podmiotem dalej przetwarzającym, wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami i z zachowaniem RODO.

Forward Email (hosting firmowej poczty e-mail)

W przypadku wiadomości e-mail przychodzących na nasze własne firmowe adresy w domenie @customermates.com korzystamy z Forward Email, LLC, 16192 Coastal Hwy, Lewes, DE 19958, USA (https://forwardemail.net/en) jako naszej ostatecznej hostowanej firmowej skrzynki pocztowej. Wiadomości są odbierane i przechowywane u Forward Email; osobny dostawca skrzynki pocztowej następnego szczebla nie jest wykorzystywany. Usługa nie służy do łączenia skrzynek pocztowych klientów, kont komunikatorów ani kalendarzy i zazwyczaj nie otrzymuje rekordów CRM.

Forward Email może przetwarzać adresy nadawców i odbiorców, treść wiadomości, załączniki, nagłówki, metadane dostarczania i bezpieczeństwa oraz powiązane dane konta, domeny i aliasów. Zazwyczaj jest to korespondencja firmowa na poziomie administratora. Jeżeli klient zamieści w zgłoszeniu do wsparcia lub w zgłoszeniu z opinią dane osobowe objęte naszą umową powierzenia przetwarzania danych, Forward Email przetwarza dodatkowo ten ograniczony fragment jako podmiot dalej przetwarzający. W przypadku korespondencji na poziomie administratora naszymi podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej i niezawodnej firmowej infrastrukturze poczty e-mail) oraz, w zakresie niezbędnym dla stosunku umownego, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku fragmentu objętego naszą umową powierzenia przetwarzania danych podstawę prawną określa klient; przetwarzamy go zgodnie z udokumentowanymi poleceniami klienta.

Standardowa umowa powierzenia przetwarzania danych Forward Email jest akceptowana elektronicznie za pośrednictwem jej warunków korzystania i włącza dla właściwych przekazań standardowe klauzule umowne UE. Forward Email ma siedzibę w USA, więc dane osobowe mogą być przetwarzane w kraju trzecim. Dalsze informacje znajdziesz w warunkach korzystania, w umowie powierzenia przetwarzania danych i w polityce prywatności Forward Email.

Resend

Do wysyłania e-maili transakcyjnych i e-maili dotyczących konta korzystamy z usługi Resend oferowanej przez Plus Five Five, Inc. (działającą pod firmą Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA (zwaną dalej „Resend”).

Korzystamy z Resend wyłącznie do wysyłania e-maili serwisowych, które są niezbędne do prowadzenia Twojego konta i wykonania naszej umowy z tobą. Należą do nich w szczególności potwierdzenie Twojego adresu e-mail, e-maile dotyczące resetowania hasła, zaproszenia do konta firmowego, informacje o okresie próbnym oraz o statusie Twojego konta i połączonych kont, komunikaty o zaktualizowanych warunkach korzystania, umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA), polityce prywatności lub podmiotach dalej przetwarzających oraz wewnętrzne powiadomienia kierowane do nas, na przykład o nowej rejestracji, zapytaniu przesłanym przez formularz kontaktowy, opinii lub zgłoszeniu do wsparcia. W tym celu przetwarzane są adres e-mail odbiorcy, dane dotyczące imienia i nazwiska oraz konta zawarte w danej wiadomości, treść wiadomości oraz techniczne metadane wysyłki i dostarczenia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie w jakim e-mail jest niezbędny do wykonania naszej umowy z tobą lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do powiadomień wysyłanych wewnętrznie do nas i do naszego prawnie uzasadnionego interesu w niezawodnej i bezpiecznej infrastrukturze poczty e-mail. Jeżeli e-mail stanowi odpowiedź na skierowane przez ciebie do nas zapytanie, obowiązuje nasz prawnie uzasadniony interes w skutecznym rozpatrzeniu tego zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Te e-maile są wiadomościami serwisowymi, a nie reklamą. Nie opierają się zatem na zgodzie w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO i dopóki Twoje konto istnieje, nie można ich osobno wypisać. Nie korzystamy z Resend do wysyłania mailingów reklamowych ani marketingowych.

Resend przetwarza treść i dane odbiorców wysyłanych przez nas wiadomości na nasze zlecenie i zgodnie z naszymi poleceniami w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. W odniesieniu do danych konta, rozliczeniowych i danych o korzystaniu z naszego własnego konta Resend Resend działa jako samodzielny administrator na podstawie własnych warunków. Ponieważ Resend przetwarza dane na serwerach w USA, dochodzi do przekazania danych osobowych do kraju trzeciego. Przekazanie opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej zgodnie z art. 46 RODO, które są częścią Data Processing Addendum Resend, oraz na certyfikacji Resend w ramach „EU-US Data Privacy Framework” (DPF).

Dalsze informacje o ochronie danych u Resend znajdziesz pod adresem: https://resend.com/legal/privacy-policy

Powierzenie przetwarzania danych

Zawarliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) w sprawie korzystania z wyżej wymienionej usługi. Umowa ta obejmuje dane odbiorców, treść wiadomości i metadane dostarczania, które Resend przetwarza na nasze zlecenie, zgodnie z naszymi poleceniami i z zachowaniem RODO.

Diagnostyka błędów

Aby diagnozować nieoczekiwane błędy aplikacji, Customermates zapisuje ograniczony raport diagnostyczny w dziennikach środowiska uruchomieniowego Vercel. Raport może zawierać typ błędu i komunikat, pozycje w śladzie stosu, identyfikator błędu renderowania, ścieżkę trasy bez parametrów zapytania, identyfikatory kompilacji i zdarzeń oraz zweryfikowane wewnętrzne identyfikatory użytkownika i przestrzeni roboczej. Częste dane dostępowe i adresy e-mail w tekstach błędów i ścieżkach są przed opublikowaniem raportu zaczerniane. Nagłówki żądań, pliki cookie, treść żądań, historia nawigacji i nagrania sesji nie są dołączane do raportu.

Celem jest niezawodne działanie i reagowanie na incydenty. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz, w zakresie niezbędnym do świadczenia naszych usług umownych, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Vercel przetwarza odpowiednie raporty diagnostyczne i artefakty kodu aplikacji w ramach opisanych powyżej stosunków powierzenia przetwarzania danych.

3. Informacje ogólne i informacje obowiązkowe

Ochrona danych

Operatorzy tych stron bardzo poważnie traktują ochronę Twoich danych osobowych. Przetwarzamy Twoje dane osobowe w sposób poufny i zgodnie z ustawowymi przepisami o ochronie danych oraz niniejszą polityką prywatności. Gdy korzystasz z tej strony internetowej, zbierane są różne dane osobowe. Dane osobowe to dane, na podstawie których można cię zidentyfikować. Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane zbieramy i do czego je wykorzystujemy. Wyjaśnia także, jak i w jakim celu się to odbywa. Zwracamy uwagę, że przesyłanie danych w internecie (na przykład podczas komunikacji e-mailem) może wykazywać luki w zabezpieczeniach. Całkowita ochrona danych przed dostępem osób trzecich nie jest możliwa.

Informacja o administratorze

Administratorem danych przetwarzanych na tej stronie internetowej jest:

Benjamin Wagner
An den Kasernen 25
68167 Mannheim
Niemcy
E-mail: mail@customermates.com

Administrator to osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie lub wspólnie z innymi decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (na przykład imion i nazwisk lub adresów e-mail).

Okres przechowywania

Jeżeli w niniejszej polityce prywatności nie podano bardziej szczegółowego okresu przechowywania, Twoje dane osobowe pozostają u nas do czasu ustania celu przetwarzania danych. Jeżeli zgłosisz uzasadniony wniosek o usunięcie danych lub cofniesz zgodę na przetwarzanie danych, Twoje dane zostaną usunięte, o ile nie mamy innych prawnie dopuszczalnych powodów ich przechowywania (na przykład podatkowych lub handlowo-prawnych okresów przechowywania); w tym ostatnim przypadku usunięcie następuje po ustaniu tych powodów.

Ogólne informacje o podstawach prawnych przetwarzania danych na tej stronie internetowej

Jeżeli wyrażono zgodę na przetwarzanie danych, przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO, o ile przetwarzane są szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. W przypadku wyraźnej zgody na przekazanie danych osobowych do państw trzecich dane są przetwarzane ponadto na podstawie art. 49 ust. 1 lit. a RODO. Jeżeli wyrażono zgodę na zapisywanie plików cookie lub na dostęp do informacji na Twoim urządzeniu końcowym (na przykład za pomocą device fingerprintingu), dane są przetwarzane dodatkowo na podstawie § 25 ust. 1 TDDDG. Zgodę można w każdej chwili cofnąć. Jeżeli Twoje dane są niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, przetwarzamy je na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ponadto przetwarzamy Twoje dane, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Przetwarzanie danych może się też opierać na naszym prawnie uzasadnionym interesie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. O podstawach prawnych właściwych w danym przypadku informujemy w kolejnych ustępach niniejszej polityki prywatności.

Odbiorcy danych osobowych

W ramach naszej działalności gospodarczej współpracujemy z różnymi podmiotami zewnętrznymi. Częściowo konieczne jest przy tym przekazywanie danych osobowych. Przekazujemy dane osobowe dalej tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, gdy jesteśmy do tego zobowiązani prawem (na przykład wobec organów podatkowych), gdy mamy prawnie uzasadniony interes w przekazaniu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub gdy zezwala na to inna podstawa prawna. Jeżeli podmiot zewnętrzny działa jako nasz podmiot przetwarzający, art. 28 RODO wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych; status umowy, w tym nierozstrzygnięte luki, jest opisany w sekcji poświęconej danemu dostawcy oraz w naszych informacjach o podmiotach dalej przetwarzających. W przypadku współadministrowania zawieramy porozumienie zgodnie z art. 26 RODO, o ile drugi podmiot takie porozumienie oferuje.

Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych

Wiele operacji przetwarzania danych jest możliwych tylko za Twoją wyraźną zgodą. Udzieloną już zgodę możesz w każdej chwili cofnąć. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego do momentu cofnięcia.

Prawo sprzeciwu wobec zbierania danych w szczególnych przypadkach oraz wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO)

JEŻELI PRZETWARZANIE DANYCH ODBYWA SIĘ NA PODSTAWIE ART. 6 UST. 1 LIT. E LUB F RODO, MASZ W KAŻDEJ CHWILI PRAWO Z PRZYCZYN ZWIĄZANYCH Z TWOJĄ SZCZEGÓLNĄ SYTUACJĄ WNIEŚĆ SPRZECIW WOBEC PRZETWARZANIA TWOICH DANYCH OSOBOWYCH; DOTYCZY TO RÓWNIEŻ PROFILOWANIA OPARTEGO NA TYCH PRZEPISACH. WŁAŚCIWĄ PODSTAWĘ PRAWNĄ, NA KTÓREJ OPIERA SIĘ DANE PRZETWARZANIE, ZNAJDZIESZ W NINIEJSZEJ POLITYCE PRYWATNOŚCI. JEŻELI WNIESIESZ SPRZECIW, NIE BĘDZIEMY JUŻ PRZETWARZAĆ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH, KTÓRYCH SPRZECIW DOTYCZY, CHYBA ŻE WYKAŻEMY WAŻNE, PRAWNIE UZASADNIONE PODSTAWY DO PRZETWARZANIA, KTÓRE PRZEWAŻAJĄ NAD TWOIMI INTERESAMI, PRAWAMI I WOLNOŚCIAMI, ALBO PRZETWARZANIE SŁUŻY USTALENIU, DOCHODZENIU LUB OBRONIE ROSZCZEŃ (SPRZECIW NA PODSTAWIE ART. 21 UST. 1 RODO). JEŻELI TWOJE DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE NA POTRZEBY MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO, MASZ PRAWO W KAŻDEJ CHWILI WNIEŚĆ SPRZECIW WOBEC PRZETWARZANIA DOTYCZĄCYCH CIEBIE DANYCH OSOBOWYCH NA POTRZEBY TAKIEGO MARKETINGU; DOTYCZY TO RÓWNIEŻ PROFILOWANIA, O ILE JEST ONO POWIĄZANE Z TAKIM MARKETINGIEM BEZPOŚREDNIM. JEŻELI WNIESIESZ SPRZECIW, TWOJE DANE OSOBOWE NIE BĘDĄ JUŻ PRZETWARZANE NA POTRZEBY MARKETINGU BEZPOŚREDNIEGO (SPRZECIW NA PODSTAWIE ART. 21 UST. 2 RODO).

Prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego

W razie naruszeń RODO osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim ich miejsca zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia. Prawo wniesienia skargi przysługuje bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub sądowych środków ochrony prawnej.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywołuje wobec ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na ciebie wpływa w rozumieniu art. 22 ust. 1 i 4 RODO. Zautomatyzowane procesy, które jedynie realizują uzgodnione warunki umowy, na przykład upływ okresu próbnego lub automatyczna dezaktywacja połączonych kont po dłuższej nieaktywności, nie stanowią takiej decyzji.

Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać dane, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany na podstawie Twojej zgody lub w celu wykonania umowy, w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, dla siebie lub dla osoby trzeciej. Jeżeli żądasz bezpośredniego przekazania danych innemu administratorowi, nastąpi to tylko w zakresie technicznie wykonalnym.

Dostęp do danych, sprostowanie i usunięcie

W ramach obowiązujących przepisów prawa masz w każdej chwili prawo do bezpłatnej informacji o przechowywanych danych osobowych, które cię dotyczą, ich pochodzeniu i odbiorcach oraz celu przetwarzania danych, a w razie potrzeby prawo do sprostowania lub usunięcia tych danych. W tej sprawie oraz w razie dalszych pytań dotyczących danych osobowych możesz w każdej chwili się z nami skontaktować.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. W tej sprawie możesz w każdej chwili się z nami skontaktować.

Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje w następujących przypadkach

Jeżeli kwestionujesz prawidłowość przechowywanych u nas danych osobowych, zazwyczaj potrzebujemy czasu na jej sprawdzenie. Na czas weryfikacji masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezgodne z prawem, możesz zamiast usunięcia żądać ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych, ale ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, masz prawo żądać zamiast usunięcia ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych.

W razie wniesienia sprzeciwu na podstawie art. 21 ust. 1 RODO należy dokonać wyważenia Twoich i naszych interesów. Dopóki nie jest przesądzone, czyje interesy przeważają, masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych zostało ograniczone, dane te mogą być, poza ich przechowywaniem, przetwarzane wyłącznie za Twoją zgodą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, albo z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Szyfrowanie SSL lub TLS

Ze względów bezpieczeństwa i w celu ochrony przesyłania treści poufnych, na przykład zamówień lub zapytań kierowanych do nas jako operatora strony, ta strona korzysta z szyfrowania SSL lub TLS. Połączenie szyfrowane rozpoznasz po tym, że wiersz adresu przeglądarki zmienia się z „http://” na „https://” i wyświetla symbol kłódki. Jeżeli szyfrowanie SSL lub TLS jest aktywne, przesyłane przez ciebie dane nie mogą zostać odczytane przez osoby trzecie.

Realizacja płatności i szyfrowane przesyłanie

Płatności za subskrypcje samoobsługowe są realizowane za pośrednictwem Sold through Link, LLC (dawniej Lemon Squeezy LLC); zob. sekcja 5. Subskrypcje Enterprise oraz klienci pozyskani przez partnera handlowego są rozliczani fakturą przez Customermates lub przez właściwego partnera. Przy zakupie samoobsługowym podajesz dane karty lub konta na własnych stronach dostawcy usług płatniczych; nie zbieramy tych danych na tej stronie internetowej i nie mamy dostępu do pełnych danych płatniczych. Przesyłanie jest szyfrowane za pomocą SSL lub TLS.

Sprzeciw wobec e-maili reklamowych

Niniejszym wyrażamy sprzeciw wobec wykorzystywania danych kontaktowych opublikowanych w ramach obowiązku podania danych w stopce redakcyjnej do przesyłania niezamówionych wyraźnie materiałów reklamowych i informacyjnych. Operatorzy stron wyraźnie zastrzegają sobie prawo do podjęcia kroków prawnych w przypadku niezamówionego przesyłania informacji reklamowych, na przykład w postaci spamu.

4. Zbieranie danych na tej stronie internetowej

Pliki cookie

Nasze strony internetowe używają tak zwanych „plików cookie”. Pliki cookie to niewielkie pakiety danych i nie wyrządzają szkód na Twoim urządzeniu końcowym. Są zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym albo tymczasowo na czas trwania sesji (sesyjne pliki cookie), albo trwale (trwałe pliki cookie). Sesyjne pliki cookie są automatycznie usuwane po zakończeniu wizyty. Trwałe pliki cookie pozostają zapisane na Twoim urządzeniu końcowym, dopóki sam ich nie usuniesz albo dopóki Twoja przeglądarka nie usunie ich automatycznie. Pliki cookie mogą pochodzić od nas (pliki cookie first-party) lub od firm trzecich (tak zwane pliki cookie third-party). Pliki cookie third-party umożliwiają włączanie do stron internetowych niektórych usług firm trzecich (na przykład plików cookie do obsługi usług płatniczych). Pliki cookie pełnią różne funkcje. Wiele plików cookie jest technicznie niezbędnych, ponieważ bez nich niektóre funkcje strony nie działałyby (na przykład funkcja koszyka lub wyświetlanie filmów). Inne pliki cookie mogą służyć do analizy zachowania użytkowników lub do celów reklamowych.

Pliki cookie lub podobne technologie, które są absolutnie niezbędne do przesłania komunikatu lub do świadczenia wyraźnie żądanej przez ciebie usługi cyfrowej, są zapisywane lub odczytywane na podstawie § 25 ust. 2 TDDDG. Dalsze przetwarzanie danych osobowych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie w jakim jest niezbędne do żądanej funkcji umownej, a w pozostałym zakresie na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, o ile interesy lub podstawowe prawa i wolności osób, których dane dotyczą, nie przeważają nad naszym prawnie uzasadnionym interesem w bezpiecznym działaniu. Zapisywanie lub odczytywanie, które nie jest niezbędne, wymaga zgody na podstawie § 25 ust. 1 TDDDG; związane z tym przetwarzanie danych osobowych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można w każdej chwili cofnąć. Vercel Web Analytics jest opisany poniżej i według informacji Vercel nie używa plików cookie; zapisane dane analityczne są anonimizowane. Plik cookie first-party do pomiaru skuteczności reklam pozostaje wyłączony do czasu udzielenia zgody; wybór można zmienić za pomocą opcji „Ustawienia prywatności” w stopce. Opisany poniżej standardowy skrypt afiliacyjny Lemon Squeezy używa dla odwiedzających, którzy przychodzą z linku afiliacyjnego lub wracają z istniejącym plikiem cookie referral, pliku cookie referral ls_aff_ref. Wybór w Customermates nie włącza ani Vercel Web Analytics, ani tego niezmienionego skryptu Lemon Squeezy. Tagi reklamowe i analityczne Google są wyłączone.

Możesz tak skonfigurować przeglądarkę, aby informowała cię o ustawianiu plików cookie i zezwalała na pliki cookie tylko w pojedynczych przypadkach, wykluczała przyjmowanie plików cookie w określonych przypadkach lub w ogóle oraz włączała automatyczne usuwanie plików cookie po zamknięciu przeglądarki. Po wyłączeniu plików cookie funkcjonalność tej strony może być ograniczona. Informacje o tym, jakie pliki cookie i usługi są używane na tej stronie, znajdziesz w niniejszej polityce prywatności.

Pliki dziennika serwera

Dostawca stron automatycznie zbiera i zapisuje informacje w tak zwanych plikach dziennika serwera, które Twoja przeglądarka automatycznie nam przekazuje. Są to:

• typ i wersja przeglądarki
• używany system operacyjny
• adres URL strony odsyłającej (referrer)
• wywołany adres URL wraz z ewentualnymi parametrami zapytania
• nazwa hosta komputera uzyskującego dostęp
• godzina zapytania do serwera
• adres IP

Dane te nie są łączone z innymi źródłami danych. Zbieranie tych danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Operator strony ma prawnie uzasadniony interes w technicznie bezbłędnym wyświetlaniu i optymalizacji swojej strony; w tym celu pliki dziennika serwera muszą być zbierane.

Flagi i plakietki katalogów hostowane zewnętrznie

Wybór języka i pola krajów mogą ładować obrazy flag bezpośrednio z flagcdn.com. Stopka może ładować plakietki katalogów bezpośrednio z uneed.best, b.sf-syn.com (SourceForge), twelve.tools, wired.business i open-launch.com. Gdy taki obraz jest wyświetlany, Twoja przeglądarka nawiązuje bezpośrednie połączenie z daną domeną. Jej operator może otrzymać adres IP, adres URL pobranego obrazu, czas pobrania, nagłówki przeglądarki i urządzenia oraz, w zależności od polityki referrera przeglądarki, stronę odsyłającą. Nie przekazujemy świadomie wraz z tymi pobraniami obrazów treści CRM ani identyfikatorów konta i nie otrzymujemy od hostów obrazów żadnych danych odpowiedzi odnoszących się do odwiedzających.

Inicjujemy te pobrania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes w tym, aby wybór języka i kraju był czytelny oraz aby wyświetlać rzeczowe odnośniki do katalogów, w których wymieniony jest Customermates. Hosty obrazów przetwarzają dane żądań na podstawie własnych warunków; są wymienione jako dalsi odbiorcy, a nie jako podmioty dalej przetwarzające treści CRM, za które odpowiada klient. Ich infrastruktura może obejmować przetwarzanie poza EOG; lokalizacja i gwarancje przekazania zależą od danego operatora. Aktualne domeny i ich role są dodatkowo wymienione w sekcji Podmioty dalej przetwarzające i inni odbiorcy.

Vercel Web Analytics

Korzystamy z Vercel Web Analytics, usługi pomiaru korzystania firmy Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA (zwanej dalej „Vercel”). Komponent analityczny działa tylko na publicznych stronach z treściami zarządzanej usługi w chmurze. Nie działa w zalogowanej aplikacji, na trasach logowania lub zaproszeń ani w nadrzędnej aplikacji self-hosted.

Vercel Web Analytics rejestruje odsłony i powiązane dane do pomiaru korzystania, w szczególności wyświetloną stronę, referrer oraz informacje techniczne wyprowadzone z żądania, takie jak typ przeglądarki i urządzenia oraz przybliżone pochodzenie geograficzne, i udostępnia nam je w formie zagregowanej. Wykorzystujemy te dane, aby zrozumieć, jak korzysta się z naszej oferty, i ją ulepszać.

Korzystanie z Vercel Web Analytics opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w zrozumieniu i ulepszaniu naszej publicznej oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Według informacji Vercel ta usługa analityczna nie używa plików cookie; zapisane dane analityczne są anonimizowane.

Przekazywanie danych osobowych do USA opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej z 2021 roku zgodnie z art. 46 RODO, określonych w aneksie Vercel o przetwarzaniu danych. Dalsze szczegóły znajdziesz w polityce prywatności Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-notice.

Pomiar skuteczności reklam (pomiar konwersji first-party)

W skrócie. Jeśli trafisz na naszą stronę z reklamy Customermates, możesz zdecydować, czy chcesz pomóc nam ustalić, co działa. Tą samą decyzją przy rejestracji odnotowujemy też, z jakiej strony i kampanii trafiasz do nas. Po wybraniu „Zezwól” przechowujemy identyfikator kliknięcia platformy reklamowej najwyżej przez 90 dni i przypisujemy go nowo utworzonej przez ciebie zarządzanej przestrzeni roboczej w chmurze. Dzięki temu możemy zgłosić rejestrację lub płatną subskrypcję w Customermates platformie, która wydała ten identyfikator. Poza tym identyfikatorem nie przekazujemy ani Twojego imienia i nazwiska, ani adresu e-mail, numeru telefonu, adresu IP, danych user-agent, ani kwoty zakupu; nie wykorzystujemy tych danych także do profilowania ani do reklamy spersonalizowanej. Możesz odmówić lub w każdej chwili cofnąć zgodę.

Customermates może reklamować się w Google Ads, ChatGPT Ads, Reddit Ads i LinkedIn Ads. Każda z tych platform może dołączyć do adresu wywołanej strony własny identyfikator kliknięcia: gclid, gbraid lub wbraid w przypadku Google, oppref w przypadku ChatGPT, rdt_cid w przypadku Reddit i li_fat_id w przypadku LinkedIn. Customermates nie ładuje żadnego piksela, tagu ani SDK platformy reklamowej, a żadna z tych platform nie ustawia na tej stronie pliku cookie ani w inny sposób nie uzyskuje dostępu do Twojego urządzenia końcowego; robi to wyłącznie Customermates.

Jeżeli publiczna strona z treściami zarządzanej usługi w chmurze lub strona kontaktowa zostanie otwarta z dokładnie jednym prawidłowym identyfikatorem, a decyzja o przypisaniu nie została jeszcze zapisana, Customermates wyświetla opcjonalną informację o zgodzie na pomiar skuteczności reklam. Strona z więcej niż jednym rozpoznanym identyfikatorem jest w całości ignorowana. Jeżeli wyrazisz zgodę, podpisany plik cookie first-party o nazwie cm_ad_attribution, którego nie może odczytać JavaScript (HttpOnly) i który jest przesyłany wyłącznie połączeniem szyfrowanym (Secure), zapisuje najwyżej jeden identyfikator na platformę reklamową, każdy wraz z rodzajem identyfikatora, czasem kliknięcia, czasem zarejestrowania i czasem wygaśnięcia, razem z Twoją decyzją, czasem decyzji i wersją tej informacji. Nie zapisuje parametrów UTM, referrerów, ścieżek stron docelowych, treści formularzy ani rekordów CRM. Same identyfikatory kliknięć wygasają w Google i LinkedIn 89 dni po kliknięciu, w ChatGPT i Reddit 30 dni po kliknięciu, najpóźniej jednak 90 dni po Twojej decyzji. Sam plik cookie ma okres ważności 90 dni od Twojej decyzji. Żadna platforma reklamowa nie może go odczytać.

Źródło rejestracji. Jeżeli wybrano „Zezwól”, a następnie zakładasz konto w zarządzanej usłudze w chmurze, Customermates zapisuje dodatkowo w pliku cookie first-party o nazwie cm_signup_journey (HttpOnly, Secure, okres ważności jeden dzień) stronę Customermates, od której zaczynasz, cel wybrany przy rejestracji (na przykład „Wracaj do rozmów z klientami”), stronę odsyłającą oraz ewentualne parametry kampanii UTM tej wizyty. Przy zakładaniu Twojej przestrzeni roboczej dane te są zapisywane razem z nią, abyśmy widzieli, które strony i kampanie prowadzą do rejestracji; potem plik cookie jest usuwany. Dane te nie są przekazywane żadnej platformie reklamowej. Bez wyboru „Zezwól” nic z tego nie jest zapisywane.

Dopóki wybór pozostaje otwarty, identyfikator i techniczny znacznik jeszcze nieudzielonego wyboru są przenoszone w adresie odwiedzanych przez ciebie stron Customermates, aby wybór przetrwał nawigację i ponowne załadowanie. Aplikacja rozpoznaje ten oznaczony stan oczekiwania przez 24 godziny, z tolerancją do pięciu minut na zegar urządzenia. Dzięki temu przed Twoim wyborem „Zezwól” nie powstaje ani plik cookie przypisania Customermates, ani rekord użytkownika. Informacja nie blokuje strony: możesz czytać stronę i z niej korzystać, dopóki wybór pozostaje otwarty, i nie powstaje żaden plik cookie, wpis w pamięci przeglądarki ani wpis w bazie danych, o ile nie wybierzesz „Zezwól”. Dopóki wybór pozostaje otwarty, identyfikator jest częścią adresu internetowego i trafia dlatego do opisanych wyżej plików dziennika serwera. Historia przeglądarki może zachować wcześniejszy oznaczony adres do czasu jego ponownego wywołania; po decyzji, wygaśnięciu lub nieprawidłowym znaczniku aplikacja usuwa obie wartości z bieżącego adresu, a przy ponownym wywołaniu także z takiego wcześniejszego wpisu w historii.

Wybór „Zezwól”, który jeszcze nie wygasł, pozostaje ważny do czasu jego cofnięcia przez ciebie albo do czasu zmiany tego, o co ta informacja prosi o Twoją zgodę; późniejsza dopuszczalna wizyta jest zapisywana bez ponownego wyświetlania wyboru. Jeżeli zmienimy zakres Twojej zgody, Twoja wcześniejsza decyzja jest traktowana jako niewyrażona: zapisane identyfikatory nie są już wykorzystywane i zapytamy cię ponownie. Redakcyjna lub merytoryczna korekta, która nie zmienia ani danych, ani celu, ani okresu przechowywania, ani możliwych odbiorców, ani podstawy prawnej, ani Twoich praw, ani zakresu Twojej zgody, pozostawia Twoją decyzję w mocy. Ponieważ każda platforma reklamowa przypisuje konwersję tylko do identyfikatora wydanego przez siebie, późniejsze kliknięcie tej samej platformy zastępuje wcześniejsze kliknięcie tej platformy; identyfikatory innych platform pozostają nietknięte.

Jeżeli przed wygaśnięciem utworzysz nową przestrzeń roboczą w chmurze, zapisane identyfikatory i te znaczniki czasu są jednorazowo, w tej samej operacji co Twoja rejestracja, przypisywane do tej przestrzeni roboczej i do ciebie jako pierwszego właściciela lub pierwszej właścicielki. Nie są przenoszone na osoby zaproszone ani na osoby dołączające do istniejącej przestrzeni roboczej i nie są nadpisywane przy późniejszych logowaniach. Customermates odnotowuje ponadto, że przestrzeń robocza została utworzona i później stała się płatną subskrypcją. Celem całości jest pomiar skuteczności reklam (pomiar konwersji): chcemy ustalić, które z naszych reklam prowadzą do rejestracji, a później do płatnej subskrypcji, aby zdecydować, gdzie przeznaczyć nasz budżet reklamowy. Nie są przy tym tworzone profile użytkowania, nie są łączone dane z innymi stronami internetowymi i nie jest wyświetlana reklama spersonalizowana.

Zgłoszenie nie następuje automatycznie. Uprawniona do tego osoba w Customermates decyduje, czy przed wygaśnięciem identyfikatora zostanie przesłane zgłoszenie konwersji; może ono trafić wyłącznie do platformy reklamowej, która wydała identyfikator. Twój wybór „Zezwól” obejmuje opisane tu zgłoszenie do czterech wymienionych poniżej platform. Jeżeli chcemy dokonać zgłoszenia do innej platformy reklamowej lub przekazać więcej niż opisane tu zgłoszenie, wcześniej ponownie zapytamy cię o Twoją decyzję.

Zgłoszenie może zawierać identyfikator wydany przez samą platformę, nazwę wyniku („Customermates signup” lub „Customermates paid”), jego czas, jednorazowe odniesienie chroniące przed podwójnym zliczeniem oraz, w zakresie niezbędnym, informacje o statusie zgody. Jednorazowe odniesienie umożliwia platformie zignorowanie powtórzonego zgłoszenia bez ujawniania Twojej przestrzeni roboczej ani łączenia ze sobą rejestracji i płatnej subskrypcji. Identyfikator kliknięcia jest sam daną osobową, ponieważ platforma może go przypisać do reklamy, którą ci wyświetliła. Poza tym identyfikatorem nie są przekazywane żadne dane bezpośrednio identyfikujące: żadne imię i nazwisko, żaden adres e-mail, żaden zahaszowany adres e-mail, żaden numer telefonu, żaden adres IP, żadne dane user-agent i żadna kwota pieniężna. Reklama spersonalizowana pozostaje wykluczona.

Możliwymi odbiorcami takiego zgłoszenia są Google LLC dla Google Ads, OpenAI dla ChatGPT Ads, Reddit, Inc. dla Reddit Ads i LinkedIn Corporation dla LinkedIn Ads. Każda z tych firm jest samodzielnym administratorem w odniesieniu do własnych usług reklamowych i nie jest podmiotem przetwarzającym dla Customermates; każda sama decyduje, jak przetwarza otrzymaną konwersję. Przekazania poza EOG opierają się na EU-US Data Privacy Framework, o ile odbiorca jest w jego ramach certyfikowany, co dotyczy Google, Reddit i LinkedIn, oraz na standardowych klauzulach umownych wraz z oceną skutków przekazania w odniesieniu do OpenAI, które nie jest w jego ramach certyfikowane. W przypadku certyfikowanych odbiorców dodatkowo mamy w pogotowiu standardowe klauzule umowne jako zabezpieczenie rezerwowe.

Wybierając „Zezwól”, w jednym kroku udzielasz dwóch odrębnych zgód: jednej na podstawie § 25 ust. 1 TDDDG na zapisanie opisanego wyżej pliku cookie na Twoim urządzeniu końcowym oraz jednej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO na następujące po tym przetwarzanie: przechowywanie identyfikatora, jego przypisanie do utworzonej przez ciebie przestrzeni roboczej, pomiar, które z naszych reklam przyprowadziły ludzi do Customermates, oraz przekazanie opisanego wyżej zgłoszenia platformie reklamowej, która wydała kliknięcie. Jeżeli odmówisz, ten sam plik cookie zostanie zapisany na 90 dni; zawiera on wtedy tylko wybór, czas decyzji, wersję informacji i czas wygaśnięcia, a żadnego identyfikatora. Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć za pomocą opcji „Ustawienia prywatności” w stopce, czyli za pomocą tego samego elementu obsługi w tym samym miejscu, w którym pierwotnie zaoferowano ci wybór. Cofnięcie natychmiast usuwa identyfikatory z pliku cookie. Jeżeli kopia została już przypisana do przestrzeni roboczej, zaloguj się wcześniej: ten sam element obsługi usuwa wtedy także kopię w przestrzeni roboczej, do czego jesteśmy zobowiązani na podstawie art. 17 ust. 1 lit. b RODO. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do tego czasu (art. 7 ust. 3 zdanie 3 RODO); zgłoszenia już przekazanego platformie nie można wycofać. Wygasłe identyfikatory usuwa codzienny automatyczny przebieg usuwania. Zapis, że przestrzeń robocza została utworzona i później stała się płatną subskrypcją, nie zawiera identyfikatora reklamowego; jest przechowywany przez czas istnienia przestrzeni roboczej i usuwany razem z nią. Nie stosujemy ani pikseli reklamowych, ani tagów, ani SDK pomiarowych. Customer Match, przekazywanie rozszerzonych konwersji (Enhanced Conversions) oraz rozszerzone dopasowanie (Advanced Matching) nie mają miejsca.

Formularz kontaktowy

Jeżeli przesyłasz nam zapytania za pomocą formularza kontaktowego, Twoje dane z formularza zapytania, w tym podane tam dane kontaktowe, są u nas przechowywane w celu rozpatrzenia zapytania i na potrzeby pytań uzupełniających. Podczas rozpatrywania dane te są przekazywane dostawcom infrastruktury i poczty e-mail opisanym w sekcji 2; poza tym przekazujemy je dalej tylko wtedy, gdy pozwala na to podstawa prawna.

Przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli Twoje zapytanie wiąże się z wykonaniem umowy lub jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy. We wszystkich pozostałych przypadkach przetwarzanie opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w skutecznym rozpatrywaniu kierowanych do nas zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub, jeżeli zgoda jest wymagana, na Twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę można w każdej chwili cofnąć.

Dane wpisane przez ciebie w formularzu kontaktowym pozostają u nas, dopóki nie wezwiesz nas do usunięcia, nie cofniesz zgody na przechowywanie lub nie ustanie cel przechowywania danych (na przykład po zakończeniu rozpatrywania Twojego zapytania). Obowiązujące przepisy prawa, w szczególności okresy przechowywania, pozostają nienaruszone.

Zapytanie e-mailem

Jeżeli kontaktujesz się z nami e-mailem, Twoje zapytanie wraz ze wszystkimi wynikającymi z niego danymi osobowymi (imię i nazwisko oraz treść zapytania) jest u nas przechowywane i przetwarzane w celu rozpatrzenia. Dane te przechodzą przez dostawców poczty e-mail opisanych w sekcji 2; poza tym przekazujemy je dalej tylko wtedy, gdy pozwala na to podstawa prawna. Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli Twoje zapytanie dotyczy umowy lub działań przed zawarciem umowy. We wszystkich pozostałych przypadkach opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w skutecznym rozpatrzeniu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub, jeżeli zgoda jest wymagana, na Twojej zgodzie, którą można w każdej chwili cofnąć (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane przesłane nam przez ciebie e-mailem pozostają u nas, dopóki nie wezwiesz nas do usunięcia, nie cofniesz zgody na przechowywanie lub nie ustanie cel przechowywania danych (na przykład po zakończeniu załatwiania Twojej sprawy). Obowiązujące przepisy prawa, w szczególności ustawowe okresy przechowywania, pozostają nienaruszone.

Powierzenie przetwarzania danych

Wiadomości e-mail przychodzące na nasze własne firmowe adresy w domenie @customermates.com są odbierane i przechowywane w naszej firmowej skrzynce pocztowej hostowanej u Forward Email. Resend wysyła generowane przez aplikację zautomatyzowane e-maile transakcyjne i e-maile dotyczące konta; zwykłe osobiste odpowiedzi są wysyłane ze skrzynki Forward Email. Osobny dostawca skrzynki pocztowej następnego szczebla nie jest wykorzystywany. Przetwarzanie przez Resend jest uregulowane w umowie powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Standardowa umowa powierzenia przetwarzania danych Forward Email jest akceptowana elektronicznie za pośrednictwem jej warunków korzystania i włącza dla właściwych przekazań standardowe klauzule umowne UE.

Rejestracja na tej stronie internetowej

Możesz zarejestrować się na tej stronie internetowej, aby korzystać z dodatkowych funkcji strony. Wpisane w tym celu dane wykorzystujemy wyłącznie do korzystania z danej oferty lub usługi, do której się rejestrujesz. Dane obowiązkowe wymagane przy rejestracji muszą zostać podane w całości. W przeciwnym razie odrzucimy rejestrację. Podanie tych danych nie jest wymagane przez prawo; jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy z nami. Bez danych oznaczonych jako obowiązkowe nie możemy założyć dla ciebie konta ani świadczyć usługi. Poza tym nie masz obowiązku podawania nam danych osobowych; poza niemożnością skorzystania z danej funkcji nie ponosisz żadnych negatywnych konsekwencji, jeżeli tego nie zrobisz.

W przypadku ważnych zmian, na przykład zakresu oferty lub technicznie koniecznych zmian, wykorzystujemy podany przy rejestracji adres e-mail, aby w ten sposób cię poinformować. Przetwarzanie danych wpisanych przy rejestracji odbywa się w celu wykonania stosunku korzystania z usługi, który powstaje w wyniku rejestracji, oraz w razie potrzeby w celu przygotowania zawarcia dalszych umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane zebrane przy rejestracji przechowujemy tak długo, jak długo Twoja rejestracja na tej stronie internetowej istnieje, a następnie je usuwamy. Ustawowe okresy przechowywania pozostają nienaruszone.

Komunikaty o dokumentach prawnych i dowody akceptacji

W przypadku zarządzanej usługi w chmurze rejestrujemy komunikaty o dokumentach prawnych i elektroniczne akceptacje w istniejącym dzienniku audytu firmy. Każdy wpis zawiera identyfikatory firmy i użytkownika, typ zdarzenia i czas utworzenia wpisu audytu. Wpis komunikatu zawiera dodatkowo aktualne wersje dokumentów, dokumenty wymienione dokładnie w e-mailu, zapis stanu adresu e-mail odbiorcy oraz ewentualnie właściwy termin wejścia w życie lub sprzeciwu. Wpis akceptacji zawiera dodatkowo aktualne wersje dokumentów, zapis stanu adresu e-mail akceptującego użytkownika oraz informację, czy akceptacja nastąpiła przy pierwszym wdrożeniu (onboardingu), czy po późniejszej aktualizacji. Czas utworzenia wpisu audytu jest czasem komunikatu lub akceptacji.

Wykorzystujemy te wpisy, aby unikać zdublowanych komunikatów, rozpoznawać komunikaty jeszcze oczekujące, obliczać jednolity termin dla firmy, wyświetlać lub egzekwować w interfejsie użytkownika zarządzanej usługi proces dokumentów prawnych oraz wykazywać, które wskazane dokumenty zostały zakomunikowane lub zaakceptowane. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia, prowadzenia lub zmiany umowy z klientem biznesowym, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do naszych prawnie uzasadnionych interesów w niezawodnym doręczaniu, kontroli dostępu i prawnym dokumentowaniu. Wpisy podlegają obecnie istniejącym zależnościom przechowywania dziennika audytu: istnieją tak długo, jak długo istnieją powiązane rekordy firmy i użytkownika, i są automatycznie usuwane, gdy zostanie usunięty jeden z tych powiązanych rekordów. Odpowiada to istniejącemu zachowaniu systemu audytu polegającemu na usuwaniu kaskadowym: jeżeli usuniemy konto firmy w zarządzanej usłudze w chmurze, powiązane wpisy komunikatów i akceptacji również zostaną usunięte. W aplikacji nie jest prowadzone osobne, niezmienne archiwum dokumentów prawnych.

Rejestracja przez Google

Zamiast rejestrować się bezpośrednio na tej stronie internetowej, możesz zarejestrować się przez Google. Dostawcą tej usługi jest Google Ireland Limited („Google”), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Twoja przeglądarka przekierowuje cię na stronę logowania Google, na której wpisujesz swoje dane dostępowe do Google; Customermates nie otrzymuje ani nie zapisuje Twojego hasła. Google uwierzytelnia cię i przekazuje informacje o koncie objęte oknem uprawnień, abyśmy mogli utworzyć lub uzupełnić Twój profil. Pod adresami https://myaccount.google.com/security i https://myaccount.google.com/permissions możesz sprawdzić powiązane dostępy w swoich ustawieniach Google. Przetwarzanie związane z rejestracją przez Google opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w prostym procesie rejestracji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Funkcja jest dobrowolna.

W przypadku przekazań do USA Google LLC jest aktywnym uczestnikiem EU-US Data Privacy Framework (DPF). Wpis uczestnika jest dostępny pod adresem: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.

Rejestracja przez Microsoft

Zamiast rejestrować się bezpośrednio na tej stronie internetowej, możesz zarejestrować się przez Microsoft. Dostawcą tej usługi jest Microsoft Ireland Operations Limited („Microsoft”), One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlandia. Twoja przeglądarka przekierowuje cię na stronę logowania Microsoft, na której wpisujesz swoje dane dostępowe do Microsoft; Customermates nie otrzymuje ani nie zapisuje Twojego hasła. Microsoft uwierzytelnia cię i przekazuje informacje o koncie objęte oknem uprawnień, abyśmy mogli utworzyć lub uzupełnić Twój profil. Pod adresami https://account.microsoft.com/security i https://account.microsoft.com/privacy możesz sprawdzić swoje ustawienia bezpieczeństwa i prywatności.

Przetwarzanie danych związane z rejestracją przez Microsoft opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w zapewnieniu naszym użytkownikom jak najprostszego procesu rejestracji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ponieważ korzystanie z funkcji rejestracji jest dobrowolne, a użytkownicy sami mogą decydować o poszczególnych możliwościach dostępu, nie są widoczne żadne sprzeczne, przeważające prawa osób, których dane dotyczą.

W przypadku przekazań do USA Microsoft Corporation jest aktywnym uczestnikiem EU-US Data Privacy Framework (DPF). Wpis uczestnika jest dostępny pod adresem: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/6474.

5. Platforma cyfrowa i dostawcy usług płatniczych

Przetwarzanie danych klientów i danych umownych

Zbieramy, przetwarzamy i wykorzystujemy dane osobowe klientów i dane umowne w celu nawiązania, ukształtowania treści, wykonywania i zmiany naszych stosunków umownych. Dane osobowe dotyczące korzystania z tej strony internetowej (dane o użytkowaniu) zbieramy, przetwarzamy i wykorzystujemy tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne, aby umożliwić korzystanie z usługi lub jej rozliczenie.

Podstawą prawną tego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy).

Zebrane dane klientów są usuwane po zakończeniu stosunku gospodarczego i upływie ewentualnych ustawowych okresów przechowywania. Ustawowe okresy przechowywania pozostają nienaruszone.

Przekazujemy dane osobowe odbiorcom wymienionym w niniejszej polityce prywatności, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy lub do wypełnienia obowiązku prawnego, po dokonaniu wyważenia interesów istnieje prawnie uzasadniony interes albo przekazanie dopuszcza inna podstawa prawna. Nie sprzedajemy danych osobowych. Jedynym przekazaniem osobie trzeciej do jej własnych celów reklamowych jest opisane powyżej w sekcji „pomiar skuteczności reklam first-party” zgłoszenie konwersji; następuje ono wyłącznie za Twoją zgodą, a ty możesz ją w każdej chwili cofnąć.

Usługi płatnicze (Lemon Squeezy)

Do realizacji płatności przy zakupach samoobsługowych korzystamy z zewnętrznego dostawcy usług płatniczych Sold through Link, LLC (dawniej Lemon Squeezy LLC), 222 South Main Street, Suite 500, Salt Lake City, UT 84101, USA (zwanego dalej „Lemon Squeezy”).

Jeżeli dokonujesz zakupu samoobsługowego, Twoje dane płatnicze (na przykład imię i nazwisko, adres rozliczeniowy, adres e-mail, kwota płatności oraz w razie potrzeby informacje płatnicze, takie jak dane karty kredytowej lub konta) są przetwarzane bezpośrednio przez Lemon Squeezy. My sami nie otrzymujemy dostępu do pełnych danych płatniczych.

Przy zakupie samoobsługowym Lemon Squeezy działa jako Merchant of Record i odpowiada za realizację płatności oraz, w zakresie w jakim ma to zastosowanie, za obliczanie, pobieranie i odprowadzanie ustawowych podatków obrotowych. Lemon Squeezy nie działa przy tym zakupie na nasze zlecenie, lecz na podstawie własnych warunków jako samodzielny administrator; umowa powierzenia przetwarzania danych na podstawie art. 28 RODO w tym zakresie nie istnieje.

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej i skutecznej realizacji płatności).

Ponieważ Lemon Squeezy ma siedzibę w USA, może dojść do przekazania danych osobowych do kraju trzeciego. W przypadku zakupu samoobsługowego Lemon Squeezy działa na podstawie własnych warunków jako Merchant of Record i samodzielny administrator, więc w tym zakresie obowiązuje jego własna polityka prywatności. Opublikowana przez Lemon Squeezy umowa powierzenia przetwarzania danych przewiduje, że strony opierają się na standardowych klauzulach umownych UE; zarchiwizowaliśmy ten tekst, ale nie zawarliśmy z dostawcą odrębnej umowy.

Śledzenie afiliacyjne (Lemon Squeezy)

Nasz dostawca usług płatniczych Sold through Link, LLC (dawniej Lemon Squeezy LLC) oferuje ponadto system śledzenia afiliacyjnego,
222 South Main Street, Suite 500, Salt Lake City, UT 84101, USA.

Customermates ładuje standardowy skrypt afiliacyjny Lemon Squeezy wyłącznie na zarządzanych publicznych stronach z treściami w chmurze. Po wywołaniu takiej strony przeglądarka pobiera skrypt z lmsqueezy.com od razu, jeżeli adres URL zawiera kod afiliacyjny, a w przeciwnym razie dopiero wtedy, gdy strona jest załadowana i przeglądarka jest w stanie bezczynności albo osoba odwiedzająca po raz pierwszy przewinie stronę, dotknie ekranu, kliknie lub naciśnie klawisz; kto opuści stronę wcześniej, nie pobiera go. To żądanie może ujawnić Lemon Squeezy adres IP, czas pobrania, nagłówki przeglądarki i HTTP oraz, w zależności od polityki przeglądarki, stronę odsyłającą, także wtedy, gdy adres URL nie zawiera kodu afiliacyjnego. Jeżeli ktoś wywoła jedną z tych stron przez link afiliacyjny, skrypt odczytuje parametr URL aff. Podczas tej wizyty lub podczas późniejszej wizyty na publicznej stronie z treściami z istniejącym plikiem cookie referral przekazuje on Lemon Squeezy stronę docelową, referrer, odniesienie referral oraz identyfikator odwiedzającego wyprowadzony z cech przeglądarki. Zapisuje plik cookie first-party referral ls_aff_ref na okres śledzenia skonfigurowany w Lemon Squeezy i może dołączać odniesienie referral do linków kasy Lemon Squeezy na tych stronach.

Celem jest przypisywanie pośredniczonych wizyt i zakupów, przydzielanie prowizji, zarządzanie programem afiliacyjnym i zapobieganie błędnym przypisaniom. W odniesieniu do przetwarzania danych osobowych następującego po dostępie do urządzenia końcowego opieramy się zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO na naszych prawnie uzasadnionych interesach oraz interesach uczestniczących afiliantów w prawidłowym przypisaniu i wynagrodzeniu. Ta podstawa prawna nie zastępuje zgody, o ile § 25 ust. 1 TDDDG wymaga jej do zapisania informacji na urządzeniu końcowym odwiedzającego lub do uzyskania do nich dostępu. Obecny standardowy skrypt nie jest sterowany osobnym mechanizmem zgody Customermates. Ustawienia przeglądarki mogą zablokować lub usunąć plik cookie; wtedy przypisanie rekomendacji może nie nastąpić.

Trasy uwierzytelnione, trasy uwierzytelniania, zaproszeń i demo oraz nadrzędne trasy self-hosted nie ładują skryptu. Linki do rejestracji partnera otwierają stronę hostowaną przez Lemon Squeezy; obowiązuje tam polityka prywatności Lemon Squeezy. Niezależny operator wersji self-hosted kontroluje własne wdrożenie i sam odpowiada za każdą dodaną przez siebie integrację.

Dalsze informacje o przetwarzaniu danych przez Lemon Squeezy znajdziesz w jego polityce prywatności:

https://www.lemonsqueezy.com/privacy

oraz w warunkach korzystania:

https://www.lemonsqueezy.com/terms

6. Połączone konta (e-mail, komunikatory i kalendarze)

Nasz system CRM oferuje opcjonalną funkcję połączonych kont, za pomocą której możesz połączyć własne skrzynki e-mail (Gmail/Google, Microsoft/Outlook i IMAP), konta komunikatorów (LinkedIn, w tym warianty Sales Navigator i Recruiter, a także WhatsApp, Instagram i Telegram) oraz kalendarze. W zależności od połączonego dostawcy funkcja może wysyłać, odbierać i zarządzać komunikacją biznesową i terminami; pobierać i wyświetlać wpisy w sieciach społecznościowych, komentarze, reakcje oraz profile osób i firm; wyświetlać, wysyłać, przyjmować, wycofywać lub odrzucać zaproszenia do kontaktu; wykonywać wyszukiwania leadów i firm w Sales Navigator; a także wyświetlać istniejące listy leadów lub kont i dodawać do nich wpisy. Korzystanie z tej funkcji jest opcjonalne i staje się skuteczne tylko wtedy, gdy aktywnie zdecydujesz się połączyć konto.

Techniczny transport danych połączonych kont odbywa się za pośrednictwem naszego usługodawcy UNIPILE SAS, RCS Roanne 885265595, 168 rue de la Rotonde, 42153 Riorges, Francja (zwanego dalej „Unipile”).

Uwierzytelnianie odbywa się w procesie hostowanym przez Unipile, w którym wpisujesz swoje dane logowania u danego dostawcy lub przeprowadzasz jego logowanie OAuth. Te dane dostępowe lub autoryzacja OAuth są przetwarzane w ramach tego procesu; Customermates nie otrzymuje ani haseł dostawców, ani tokenów OAuth i zapisuje wyłącznie nieprzejrzysty identyfikator konta wraz z niejawnymi metadanymi konta.

Przetwarzane dane

Podczas korzystania z funkcji połączonych kont, w zależności od połączonych przez ciebie kont, mogą być przetwarzane następujące dane osobowe:

• metadane połączonego konta (na przykład połączony adres lub połączony uchwyt (handle), wyświetlana nazwa i status połączenia);
• treści e-maili, w tym temat, treść wiadomości, adresy nadawców i odbiorców oraz załączniki;
• treści czatów i wiadomości bezpośrednich w połączonych kanałach komunikatorów;
• dane kontaktowe i dane profilowe uczestników (imię i nazwisko, awatar, nagłówek LinkedIn lub stanowisko, adres URL profilu oraz właściwy adres e-mail, numer telefonu lub uchwyt (handle));
• wpisy w sieciach społecznościowych i dane o interakcjach (tekst wpisu lub komentarza, autorzy, osoby reagujące, znaczniki czasu, rodzaje reakcji i liczniki);
• profile osób i firm oraz dane o relacjach (identyfikatory dostawców, imiona i nazwiska lub nazwy, adresy URL i obrazy profili, opisy, zatrudnienie, lokalizacja, branża, odległość w sieci, status połączenia i teksty zaproszeń);
• dane wejściowe, wyniki i dane list z Sales Navigator (adresy URL i filtry wyszukiwania, profile leadów i firm, nazwy list i przynależność do nich oraz status zapisu);
• wpisy kalendarza, w tym adresy e-mail uczestników i status potwierdzenia lub odmowy (RSVP);
• metadane wiadomości i konta.

Załączniki wiadomości są w razie potrzeby przesyłane i nie są przechowywane przez Customermates; zapisywane są wyłącznie metadane załączników. Poza przetwarzaniem u Unipile Customermates przechowuje kopię zsynchronizowanych treści połączonych kont we własnej bazie danych (zob. sekcja 2, „Neon”), w szczególności treści wiadomości (tekst i HTML), wiersze tematu, identyfikatory nadawców i odbiorców, profile uczestników wątków, wpisy kalendarza z adresami e-mail uczestników oraz surowe dane przychodzące otrzymane od dostawców. Wpisy i interakcje, zapytania o profile, zaproszenia do kontaktu oraz dane wyszukiwania, wyników i list z Sales Navigator są pobierane lub przesyłane za pośrednictwem Unipile, gdy klient zainicjuje daną czynność, i zwracane użytkownikowi zgłaszającemu żądanie lub klientowi API lub MCP upoważnionemu przez klienta. Customermates nie przechowuje tych danych operacyjnych jako treści połączonych kont, o ile klient nie zapisze informacji osobno jako rekordu CRM. Czynności dotyczące zaproszeń do kontaktu i list zmieniają platformę źródłową na polecenie klienta.

Dane przetwarzane za pośrednictwem funkcji połączonych kont obejmują zarówno dane osobowe Twoich własnych użytkowników, jak i osób trzecich, w tym korespondentów, autorów wpisów i komentarzy, osoby reagujące, osoby, których profile zostały pobrane, strony zaproszeń do kontaktu, leady z Sales Navigator i przedstawicieli firm.

Zwróć uwagę: wraz z połączeniem konta przejmowane są także treści konwersacji z osobami, które nie są użytkownikami naszej usługi. Te treści są określane przez ciebie i Twoich korespondentów i mogą zawierać szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Jako administrator tych treści odpowiadasz za to, aby istniała podstawa prawna ich przetwarzania i aby Twoje obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą, zostały wypełnione.

Role i powierzenie przetwarzania danych

W odniesieniu do treści i operacji połączonych kont (w tym skrzynek pocztowych, wiadomości, kontaktów, kalendarzy, treści i danych o interakcjach w sieciach społecznościowych, profili, zaproszeń do kontaktu oraz danych wyszukiwania i list z Sales Navigator) jesteś administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Customermates przetwarza te dane wyłącznie na Twoje zlecenie i zgodnie z Twoimi poleceniami jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Customermates korzysta w tym celu z Unipile jako podmiotu dalej przetwarzającego. Podstawowe platformy komunikacyjne (Google, Microsoft, LinkedIn, Meta/WhatsApp/Instagram i Telegram) działają jako samodzielni administratorzy w odniesieniu do własnych usług.

Lista stosowanych przez nas podmiotów dalej przetwarzających jest dostępna pod adresem Podmioty dalej przetwarzające; dalsze informacje o umowie powierzenia przetwarzania danych znajdziesz pod adresem Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Podstawa prawna

W odniesieniu do metadanych konta i funkcji, które Customermates przetwarza jako administrator, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania naszej umowy z tobą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W odniesieniu do treści połączonych kont, które przetwarzamy na Twoje zlecenie, to ty określasz właściwą podstawę prawną i wydajesz nam polecenia w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO; te polecenia nie stanowią samodzielnej podstawy prawnej w rozumieniu art. 6 RODO. Przetwarzanie przez Customermates nie opiera się na zgodzie w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Przechowywanie i przekazywanie do kraju trzeciego

Dane połączonych kont są przetwarzane u Unipile i dodatkowo przechowywane we własnej bazie danych Customermates (zob. sekcja 2). Unipile podaje, że dane połączonych kont są przechowywane w UE (Francja). Umowa powierzenia przetwarzania danych Unipile dopuszcza jednak przekazania poza Unię Europejską, o ile istnieją gwarancje zgodnie z rozdziałem V RODO, a lista podmiotów dalej przetwarzających wymienia dostawcę usług płatniczych w USA oraz pięciu dostawców proxy bez podania lokalizacji. Nie zapewniamy zatem, że dane połączonych kont nigdy nie opuszczą Unii Europejskiej.

Dalsze informacje znajdziesz w polityce prywatności Unipile pod adresem https://www.unipile.com/privacy-policy/, w warunkach korzystania pod adresem https://www.unipile.com/terms-of-use/ oraz w informacjach o bezpieczeństwie i zgodności pod adresem https://www.unipile.com/security-compliance/.

Przechowywanie i usuwanie

Połączone konto można usunąć na dwa sposoby; oba sposoby mają obecnie różne skutki dla już zapisanych treści.

Jeżeli sam odłączysz połączone konto, usuwamy z naszej bazy danych zapisane dla tego konta wątki, wiadomości, profile uczestników, wpisy kalendarza i zapisy aktywności oraz wzywamy Unipile do usunięcia konta.

Połączone konto jest ponadto usuwane automatycznie, w szczególności gdy płatność się nie powiedzie, gdy upłynie okres próbny, gdy właściciel konta był nieaktywny przez dłuższy czas lub gdy po zmianie planu połączonych jest więcej kont, niż obejmuje plan. W tych przypadkach również wzywamy Unipile do usunięcia konta; w naszej własnej bazie danych jest ono jednak obecnie tylko dezaktywowane i oznaczone jako usunięte. Zapisane już dla tego konta treści, czyli wątki, wiadomości, profile uczestników, wpisy kalendarza i zapisy aktywności, pozostają zapisane.

Treści, które w ten sposób pozostały, są usuwane, gdy połączone konto zostanie odłączone, gdy zostanie usunięte Twoje konto użytkownika lub konto firmy albo gdy zadziała opisana poniżej procedura zwrotu i usunięcia po zakończeniu umowy. Możesz w każdej chwili zażądać usunięcia; usuniemy wtedy te treści.

Rekordy CRM utworzone lub uzupełnione na podstawie danych połączonych kont, w szczególności kontakty i przypisane do nich identyfikatory komunikacji, są częścią Twoich danych CRM. Nie są usuwane przy usuwaniu połączonego konta i pozostają, dopóki sam ich nie usuniesz, nie zostanie usunięte konto Twojej firmy albo nie zadziała procedura zwrotu i usunięcia po zakończeniu umowy.

Ponadto przechowujemy techniczne zapisy danych przychodzących otrzymanych od dostawców. Zapisy przypisane do połączonego konta są usuwane razem z tym kontem. Zapisy, których nie dało się przypisać do żadnego połączonego konta, są przechowywane bez stałego terminu w celu analizy błędów i obecnie nie mogą być przypisane do żadnego konta klienta na potrzeby eksportu lub usunięcia.

Usunięcie działa w naszych systemach produkcyjnych natychmiast. Kopie zawarte w kopiach zapasowych są usuwane, gdy tylko dana kopia zapasowa wygaśnie.

Dla zapisanych treści połączonych kont w czasie trwania umowy nie obowiązuje stały okres przechowywania. Po zakończeniu umowy dane dostępne w naszych systemach i przypisane do Twojej firmy są przechowywane w ciągu 30-dniowego okresu wyboru zgodnie z ust. 11 umowy powierzenia przetwarzania danych. Następnie są usuwane lub zwracane, a potem usuwane, zgodnie z tym ustępem. Ustawowe obowiązki przechowywania oraz opisane powyżej ograniczenia dotyczące nieprzypisanych surowych danych przychodzących pozostają nienaruszone.

Informacje dla osób, których dane docierają do nas za pośrednictwem klienta (art. 14 RODO)

Jeżeli nie jesteś naszym klientem, ale Twoje dane osobowe trafiają do naszych systemów, ponieważ jeden z naszych klientów komunikuje się z tobą lub zapisuje Twoje dane w swoim CRM, to ten klient, a nie Customermates, jest administratorem tych danych. Przetwarzamy je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO.

Dotyczy to kategorii danych wymienionych w sekcji 6, w szczególności danych kontaktowych i profilowych, treści wiadomości i kalendarza, wpisów i danych o interakcjach w sieciach społecznościowych, danych dotyczących zaproszeń do kontaktu oraz danych wyszukiwania, wyników i list z Sales Navigator. Docierają one do nas bezpośrednio od klienta lub, w przypadku połączonych kont, od dostawców poczty e-mail, komunikatorów, sieci społecznościowych i kalendarzy połączonych przez klienta.

Ponieważ działamy jako podmiot przetwarzający, nie możemy sami decydować o Twoich prawach. Wnioski o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie lub sprzeciw kieruj do klienta, który jest administratorem. Jeżeli zwrócisz się do nas, a my będziemy mogli zidentyfikować danego klienta, niezwłocznie przekażemy Twoje zapytanie temu klientowi i poinformujemy cię o tym. Nasze własne dane kontaktowe znajdziesz w sekcji 3.

Wnioski osób, których dane dotyczą

Wnioski osób, których dane dotyczą, w sprawie treści połączonych kont, skierowane do Customermates, przekazujemy tobie jako administratorowi; w ramach swojej roli podmiotu przetwarzającego Customermates wspiera cię w udzieleniu odpowiedzi. W zakresie, w jakim przetwarzasz w CRM dane osobowe osób trzecich, pozostajesz za to odpowiedzialny na gruncie przepisów o ochronie danych.

7. Asystent AI Mate (Vercel AI Gateway, Google Cloud Vertex AI, Exa i TypeSafe AI)

Mate to asystent AI dla zalogowanych użytkowników zarządzanej przez Customermates usługi w chmurze. Mate jest aktywny w tej usłudze od 29 sierpnia 2026 roku. Mate nie należy do niezależnie prowadzonej instalacji self-hosted. Dostępność zależy od odpowiedniego planu, dostępnych kredytów AI i globalnych mechanizmów sterowania działaniem zarządzanej usługi. Przetwarzanie rozpoczyna się, gdy użytkownik wysyła wiadomość do Mate lub potwierdza czynność. O ile zarządzana usługa oferuje rutyny lub inne zapisane albo zautomatyzowane przebiegi Mate, uprawniony użytkownik może ponadto skonfigurować i aktywować zapisane polecenie do ręcznego wykonania albo do wykonania według harmonogramu lub skonfigurowanego zdarzenia wewnątrz produktu; wynikający z tego przebieg może rozpocząć się bez jednoczesnej interakcji użytkownika. Samo posiadanie konta nie przekazuje żadnych treści CRM do modelu. Opisane poniżej wyszukiwanie w bazie wiedzy i w aplikacji jest jedynym automatycznym wyjątkiem: dopóki przestrzeń robocza dysponuje możliwymi do wykorzystania kredytami AI, przetwarza ono strony jej bazy wiedzy oraz nazwy jej list, pól i zapisanych widoków bez osobnego żądania.

Informacja o stosowaniu systemu AI

Korzystając z Mate, wchodzisz w interakcję z systemem sztucznej inteligencji, a nie z człowiekiem. Produkt oznacza tę funkcję jako AI. Ta informacja jest przekazywana zgodnie z art. 50 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji). Przy interaktywnym korzystaniu wyniki Mate są generowane automatycznie, mogą być nieprawidłowe lub niekompletne i muszą zostać sprawdzone, zanim na nich polegasz. Mate i wyniki dotyczące osoby nie są oferowane ani dopuszczone do celu, który mógłby wywołać skutki prawne lub istotne skutki dla tej osoby, w szczególności nie do decyzji dotyczących kredytu, edukacji, zatrudnienia, mieszkania, ubezpieczenia, spraw prawnych lub medycznych. Dla narzędzi Mate obowiązują istniejące uprawnienia. Interaktywna czynność o istotnych skutkach ubocznych może wymagać osobnego potwierdzenia w produkcie. O ile rutyna jest oferowana i aktywowana, klient musi zamiast tego przed aktywacją lub istotną zmianą sprawdzić polecenie, przypisanego użytkownika, wyzwalacz, zakres danych, uprawnienia, ograniczenia, możliwe skutki uboczne i zabezpieczenia oraz monitorować działanie i wyniki. Czynność dopuszczalna na podstawie obowiązujących uprawnień i mechanizmów potwierdzania może zostać wykonana na podstawie stałego polecenia klienta bez osobnego potwierdzenia w poszczególnym przypadku.

Przetwarzane dane i odbiorcy

W zależności od zapytania i wykorzystywanych narzędzi przetwarzanie może obejmować następujące elementy:

• imię i nazwisko, ustawienie języka i bieżącą trasę aplikacji użytkownika oraz jego wpis lub zapisane polecenie i ostatnią konwersację z Mate;
• przy konfiguracji przestrzeni roboczej prowadzonej przez AI lub imporcie strony internetowej do bazy wiedzy: odpowiedzi dotyczące konfiguracji, nazwę firmy i adres strony internetowej, teksty pobrane z tej strony, zawartość przesłanej tabeli oraz zaprojektowany plan lub zaprojektowane strony;
• teksty stron bazy wiedzy i zapytania wyszukiwania dla wyszukiwania w bazie wiedzy, nazwy list, pól i zapisanych widoków oraz hasła wyszukiwania palety poleceń dla wyszukiwania w aplikacji, a także zapytania, które Mate formułuje do wyszukiwania w sieci;
• treści CRM lub połączonych kont, które użytkownik udostępnia lub które uprawnione narzędzie pobiera do żądanego zadania, na przykład kontakty, organizacje, deale, zadania, usługi, wiadomości i powiązane pola rekordów;
• pliki, które użytkownik dołącza do wiadomości do Mate: ich nazwę, typ i rozmiar, wyodrębniony z nich tekst oraz, w przypadku obrazów i plików PDF liczących do trzech stron, sam plik;
• opisy narzędzi, dane wejściowe i wyniki narzędzi, status zatwierdzeń i potwierdzeń, wyniki poleceń interfejsu oraz wygenerowane wyniki;
• o ile oferowane są rutyny: przypisanego użytkownika, konfigurację wyzwalacza, harmonogram, nazwę zdarzenia i powiązany identyfikator rekordu, status wykonania, ograniczenia i status zabezpieczeń rutyny oraz ustalenia dotyczące ryzyka pętli; oraz
• identyfikatory firmy i użytkownika, identyfikatory modeli i dostawców, znaczniki czasu, dane o statusie i diagnostyczne, zużycie tokenów, metadane kosztów, kredytów i rozliczeń.

Mate nie przesyła automatycznie całej przestrzeni roboczej. Zapytanie do modelu zawiera wpis lub zapisane polecenie i ostatnią konwersację wraz z kontekstem i wynikami narzędzi potrzebnymi do żądanego zadania. Rutyna uruchomiona przez skonfigurowane zdarzenie wewnątrz produktu może dodatkowo zawierać nazwę zdarzenia i powiązany identyfikator rekordu; następnie uprawnione narzędzia mogą pobrać kontekst rekordu lub połączonego konta potrzebny dla polecenia. Zapytania są kierowane przez Vercel AI Gateway firmy Vercel Inc. do dalszego dostawcy wybranego do danego celu: Google Cloud (Vertex AI) udostępnia modele Claude opracowane przez Anthropic, z których korzysta Mate, ustawione na oferowaną w tym celu przez Vercel strefę inferencji w UE, a także model osadzania tekstu Google do wyszukiwania; Exa zapewnia wyszukiwanie w sieci; a TypeSafe AI zapewnia klasyfikator Jev, który sprawdza zaprojektowane strony bazy wiedzy i porządkuje wyniki wyszukiwań Mate. Vercel i każdorazowo udostępniający dostawca otrzymują zatem te części zapytania, które są niezbędne do wygenerowania odpowiedzi. Customermates nie wysyła tych zapytań bezpośrednio do Anthropic. Dokumentacja Google Vertex AI dotycząca zarządzania danymi (Data Governance) podaje, że Google nie wykorzystuje danych klientów do trenowania ani dostrajania modeli AI bez uprzedniego zezwolenia lub polecenia klienta i że dotyczy to wszystkich zarządzanych modeli jego platformy. Aktualny łańcuch dostawców i informacje o przekazaniach znajdziesz w sekcji Podmioty dalej przetwarzające.

Konfiguracja przestrzeni roboczej prowadzona przez AI i import strony internetowej

Jeżeli uprawniony użytkownik konfiguruje nową przestrzeń roboczą w zarządzanej usłudze w chmurze, Mate pyta o firmę i projektuje plan modelu danych, przykładowych rekordów, dashboardu i bazy wiedzy. Model danych, rekordy, dashboard i zaprojektowane strony bazy wiedzy Mate zakłada dopiero wtedy, gdy użytkownik potwierdzi plan. Jeżeli użytkownik poda stronę internetową, własne serwery Customermates pobierają jej publiczne strony z poszanowaniem reguł robots.txt tej strony i wysyłają ich tekst do modelu; jej strony pomocy, zasad i cennika mogą zostać przejęte do bazy wiedzy już podczas planowania. Jeżeli użytkownik prześle tabelę, nagłówki kolumn, pierwsze dziesięć wierszy i przegląd wartości w każdej kolumnie są wysyłane do modelu w celu zaplanowania importu; po potwierdzeniu wiersze są importowane jako rekordy. Późniejszy import strony internetowej do bazy wiedzy działa tak samo. Zanim zaprojektowane strony bazy wiedzy zostaną zapisane, klasyfikator Jev firmy TypeSafe AI może porównać je z pobranym tekstem.

Wyszukiwanie w bazie wiedzy

Dopóki przestrzeń robocza w zarządzanej usłudze w chmurze dysponuje możliwymi do wykorzystania kredytami AI, Customermates przygotowuje jej bazę wiedzy do wyszukiwania według znaczenia. W tym celu wysyła tekst nowych i zmienionych stron przez Vercel AI Gateway do Google Cloud Vertex AI; tam model Claude pisze krótkie streszczenie każdej strony, a model osadzania tekstu Google przekształca fragmenty stron w wektory wyszukiwania. Wyszukiwania użytkowników, Mate lub połączonych klientów AI przekształcają zapytanie w wektor w ten sam sposób. W przypadku wyszukiwań Mate klasyfikator Jev może uporządkować najlepsze trafienia na podstawie ostatniej wiadomości użytkownika, zapytania wyszukiwania i fragmentów pasujących sekcji. Streszczenia i wektory są przechowywane razem ze stroną i usuwane przy ostatecznym usunięciu strony. Wyszukiwanie w aplikacji działa tak samo dla nazw list, pól i zapisanych widoków oraz dla wpisów w palecie poleceń. Vercel oferuje model osadzania obecnie tylko w jednym regionie w Stanach Zjednoczonych; ta część przetwarzania odbywa się zatem w USA.

Wyszukiwanie w sieci

Jeżeli zapytanie wymaga aktualnych informacji publicznych, Mate może wyszukiwać w sieci. Mate wysyła wtedy sformułowane na podstawie zapytania zapytanie wyszukiwania przez Vercel AI Gateway do Exa (Exa Labs, Inc., USA), które zwraca publiczne wyniki z sieci. Zapytanie wyszukiwania może zawierać imiona i nazwiska lub inne dane z zapytania albo z rekordów. Rutyny korzystają z wyszukiwania w sieci w ten sam sposób.

O ile oferowane są rutyny sterowane zdarzeniami, Customermates może przekazywać pełne zapisane polecenie przy zapisywaniu lub istotnej zmianie rutyny oraz w ramach cyklicznych kontroli bezpieczeństwa przez łańcuch dostawców modeli, aby wykrywać możliwe pętle wyzwalaczy; może to nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem przebiegu rutyny. Ta analiza bezpieczeństwa jest oddzielona od wykonywania zapisanego polecenia.

Podstawa prawna i role

W odniesieniu do treści CRM i połączonych kont, w tym danych osobowych kontaktów i korespondentów klienta, administratorem jest klient; Customermates przetwarza te treści na udokumentowane polecenia klienta jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Wysłanie zapytania do Mate, potwierdzenie czynności albo rozpoczęcie prowadzonej konfiguracji przestrzeni roboczej lub importu strony internetowej jest takim poleceniem; wyszukiwanie w bazie wiedzy jest częścią usługi umownej opisanej w umowie powierzenia przetwarzania danych. O ile oferowane są rutyny, konfiguracja i aktywacja zapisanego polecenia, w tym przypisanego użytkownika, wyzwalacza, ograniczeń i powiązanych uprawnień, są traktowane jako udokumentowane polecenie stałe dla każdego wynikającego z niego przebiegu, dopóki rutyna nie zostanie dezaktywowana lub istotnie zmieniona. Te polecenia nie są zgodą w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Klient pozostaje odpowiedzialny za to, aby dla treści istniała podstawa prawna i aby mogły one zostać włączone do zapytania do Mate lub do rutyny.

W odniesieniu do danych konta użytkownika, uprawnień, korzystania, rozliczeń, bezpieczeństwa i danych diagnostycznych, które Customermates przetwarza jako administrator, przetwarzanie opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie w jakim jest niezbędne do udostępnienia i rozliczenia funkcji umownej, oraz na art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do naszych prawnie uzasadnionych interesów w bezpiecznym i niezawodnym działaniu, zapobieganiu nadużyciom, diagnostyce i prawidłowych zapisach o korzystaniu.

Przechowywanie i usuwanie

Customermates przechowuje konwersacje i wiadomości Mate, zapytania poszczególnych przebiegów, rekordy rund modelu, zatwierdzenia, dowody i wyniki narzędzi, wyniki poleceń interfejsu oraz powiązane metadane modelu, dostawcy, korzystania, kosztów, znaczników czasu, firmy i użytkownika. O ile oferowane są rutyny, Customermates przechowuje ponadto zapisane polecenie, konfigurację wyzwalacza, harmonogram, przypisanego użytkownika, ograniczenia i status zabezpieczeń, rekordy wykonania, ustalenia dotyczące ryzyka pętli oraz powiązane odwołania do zdarzeń i rekordów. Każdy przebieg rutyny tworzy zwykłą konwersację Mate. Archiwizacja konwersacji ukrywa ją, ale jej nie usuwa. Jeżeli uprawniony użytkownik trwale usunie zarchiwizowaną konwersację, Customermates usuwa tę konwersację wraz z wiadomościami, przebiegami, rundami modelu, zatwierdzeniami, dowodami narzędzi i wynikami poleceń interfejsu. Usunięcie zapisanej rutyny nie usuwa automatycznie powstałych z niej konwersacji Mate; pozostają one, dopóki nie zostaną osobno usunięte za pomocą zwykłych mechanizmów usuwania Mate. Zapisy o korzystaniu i rozliczeniach oraz rekordy CRM utworzone lub zmienione przez Mate podlegają własnym zasadom przechowywania i usuwania. W przypadku aktywnej konwersacji Mate w czasie trwania umowy nie obowiązuje automatyczne usuwanie zależne od wieku. Po zakończeniu umowy dane, za które odpowiada klient, są usuwane lub zwracane zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych; ustawowe obowiązki przechowywania i granice usuwania na poziomie dostawcy pozostają nienaruszone.

W przypadku prowadzonej konfiguracji przestrzeni roboczej Customermates przechowuje odpowiedzi, wywiad, adres strony internetowej, plan, postęp i wyniki budowy przy przestrzeni roboczej. Przesłana tabela i pobrane teksty strony internetowej pozostają zapisane, dopóki przestrzeń robocza nie zostanie usunięta, konfiguracja nie zostanie przed potwierdzeniem uruchomiona od nowa albo tekst nie zostanie zastąpiony późniejszym importem tej samej strony. Streszczenia i wektory wyszukiwania bazy wiedzy są przechowywane razem z jej stroną.

Jeżeli użytkownik wyraźnie eskaluje konwersację Mate do wsparcia, zgłoszenie do wsparcia może zawierać ostatnie teksty konwersacji i jest wtedy przetwarzane tak jak komunikaty do wsparcia opisane w niniejszej polityce.

Przetwarzanie przez dostawców i przekazania międzynarodowe

Customermates włączył dla swojego zespołu ogólnozespołowy mechanizm Zero Data Retention (ZDR) firmy Vercel. Vercel podaje, że dopóki ten mechanizm pozostaje włączony, obowiązuje on dla każdego zapytania AI Gateway zespołu, kieruje zapytania tylko do dostawców, z którymi Vercel ma umowę ZDR, z wyjątkiem narzędzi bramy, takich jak wyszukiwanie w sieci przez Exa, i obejmuje wyłączenie wykorzystywania danych wejściowych do trenowania. Mate ustawia ponadto każdy model na jednego udostępniającego dostawcę: Google Cloud Vertex AI dla modeli Claude (strefa UE) i modelu osadzania (region w Stanach Zjednoczonych) oraz TypeSafe AI dla klasyfikatora Jev. Vercel wykazuje obecnie dla tych punktów końcowych ZDR i brak wykorzystywania danych wejściowych do trenowania. Wyszukiwanie w sieci przez Exa jest narzędziem bramy, którego nie ma na liście dostawców ZDR firmy Vercel; jak długo Exa przechowuje zapytania wyszukiwania, zależy zatem od własnych warunków Exa. Według informacji Vercel dane wejściowe i wyjściowe na poziomie bramy są w ramach ZDR usuwane po inferencji. Te mechanizmy na poziomie bramy i dalszego dostawcy nie usuwają, nie skracają ani nie zmieniają opisanego powyżej przechowywania na poziomie aplikacji u Customermates; metadane routingu i korzystania oraz zapisy o korzystaniu i rozliczeniach Customermates mogą być nadal przechowywane. Klient może udostępniać Mate dane osobowe, do których przetwarzania jest uprawniony, tylko w zakresie niezbędnym do żądanego zadania i pozostaje odpowiedzialny za właściwą podstawę prawną, ograniczenie celu, przejrzystość, minimalizację danych, ograniczenia dostępu oraz zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka. Zanim klient udostępni Mate szczególne kategorie danych osobowych na podstawie art. 9 RODO, dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych na podstawie art. 10 RODO, informacje o rachunkach finansowych lub cechy identyfikacyjne wydane przez organy, musi spełnić dodatkowe wymogi prawne obowiązujące dla tych danych oraz ograniczyć dane i dostępy do tego, co niezbędne.

Korzystanie z Mate może obejmować przetwarzanie w Stanach Zjednoczonych i w innych państwach wykorzystywanych przez Vercel, Google Cloud, Exa, TypeSafe AI i ich podmioty dalej przetwarzające. Aneks Vercel o przetwarzaniu danych włącza dla ograniczonych przekazań objętych tym aneksem standardowe klauzule umowne UE z 2021 roku. Wskazane przez Vercel warunki dla Google Cloud, Exa i TypeSafe AI, role odbiorców, zakres ZDR, informacje o przekazaniach oraz znane ograniczenia umowne i regionalne są opisane w sekcji Podmioty dalej przetwarzające. Dalsze informacje:

• Vercel AI Product Terms: https://vercel.com/legal/ai-product-terms
• Informacje o Vercel AI Gateway: https://vercel.com/legal/notices-and-license-information
• Vercel Zero Data Retention: https://vercel.com/docs/ai-gateway/security-and-compliance/zdr
• Vercel Data Processing Addendum: https://vercel.com/legal/dpa
• Informacje Google o zarządzaniu danymi (Data Governance) dla modeli generatywnych w Vertex AI: https://docs.cloud.google.com/gemini-enterprise-agent-platform/resources/zero-data-retention
• Polityka prywatności Exa: https://exa.ai/privacy-policy

Odpowiedzialność

W zakresie, w jakim Customermates działa jako administrator, Customermates odpowiada za przetwarzanie w ramach udostępniania i technicznego prowadzenia Mate. Jeżeli klient korzysta z Mate z danymi osobowymi, dla których klient jest administratorem, Customermates działa jako podmiot przetwarzający, jak opisano powyżej i w umowie powierzenia przetwarzania danych.

8. Pliki i adresy w rekordach

Ta sekcja opisuje zarządzaną usługę w chmurze Customermates. Niezależny operator wersji self-hosted sam decyduje, gdzie przechowywane są pliki, skąd ładowane są dane kodów pocztowych i czy korzysta z własnej usługi wyszukiwania adresów.

Pliki w rekordach (Vercel Blob)

Użytkownicy mogą przesyłać pliki do pól plikowych rekordów, na przykład umowy, oferty, zdjęcia lub certyfikaty, każdy do skonfigurowanego limitu rozmiaru (domyślnie 1 GB). W usłudze zarządzanej zawartość pliku jest przechowywana w prywatnym magazynie Vercel Blob firmy Vercel Inc. (zob. sekcja 2). Plik nie jest publicznie dostępny: Customermates udostępnia go tylko użytkownikom, którzy mogą odczytywać rekord i pole, i to za pośrednictwem aplikacji lub linku do pobrania, który wygasa po 15 minutach. Nazwa pliku, typ pliku, rozmiar, czas przesłania, przesyłający użytkownik i wyodrębniony z pliku tekst są przechowywane w naszej bazie danych (zob. sekcja 2, „Neon”).

Plik usunięty z rekordu jest usuwany po 30 dniach od usunięcia, a plik przesłany, ale nigdy niezapisany w rekordzie, po 24 godzinach. Pliki, które użytkownik dołącza do wiadomości do Mate, są przechowywane tak samo i są dostępne tylko dla tego użytkownika, dopóki nie zostaną zapisane przy rekordzie; potem obowiązują zasady rekordu. Taki plik, który nie zostanie zapisany przy rekordzie, jest usuwany po 30 dniach od przesłania, wraz z ostatecznym usunięciem jego konwersacji Mate lub po 24 godzinach od przesłania, jeżeli nigdy nie został wysłany. Rekord w koszu zachowuje swoje pliki; ostateczne usunięcie rekordu, pola lub listy usuwa ich pliki. Po zakończeniu umowy pliki są usuwane lub zwracane razem z pozostałymi danymi, za które odpowiada klient, jak opisano w umowie powierzenia przetwarzania danych.

Tekst w plikach i wyszukiwanie (Google Cloud Vertex AI)

Po zapisaniu pliku w rekordzie lub dołączeniu go do wiadomości do Mate Customermates wyodrębnia jego tekst, na przykład z plików PDF z warstwą tekstową oraz z plików Word, Excel, CSV, tekstowych, Markdown, JSON i HTML, w ramach własnej aplikacji i bez zewnętrznej usługi. Tekst i indeks wyszukiwania Customermates przechowuje w swojej bazie danych, aby wyszukiwanie, interfejs MCP i Mate mogły znajdować i odczytywać plik dla użytkowników, którzy mogą odczytywać rekord i pole. Zeskanowane dokumenty i obrazy nie są odczytywane; rozpoznawanie tekstu nie odbywa się.

Jeżeli przestrzeń robocza dysponuje kredytami AI, Customermates wysyła ponadto fragmenty tekstu plików i stron bazy wiedzy oraz zapytania wyszukiwania używane do ich przeszukiwania przez Vercel AI Gateway do Google Cloud Vertex AI. Vertex AI zwraca osadzenia (embeddings), czyli wektory liczbowe do wyszukiwania opartego na znaczeniu, które Customermates przechowuje w swojej bazie danych. Opisany w sekcji 7 ogólnozespołowy mechanizm Zero Data Retention obowiązuje także dla tych zapytań, a są one wysyłane z wyłączonym wykorzystywaniem danych wejściowych do trenowania; w odróżnieniu od standardowego modelu Mate nie są jednak ustawione na strefę inferencji w UE. Bez kredytów AI pliki i strony bazy wiedzy są wyszukiwane tylko na podstawie ich słów, a do osadzeń nie jest przekazywany żaden tekst.

Weryfikacja adresów i kody pocztowe

Użytkownicy mogą zapisywać adresy pocztowe w polach adresowych rekordów. Jeżeli adres jest zapisywany lub sprawdzany, czy to w aplikacji, przez interfejs API lub MCP, przy imporcie, czy przez Mate, Customermates sprawdza go na własnych serwerach: na podstawie formatów adresów poszczególnych państw, które są częścią aplikacji, oraz na podstawie katalogu kodów pocztowych z ich miejscowościami, regionami i przybliżonymi współrzędnymi, który znajduje się w naszej bazie danych (zob. sekcja 2, „Neon”). Do tych sprawdzeń Customermates nie przekazuje żadnych danych adresowych osobom trzecim, a usługa zarządzana nie oferuje wyszukiwania adresów przez zewnętrzną usługę. Jeżeli katalog zna kod pocztowy, Customermates zapisuje adres z przybliżonymi współrzędnymi obszaru jego kodu pocztowego.

Katalog powstaje z publicznych plików kodów pocztowych GeoNames (https://www.geonames.org). Gdy adres w danym państwie jest sprawdzany po raz pierwszy, Customermates pobiera plik tego państwa z serwera pobierania GeoNames, i ponownie, gdy plik jest starszy niż 90 dni. Takie pobranie wychodzi z naszych serwerów, a nie z urządzenia użytkownika, i żąda wyłącznie pliku publicznego; nie zawiera ani adresów, ani treści rekordów, tekstów wyszukiwania, adresów IP ani innych danych osobowych użytkowników lub klientów.

Kliknięcie adresu w polu ustawionym na Otwórz w mapach (ustawienie domyślne) otwiera adres w nowej karcie przeglądarki na openstreetmap.org. Przeglądarka użytkownika przekazuje wtedy adres tej stronie, którą prowadzi OpenStreetMap Foundation i dla której obowiązuje jej własna polityka prywatności.

Podstawa prawna i role

Pliki, wyodrębniony z nich tekst, osadzenia i adresy w rekordach są treściami, za które odpowiada klient. Klient jest administratorem i określa podstawę prawną; Customermates przetwarza te treści na udokumentowane polecenie klienta jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO i umową powierzenia przetwarzania danych. Przesłanie pliku, wyszukiwanie albo zapisanie lub sprawdzenie adresu jest takim poleceniem. Klient pozostaje odpowiedzialny za to, jakie pliki i adresy mogą być przechowywane w CRM. Wymienieni powyżej dostawcy i podstawy ich przekazań są wymienione w sekcji Podmioty dalej przetwarzające.