CRM para recrutamento: candidatos no LinkedIn, clientes esperando a shortlist. Acompanhe os dois.

A semana de um recrutador é cheia de conversas que podem ficar para trás: um candidato que respondeu no LinkedIn na sexta-feira, um gestor da vaga esperando a shortlist, um candidato passivo para quem você prometeu ligar no outono. O Customermates funciona como CRM para recrutamento e mantém cada uma delas no registro do candidato ou do cliente. No Customermates Cloud, a partir do Pro, o Mate redige a resposta e a próxima etapa quando você pede ou em uma rotina que você configura, ou o seu próprio agente de IA (Claude, ChatGPT ou qualquer cliente que fale MCP) faz isso por MCP. Você revisa, edita e envia, e os próximos passos com data aparecem no seu painel. Ele cobre o lado de desenvolvimento de negócios do recrutamento e não é um sistema de rastreamento de candidatos (ATS): não há divulgação de vagas, página de carreiras, formulários de candidatura nem funil de contratação por candidato. A comparação mais abaixo cita ferramentas feitas para isso.

CRM ou ATS: decida para qual tarefa você está comprando

A maioria dos produtos vendidos como “CRM de recrutamento” é um sistema de rastreamento de candidatos com um CRM acoplado. A metade ATS cuida das vagas abertas: divulga a vaga, recebe candidaturas, lê currículos e leva cada candidato por triagem, entrevistas e proposta. A metade CRM cuida dos relacionamentos que duram mais que qualquer vaga: conquistar clientes, manter contato com candidatos passivos e saber quem falou com quem por último.

O que uma agência de recrutamento precisa de um CRM

• Dois tipos de pessoas em uma só rede. O gestor da vaga de um cliente hoje é candidato daqui a dois anos, e um candidato colocado vira contato do cliente. Mantê-los em sistemas separados perde esse histórico.
• Mandatos andam como negócios. Uma busca vai da primeira conversa ao briefing, ao mandato assinado, à shortlist, às entrevistas e à colocação ou à perda. O honorário depende de até onde ela chega.
• Candidatos somem por meses. Quem recusou você na primavera pode estar pronto no outono. Seu banco de talentos precisa de uma lista ordenada pelo último contato, não da memória.
• As conversas acontecem no LinkedIn. A prospecção e o primeiro contato costumam passar por mensagens ou InMail do LinkedIn, os acompanhamentos por e-mail e telefone, e alguns candidatos preferem o WhatsApp.
• Regras de não abordagem. Se você promete aos clientes não abordar os funcionários deles, precisa ver se o empregador atual de um candidato é um cliente antes de escrever para ele.

Uma configuração de recrutamento no Customermates

Um espaço de trabalho novo começa sem listas: você cria as listas de que precisa (contatos, organizações, negócios ou as suas próprias) em Modelo de dados, ou deixa a configuração com IA montá-las no cloud. Você pode chamar uma lista de Vagas em vez de Negócios ou de Empresas em vez de Organizações, e renomear qualquer lista depois em Modelo de dados, em Geral. Todo nome de campo abaixo é um exemplo; os campos personalizados podem ser texto, escolha única ou múltipla, data, dinheiro, endereço web, arquivo e mais. Telefones e endereços de e-mail vão no campo Dados de contato.

Um candidato é vinculado ao empregador atual como organização e a todas as vagas para as quais entra na shortlist. A vaga é vinculada ao cliente e ao gestor da vaga. Abra um candidato e você vê todos os mandatos de que ele participou; abra um cliente e você vê todas as vagas e todas as pessoas que você conhece ali. Os usuários atribuídos a um contato mostram qual recrutador é dono do relacionamento.

Etapas do mandato e valor do honorário

A etapa é um campo de escolha única que você define, e cada opção recebe uma probabilidade de ganho. Um ponto de partida: Conversa 10%, Briefing 25%, Mandato assinado 50%, Shortlist enviada 65%, Entrevistas finais 80%, Colocado 100%, Perdido 0%.

O valor de um negócio é a soma dos seus itens de linha, cada um um serviço vezes a quantidade. Os honorários variam por busca, então um padrão que funciona é um serviço “Honorário de colocação” com preço de € 1.000 por unidade, com a quantidade definida como o honorário esperado em milhares. Um honorário de € 27.000 é a quantidade 27 e, em Shortlist enviada, o valor ponderado é de € 17.550. Isso é aritmética com as suas próprias probabilidades, não uma previsão.

Visualizações salvas para shortlists e para a lista de ligações de segunda-feira

1. Shortlist de uma vaga: contatos com Tipo de contato Candidato vinculados àquela vaga, agrupados por Disponibilidade.
2. Quem está na vez: candidatos e gestores de vaga com uma data de Próximo contato, ordenados por ela, do mais próximo para o mais distante. A ordenação mantém essa visualização sempre atual; um filtro em uma data personalizada usa uma data fixa.
3. Candidatos aquecidos: candidatos com Disponibilidade Aberto a mudar cujo registro não é atualizado há 60 dias, do mais antigo para o mais novo.
4. Mandatos por data da shortlist: vagas em Mandato assinado, ordenadas por Prazo da shortlist.
5. Revisão de retenção: contatos cuja data de Reter até já passou.

Compartilhe Revisão de retenção com a equipe toda ou com funções selecionadas, para que todo recrutador trabalhe a mesma lista. Há mais sobre filtros e visualizações no guia de registros.

No painel, um widget Próximos sobre o mesmo campo de data lista quem está na vez nos próximos dias, com uma seção Atrasados. O Customermates não envia lembretes; a lista é o que você abre toda manhã.

Conversas de candidatos e clientes em uma só caixa de entrada (Pro e superiores)

No Customermates Cloud, no Pro e acima, a caixa de entrada unificada reúne e-mails do Gmail, do Outlook ou de IMAP, LinkedIn, WhatsApp, Instagram e Telegram. Para o LinkedIn, você pode conectar uma conta Classic, ou Classic com Recruiter se tiver uma licença do LinkedIn Recruiter; quando você escreve a partir de um contato, Enviar como passa a oferecer o InMail do Recruiter. Vincule um participante a um contato uma vez e as conversas aparecem na linha do tempo desse contato. A página da integração com o LinkedIn tem os detalhes.

Dois detalhes decidem o plano. O Pro inclui 1 conta conectada por usuário, então um recrutador que quer e-mail e LinkedIn na caixa de entrada precisa do Business, que inclui 3. E as conversas das suas próprias contas continuam privadas: colegas só veem uma conversa depois que você a compartilha, ou depois que você compartilha a conta inteira no Business e acima. Se dois recrutadores precisam ver quem escreveu por último para um candidato, combinem de compartilhar essas conversas.

Briefings de candidatos e um check-in semanal com o Mate (Customermates Cloud)

O Mate é o assistente do Customermates Cloud. Ele roda com créditos de IA hospedados, incluídos por usuário ativo em todo plano cloud pago; ler as conversas da caixa de entrada exige o Pro ou superior. Antes de uma ligação com um cliente, pergunte no chat:

Para um check-in semanal, configure uma rotina, uma instrução salva que o Mate executa em uma programação ou quando um registro muda. Escolha Toda semana em Repetição, segunda-feira às 08:00, com instruções como estas. Cada execução tem um limite de créditos, então mantenha curta a lista de candidatos por execução; os limites das rotinas estão na documentação.

Encontre contatos com Tipo de contato Candidato e Disponibilidade Aberto a
mudar que foram atualizados pela última vez há mais de 60 dias. Para cada um,
leia a conversa mais recente da caixa de entrada. Se ela existir, salve um
check-in curto e pessoal como rascunho de resposta nessa conversa. Não envie
nada e não exclua nada. Termine com uma lista: nome, área de atuação, dias
desde a última atualização, rascunho salvo sim ou não.

Uma segunda rotina pode reagir a um evento: quando a Etapa de uma vaga muda para Shortlist enviada, criar uma tarefa “Coletar feedback das entrevistas” vinculada a essa vaga e atribuída ao mesmo recrutador. O Starter inclui 1 rotina por usuário e o Pro inclui 5.

Prefere o seu próprio agente? Conecte o Claude, o ChatGPT ou qualquer cliente que fale MCP. Funciona em todos os planos e em instalações com hospedagem própria, sem a caixa de entrada, com o uso do modelo cobrado pelo seu provedor de IA. O seu cliente segue as permissões da conta com a qual se conecta; se ele pergunta antes de agir depende do cliente.

O que o Customermates não faz para recrutamento

• Não há divulgação de vagas, distribuição em sites de vagas, página de carreiras nem formulários de candidatura.
• Não há leitura de currículos. Um currículo que chega por e-mail fica como anexo na conversa da caixa de entrada; para guardá-lo com o candidato, baixe-o e adicione-o a um campo Arquivo do contato.
• Não há etapa por candidato dentro de uma vaga. Uma vaga tem uma etapa; se um candidato foi enviado, está em entrevistas ou foi recusado para aquela vaga não é um campo do vínculo. Anote isso nas notas da vaga, ou use um ATS quando você trabalha com muitos candidatos por vaga.
• Não há agendamento de entrevistas nem reserva de horários no calendário. O Pro adiciona acesso somente leitura ao calendário.
• Não há sequências de e-mail nem prospecção em massa, pontuação de candidatos ou enriquecimento de dados, nem aplicativo para celular.
• As tarefas não têm datas de vencimento nem lembretes. Adicione um campo de data e uma visualização salva.

Suítes de recrutamento para comparar

Se você precisa do lado ATS, olhe um produto feito para isso. O Customermates publica esta página. Os dados e os preços dos fornecedores foram verificados em 8 de outubro de 2026 na página de preços de cada fornecedor, em dólares americanos como listados; as condições de cobrança variam por fornecedor. Essas suítes incluem recursos de ATS que o Customermates não tem, então os preços não são comparáveis de igual para igual.

Uma divisão comum em uma consultoria boutique é usar o Customermates para clientes, mandatos e relacionamentos com candidatos, e um ATS leve só quando uma vaga é anunciada. Os webhooks disparam quando uma vaga muda, então um fluxo de trabalho do n8n que você opera à parte pode passar dados a outra ferramenta que tenha uma API.

Quanto custa

Os preços do Customermates são por usuário ativo ao mês, com cobrança mensal. Todo plano pago inclui REST, webhooks e MCP.

Cada plano cloud pago acrescenta, todo mês, créditos de IA hospedados por usuário ativo para o Mate; veja os preços. Rodar o núcleo de código aberto no seu próprio servidor não tem custo de licença, mas uma instalação com hospedagem própria não tem caixa de entrada, Mate nem rotinas.

Migrando de uma planilha ou de outro sistema

1. Exporte para o Excel

   A importação lê pastas de trabalho do Excel (.xlsx) e arquivos CSV, um tipo de registro por vez. Um arquivo CSV do seu sistema antigo pode ser importado como está.

2. Importe primeiro as empresas

   Na lista de Organizações, abra Mais ações, escolha Adicionar de um arquivo e associe suas colunas, incluindo os campos Relacionamento e Não abordar.

3. Importe gestores de vaga e candidatos

   Inclua o nome da empresa de cada pessoa para que a importação a vincule a essa organização, e preencha Tipo de contato em todas as linhas.

4. Adicione os mandatos abertos como vagas

   Crie as buscas abertas como vagas, vincule o cliente, o gestor da vaga e os candidatos da shortlist e defina a etapa.

5. Conecte a caixa de entrada e salve as visualizações

   No Pro ou superior, conecte seu e-mail ou o LinkedIn em Configurações › Canais e calendários e depois salve as visualizações acima.

Dados de candidatos: LGPD e GDPR

Os registros de candidatos são dados pessoais. No Brasil, a LGPD pede uma base legal para tratá-los e garante direitos ao titular; na UE, o GDPR exige uma base legal, um prazo de retenção e uma forma de excluir mediante solicitação. Isto é contexto geral, não aconselhamento jurídico. O Customermates oferece os blocos de construção, não um processo de conformidade.

• No Customermates Cloud, o banco de dados da aplicação está configurado na região AWS de Frankfurt. A hospedagem e os demais suboperadores, entre eles provedores dos EUA, estão na página de suboperadores, e um acordo de tratamento de dados está disponível.
• Uma data de Reter até e a visualização de retenção acima mostram quem revisar. Excluir é uma etapa manual: o Mate pede aprovação antes de cada exclusão, e rotinas sem supervisão não conseguem excluir.
• Uma função personalizada com acesso de leitura Atribuídos limita um pesquisador ou recrutador freelancer aos registros atribuídos a ele.
• O Customermates não tem certificações como ISO 27001 ou SOC 2.

Perguntas frequentes

Dados dos concorrentes verificados em 8 de outubro de 2026 em preços do Recruit CRM, preços do Bullhorn, preços do Crelate, preços do Loxo e preços do Manatal.