Logo CustomermatesLogo CustomermatesLogo Customermates Strona główna

Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

Tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny; wiążąca jest wyłącznie wersja niemiecka.

Wersja 2026-10-16, stan na 16 października 2026; skuteczna wobec każdego klienta od zawarcia zgodnie z pkt 2

Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych („DPA”) uzupełnia Regulamin („Umowa główna”) obowiązujący między Benjaminem Wagnerem, działającym pod marką Customermates, An den Kasernen 25, 68167 Mannheim, Niemcy („Dostawca” lub „Podmiot przetwarzający”), a klientem („Klient” lub „Administrator”) i stanowi jego integralną część. Reguluje ona przetwarzanie danych osobowych, które Dostawca wykonuje w imieniu Klienta w ramach oferty oprogramowania jako usługi (software-as-a-service), w tym opcjonalnej funkcji połączonych kont (e-mail, komunikatory i operacje w sieciach społecznościowych oraz kalendarze) i hostowanego asystenta AI Mate, zgodnie z art. 28 RODO.

Niniejsza wersja wchodzi w życie wobec Klienta dopiero z chwilą jej zawarcia zgodnie z pkt 2. Samo opublikowanie, wyświetlenie lub udostępnienie tego dokumentu nie zawiera ani nie zmienia DPA dla dotychczasowego klienta.

1. Przedmiot, role i czas obowiązywania

Przedmiotem niniejszej DPA jest przetwarzanie danych osobowych, które Dostawca wykonuje w imieniu Klienta i na jego udokumentowane polecenie przy wykonywaniu Umowy głównej.

W odniesieniu do danych osobowych objętych niniejszą DPA, w szczególności rekordów CRM, połączonych skrzynek pocztowych, wiadomości, kontaktów i kalendarzy Klienta oraz treści i danych o interakcjach w sieciach społecznościowych, profili, zaproszeń do kontaktów, danych wyszukiwania i list z Sales Navigator oraz treści, za które odpowiada Klient, zawartych w zapytaniu do Mate, Klient działa jako administrator, a Dostawca jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 4 RODO. Platformy komunikacyjne, które Klient łączy z usługą (na przykład Google, Microsoft, LinkedIn, Meta/WhatsApp, Meta/Instagram i Telegram), działają jako odrębni administratorzy w odniesieniu do własnych usług.

Ten podział nie wpływa na rolę Dostawcy jako odrębnego administratora w odniesieniu do jego własnych danych dotyczących strony internetowej, konta, rozliczeń, bezpieczeństwa i wsparcia, które opisano w polityce prywatności Dostawcy i które nie są przedmiotem niniejszej DPA.

Niniejsza DPA wchodzi w życie wraz z Umową główną i obowiązuje tak długo, jak Dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta, niezależnie od zakończenia Umowy głównej, aż do usunięcia lub zwrotu wszystkich tych danych zgodnie z pkt 11.

2. Zawarcie i strony umowy

Stronami niniejszej DPA są wskazany wyżej Dostawca oraz Klient, określony na podstawie danych konta i danych firmy zapisanych w koncie Klienta.

Niniejsza DPA zostaje zawarta w formie elektronicznej w rozumieniu art. 28 ust. 9 RODO, gdy upoważniony administrator systemu akceptuje w imieniu klienta biznesowego Umowę główną i wskazaną wersję DPA podczas onboardingu. Późniejsza, wskazana wersja zmienia niniejszą DPA wyłącznie wtedy, gdy upoważniony administrator systemu zaakceptuje ją elektronicznie, po otrzymaniu powiadomienia opisanego w pkt 10 Umowy głównej, w ramach procesu akceptacji dokumentów prawnych w usłudze zarządzanej. Aktualizacja listy prowadzonej na stronie Podmioty podprzetwarzające zgodnie z pkt 9 nie stanowi zmiany niniejszej DPA i nadal podlega odrębnej procedurze powiadamiania i sprzeciwu przewidzianej w tym punkcie. Na żądanie Dostawca udostępnia Klientowi kopię niniejszej DPA w formie tekstowej (Textform).

Jeżeli Klient nie określa sam celów i sposobów przetwarzania, lecz udostępnia usługę własnym klientom na podstawie własnej umowy, na przykład jako odsprzedawca lub partner, Klient działa wobec tych klientów jako podmiot przetwarzający, a Dostawca jako podmiot podprzetwarzający. W takim przypadku każde odniesienie w niniejszej DPA do Klienta jako administratora należy rozumieć jako odniesienie do Klienta działającego zgodnie z udokumentowanymi poleceniami jego własnego klienta. Klient zapewnia, że jest uprawniony do zawarcia niniejszej DPA i do wydawania poleceń, które zgodnie z nią zostaną wydane, oraz że właściwy administrator wyraził zgodę na zaangażowanie Dostawcy jako podmiotu podprzetwarzającego. Klient pozostaje wobec Dostawcy odpowiedzialny za wszystkie obowiązki wynikające z niniejszej DPA.

Niniejsza DPA obejmuje wyłącznie usługę zarządzaną prowadzoną przez Dostawcę. Samo uruchomienie oprogramowania na infrastrukturze, nad którą samodzielnie sprawuje kontrolę operator self-hosted, nie czyni Dostawcy podmiotem przetwarzającym; dane osobowe klientów nie są przekazywane Dostawcy tylko dlatego, że oprogramowanie jest instalowane lub aktualizowane. Niezależny operator samodzielnie określa swoją infrastrukturę, swoich usługodawców oraz cele i sposoby przetwarzania i odpowiada za własne umowy powierzenia przetwarzania danych oraz gwarancje dotyczące transferu. W przypadku wsparcia, zarządzanej eksploatacji, usług enterprise lub innych czynności, w ramach których Dostawca faktycznie otrzymuje dane osobowe, wymagana jest odrębna, właściwa w danym przypadku umowa.

3. Charakter i cel przetwarzania

Dostawca przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia usług umownych wynikających z Umowy głównej. Przetwarzanie obejmuje:

  • podstawową usługę CRM: tworzenie, przechowywanie, wyświetlanie, przeszukiwanie, łączenie, eksportowanie i usuwanie rekordów CRM Klienta, w szczególności kontaktów, organizacji, szans sprzedaży, usług, zadań, notatek i pól niestandardowych; zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami; rejestrowanie aktywności i audytu; powiadomienia produktowe; a także dostarczanie webhooków na punkty końcowe skonfigurowane przez Klienta;
  • funkcję połączonych kont, o ile jest włączona: łączenie własnych kont e-mail, komunikatorów, sieci społecznościowych i kalendarzy Klienta; pobieranie, wysyłanie, synchronizowanie i wyświetlanie wiadomości, kontaktów i wydarzeń kalendarza; pobieranie i wyświetlanie postów w sieciach społecznościowych, komentarzy, reakcji oraz profili osób i firm; wyświetlanie, wysyłanie, przyjmowanie, wycofywanie lub odrzucanie zaproszeń do kontaktów; wykonywanie w Sales Navigator wyszukiwań leadów i firm; wyświetlanie istniejących list leadów lub kont i dodawanie do nich wpisów; a także zapisywanie kopii zsynchronizowanych treści w zakresie opisanym w polityce prywatności;
  • gdy użytkownik interaktywnie wywołuje Mate, w tym podczas konfiguracji przestrzeni roboczej prowadzonej przez AI i importu strony internetowej do Bazy wiedzy: zapisywanie rozmowy z Mate, przygotowanie żądanej treści wejściowej i ostatniej części rozmowy, pobieranie przez narzędzia uprawnionego kontekstu CRM lub połączonego konta, pobieranie publicznych stron witryny wskazanej przez użytkownika i odczyt arkusza przesłanego przez użytkownika, przesyłanie niezbędnego kontekstu zapytania przez Vercel AI Gateway do wybranego modelu lub dostawcy wyszukiwania w sieci, wskazanych na stronie Podmioty podprzetwarzające, odbieranie i zapisywanie wygenerowanych wyników, wyświetlanie proponowanych działań, egzekwowanie istniejących uprawnień, wykonywanie uprawnionych operacji w CRM lub na połączonych kontach, o ile wymaga tego polityka produktu, oczekiwanie na odrębne potwierdzenie oraz rejestrowanie przebiegów, rund modelu, zatwierdzeń, dowodów użycia narzędzi i ich wyników oraz wyników poleceń interfejsu;
  • wyszukiwanie w Bazie wiedzy i w aplikacji, dopóki przestrzeń robocza ma dostępne kredyty AI: przesyłanie tekstów nowych i zmienionych stron Bazy wiedzy, nazw list, pól i zapisanych widoków oraz zapytań wyszukiwania przez Vercel AI Gateway do dostawców wskazanych na stronie Podmioty podprzetwarzające, aby tworzyć streszczenia stron i wektory wyszukiwania oraz porządkować wyniki wyszukiwania, a także zapisywanie streszczeń i wektorów razem z ich stroną; oraz
  • o ile usługa zarządzana oferuje Rutyny lub inne zapisane albo zautomatyzowane przebiegi Mate: zapisywanie zapisanego polecenia, przypisanego użytkownika, wyzwalacza, limitów oraz stanu zabezpieczeń i wykonania; opcjonalną analizę zapisanego polecenia sterowanego zdarzeniami przez łańcuch dostawców modeli pod kątem możliwych pętli wyzwalaczy przed wykonaniem; uruchamianie zwykłej rozmowy z Mate ręcznie, według harmonogramu lub przez skonfigurowane zdarzenie wewnątrz produktu, w tym zdarzenie wynikające z aktywności w CRM lub synchronizacji połączonych kont; umieszczanie nazwy zdarzenia i powiązanego identyfikatora rekordu w początkowym poleceniu; pobieranie uprawnionego kontekstu przez narzędzia; egzekwowanie aktualnych uprawnień przypisanego użytkownika i obowiązujących mechanizmów potwierdzania; wykonywanie dozwolonych operacji, w tym działań, które mogą odbywać się bez odrębnego potwierdzenia w danym przypadku; a także rejestrowanie wynikającej z tego rozmowy, wykonania, rund modelu, aktywności narzędzi, wyników i danych o stanie.

Funkcję połączonych kont zapewnia dostawca usług transportowych UNIPILE SAS, który podlega angażowaniu jako podmiot podprzetwarzający z zastrzeżeniem pkt 9. Uwierzytelnianie odbywa się w przepływie hostowanym przez Unipile, w którym użytkownik Klienta wpisuje dane dostępowe danego dostawcy konta albo przechodzi jego przepływ OAuth. Te dane dostępowe lub autoryzacja OAuth są przetwarzane w ramach tego przepływu; Dostawca nie otrzymuje ani haseł dostawców kont, ani tokenów OAuth i zachowuje wyłącznie nieprzejrzysty identyfikator konta oraz niesekretne metadane konta.

4. Kategorie osób, których dane dotyczą, i danych osobowych

Kategorie osób, których dane dotyczą. Przetwarzanie dotyczy własnych użytkowników Klienta, wszystkich osób fizycznych, których dane osobowe Klient przechowuje w CRM, na przykład kontaktów, leadów, potencjalnych klientów, klientów, dostawców, partnerów i ich pracowników, rozmówców, z którymi Klient się komunikuje, oraz innych osób, które są zwracane przez operacje na połączonych kontach lub których te operacje dotyczą, w tym autorów postów i komentarzy, osób reagujących, osób, których profile pobrano, stron zaproszeń do kontaktów, leadów z Sales Navigator i przedstawicieli firm.

Kategorie danych osobowych. W zależności od tego, jak Klient konfiguruje i wykorzystuje usługę, przetwarzanie może obejmować:

  • dane rekordów CRM, w tym imiona i nazwiska, dane kontaktowe, firmę i stanowisko, dane szans sprzedaży i zadań, notatki w formie wolnego tekstu oraz zdefiniowane przez Klienta pola niestandardowe;
  • dzienniki audytu i aktywności dotyczące działań wykonanych w koncie Klienta;
  • dane wejściowe i zapisane polecenia Mate, tekst ostatniej części rozmowy, wygenerowane wyniki, definicje narzędzi, dane wejściowe i wyniki narzędzi, stan zatwierdzeń i potwierdzeń, wyniki poleceń interfejsu, rekordy rund modelu, przypisanych użytkowników i konfiguracje wyzwalaczy rutyn, harmonogramy, nazwy zdarzeń i powiązane identyfikatory rekordów, limity, stan zabezpieczeń i wykonania, ustalenia dotyczące ryzyka pętli, identyfikatory modeli i dostawców, znaczniki czasu oraz identyfikatory firmy i użytkownika potrzebne do przypisania tych rekordów do Klienta;
  • treści z konta Klienta, które Klient dołącza do zgłoszenia do wsparcia lub opinii albo przytacza w takim zgłoszeniu;
  • metadane połączonych kont (na przykład identyfikator, typ i stan połączonego konta);
  • treść e-maili, w tym temat, tekst, adresy nadawców i odbiorców oraz załączniki;
  • treść czatów i wiadomości bezpośrednich w połączonych kanałach społecznościowych i komunikatorach;
  • dane profilowe kontaktów i uczestników, w tym imię i nazwisko, awatar, nagłówek lub stanowisko w LinkedIn, adres URL profilu oraz adres e-mail, numer telefonu lub nazwę użytkownika (handle) używane jako identyfikator;
  • posty w sieciach społecznościowych i dane o interakcjach, w tym tekst posta lub komentarza, autorów, osoby reagujące, znaczniki czasu, typy reakcji i liczniki;
  • profile osób i firm oraz dane o relacjach, w tym identyfikatory dostawców, nazwy, adresy URL profili i zdjęcia, opisy, zatrudnienie, lokalizację, branżę, odległość w sieci kontaktów, stan połączenia i teksty zaproszeń;
  • dane wejściowe, wyniki i dane list z Sales Navigator, w tym adresy URL i filtry wyszukiwania, profile leadów i firm, nazwy list i przynależność do nich oraz stan zapisu;
  • wydarzenia kalendarza, w tym adresy e-mail uczestników i stan przyjęcia lub odrzucenia zaproszenia;
  • metadane wiadomości i kont; oraz
  • surowe dane przychodzące (payloads) otrzymane od dostawców, na których opiera się usługa.

Dane binarne załączników są w razie potrzeby przesyłane strumieniowo lub przekazywane dalej i nie są przechowywane przez Dostawcę; przechowywane są wyłącznie metadane załączników. Ponieważ treść wiadomości, kontaktów, kalendarzy, treści społecznościowe, dane o relacjach i wyszukiwaniu są określane przez Klienta, jego rozmówców i platformy, na których opiera się usługa, mogą one zawierać dalsze kategorie danych osobowych, w tym szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, o ile Klient decyduje o takich treściach. Klient jako administrator odpowiada za zgodność z prawem treści i operacji, które inicjuje za pośrednictwem usługi.

Gdy Klient poleca Mate przetwarzanie danych osobowych, musi ograniczyć dane i dostęp do tego, co jest niezbędne do wykonania żądanego zadania, oraz zapewnić właściwą podstawę prawną, ograniczenie celu, przejrzystość, minimalizację danych i zabezpieczenia proporcjonalne do ryzyka. Zanim Klient poleci Mate przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa w rozumieniu art. 10 RODO, informacji o rachunkach finansowych lub identyfikatorów wydanych przez organy publiczne, musi spełnić wszystkie dodatkowe wymogi prawne mające zastosowanie do tych danych. Odrębne rekordy dotyczące uprawnień, pomiaru zużycia, korzystania, kosztów, kredytów, rozliczeń, bezpieczeństwa i diagnostyki, które Dostawca przetwarza jako odrębny administrator, zgodnie z pkt 1 i polityką prywatności nie są objęte niniejszą DPA. Te odrębne rekordy zawierają identyfikatory, liczby modeli i tokenów, koszty, kredyty, stan planu i rozliczeń, znaczniki czasu oraz stan bezpieczeństwa lub diagnostyki, ale same nie przechowują danych wejściowych, rozmów, wygenerowanych wyników, danych wejściowych narzędzi ani wyników narzędzi.

5. Polecenia administratora

Dostawca przetwarza dane osobowe objęte niniejszą DPA wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, także w odniesieniu do przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek innego przetwarzania wynika dla Dostawcy z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu Dostawca podlega; w takim przypadku Dostawca informuje Klienta o tym wymogu prawnym przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

Udokumentowane polecenia Klienta wynikają z niniejszej DPA, Umowy głównej oraz z korzystania z usługi i jej konfiguracji przez Klienta (w tym z połączonych przez niego kont i działań inicjowanych w produkcie). O ile oferowane są Rutyny, konfiguracja i aktywacja zapisanego polecenia, w tym przypisanego użytkownika, wyzwalacza, limitów i powiązanych uprawnień, stanowią udokumentowane polecenie ciągłe dla każdego wynikającego z nich przebiegu, aż do dezaktywacji rutyny lub jej istotnej zmiany. Dodatkowe lub zmienione polecenia wymagają formy tekstowej.

Dostawca niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne mające zastosowanie przepisy o ochronie danych.

6. Obowiązki i prawa administratora

Klient odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania i wydawanych przez siebie poleceń. W szczególności Klient odpowiada za to, aby istniała podstawa prawna dla danych osobowych, które przesyła do usługi, importuje lub wprowadza, a także za ograniczenie celu, przejrzystość, minimalizację danych, ograniczenia dostępu i zabezpieczenia proporcjonalne do ryzyka, za wypełnienie wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych, za spełnienie dodatkowych wymogów dotyczących szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO oraz danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa w rozumieniu art. 10 RODO, a także za prawidłowość danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem usługi. Przed aktywacją lub istotną zmianą rutyny Klient musi sprawdzić polecenie, przypisanego użytkownika, wyzwalacz, zakres danych, uprawnienia, limity, możliwe skutki uboczne i zabezpieczenia oraz monitorować działanie i wyniki.

Klient jest uprawniony do wydawania Dostawcy poleceń dotyczących przetwarzania danych osobowych w jego imieniu, do żądania informacji o tym przetwarzaniu i do wykonywania uprawnień kontrolnych uregulowanych w niniejszej DPA.

7. Poufność

Dostawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy oraz że przetwarzają dane osobowe wyłącznie na polecenie Klienta.

8. Bezpieczeństwo przetwarzania (art. 32 RODO)

Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Dostawca wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, zgodnie z art. 32 RODO. Środki te obejmują w szczególności: szyfrowanie danych osobowych podczas transmisji za pomocą TLS oraz szyfrowanie produkcyjnej bazy danych i jej kopii zapasowych w stanie spoczynku; kontrolę dostępu opartą na rolach, imienne konta użytkowników i uwierzytelnianie przy każdym dostępie administracyjnym; rozdzielenie danych klientów według konta firmy na poziomie danych; rejestrowanie i monitorowanie dostępów oraz zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa; środki umożliwiające szybkie przywrócenie dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; a także procedurę regularnego testowania, mierzenia i oceny skuteczności tych środków.

9. Podmioty podprzetwarzające

Klient udziela Dostawcy ogólnej pisemnej zgody na angażowanie podmiotów podprzetwarzających. Dostawca prowadzi na stronie Podmioty podprzetwarzające aktualną stronę swoich podmiotów przetwarzających, podprzetwarzających i innych odbiorców. Tylko te wpisy, które wyraźnie wskazano tam jako zajmujące się danymi osobowymi klientów w imieniu Klienta, stają się, wraz ze swoją tożsamością, celem i lokalizacją, przez odesłanie częścią niniejszej DPA jako podmioty podprzetwarzające.

Zanim podmiot podprzetwarzający zacznie przetwarzać dane osobowe w imieniu Klienta, Dostawca zawiera z nim pisemną umowę, która zgodnie z art. 28 ust. 2 i 4 RODO nakłada na niego te same obowiązki ochrony danych, które określono w niniejszej DPA. Ujawnienie luki w umowie nie zastępuje tej pisemnej umowy ani nie zezwala na przetwarzanie. Jeżeli podmiot podprzetwarzający nie wywiąże się ze swoich obowiązków w zakresie ochrony danych, Dostawca nadal ponosi wobec Klienta pełną odpowiedzialność za wykonanie tych obowiązków.

W funkcji połączonych kont Dostawca angażuje UNIPILE SAS (RCS Roanne 885265595, 168 rue de la Rotonde, 42153 Riorges, Francja) jako podmiot podprzetwarzający dla danych e-mail, komunikatorów, sieci społecznościowych i kalendarzy oraz odpowiadających im operacji. Obejmuje to pobieranie postów i interakcji, odpytywanie o profile osób i firm, zarządzanie zaproszeniami do kontaktów oraz inicjowane przez Klienta wyszukiwania w Sales Navigator i operacje na listach. Podpisana umowa powierzenia z dostawcą wskazuje Dostawcę jako administratora, a Unipile jako podmiot przetwarzający; w przypadku dalszego przetwarzania uregulowanego w niniejszej DPA administratorem jest Klient, podmiotem przetwarzającym Dostawca, a Unipile przejmuje opisaną tu rolę dostawcy. Załącznik do umowy z dostawcą wymienia podstawowe dane osobowe, dane kontaktowe, dane zawodowe, informacje ujawnione lub zawarte w publicznych rejestrach oraz adresy IP; faktyczny zakres obejmuje ponadto kategorie wymienione w pkt 4. Dalsze szczegóły podano na stronie Podmioty podprzetwarzające.

Do przechowywania danych osobowych przetwarzanych w imieniu Klienta Dostawca angażuje Databricks, Inc. (Neon) (https://neon.com) jako umownego podmiotu podprzetwarzającego, który prowadzi zarządzaną bazę danych PostgreSQL za pośrednictwem Neon, LLC. Dostawca skonfigurował swoją podstawową produkcyjną bazę danych w regionie AWS Frankfurt (eu-central-1). Jest to wybrane ustawienie produktu, a nie umownie gwarantowana rezydencja danych; o zmianie regionu Dostawca informuje Klienta zgodnie z procedurą uregulowaną w niniejszym punkcie. Neon Platform Services Product Specific Schedule według stanu na 5 sierpnia 2026 r. uzupełnia pełną, aktualną listę podmiotów podprzetwarzających Databricks o Grafana Labs w Stanach Zjednoczonych. Lista określa niektórych dostawców chmury i AI jako wybieranych przez klienta; Dostawca nie wybrał dla swojej bazy danych Neon żadnej usługi Databricks opartej na AI. Databricks ma siedzibę w państwie trzecim; mechanizm transferu dla ograniczonych transferów do Databricks wskazano na stronie Podmioty podprzetwarzające.

Forward Email, LLC hostuje i przechowuje docelową skrzynkę operatorską Dostawcy i nie jest używany ani do funkcji połączonych kont, ani do zwykłego przetwarzania w CRM. Jeżeli Klient dołącza do zgłoszenia do wsparcia lub opinii dane osobowe klientów objęte niniejszą DPA albo przytacza je w takim zgłoszeniu, a zgłoszenie jest doręczane do tej skrzynki, Forward Email przechowuje i przetwarza ten fragment jako podmiot podprzetwarzający. W przypadku zwykłej korespondencji dotyczącej konta i działalności usługa wspiera przetwarzanie, w którym Dostawca jest odrębnym administratorem i które nie podlega niniejszej DPA. Standardowa umowa powierzenia przetwarzania danych Forward Email jest akceptowana elektronicznie przez jego warunki korzystania i w odniesieniu do właściwych transferów obejmuje unijne standardowe klauzule umowne; szczegóły podano na stronie Podmioty podprzetwarzające.

Dla Mate Dostawca korzysta z Vercel AI Gateway prowadzonego przez Vercel Inc., aby przekazywać zapytania do modeli, wyszukiwania w sieci i klasyfikatorów oraz odpowiadające im odpowiedzi do dalszych dostawców wskazanych na stronie Podmioty podprzetwarzające. Gateway i dalszy dostawca otrzymują wyłącznie treść zapytania i metadane potrzebne do żądanego wygenerowania wyniku; mogą to być kategorie wymienione w pkt 4, za które odpowiada Klient. Tożsamość, cel, warunki dostawców, lokalizacje, informacje o transferach, limity przechowywania i aktualne granice działania podano na stronie Podmioty podprzetwarzające. Interaktywne korzystanie z Mate przez Klienta, w tym konfiguracja przestrzeni roboczej prowadzona przez AI i importy stron internetowych, korzystanie z wyszukiwania w Bazie wiedzy lub, o ile oferowane, konfiguracja i aktywacja rutyny stanowią dla każdego zapytania, aktualizacji indeksu, analizy bezpieczeństwa i wynikającego z nich wykonania polecenie skorzystania z tego łańcucha dostawców. Polecenie to nie zwalnia Dostawcy z obowiązku zapewnienia przed danym przetwarzaniem, że każda wymagana umowa na podstawie art. 28 RODO i każda wymagana gwarancja transferu na podstawie rozdziału V jest skuteczna.

Jeżeli Dostawca samodzielnie decyduje o zaangażowaniu lub zastąpieniu podmiotu podprzetwarzającego, informuje Klienta, zanim ten podmiot podprzetwarzający zacznie przetwarzać dane osobowe w imieniu Klienta, i zapewnia Klientowi przed rozpoczęciem przetwarzania odpowiednią możliwość wniesienia sprzeciwu. Jeżeli już zaangażowany dostawca zapowiada zamierzone zaangażowanie lub zastąpienie podmiotu w swoim własnym łańcuchu dostaw, Dostawca informuje Klienta niezwłocznie po otrzymaniu takiego zawiadomienia. Jeżeli zawiadomienie dostawcy przewiduje termin na sprzeciw, Dostawca podaje Klientowi w swoim zawiadomieniu pozostały termin. Klient może niezwłocznie wnieść sprzeciw wobec zmiany w formie tekstowej z uzasadnionych powodów związanych z ochroną danych. Jeżeli Klient wniesie sprzeciw, a strony nie będą mogły go uwzględnić, Klient może wypowiedzieć dotkniętą zmianą usługę na zasadach określonych w Umowie głównej. W przypadku zmian w łańcuchu dostaw Dostawca nie obiecuje stałego terminu z wyprzedzeniem, którego nie gwarantują jego umowy z dostawcami.

10. Wsparcie administratora

Uwzględniając charakter przetwarzania, Dostawca w miarę możliwości wspiera Klienta odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi w wypełnianiu obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw na podstawie art. 12 do 23 RODO. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, kieruje takie żądanie bezpośrednio do Dostawcy, Dostawca niezwłocznie przekazuje je Klientowi i nie odpowiada na nie sam, chyba że Klient zleci mu to.

Dostawca wspiera ponadto Klienta w wywiązywaniu się z obowiązków na podstawie art. 32 do 36 RODO, uwzględniając charakter przetwarzania i informacje dostępne Dostawcy. W szczególności Dostawca niezwłocznie powiadamia Klienta po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych osobowych przetwarzanych w imieniu Klienta i dostarcza informacje, których Klient w rozsądnym zakresie potrzebuje do wypełnienia własnych obowiązków zgłoszeniowych i powiadomieniowych na podstawie art. 33 i 34 RODO.

11. Usunięcie lub zwrot danych

Jeżeli Klient odłączy połączone konto, Dostawca usuwa ze swoich własnych systemów wątki, wiadomości, uczestników i dane kalendarza zapisane dla tego konta oraz zwraca się do Unipile o usunięcie odpowiedniego konta. Dostawcy nie przysługuje wobec Unipile umowne roszczenie o usunięcie pojedynczego konta; Dostawca może jedynie skierować taką prośbę. Jeżeli połączone konto zostanie natomiast usunięte automatycznie, w szczególności z powodu nieudanej płatności, upływu okresu próbnego lub dłuższej nieaktywności, zapisane dane w systemach Dostawcy są obecnie jedynie dezaktywowane i oznaczane jako usunięte; Klient może w każdej chwili zażądać ich usunięcia. Surowe dane przychodzące, których nie udało się przypisać do żadnego połączonego konta, nie mogą obecnie zostać przypisane żadnemu Klientowi na potrzeby eksportu lub usunięcia i są przechowywane bez ustalonego terminu w celu analizy błędów.

Zarchiwizowanie rozmowy z Mate jej nie usuwa. Jeżeli uprawniony użytkownik trwale usunie zarchiwizowaną rozmowę, Dostawca usuwa tę rozmowę oraz jej wiadomości, żądania przebiegów, rekordy rund modelu, zatwierdzenia, dowody użycia narzędzi i ich wyniki oraz wyniki poleceń interfejsu ze swojej aktywnej bazy danych. Odrębne zapisy dotyczące użycia i rozliczeń, które Dostawca przetwarza jako odrębny administrator, nie są objęte niniejszą DPA i mogą być przechowywane do celów pomiaru zużycia, księgowości, audytu i zapobiegania nadużyciom; rekordy CRM utworzone lub zmienione przez Mate pozostają zwykłymi rekordami klienta, dopóki nie zostaną usunięte zgodnie z zasadami obowiązującymi dla tych rekordów. Aktywne rozmowy z Mate nie podlegają w czasie trwania umowy automatycznemu usuwaniu zależnemu od wieku. Wyraźna eskalacja do wsparcia może przytoczyć fragmenty ostatniej części rozmowy w korespondencji wsparcia Dostawcy.

O ile oferowane są Rutyny, usunięcie zapisanej rutyny nie usuwa automatycznie rozmów z Mate wygenerowanych przez jej wykonania. Rozmowy te podlegają poprzedniemu akapitowi i muszą zostać usunięte odrębnie za pomocą zwykłych elementów sterujących usuwaniem w Mate.

Dostawca przechowuje dane osobowe dostępne w jego własnych systemach i przypisane do Klienta przez 30 dni po zakończeniu usług związanych z przetwarzaniem, aby Klient mógł w formie tekstowej wybrać między usunięciem a zwrotem. Jeżeli Klient wybierze usunięcie albo w tym terminie nie poinformuje o wyborze, Dostawca niezwłocznie po dokonaniu wyboru lub upływie terminu usuwa dane ze swoich własnych systemów. Jeżeli Klient w tym terminie wybierze zwrot, Dostawca zwraca dane zgodnie z Umową główną, a następnie usuwa pozostałe kopie w swoich własnych systemach. Dalsze przechowywanie wymagane na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego pozostaje bez zmian. Ograniczenia dotyczące danych u podmiotów podprzetwarzających i nieprzypisanych surowych danych przychodzących wskazano w niniejszym punkcie oraz na stronie Podmioty podprzetwarzające.

Usunięcie wymagane na podstawie niniejszego punktu zostaje zakończone w aktywnych systemach Dostawcy niezwłocznie, a w jego kopiach zapasowych najpóźniej w ciągu 90 dni, zgodnie z cyklem ich wygasania. Dostawca poleca swoim podmiotom podprzetwarzającym usunięcie odpowiednich danych; usunięcie na poziomie podmiotów podprzetwarzających podlega postanowieniom odpowiedniej umowy z danym podmiotem podprzetwarzającym.

12. Kontrole i dowody

Dostawca udostępnia Klientowi wszelkie informacje w rozsądnym zakresie niezbędne do wykazania wypełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO i niniejszej DPA; umożliwia przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, przez Klienta lub innego audytora upoważnionego przez Klienta, i przyczynia się do nich.

Aby zrealizować takie żądania, Dostawca może w pierwszej kolejności udostępnić odpowiednią dokumentację, streszczenia swoich środków technicznych i organizacyjnych oraz dostępne raporty z audytów lub certyfikaty podmiotów trzecich (w tym swoich podmiotów podprzetwarzających). Inspekcje na miejscu odbywają się z odpowiednim wyprzedzeniem, w zwykłych godzinach pracy, bez zakłócania działalności Dostawcy i z zastrzeżeniem odpowiednich zobowiązań do zachowania poufności.

13. Międzynarodowe transfery danych

Dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta przede wszystkim na terytorium Unii Europejskiej. Zanim podmiot podprzetwarzający zacznie przetwarzać te dane w państwie trzecim, Dostawca zapewnia istnienie mającego zastosowanie mechanizmu transferu na podstawie rozdziału V RODO i wskazuje go na stronie Podmioty podprzetwarzające. Szyfrowanie, minimalizacja danych i inne uzupełniające środki techniczne nie zastępują wymaganego mechanizmu transferu na podstawie rozdziału V RODO.

W funkcji połączonych kont Unipile deklaruje, że dane połączonych kont są przechowywane w UE (Francja). Umowa powierzenia przetwarzania danych Unipile dopuszcza jednak transfery poza Unię Europejską, o ile istnieją gwarancje na podstawie rozdziału V RODO, a lista podmiotów podprzetwarzających Unipile wymienia dostawcę usług płatniczych w USA oraz pięciu dostawców proxy bez podania lokalizacji. Umowa z dostawcą nie wskazuje dla tych dostawców żadnego konkretnego mechanizmu transferu; dla każdego dotkniętego transferu obowiązuje zatem wymóg z poprzedniego akapitu, że uprzednio musi istnieć mający zastosowanie mechanizm na podstawie rozdziału V.

W przypadku Mate zapytania do modeli są przekazywane przez Vercel AI Gateway do wybranego dalszego dostawcy modelu wskazanego na stronie Podmioty podprzetwarzające i mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych lub w innych państwach wykorzystywanych przez gateway, tego dostawcę i ich podmioty podprzetwarzające. Aneks dotyczący przetwarzania danych (Data Processing Addendum) Vercel włącza unijne standardowe klauzule umowne z 2021 r. dla ograniczonych transferów objętych tym aneksem. Aktualne Notices and License Information Vercel czynią warunki wskazane dla tego dostawcy stosowalnymi do tej trasy. Zanim dane osobowe, za które odpowiada Klient, będą przetwarzane tą trasą, Dostawca musi zapewnić, że obowiązują wymagane gwarancje na podstawie art. 28 i rozdziału V RODO. Aktualnego odbiorcę, warunki dostawców, informacje o transferach i mechanizmy kontroli przechowywania na poziomie gateway podano na stronie Podmioty podprzetwarzające; mechanizmy te nie zmieniają opisanego w pkt 11 przechowywania na poziomie aplikacji ani nie zastępują wymaganych gwarancji umownych i dotyczących transferu.

14. Odpowiedzialność

Każda ze stron ponosi odpowiedzialność zgodnie z przepisami prawa, w szczególności zgodnie z art. 82 RODO dotyczącym podziału odpowiedzialności między administratorem a podmiotem przetwarzającym. W stosunkach między stronami do niniejszej DPA stosuje się postanowienia Umowy głównej o odpowiedzialności. Bezwzględnie obowiązująca odpowiedzialność ustawowa, w szczególności za winę umyślną i rażące niedbalstwo, za naruszenie życia, ciała lub zdrowia oraz inna odpowiedzialność, której według obowiązującego prawa nie można wyłączyć ani ograniczyć, pozostaje nienaruszona.

15. Pierwszeństwo

W razie sprzeczności między niniejszą DPA a Umową główną w zakresie przetwarzania danych osobowych w imieniu Klienta pierwszeństwo ma niniejsza DPA. W razie sprzeczności między niniejszą DPA a bezwzględnie obowiązującymi przepisami o ochronie danych pierwszeństwo mają te bezwzględnie obowiązujące przepisy.

Jeżeli strony zawarły indywidualnie podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych, to w odniesieniu do danego Klienta ma ona pierwszeństwo przed niniejszą DPA.

16. Postanowienia końcowe

Niniejsza DPA podlega prawu Republiki Federalnej Niemiec z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Sądem właściwym jest, w zakresie dozwolonym przez prawo, sąd właściwy dla siedziby Dostawcy. Akceptacja elektroniczna zgodnie z pkt 2 zachowuje dla wskazanej wersji DPA formę tekstową; inne zmiany i uzupełnienia niniejszej DPA wymagają formy tekstowej. Jeżeli jakiekolwiek postanowienie niniejszej DPA jest lub stanie się nieważne, nie narusza to ważności pozostałych postanowień.

Niniejsza DPA jest dostępna w języku niemieckim i angielskim. Wiążąca jest wersja niemiecka; wersja angielska jest tłumaczeniem sporządzonym wyłącznie w celach informacyjnych.

Benjamin Wagner
An den Kasernen 25
68167 Mannheim
mail@customermates.com

Ostatnia aktualizacja: 01.09.2026