O CRM para agência de marketing que repassa cada cliente para a entrega.

Um CRM para agências mantém cada cliente, cada pitch e cada retainer em um único registro, com as conversas de e-mail e LinkedIn ao lado, para que quem vendeu o trabalho e quem o entrega vejam o mesmo histórico. O Customermates é um CRM assim para agências de marketing, criativas e digitais de 2 a 10 pessoas, e ele para onde a entrega começa: planejamento, campanhas, controle de horas e faturamento ficam nas ferramentas feitas para isso.

Um pitch sai, as anotações do briefing ficam na caixa de entrada de uma só pessoa, e um cliente que assinou na semana passada pergunta quem é o contato dele. No Customermates, clientes e prospects, os contatos deles, cada pitch, os retainers assinados e a próxima ação ficam em um único registro até o trabalho ganho ser repassado às ferramentas que tocam a entrega. A partir do Pro no Customermates Cloud, as conversas de e-mail e LinkedIn ficam no cliente, e o Mate ou o seu próprio agente de IA via MCP redige a resposta e o próximo passo para você revisar, editar e enviar. É um CRM de código aberto, nativo de IA, feito na Alemanha.

Em resumo

Ideal para

Agências de marketing, criativas e digitais que conquistam trabalho por briefings, pitches e vários interlocutores por cliente.

Tarefa principal

Acompanhar cada pitch e repassar cada cliente assinado para a entrega, com a conversa e o próximo passo no registro do cliente.

Limites para a equipe

Uma visualização compartilhada é somente leitura para os colegas, não há permissões por campo e o compartilhamento da conta inteira da caixa de entrada começa no Business.

Limite do sistema

Entrega de projetos, propostas, controle de horas, faturamento e ferramentas de campanha ficam no stack da sua agência.

Relacionamentos

Clientes, prospects e contatos

Novos negócios

Um quadro de pitches com as suas etapas

Trabalho recorrente

Retainers como registros

Follow-up

Tarefas vinculadas aos registros

Conversas

Caixa de entrada na nuvem a partir do Pro

O que um CRM para agências precisa dar conta?

Agências vendem com briefings e pitches e depois vivem de retainers e de várias pessoas por cliente. Estas são as tarefas que um CRM precisa cobrir, o que o Customermates faz em cada uma no espaço de trabalho de exemplo da agência e onde ele para.

A caixa de entrada começa no Pro, e o Mate e as rotinas no Starter, tudo no Customermates Cloud; a edição com hospedagem própria não tem nenhum deles.

O melhor CRM para pequenas agências de marketing: seis opções comparadas

O ranking segue uma única tarefa: acompanhar cada pitch e cada conversa com clientes em uma agência de 2 a 10 pessoas. O Customermates publica esta página, então confira cada linha no site do próprio fornecedor. Os preços foram verificados em 9 de novembro de 2026 (Attio: 12 de novembro de 2026) na página de preços de cada fornecedor, e um preço promocional é indicado como tal.

Quando o Customermates é o CRM errado para uma agência?

O Customermates serve para acompanhar pitches e conversas com clientes. Escolha outra ferramenta se um destes pontos decidir a sua compra:

• Você quer vendas e entrega em uma única ferramenta. O Customermates não tem controle de horas, planejamento de capacidade, faturamento nem documentos de proposta, e a lista de Projetos só guarda o que você lança à mão. Um PSA ou uma ferramenta de projetos cobre isso; o Customermates pode ficar ao lado para novos negócios.
• Você faz sequências outbound ou envios em massa de e-mail. Não há sequências de e-mail, envios em massa nem pontuação de leads. As mensagens saem uma de cada vez.
• Seus clientes precisam de um acesso. Não há portais de clientes, subcontas de clientes nem espaços de trabalho white-label.
• Algumas pessoas não podem ver um campo específico. As funções controlam listas e registros, não campos isolados: um campo de honorários fica visível para quem pode ler o registro.
• Sua equipe trabalha pelo celular. O Customermates é um software web responsivo, sem aplicativo móvel nativo.
• Você quer a caixa de entrada e o Mate com hospedagem própria. A edição com hospedagem própria tem o conjunto de recursos do Starter: sem caixa de entrada unificada e sem Mate.

Se um desses pontos decidir, as páginas de comparação colocam o Customermates lado a lado com Pipedrive, HubSpot, Attio, Twenty, Breakcold, linha por linha.

O quadro de pitches no espaço de trabalho de exemplo

O espaço de trabalho da agência é um exemplo com dados de exemplo, não uma conta de cliente. A interface e os registros de exemplo estão em português. Ele tem seis listas: Clientes, Contatos, Pitches, Projetos, Retainers e Tarefas. Os pitches passam por Solicitação, Briefing, Preparação do pitch, Proposta enviada, Negociação, Ganho e Perdido.

O quadro de pitches mostra cada pitch aberto como um cartão na sua etapa, com o responsável e o valor estimado. Cada etapa tem uma probabilidade de ganho, então o quadro também mostra um valor ponderado por pitch. É uma ponderação do pipeline com as suas próprias probabilidades, não uma previsão.

Abra um cliente a partir de um cartão e o relacionamento inteiro está em um só lugar:

• As pessoas: quem de marketing passou o briefing, a diretoria que assina, o contato de compras.
• Os pitches: o atual em Preparação do pitch e os anteriores que foram ganhos. Um pitch guarda o briefing do cliente e a proposta como PDFs em um campo Arquivo, além da data e da hora da apresentação.
• Os projetos: o trabalho ganho como registros com status, orçamento, orçamento de horas e horas usadas; as horas restantes são calculadas a partir dos dois. Uma visualização de calendário mostra, por mês, a janela de produção de cada projeto.
• O retainer: um registro com campos como mensalidade, prazo, data de início e data de renovação. O valor do contrato é calculado como mensalidade vezes o prazo, e o cliente mostra o seu MRR de retainer. Ele descreve o acordo e guarda o acordo assinado como PDF; não cria faturas nem cobrança recorrente.
• A conversa: uma conversa por e-mail com quem de marketing passou o briefing, vinculada ao pitch. O contato foi associado pelo endereço de e-mail no campo Dados de contato; o vínculo com o pitch foi definido explicitamente por uma pessoa, nunca automaticamente.

Do contato ao projeto e ao retainer

1. Registre o contato inicial

   Adicione a pessoa e o cliente ou prospect, e abra um pitch em Solicitação. Anote a origem, como uma indicação ou um cliente atual, em um campo.

2. Receba o briefing

   Mova o pitch para Briefing, registre orçamento e escopo nos seus campos e atribua um responsável.

3. Prepare e envie o pitch

   Percorra Preparação do pitch e Proposta enviada. Tarefas vinculadas e um campo de data do próximo passo mostram o que vence e quem é o responsável.

4. Faça follow-up e negocie

   Responda na conversa original pela caixa de entrada, ou peça ao Mate um rascunho a partir do registro do cliente e da conversa, depois leia e envie.

5. Registre o resultado

   Mova o pitch para Ganho ou Perdido. Para o trabalho ganho, crie o registro do projeto ou do retainer e mantenha planos de entrega, controle de horas e faturamento nas suas ferramentas de projeto e de finanças.

O que fica no CRM e o que fica no stack da agência

As conversas com clientes ao lado do relacionamento

No Customermates Cloud, a caixa de entrada unificada reúne e-mail do Gmail, do Outlook ou de IMAP com LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram. Você responde pelo canal original. Os participantes são associados a contatos pelo endereço de e-mail, pelo número de telefone ou pela identidade no LinkedIn; vincular uma conversa a um pitch ou a um cliente é um passo deliberado de uma pessoa ou de um agente. Em uma agência em que o briefing e a aprovação costumam chegar pelo WhatsApp, isso mantém o histórico no registro do cliente, e não só no celular de quem atendeu.

O plano define até onde a caixa de entrada chega:

• Starter e hospedagem própria: nenhuma conta de mensagens conectada.
• Pro: as contas conectadas de cada pessoa (1 por usuário incluída) e conversas compartilhadas individualmente.
• Business, Max e Enterprise: compartilhamento da conta inteira, para que uma caixa de e-mail compartilhada de novos negócios possa ser aberta à equipe da conta. O Business inclui 3 contas conectadas por usuário.

Ajuda da IA e conexões

O Mate, o assistente do Customermates Cloud, pode resumir um cliente antes de uma reunião de pitch, mover um pitch para a próxima etapa e salvar na conversa um rascunho de follow-up. Ele roda com créditos de IA hospedados, incluídos por usuário ativo em todo plano pago na nuvem, e não está disponível com hospedagem própria. O Mate envia quando você manda enviar, então peça um rascunho quando quiser revisar antes. Uma rotina pode executar o Mate em um agendamento ou quando um registro muda. O espaço de trabalho de exemplo tem quatro: toda segunda-feira uma verificação de renovações marca como A renovar os retainers que renovam em até 60 dias e cria uma tarefa, e um resumo percorre o quadro de pitches sem alterar nada; toda manhã de dia útil uma rotina salva rascunhos de resposta para os pitches cuja data do próximo passo chegou, e quando um pitch passa para Proposta enviada outra salva um rascunho de follow-up para revisão.

Todo plano, inclusive com hospedagem própria, tem uma API REST e MCP para clientes de IA externos, como o Claude ou o ChatGPT, que podem ler ou atualizar os registros que a sua função permite; os webhooks vêm com todo plano pago e com a hospedagem própria. Um fluxo do n8n operado separadamente pode passar um pitch ganho para a sua ferramenta de projetos.

Lembretes e onboarding de novos clientes

O cliente novo costuma se perder no intervalo entre assinar e começar. O Customermates não tem sequências de onboarding automáticas, mas dá para montar o repasse com o que existe:

• Ao ganhar o pitch: mova-o para Ganho, crie o registro do projeto ou do retainer e uma tarefa de kickoff atribuída a quem lidera a entrega.
• A resposta de boas-vindas: o Mate redige a mensagem a partir do seu playbook de repasse e salva como rascunho; você lê, edita e envia.
• Os lembretes: as tarefas não têm lembretes embutidos, então use um campo de data com uma visualização salva, ou uma rotina que o Mate executa toda segunda-feira e que cria as tarefas por você, como a verificação de renovações do espaço de exemplo.

Trabalhando em equipe na agência

Antes de convidar a agência inteira, conheça os limites:

• As visualizações compartilhadas são somente leitura. Compartilhe uma visualização do quadro de pitches com a agência inteira ou com funções selecionadas e todos trabalham com os mesmos filtros; só o dono dela a altera.
• Sem permissões por campo. As funções controlam o acesso a listas e registros, então uma função com acesso de leitura Atribuídos pode limitar um freelancer aos próprios pitches, mas você não consegue esconder um campo, como o valor dos honorários, de quem pode ler o registro.
• O compartilhamento da conta inteira da caixa de entrada começa no Business. No Pro, as conversas são compartilhadas uma a uma.
• Sem subcontas de clientes nem espaços de trabalho white-label. O Customermates é o CRM da sua própria agência, não um portal que você revende aos clientes.

Configurando o seu próprio espaço de trabalho

Um novo espaço de trabalho começa sem listas. Pitches, Projetos e Retainers são listas de exemplo da demonstração, não o que toda conta contém. No Customermates Cloud, a configuração do espaço de trabalho com IA pergunta para que serve o espaço de trabalho e monta listas, etapas, um painel e páginas da Base de conhecimento a partir das suas respostas. Ela roda uma única vez no onboarding, dentro de um valor limitado de crédito de IA, e você pode pulá-la com Começar com um espaço de trabalho vazio (veja o onboarding).

Caso contrário, quem tem permissão de Modelo de dados cria as listas, os campos e as etapas em Modelo de dados e importa clientes e contatos existentes de uma pasta de trabalho do Excel. Uma importação não pode ser desfeita, então teste com poucas linhas primeiro.

Nuvem ou hospedagem própria

Listas, campos, o quadro de pitches, tarefas, REST, webhooks e MCP funcionam no Customermates Cloud e na edição com hospedagem própria. A hospedagem própria tem o conjunto de recursos do Starter: sem caixa de entrada unificada, sem Mate e sem configuração do espaço de trabalho com IA. Os preços por usuário por mês, cobrados mensalmente, estão na página de preços.

Perguntas frequentes