Program do zarządzania klientami, który zastępuje arkusz i pokazuje, z kim skontaktować się dalej.

Program do zarządzania klientami pokazuje, kim jest klient, z kim rozmawiasz po jego stronie, co jest otwarte i co dzieje się dalej. Opiera się na oprogramowaniu do zarządzania kontaktami, które trzyma każdą osobę i firmę, z którą pracujesz, w jednym wspólnym miejscu, razem z tym, co się z nimi dzieje, i dokłada do tego szanse sprzedaży, zadania oraz rozmowy. Customermates obejmuje jedno i drugie dla małych zespołów pracujących z klientami. To CRM open source zbudowany wokół AI, tworzony w Niemczech.

Gdzie to pomaga w follow upie. Klient ginie wtedy, gdy nikt nie widzi, kto rozmawiał z nim ostatni ani co obiecano. Rekord klienta zawiera osoby, umowy lub szanse sprzedaży oraz, od planu Pro w chmurze, rozmowy e-mail i LinkedIn z nimi, a do tego pole daty następnej akcji. Zapisany widok posortowany według tej daty albo widżet Nadchodzące na pulpicie pokazuje, z kim skontaktować się dalej.

Co daje program do zarządzania klientami

Dobry program do zarządzania klientami przekłada się na cztery codzienne rzeczy:

• Nic nie ginie między osobami. Notatki, historia aktywności i, od planu Pro w chmurze, rozmowy leżą przy kliencie. Gdy opiekun jest na urlopie albo odchodzi z firmy, ktoś inny widzi, co ustalono i co obiecano.
• Lepsza obsługa klienta. Otwierasz jednego klienta i od razu widzisz jego osoby, umowy, otwarte szanse sprzedaży i zadania, więc nie musisz pytać klienta o to, co już ustalono.
• Pipeline sprzedaży pod ręką. Szanse sprzedaży są powiązane z klientem i jego osobami, a pipeline sprzedaży możesz oglądać jako tablicę pogrupowaną według etapu.
• Następny krok zawsze widoczny. Pole daty następnej akcji i zapisany widok pokazują, z kim skontaktować się dalej. Więcej o tym w opisie follow-upów klientów.

Dla kogo jest program do zarządzania klientami?

Najlepiej sprawdza się w małych zespołach, które pracują z klientami dłużej niż jedną transakcję:

• konsultanci, agencje i inne firmy usługowe, w których jeden klient ma kilka osób kontaktowych oraz kilka umów lub projektów;
• firmy z kilkoma opiekunami klienta, w których trzeba wiedzieć, kto rozmawiał z klientem ostatni;
• zespoły, które wyrosły z arkusza, bo ten sam klient jest w kilku plikach, a notatki leżą w skrzynkach różnych osób.

To nie jest narzędzie dla jednej osoby, której wystarczą nazwiska i numery w telefonie, ani dla zespołu, który chce w jednym programie wystawiać oferty i faktury oraz wysyłać masowe e-maile. Granice opisują sekcje „Czego nie robi” oraz „Program do obsługi klientów czy książka adresowa w telefonie?” niżej.

Zobacz to w przykładowej przestrzeni roboczej

Przestrzeń robocza do zarządzania klientami to przykład z danymi próbnymi, a nie konto klienta. Interfejs i rekordy przykładowe są po polsku. Ma pięć list: Klienci, Kontakty, Umowy, Szanse sprzedaży i Zadania. Każdy klient ma status relacji (Nowa relacja, W rozmowach, Klient, Uśpiony), opiekuna konta i skonfigurowane pole daty następnej akcji. Każda umowa to jedna usługa w jednej lokalizacji z miesięczną opłatą i datą przeglądu, a pole obliczane sumuje roczną wartość klienta z jego umów. Umowy zawierają adres lokalizacji i podpisane porozumienie jako PDF, pulpit pokazuje lokalizacje na mapie i wypisuje przeglądy przypadające w ciągu najbliższych 30 dni, a widok kalendarza pokazuje daty przeglądów miesiąc po miesiącu.

Otwórz jednego klienta, a zobaczysz jego osoby, umowy, otwarte szanse sprzedaży, zadania i obsługiwane rozmowy powiązanych z nim osób, wszystko na jednym rekordzie. Nic tam nie jest kopiowane do drugiego silosu danych: kontakt w rekordzie klienta to ten sam kontakt, który wyszukujesz, filtrujesz i aktualizujesz.

Twoja własna przestrzeń robocza nie zaczyna się od tych list. Nowa przestrzeń robocza zaczyna się bez list. W Customermates Cloud konfiguracja z AI buduje listy, etapy, pulpit i strony Bazy wiedzy na podstawie Twojego opisu. Uruchamia się raz podczas onboardingu, ma limit kredytów konfiguracji i możesz ją pominąć przyciskiem Zacznij od pustej przestrzeni roboczej. W przeciwnym razie osoby z prawami do modelu danych tworzą listy i pola w sekcji Model danych. Przy self-hostingu to jedyna droga.

Uporządkowane dane klienta

Rekord klienta zawiera pola, które wybierzesz. Typy pól to Tekst, Tekst sformatowany, Liczba, Kwota pieniężna, Tak lub nie, Data, Data i godzina, Zakres dat, Zakres daty i godziny, Pojedynczy wybór, Wielokrotny wybór, Adres internetowy, Członek, Adres, Plik oraz Telefon, e-mail i social media. Pola obliczane dodają wartości z innych pól lub z powiązanych rekordów.

Pole Dane kontaktowe zawiera numery telefonów, adresy e-mail oraz tożsamości LinkedIn, Instagram i Telegram, które dopasowują wiadomości do osoby. Pod numer z tego pola można zadzwonić, a ponadto dopasowuje on czaty WhatsApp z tego samego numeru. Jeden adres może należeć do kilku rekordów, na przykład do kontaktu i klienta.

Pole Adres zawiera jeden adres pocztowy: Customermates sprawdza go z formatem adresów danego kraju, podpowiada miasto i region dla kodu pocztowego, a po kliknięciu otwiera adres w mapach. Pole Plik zawiera dokumenty, takie jak umowy czy oferty, do 20 plików na pole, a tekst tych plików wyszukiwarka znajduje.

Notatki są przy każdym rekordzie. Wyszukiwarka globalna (Cmd/Ctrl+K) znajduje rekordy po nazwie i danych kontaktowych; do pozostałych pól docierasz przez filtry.

Powiązane rekordy zamiast płaskiej listy

Relacje łączą listy. Kontakt może należeć do kilku klientów, szansa sprzedaży wskazuje swojego klienta i jego osoby, a zadanie wskazuje to, czego dotyczy. Jeśli Twój zespół mówi o kontach, a nie o klientach, zmień nazwę listy dla całej przestrzeni roboczej w sekcji Model danych.

Arkusz trzyma jeden wiersz na osobę i powtarza nazwę firmy, a Customermates trzyma firmę raz i podpina do niej osoby. Otwórz klienta, a jego osoby są tam wypisane; otwórz osobę, a jej klienci są o jedno kliknięcie dalej.

Skonfiguruj zarządzanie klientami w pięciu krokach

1. Utwórz lub sprawdź listy

   Pozwól, żeby konfiguracja z AI zbudowała je w Customermates Cloud, albo utwórz Klientów, Kontakty i Szanse sprzedaży w sekcji Model danych, z relacjami między nimi.

2. Dodaj pola, według których sortujesz

   Na przykład Relacja (pojedynczy wybór), Rola przy kontaktach (Decydent, Osoba operacyjna, Księgowość) i Następna akcja (data).

3. Zaimportuj swoją listę

   Najpierw zaimportuj klientów, potem kontakty, żeby kolumna firmy się powiązała. Szczegóły niżej.

4. Zapisz widoki

   „Moi aktywni klienci”, „Następna akcja w tym tygodniu” albo „Jeszcze bez klienta” do porządków po imporcie. Udostępnij te, których potrzebuje cały zespół, na przykład „Następna akcja w tym tygodniu”, wszystkim w przestrzeni roboczej albo wybranym rolom.

5. Zdecyduj, kto co widzi

   W edytorze ról ustaw dostęp do odczytu dla każdej listy na Wszystkie, Przypisane albo Brak, a do tego prawa do tworzenia, edycji i usuwania. Uprawnienia dotyczą całych list, a nie pojedynczych pól.

Konfigurowalne następne akcje

Customermates nie ma wbudowanych przypomnień ani logiki terminów. Dodajesz pole daty, na przykład Następna akcja, do klientów lub szans sprzedaży i zapisujesz widok przefiltrowany po datach, które już minęły. W Customermates Cloud rutyna może co poniedziałek rano wypisać te rekordy. Widoki tablicy pogrupowane według statusu relacji pokazują na pierwszy rzut oka, kto jest nowy, aktywny albo uśpiony.

Przejście z Excela lub Google Sheets

Wiele zespołów zaczyna od arkusza. Przeniesienie go jest praktyczne, ale nie automatyczne:

• Format. Lista importuje się ze skoroszytu Excela (.xlsx lub .xls) albo pliku CSV przez kreator: wybierz arkusz, przypisz kolumny, sprawdź podgląd, zaimportuj. Plików Google Sheets nie importujesz bezpośrednio: pobierz arkusz jako .xlsx lub .csv. Plik pobrany z Outlooka albo z Kontaktów Google można zaimportować w tej postaci. Ponownie można też zaimportować eksport JSON tej samej listy.
• Kolejność. Importuj klientów przed kontaktami, żeby kolumna firmy powiązała się z istniejącymi rekordami. Kolumny z e-mailem, telefonem i komunikatorami przypisz do pola Dane kontaktowe.
• Bez cofania. Importu nie można wycofać. Najpierw wyczyść duplikaty, bo potem nie ma funkcji scalania. Przetestuj na małym pliku.
• Bez załączników. Pliki leżące obok arkusza, takie jak umowy czy PDF-y, nie są częścią importu. Potrzebne wgraj potem do pola Plik przy rekordzie.
• Poprawki zbiorcze. Wyeksportuj listę, popraw ją w Excelu i zaimportuj ponownie jako Istniejące rekordy.
• Bez bieżącej synchronizacji. Po imporcie arkusz i Customermates to osobne listy.

Poradnik o rekordach opisuje limity i opcje.

Rozmowy obok relacji

W Customermates Cloud plany Pro i wyższe łączą Gmaila, Outlooka, IMAP, LinkedIn (w tym obsługiwane czaty Sales Navigator i Recruiter), WhatsApp, Instagram i Telegram przez wspólną skrzynkę odbiorczą. Uczestnik jest powiązany z kontaktem przez tożsamość w jego polu Dane kontaktowe. Gdy pisze nieznany adres, powiązujesz tego uczestnika z istniejącym albo nowym kontaktem. Rozmowa jest powiązana z szansą sprzedaży lub klientem tylko wtedy, gdy zrobisz to Ty albo agent w sposób jawny; nic nie jest automatycznie przypisywane do szansy sprzedaży.

Obowiązują limity planów. Starter i self-hosted nie mają podłączonych kont komunikatorów. Pro obejmuje Twoje własne konta (liczba podłączonych kont na użytkownika w cenie: 1) oraz wątki udostępniane pojedynczo. Udostępnienie całego konta zespołowi wymaga planu Business, Max lub Enterprise.

AI na rekordach klientów: Mate i MCP

W Customermates Cloud Mate, hostowany asystent, pracuje na rekordach w zwykłym języku w ramach kredytów AI Twojego planu:

Utwórz kontakty dla wszystkich osób z tej stopki e-maila i powiąż je z klientem Hartmann Consulting. Najpierw sprawdź, czy któraś z nich już istnieje.

Mate widzi to, co możesz widzieć Ty. Tworzy i aktualizuje rekordy oraz wysyła wiadomości, gdy tylko o to poprosisz; usunięcia, importy i zmiany dostępu za każdym razem czekają na Twoje zatwierdzenie. Przy self-hostingu Mate nie jest dostępny.

W każdym planie, także self-hosted, Twój własny klient AI, taki jak Claude czy ChatGPT, może przez MCP czytać i aktualizować rekordy, do których masz dostęp, a koszty ponosi Twój dostawca AI.

Gdzie leżą dane

W Customermates Cloud baza danych działa w regionie AWS Frankfurt. Dostawcy usług, w tym firmy z USA, są na stronie podmiotów podprzetwarzających, a dostępna jest umowa powierzenia przetwarzania danych. Hosting w UE nie jest certyfikatem, a Customermates żadnego nie posiada. Żeby trzymać dane na własnych serwerach, uruchom rdzeń AGPL w trybie self-hosted, bez skrzynki odbiorczej i bez Mate.

Czego nie robi

Program do obsługi klientów czy książka adresowa w telefonie?

Customermates nie synchronizuje się z książkami adresowymi telefonu ani Outlooka. To miejsce, w którym zespół zarządza relacjami z klientami, a nie zamiennik aplikacji Kontakty w telefonie. Więcej opcji obok siebie znajdziesz w porównaniu programów do baz klientów.

Jak wybrać program do zarządzania klientami?

Nie ma jednego najlepszego programu, jest taki, który pasuje do sposobu pracy Twojego zespołu. Sprawdź:

1. Powiązania. Czy firma, jej osoby, umowy i szanse sprzedaży są połączone, czy to płaska lista?
2. Import i eksport. Czy zaimportujesz swój arkusz i wyeksportujesz dane z powrotem? Przetestuj to na około 50 własnych rekordach.
3. Rozmowy i następny krok. Czy przy kliencie widać ostatni kontakt i datę następnej akcji?
4. Uprawnienia. Czy możesz ustawić, kto co widzi, na przykład osobno dla każdej listy?
5. Cena. Czy płacisz za użytkownika, czy koszt rośnie z liczbą kontaktów, i co zmienia się na wyższym planie?
6. Dane. Gdzie leżą i czy dostawca udostępnia umowę powierzenia przetwarzania danych?

Zestawienie narzędzi z datą, licencją, hostingiem, planem darmowym i ceną znajdziesz w porównaniu programów CRM, a jeśli zaczynasz od zera, prosty CRM pokazuje najmniejszą sensowną konfigurację.

Ile to kosztuje

Rozliczenie jest miesięczne za użytkownika, nigdy za kontakt. Starter kosztuje 12 €, Pro 29 €, a Business 69 € za użytkownika miesięcznie. Skrzynka odbiorcza zaczyna się od planu Pro, udostępnianie całego konta od planu Business. Self-hosting rdzenia AGPL nie wiąże się z opłatą licencyjną. Zobacz cennik.

Najczęściej zadawane pytania