CRM dla agencji marketingowej, który przekazuje każdego klienta do realizacji.

CRM dla agencji trzyma każdego klienta, każdy pitch i każdy retainer przy jednym rekordzie, a rozmowy e-mail i LinkedIn obok, żeby osoba, która sprzedała pracę, i osoba, która ją realizuje, widziały tę samą historię. Customermates to taki CRM dla agencji marketingowych, kreatywnych i cyfrowych na 2 do 10 osób i kończy się tam, gdzie zaczyna się realizacja: planowanie, kampanie, ewidencja czasu pracy i fakturowanie zostają w narzędziach do tego stworzonych.

Pitch wychodzi, notatki z briefingu leżą w skrzynce jednej osoby, a klient, który podpisał w zeszłym tygodniu, pyta, kto jest jego osobą kontaktową. W Customermates klienci i potencjalni klienci, ich kontakty, każdy pitch, podpisane retainery (umowy abonamentowe) i kolejna akcja zostają przy jednym rekordzie, aż wygrana praca przejdzie do narzędzi, które prowadzą realizację. W Customermates Cloud od planu Pro wątki e-mail i LinkedIn leżą przy kliencie, a Mate lub Twój własny agent AI przez MCP przygotowuje odpowiedź i kolejny krok, które sprawdzasz, poprawiasz i wysyłasz. To open source CRM, zaprojektowany od początku z myślą o AI i stworzony w Niemczech.

Krótko: dla agencji na 2 do 10 osób ważniejsze od liczby funkcji jest to, czy zespół będzie otwierał CRM codziennie. Niżej znajdziesz zadania, które CRM musi pokryć, i porównanie sześciu opcji; planowanie realizacji, ewidencja czasu pracy i fakturowanie i tak zostają w narzędziach do tego stworzonych.

W skrócie

Dla kogo

Agencje marketingowe, kreatywne i cyfrowe, które zdobywają pracę przez briefingi, pitche i kilku interesariuszy po stronie klienta.

Główne zadanie

Wracać do każdego pitchu i przekazywać każdego podpisanego klienta do realizacji, z rozmową i kolejnym krokiem przy rekordzie klienta.

Limity dla zespołu

Udostępniony widok jest dla współpracowników tylko do odczytu, nie ma uprawnień na poziomie pól, a udostępnianie całego konta skrzynki odbiorczej zaczyna się od planu Business.

Granica systemu

Realizacja projektów, oferty, ewidencja czasu pracy, fakturowanie i narzędzia do kampanii zostają w stosie narzędzi Twojej agencji.

Relacje

Klienci, potencjalni klienci i kontakty

Nowe zlecenia

Tablica pitchów z Twoimi etapami

Praca cykliczna

Retainery jako rekordy

Follow-up

Zadania powiązane z rekordami

Rozmowy

Skrzynka odbiorcza w chmurze od planu Pro

Po co agencji marketingowej CRM

Agencja realizuje zlecenia obecnych klientów, a nowych zdobywa w przerwach między nimi. Bez wspólnego miejsca na pitche powtarza się ten sam schemat:

• Nie wiadomo, skąd przyszedł klient. Polecenie, LinkedIn, konkurs czy obecny klient: wiesz to tylko wtedy, gdy ktoś zapisał źródło przy rekordzie.
• Obietnice z pitchu zostają w jednej skrzynce. Osoba, która realizuje zlecenie, pyta klienta o to, co sprzedaż już ustaliła.
• Rozmowy są rozproszone. Briefing przyszedł e-mailem, ustalenia na LinkedInie, a pytanie o termin na WhatsAppie.
• Pitch bez właściciela cichnie. Gdy zespół pracuje nad cudzym projektem, nikt nie wraca do oferty wysłanej dwa tygodnie temu.

CRM nie naprawi tego sam, ale daje jedno miejsce, w którym każdy pitch ma etap, właściciela i kolejny krok, a rozmowy leżą obok.

Co musi obsłużyć CRM dla agencji?

Agencje sprzedają przez briefingi i pitche, a potem żyją z retainerów i kilku osób po stronie klienta. To zadania, które CRM musi pokryć, to, co Customermates robi w każdym z nich w przykładowej przestrzeni roboczej agencji, i miejsce, w którym się kończy.

Skrzynka odbiorcza zaczyna się od planu Pro, a Mate i rutyny od planu Starter, wszystko w Customermates Cloud; wersja self-hosted nie ma żadnego z nich.

Najlepszy CRM dla małych agencji marketingowych: sześć opcji w porównaniu

Ranking opiera się na jednym zadaniu: wracaniu do każdego pitchu i każdej rozmowy z klientem w agencji na 2 do 10 osób. Tę stronę publikuje Customermates, więc sprawdź każdy wiersz na stronie dostawcy. Ceny sprawdzono 9 listopada 2026 r. (Attio: 12 listopada 2026 r.) na stronie z cennikiem każdego dostawcy, a cenę promocyjną opisujemy jako promocyjną.

Jak wybrać system CRM dla agencji marketingowej

Zanim porównasz ceny, sprawdź, jak narzędzie radzi sobie w pięciu miejscach, w których agencje najczęściej się na nim potykają:

• Łatwość obsługi. Jeśli CRM wymaga kilkunastu pól przy każdym pitchu, zespół przestanie go uzupełniać. W Customermates nowa przestrzeń robocza zaczyna bez list, a w Customermates Cloud konfiguracja z pomocą AI buduje listy i etapy z opisu Twojej agencji; własne pola i etapy dodajesz w Modelu danych.
• Rozmowy przy kliencie. Zapytaj, które kanały łączy skrzynka i od którego planu. W Customermates wspólna skrzynka dla całego zespołu zaczyna się od planu Business.
• Przekazanie do realizacji. Sprawdź, czy osoba, która prowadzi projekt, widzi pitch, ustalenia i wątek klienta bez dopytywania. To ważniejsze niż kolejna kolumna na tablicy.
• Integracje i dostęp dla AI. REST API, webhooki i MCP pozwalają połączyć CRM z własnym klientem AI; w Customermates REST API i MCP są w każdym planie. Przekazanie wygranego pitcha do narzędzia do projektów może obsłużyć osobno prowadzony przepływ n8n.
• Cena przy rosnącym zespole. Porównuj tę samą jednostkę: za miejsce czy za użytkownika, rozliczenie miesięczne czy roczne, i od którego planu dostajesz to, czego potrzebujesz. Tabela wyżej podaje to dla każdego narzędzia.

Agencja reklamowa lub kreatywna z kilkoma osobami zwykle zaczyna od planu darmowego albo okresu próbnego. Dopiero użycie przy prawdziwym pitchu pokazuje, czy zespół wraca do narzędzia, czy do arkusza.

Kiedy Customermates to zły CRM dla agencji?

Customermates służy do wracania do pitchów i rozmów z klientami. Wybierz inne narzędzie, jeśli któryś z tych punktów przesądza o zakupie:

• Chcesz sprzedaży i realizacji w jednym narzędziu. Customermates nie ma ewidencji czasu pracy, planowania mocy przerobowych, fakturowania ani dokumentów ofertowych, a lista Projekty trzyma tylko to, co wpiszesz ręcznie. Pokrywa to narzędzie PSA lub do zarządzania projektami; Customermates może stać obok do nowych zleceń.
• Prowadzisz sekwencje wychodzące albo masowe wysyłki e-mail. Nie ma sekwencji e-mail, wysyłek masowych ani scoringu leadów. Wiadomości wychodzą pojedynczo.
• Klienci muszą mieć własne logowanie. Nie ma portali klienta, subkont klientów ani przestrzeni white-label.
• Niektóre osoby nie mogą widzieć jednego pola. Role kontrolują listy i rekordy, a nie pojedyncze pola: pole ze stawką widzi każdy, kto może odczytać rekord.
• Twój zespół pracuje z telefonu. Customermates to responsywne oprogramowanie webowe bez natywnej aplikacji mobilnej.
• Chcesz skrzynki odbiorczej i Mate w self-hosted. Wersja self-hosted ma zestaw funkcji Starter: bez ujednoliconej skrzynki odbiorczej i bez Mate.

Gdy któryś z tych punktów przesądza, strony porównań stawiają Customermates obok Pipedrive, HubSpot, Attio, Twenty, Breakcold, wiersz po wierszu.

Tablica pitchów w przykładowej przestrzeni roboczej

Przestrzeń robocza agencji to przykład z danymi przykładowymi, a nie konto klienta. Interfejs i rekordy przykładowe są po polsku. Ma sześć list: Klienci, Kontakty, Pitche, Projekty, Retainery i Zadania. Pitche przechodzą przez Zapytanie, Briefing, Przygotowanie pitchu, Oferta wysłana, Negocjacje, Wygrana i Przegrana.

Tablica pitchów pokazuje każdy otwarty pitch jako kartę na jego etapie, z właścicielem i szacowaną wartością. Każdy etap ma prawdopodobieństwo wygranej, więc tablica pokazuje też wartość ważoną każdego pitchu. To ważenie pipeline'u na Twoich własnych prawdopodobieństwach, a nie prognoza.

Otwórz klienta z karty, a cała relacja jest w jednym miejscu:

• Osoby: szefowa marketingu, która przekazała Ci briefing, dyrektor zarządzający, który podpisuje, osoba z zakupów.
• Pitche: bieżący na etapie Przygotowanie pitchu i wcześniejsze, które zostały wygrane. Pitch trzyma brief klienta i ofertę jako pliki PDF w polu Plik oraz datę i godzinę prezentacji.
• Projekty: wygrana praca jako rekordy ze statusem, budżetem, budżetem godzin i wykorzystanymi godzinami; pozostałe godziny wylicza się z tych dwóch. Widok kalendarza pokazuje miesiąc po miesiącu okno produkcji każdego projektu.
• Retainer: rekord z polami takimi jak opłata miesięczna, okres, data rozpoczęcia i data odnowienia. Wartość umowy to opłata miesięczna razy okres, a klient pokazuje swój MRR z retainerów. Opisuje ustalenie i trzyma podpisaną umowę jako PDF; nie tworzy faktur ani rozliczeń cyklicznych.
• Rozmowa: wątek e-mail z szefową marketingu, powiązany z pitchem. Kontakt dopasowano po adresie e-mail w polu Dane kontaktowe; powiązanie z pitchem ustawiła wprost osoba, nigdy automat.

Od zapytania do projektu i retainera

1. Zapisz zapytanie

   Dodaj osobę oraz klienta lub potencjalnego klienta i otwórz pitch na etapie Zapytanie. Zanotuj źródło, na przykład polecenie albo obecnego klienta, w polu.

2. Przyjmij briefing

   Przesuń pitch do Briefing, zapisz budżet i zakres we własnych polach i przypisz właściciela.

3. Przygotuj i wyślij pitch

   Przejdź przez Przygotowanie pitchu i Oferta wysłana. Powiązane zadania i pole daty kolejnego kroku pokazują, co jest do zrobienia i kto za to odpowiada.

4. Wracaj do klienta i negocjuj

   Odpowiadaj w oryginalnym wątku ze skrzynki odbiorczej albo poproś Mate o szkic na podstawie rekordu klienta i rozmowy, a potem go przeczytaj i wyślij.

5. Zapisz wynik

   Przesuń pitch do etapu Wygrana lub Przegrana. Dla wygranej pracy utwórz rekord projektu lub retainera, a plany realizacji, ewidencję czasu pracy i rozliczenia zostaw w narzędziach do projektów i finansów.

Co należy do CRM, a co zostaje w stosie narzędzi agencji

Rozmowy z klientami obok relacji

W Customermates Cloud ujednolicona skrzynka odbiorcza łączy pocztę z Gmaila, Outlooka lub IMAP z LinkedInem, WhatsAppem, Instagramem i Telegramem. Odpowiadasz w oryginalnym kanale. Uczestnicy są dopasowywani do kontaktów po adresie e-mail, numerze telefonu lub tożsamości w LinkedIn; powiązanie rozmowy z pitchem lub klientem to celowy krok osoby lub agenta.

Plan decyduje, jak daleko sięga skrzynka odbiorcza:

• Starter i self-hosted: brak połączonych kont komunikatorów.
• Pro: własne połączone konta każdej osoby (w cenie: 1 na użytkownika) i wątki udostępniane pojedynczo.
• Business, Max i Enterprise: udostępnianie całego konta, więc wspólną skrzynkę z nowymi zleceniami można otworzyć zespołowi obsługującemu klienta. W Business liczba połączonych kont na użytkownika w cenie wynosi 3.

Pomoc AI i połączenia

Mate, asystent w Customermates Cloud, potrafi podsumować klienta przed spotkaniem pitchowym, przesunąć pitch na kolejny etap i zapisać szkic follow-upu w rozmowie. Działa na kredytach hostowanej AI wliczonych na aktywnego użytkownika w każdym płatnym planie chmurowym i nie jest dostępny w wersji self-hosted. Mate wysyła, gdy mu to polecisz, więc poproś o szkic, gdy chcesz najpierw sprawdzić. Rutyna może uruchamiać Mate według harmonogramu albo przy zmianie rekordu. Przykładowa przestrzeń robocza ma cztery: w każdy poniedziałek kontrola odnowień oznacza retainery odnawiane w ciągu 60 dni jako Do odnowienia i tworzy zadanie, a podsumowanie przegląda tablicę pitchów bez żadnych zmian; w każdy poranek dnia roboczego jedna rutyna zapisuje szkice odpowiedzi do pitchów, których data następnego kroku już nadeszła, a gdy pitch przechodzi na etap Oferta wysłana, inna zapisuje szkic follow-upu do sprawdzenia.

Każdy plan, także self-hosted, ma REST API i MCP dla zewnętrznych klientów AI, takich jak Claude czy ChatGPT, które mogą czytać lub aktualizować rekordy dozwolone dla Twojej roli; webhooki są w każdym płatnym planie i w samodzielnym hostingu. Osobno prowadzony przepływ n8n może przekazać wygrany pitch do Twojego narzędzia do projektów.

Praca w zespole agencji

Zanim zaprosisz całą agencję, poznaj ograniczenia:

• Udostępnione widoki są tylko do odczytu. Udostępnij widok tablicy pitchów całej agencji albo wybranym rolom, a wszyscy pracują na tych samych filtrach; zmienia go tylko jego właściciel.
• Brak uprawnień na poziomie pól. Role kontrolują dostęp do list i rekordów, więc rola z dostępem do odczytu Przypisane może ograniczyć freelancera do jego własnych pitchów, ale nie ukryjesz jednego pola, takiego jak stawka, przed kimś, kto może odczytać rekord.
• Udostępnianie całego konta skrzynki odbiorczej zaczyna się od planu Business. W Pro wątki udostępnia się pojedynczo.
• Brak subkont klientów ani przestrzeni white-label. Customermates to własny CRM Twojej agencji, a nie portal, który odsprzedajesz klientom.

Konfiguracja własnej przestrzeni roboczej

Nowa przestrzeń robocza zaczyna bez list. Pitche, Projekty i Retainery to przykładowe listy z dema, a nie to, co zawiera każde konto. W Customermates Cloud konfiguracja przestrzeni z pomocą AI pyta, do czego ma służyć przestrzeń, i z Twoich odpowiedzi buduje listy, etapy, pulpit i strony Bazy wiedzy. Uruchamia się raz przy wdrożeniu, w ramach ograniczonej puli kredytów AI, a możesz ją pominąć przez Zacznij od pustej przestrzeni roboczej (zobacz wdrożenie).

W przeciwnym razie osoby z uprawnieniami do Modelu danych tworzą listy, pola i etapy w Modelu danych oraz importują istniejących klientów i kontakty ze skoroszytu Excela. Import jest nieodwracalny, więc najpierw wypróbuj go na kilku wierszach.

Chmura czy self-hosted

Listy, pola, tablica pitchów, zadania, REST, webhooki i MCP działają w Customermates Cloud i w wersji self-hosted. Samodzielny hosting ma zestaw funkcji Starter: bez ujednoliconej skrzynki odbiorczej, bez Mate i bez konfiguracji z pomocą AI. Ceny za użytkownika miesięcznie, rozliczane co miesiąc, są na stronie z cennikiem.

Najczęstsze pytania