A gestão de clientes que substitui sua planilha e mostra quem contatar em seguida.

Gestão de clientes (também chamada de gerenciamento de clientes ou controle de clientes) é manter, em um só lugar, quem são os seus clientes, o que já foi conversado com eles e o que precisa acontecer em seguida. Ela junta três coisas: os dados de cada cliente, o histórico das conversas e a próxima ação com data, para que nenhum retorno dependa da memória de alguém.

Um software de gestão de contatos reúne em um só lugar compartilhado cada pessoa e cada empresa com quem você trabalha, junto com o que está acontecendo com elas. Um software de gestão de clientes dá um passo além: responde quem é o cliente, com quem você fala lá, o que está em aberto e o que acontece depois. O Customermates cobre as duas coisas para equipes pequenas que lidam com clientes, como um sistema de gestão de clientes de código aberto e nativo de IA, feito na Alemanha.

Onde isso ajuda no follow-up. Um cliente se perde quando ninguém vê quem falou com ele por último nem o que foi prometido. Um registro de cliente reúne as pessoas, os contratos ou negócios e, do Pro em diante na nuvem, as conversas de e-mail e LinkedIn com elas, além de um campo de data para a próxima ação. Uma visualização salva, ordenada por essa data, ou um widget Próximos no painel, lista quem contatar em seguida.

Como fazer a gestão de clientes: seis práticas para equipes pequenas

Não é preciso um processo pesado. Estas seis práticas valem com planilha, caderno ou CRM; o que muda é quanto trabalho manual cada uma exige.

Mantenha os dados de cada cliente em um só lugar

Empresa, pessoas de contato, contratos ou negócios e anotações ficam no mesmo registro, e não espalhados entre uma planilha, uma caixa de entrada e a cabeça de alguém. No Customermates, o cliente guarda as pessoas dele e os contratos, e cada pessoa aponta de volta para os clientes dela.

Guarde o histórico das conversas

Quem falou com o cliente por último e o que foi prometido precisa estar visível para a equipe toda. No Customermates Cloud, do Pro em diante, as conversas de e-mail e LinkedIn ficam no registro de cada cliente. Sem uma conta conectada, registre as conversas importantes nas notas do registro.

Defina a próxima ação, com data

Um cliente sem data para o próximo passo depende da memória de alguém. Um campo de data como Próxima ação e uma visualização salva com as datas que já passaram mostram quem contatar primeiro.

Responda rápido e faça follow-up

Responda dentro do prazo que você prometeu e volte ao cliente que não respondeu. No Customermates Cloud, do Pro em diante, o Mate pode deixar o rascunho de resposta pronto no registro, e você revisa e envia. A página de follow-up com clientes mostra o fluxo completo.

Conheça o cliente para atender de forma personalizada

Guarde o contexto que muda a conversa: a função de cada pessoa (decisor, operacional, financeiro), o status da relação e as anotações das últimas conversas. Campos de escolha única e as notas de cada registro dão conta disso.

Não deixe clientes parados em uma etapa

Uma visualização em quadro, agrupada por status do relacionamento, mostra de relance quem está novo, em conversa, ativo ou inativo. As oportunidades em andamento ficam no funil de vendas, ligadas ao mesmo cliente.

Veja em um espaço de trabalho de exemplo

O espaço de trabalho de gestão de clientes é um exemplo com dados de teste, não uma conta de cliente. A interface e os registros de exemplo estão em português. Ele tem cinco listas: Clientes, Contatos, Contratos, Oportunidades e Tarefas. Cada cliente tem um status de relacionamento (Novo relacionamento, Em conversa, Cliente, Inativo), um responsável pela conta e um campo de data configurado para a próxima ação. Cada contrato é um serviço em uma unidade, com mensalidade e data de revisão, e um campo calculado soma o valor anual do cliente a partir dos contratos dele. Os contratos trazem o endereço da unidade e o acordo assinado em PDF, o painel mostra as unidades em um mapa e lista as revisões dos próximos 30 dias, e uma visualização de calendário mostra as datas de revisão mês a mês.

Abra um cliente e você vê, em um só registro, as pessoas dele, os contratos, as oportunidades em aberto, as tarefas e as conversas compatíveis das pessoas vinculadas. Nada disso é copiado para um segundo silo de dados: o contato no registro do cliente é o mesmo contato que você busca, filtra ou atualiza.

O seu espaço de trabalho não começa com essas listas. Um espaço de trabalho novo começa sem listas. No Customermates Cloud, a configuração do espaço de trabalho com IA monta listas, etapas, um painel e páginas da Base de conhecimento a partir da sua descrição. Ela roda uma vez durante a integração inicial, é limitada por créditos de configuração e você pode pulá-la com Começar com um espaço de trabalho vazio. Caso contrário, quem tem direitos sobre o Modelo de dados cria as listas e os campos em Modelo de dados. Na hospedagem própria, esse é o único caminho.

Dados estruturados do cliente

Um registro de cliente guarda os campos que você decidir. Os tipos de campo são Texto, Texto formatado, Número, Dinheiro, Sim ou não, Data, Data e hora, Período de datas, Período de data e hora, Escolha única, Múltipla escolha, Endereço web, Membro, Endereço, Arquivo e Telefone, e-mail e redes sociais. Campos calculados somam valores de outros campos ou de registros vinculados.

O campo Dados de contato guarda os números de telefone, os endereços de e-mail e as identidades de LinkedIn, Instagram e Telegram que associam as mensagens a uma pessoa. Um número ali pode receber chamadas e também associa as conversas de WhatsApp do mesmo número. Um endereço pode pertencer a vários registros, por exemplo a um contato e a um cliente.

Um campo Endereço guarda um endereço postal: o Customermates o confere com o formato de endereço do país, sugere cidade e região a partir do CEP e abre o endereço no mapa com um clique. Um campo Arquivo guarda documentos como contratos ou propostas, até 20 arquivos por campo, e o texto desses arquivos é encontrado pela busca.

As notas ficam em cada registro. A busca global (Cmd/Ctrl+K) encontra registros por nome e dados de contato; os demais campos são alcançados pelos filtros.

Registros vinculados em vez de uma lista plana

Os relacionamentos conectam as listas. Um contato pode pertencer a vários clientes, uma oportunidade aponta para o seu cliente e para as pessoas dele, e uma tarefa aponta para aquilo de que trata. Se a sua equipe fala em contas em vez de clientes, renomeie a lista para o espaço de trabalho inteiro em Modelo de dados.

Enquanto uma planilha guarda uma linha por pessoa e repete o nome da empresa, o Customermates guarda a empresa uma única vez e vincula as pessoas a ela. Abra o cliente e as pessoas dele estão listadas ali; abra uma pessoa e os clientes dela estão a um clique.

Configure a gestão de clientes em cinco passos

1. Crie ou confira as listas

   Deixe a configuração com IA montá-las no Customermates Cloud, ou crie Clientes, Contatos e Oportunidades em Modelo de dados, com relacionamentos entre elas.

2. Adicione os campos pelos quais você ordena

   Por exemplo Relacionamento (escolha única), Função nos contatos (Decisor, Operacional, Financeiro) e Próxima ação (data).

3. Importe sua lista

   Importe primeiro os clientes e depois os contatos, para que a coluna da empresa se vincule. Detalhes abaixo.

4. Salve visualizações

   “Meus clientes ativos”, “Próxima ação nesta semana” ou “Ainda sem cliente”, para a limpeza depois da importação. Compartilhe as que a equipe toda precisa, como “Próxima ação nesta semana”, com todos no espaço de trabalho ou com funções selecionadas.

5. Decida quem vê o quê

   No editor de funções, defina o acesso de leitura por lista como Todos, Atribuídos ou Nenhum, além das permissões de criar, editar e excluir. As permissões valem para listas inteiras, não para campos individuais.

Próximas ações configuráveis

O Customermates não tem lembretes nem lógica de prazo embutidos. Você adiciona um campo de data, como Próxima ação, aos clientes ou às oportunidades e salva uma visualização filtrada pelas datas que já passaram. No Customermates Cloud, uma rotina pode listar esses registros toda segunda-feira de manhã. As visualizações em quadro, agrupadas por status do relacionamento, mostram de relance quem é novo, ativo ou inativo.

Saindo do Excel ou do Google Planilhas

Muitas equipes chegam com uma planilha de controle de clientes. Levá-la para o Customermates é prático, mas não é automático:

• Formato. Uma lista é importada de uma pasta de trabalho do Excel (.xlsx ou .xls) ou de um arquivo CSV, por meio de um assistente: escolha a planilha, associe as colunas, confira a prévia e importe. Arquivos do Google Planilhas não são importados diretamente: baixe a planilha como .xlsx ou .csv. Um arquivo baixado do Outlook ou do Google Contatos pode ser importado como está. Uma exportação em JSON da mesma lista também pode ser importada de volta.
• Ordem. Importe os clientes antes dos contatos, para que a coluna da empresa se vincule aos registros existentes. Associe as colunas de e-mail, telefone e mensagens ao campo Dados de contato.
• Sem desfazer. Uma importação não pode ser revertida. Limpe as duplicatas antes, porque depois não há função de mesclagem. Teste com um arquivo pequeno.
• Sem anexos. Os arquivos que ficam ao lado da sua planilha, como contratos ou PDFs, não fazem parte da importação. Depois, envie os que você precisa para um campo Arquivo do registro.
• Correções em massa. Exporte a lista, edite no Excel e importe de novo como Registros existentes.
• Sem sincronização contínua. Depois da importação, sua planilha e o Customermates são listas separadas.

O guia de registros documenta limites e opções.

Conversas ao lado da relação

No Customermates Cloud, o Pro e os planos superiores conectam Gmail, Outlook, IMAP, LinkedIn (incluindo as conversas compatíveis do Sales Navigator e do Recruiter), WhatsApp, Instagram e Telegram pela caixa de entrada unificada. Um participante é associado a um contato pela identidade no campo Dados de contato dele. Quando um endereço desconhecido escreve, você vincula esse participante a um contato existente ou novo. Uma conversa só é vinculada a uma oportunidade ou a um cliente quando você ou um agente faz isso de forma explícita; nada é arquivado em um negócio automaticamente.

Valem os limites do plano. O Starter e a hospedagem própria não têm contas de mensagens conectadas. O Pro cobre as suas contas, com 1 conta conectada por usuário incluída, além de conversas compartilhadas individualmente. Compartilhar uma conta inteira com a equipe exige Business, Max ou Enterprise.

IA nos seus registros de clientes: Mate e MCP

No Customermates Cloud, o Mate, o assistente hospedado, trabalha nos registros em linguagem natural, dentro dos créditos de IA do seu plano:

Crie contatos para todas as pessoas desta assinatura de e-mail e vincule-os ao cliente Hartmann Consulting. Verifique antes se alguma delas já existe.

O Mate vê o que você pode ver. Ele cria e atualiza registros e envia mensagens assim que você pede; exclusões, importações e mudanças de acesso param, todas as vezes, à espera da sua aprovação. O Mate não está disponível na hospedagem própria.

Em todos os planos, inclusive na hospedagem própria, o seu próprio cliente de IA, como o Claude ou o ChatGPT, pode ler e atualizar os registros a que você tem acesso por meio do MCP, com o custo cobrado pelo seu provedor de IA.

Onde ficam os dados

No Customermates Cloud, o banco de dados roda na região AWS de Frankfurt. Os prestadores de serviço, incluindo empresas dos Estados Unidos, estão na página de subprocessadores, e há um acordo de tratamento de dados disponível. Hospedagem na UE não é uma certificação, e o Customermates não tem nenhuma. Se você atua no Brasil, a LGPD também vale para os dados pessoais dos clientes que você guarda; leia o acordo de tratamento de dados e a lista de subprocessadores para ver onde e por quem os dados são tratados. Isto não é aconselhamento jurídico. Para manter os dados nos seus próprios servidores, execute o núcleo AGPL em hospedagem própria, sem a caixa de entrada e sem o Mate.

O que ele não faz

Software de gestão de contatos ou agenda do celular?

O Customermates não sincroniza com as agendas de contatos do celular nem do Outlook. Ele é o lugar em que uma equipe gerencia as relações com os clientes, não um substituto para o aplicativo de contatos do seu celular. Para ver mais opções lado a lado, leia a comparação de softwares de banco de dados de clientes.

Quanto custa

A cobrança é mensal por usuário, nunca por contato. O Starter custa € 12, o Pro € 29 e o Business € 69 por usuário ao mês. A caixa de entrada começa no Pro, e o compartilhamento de contas inteiras, no Business. Hospedar o núcleo AGPL por conta própria não tem custo de licença. Veja os preços.

Perguntas frequentes