Recruitment CRM: kandidaten op LinkedIn, klanten die op een shortlist wachten. Volg ze allebei op.

Een recruitment CRM is software waarin je klanten, hiring managers en kandidaten als relaties bijhoudt, met elk gesprek en de volgende stap erbij. Dat is iets anders dan een ATS, dat openstaande vacatures en sollicitaties afhandelt: Customermates is het eerste en geen applicant tracking system. Het bewaart LinkedIn- en e-mailgesprekken op het record van de kandidaat of klant en toont met een datum wie je moet opvolgen.

De week van een recruiter zit vol gesprekken die kunnen wegglippen: een kandidaat die vrijdag op LinkedIn antwoordde, een hiring manager die op de shortlist wacht, een passieve kandidaat die je in het najaar zou bellen. Op Customermates Cloud vanaf Pro stelt Mate het antwoord en de volgende stap op wanneer je erom vraagt of via een routine die je instelt, of doet je eigen AI-agent (Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt) dat via MCP. Jij bekijkt, bewerkt en verstuurt, en volgende stappen met datum verschijnen op je dashboard. Het dekt de acquisitiekant van recruitment: geen vacatureplaatsing, carrièrepagina, sollicitatieformulieren of pipeline per kandidaat. De vergelijking hieronder noemt tools die daarvoor zijn gebouwd.

CRM of ATS: bepaal waarvoor je koopt

De meeste producten die als “recruitment CRM” worden verkocht, zijn een applicant tracking system met een CRM eraan vast. De ATS-helft behandelt openstaande rollen: die plaatst de vacature, verzamelt sollicitaties, leest cv's uit en verplaatst elke kandidaat door screening, gesprekken en aanbod. De CRM-helft behandelt relaties die langer duren dan één rol: klanten winnen, contact houden met passieve kandidaten en weten wie het laatst met wie sprak.

Wat een recruitmentbureau van een CRM nodig heeft

• Twee soorten mensen in één netwerk. Een hiring manager bij een klant is over twee jaar kandidaat, en een geplaatste kandidaat wordt contactpersoon bij de klant. Houd je ze in aparte systemen, dan raak je die geschiedenis kwijt.
• Opdrachten bewegen als deals. Een search gaat van eerste gesprek naar briefing, getekende opdracht, shortlist, gesprekken en plaatsing of verlies. De fee hangt af van hoe ver de search komt.
• Kandidaten vallen maandenlang stil. Wie je in het voorjaar afwees, is in het najaar misschien klaar. Je talentpool heeft een lijst nodig die op laatste contact is gesorteerd, geen geheugen.
• Gesprekken lopen via LinkedIn. Sourcing en eerste contact lopen vaak via LinkedIn-berichten of InMail, opvolging per e-mail en telefoon, en een paar kandidaten verkiezen WhatsApp.
• Regels voor off-limits. Beloof je klanten hun medewerkers niet te benaderen, dan moet je kunnen zien of de huidige werkgever van een kandidaat een klant is voordat je die kandidaat schrijft.

Hoe kies je een recruitment CRM?

Stel jezelf vijf vragen voordat je een abonnement neemt. De antwoorden sturen je naar een ATS-suite of naar een CRM voor relaties:

1. Publiceer je vacatures en krijg je veel sollicitaties per rol? Dan heb je een ATS nodig, apart of als suite met CRM. Leef je van searchopdrachten en je netwerk, dan volstaat een CRM.
2. Waar vinden je gesprekken plaats? Lopen ze via LinkedIn, e-mail en WhatsApp, kijk dan of het CRM die gesprekken bij het record van de persoon zet. In Customermates doet de gecombineerde inbox dat vanaf Pro, met de LinkedIn-integratie.
3. Hoeveel recruiters werken met dezelfde relaties? Bepaal wie een kandidaat beheert en welke gesprekken privé blijven of worden gedeeld.
4. Hoe ga je om met kandidaatgegevens? Kijk naar hosting, bewaartermijn en verwerkersovereenkomst, zoals hieronder bij kandidaatgegevens en de AVG.
5. Wat kost het per gebruiker en wat zit erin? ATS-suites bevatten functies die een CRM voor relaties niet heeft, dus de prijzen zijn niet één op één vergelijkbaar. Zie de vergelijking en de prijzen.

Meer over het kiezen van een systeem in het algemeen staat in de gids voor het kiezen van een CRM.

Een recruitmentinrichting in Customermates

Een nieuwe werkruimte begint zonder lijsten: je maakt de lijsten die je nodig hebt (contactpersonen, organisaties, deals of je eigen lijsten) aan in Datamodel, of laat de AI-setup ze in de cloud bouwen. Je kunt een lijst Vacatures noemen in plaats van Deals of Bedrijven in plaats van Organisaties, en elke lijst later hernoemen in Datamodel onder Algemeen. Elke veldnaam hieronder is een voorbeeld; eigen velden kunnen tekst, enkele of meervoudige keuze, datum, geldbedrag, webadres, bestand en meer zijn. Telefoonnummers en e-mailadressen komen in het veld Contactgegevens.

Een kandidaat is gekoppeld aan de huidige werkgever als organisatie en aan elke vacature waarvoor die persoon is voorgesteld. De vacature is gekoppeld aan de klant en de hiring manager. Open een kandidaat en je ziet elke opdracht waarbij die persoon betrokken was; open een klant en je ziet elke vacature en iedereen die je daar kent. De toegewezen gebruikers op een contactpersoon laten zien welke recruiter de relatie beheert.

Opdrachtfases en feewaarde

De fase is een veld met enkele keuze dat je zelf definieert, en elke optie krijgt een kans op winst. Een startpunt: Gesprek 10%, Briefing 25%, Opdracht getekend 50%, Shortlist verstuurd 65%, Eindgesprekken 80%, Geplaatst 100%, Verloren 0%.

De waarde van een deal is de som van de regelitems, elk een dienst maal aantal. Fees verschillen per search, dus een werkbaar patroon is een dienst “Plaatsingsfee” met een prijs van € 1.000 per eenheid, waarbij het aantal de verwachte fee in duizenden is. Een fee van € 27.000 is aantal 27, en bij Shortlist verstuurd is de gewogen waarde € 17.550. Dat is rekenwerk op basis van je eigen kansen, geen voorspelling.

Opgeslagen weergaven voor shortlists en de belijst van maandag

1. Shortlist voor één vacature: contactpersonen met Type contact Kandidaat die aan die vacature zijn gekoppeld, gegroepeerd op Beschikbaarheid.
2. Wie is aan de beurt: kandidaten en hiring managers met een datum Volgend contact, daarop gesorteerd, vroegste eerst. Een sortering houdt deze weergave actueel; een filter op een eigen datumveld neemt een vaste datum.
3. Warme kandidaten: kandidaten met Beschikbaarheid Staat open voor een switch van wie het record 60 dagen niet is bijgewerkt, oudste eerst.
4. Opdrachten op shortlistdatum: vacatures in Opdracht getekend, gesorteerd op Shortlist uiterlijk.
5. Controle bewaartermijn: contactpersonen van wie de datum Bewaren tot is verstreken.

Deel Controle bewaartermijn met het hele team of met geselecteerde rollen, zodat elke recruiter met dezelfde lijst werkt. Meer over filters en weergaven staat in de gids voor records.

Op het dashboard toont een widget Binnenkort op hetzelfde datumveld wie de komende dagen aan de beurt is, met een sectie Achterstallig. Customermates stuurt geen herinneringen; de lijst is wat je elke ochtend opent.

Gesprekken met kandidaten en klanten in één inbox (Pro en hoger)

In Customermates Cloud op Pro en hoger brengt de gecombineerde inbox e-mail van Gmail, Outlook of IMAP samen met LinkedIn, WhatsApp, Instagram en Telegram. Voor LinkedIn kun je een Classic-account koppelen, of Classic met Recruiter als je een LinkedIn Recruiter-seat hebt; schrijf je vanuit een contactpersoon, dan biedt Versturen als Recruiter InMail aan. Koppel een deelnemer één keer aan een contactpersoon en de gesprekken verschijnen in de tijdlijn van die contactpersoon. De pagina over de LinkedIn-integratie heeft de details.

Twee details bepalen het abonnement. Pro bevat 1 gekoppeld account per gebruiker, dus een recruiter die een mailbox en LinkedIn in de inbox wil, heeft Business nodig, dat 3 bevat. En gesprekken van je eigen accounts blijven privé: collega's zien een gesprek pas nadat jij het hebt gedeeld, of nadat je het hele account hebt gedeeld bij Business en hoger. Moeten twee recruiters kunnen zien wie een kandidaat het laatst schreef, spreek dan af die gesprekken te delen.

Kandidaatbriefings en een wekelijkse check-in met Mate (Customermates Cloud)

Mate is de assistent in Customermates Cloud. Mate draait op gehoste AI-credits die per actieve gebruiker bij elk betaald cloudabonnement zijn inbegrepen; om inboxgesprekken te lezen is Pro of hoger nodig. Vraag in de chat vóór een klantgesprek:

Stel voor een wekelijkse check-in een routine in, een opgeslagen instructie die Mate volgens een schema of bij een wijziging van een record uitvoert. Kies Elke week onder Herhaalt, maandag om 08:00, met instructies zoals deze. Elke run heeft een creditlimiet, houd de lijst met kandidaten per run dus kort; de limieten van routines staan in de documentatie.

Zoek contactpersonen met Type contact Kandidaat en Beschikbaarheid Staat open
voor een switch die meer dan 60 dagen geleden voor het laatst zijn bijgewerkt.
Lees voor elk van hen het meest recente inboxgesprek. Als dat bestaat, sla dan
een korte, persoonlijke check-in op als conceptantwoord in dat gesprek.
Verstuur niets en verwijder niets. Sluit af met een lijst: naam, vakgebied,
dagen sinds de laatste update, concept opgeslagen ja of nee.

Een tweede routine kan op een gebeurtenis reageren: wanneer de Fase van een vacature verandert in Shortlist verstuurd, maakt die een taak “Feedback op de gesprekken ophalen” aan, gekoppeld aan die vacature en toegewezen aan dezelfde recruiter. Starter bevat 1 routine per gebruiker en Pro bevat 5.

Liever je eigen agent? Koppel Claude, ChatGPT of elke client die MCP spreekt. Het werkt bij elk abonnement en bij zelf gehoste installaties, zonder de inbox, waarbij het modelgebruik door je AI-aanbieder wordt gefactureerd. Je client volgt de rechten van het account waarmee die verbinding maakt; of die om bevestiging vraagt voordat die iets doet, hangt af van de client.

Wat Customermates niet doet voor recruitment

• Geen vacatureplaatsing, geen verspreiding naar vacaturesites, geen carrièrepagina en geen sollicitatieformulieren.
• Geen cv-parsing. Een cv dat per e-mail binnenkomt, blijft als bijlage in het inboxgesprek staan; wil je het bij de kandidaat bewaren, download het dan en voeg het toe aan een bestandsveld op de contactpersoon.
• Geen fase per kandidaat binnen een vacature. Een vacature heeft één fase; of een kandidaat voor die vacature is voorgesteld, in gesprek is of is afgewezen, is geen veld op de koppeling. Noteer het in de notities van de vacature, of gebruik een ATS wanneer je veel kandidaten per rol hebt.
• Geen gesprekken plannen en geen agendaboeking. Pro voegt alleen-lezen toegang tot de agenda toe.
• Geen e-mailreeksen of bulkmailings, geen kandidaatscoring of verrijking van gegevens, geen mobiele app.
• Taken hebben geen einddatum of herinneringen. Voeg een datumveld en een opgeslagen weergave toe.

Recruitmentsuites om te vergelijken

Heb je de ATS-kant nodig, kijk dan naar een product dat daarvoor is gebouwd. Customermates publiceert deze pagina. Gegevens en prijzen van leveranciers zijn bij de verificatie op 8 oktober 2026 nagekeken op de eigen prijspagina van elke leverancier, in Amerikaanse dollars zoals vermeld; de factureringsvoorwaarden verschillen per leverancier. Deze suites bevatten ATS-functies die Customermates niet heeft, dus de prijzen zijn niet één op één vergelijkbaar.

Een gangbare verdeling voor een boutiquebureau is Customermates voor klanten, opdrachten en kandidaatrelaties, en alleen een lichte ATS wanneer een rol wordt geadverteerd. Webhooks gaan af wanneer een vacature verandert, dus een n8n-workflow die je apart beheert kan gegevens doorgeven aan een andere tool met een API.

Wat het kost

Prijzen van Customermates gelden per actieve gebruiker per maand, maandelijks gefactureerd. Elk betaald abonnement bevat REST, webhooks en MCP.

Elk betaald cloudabonnement voegt per actieve gebruiker maandelijks gehoste AI-credits voor Mate toe; zie prijzen. De open-source kern op je eigen server draaien kost geen licentie, maar een zelf gehoste installatie heeft geen inbox, geen Mate en geen routines.

Overstappen vanuit een spreadsheet of een ander systeem

1. Exporteer naar Excel

   De import leest Excel-werkmappen (.xlsx) en CSV-bestanden, één recordtype tegelijk. Een CSV-bestand uit je oude systeem kun je ongewijzigd importeren.

2. Importeer eerst de bedrijven

   Open in de lijst Organisaties Meer acties, kies Toevoegen uit bestand en koppel je kolommen, inclusief de velden Relatie en Off-limits.

3. Importeer hiring managers en kandidaten

   Neem de bedrijfsnaam van elke persoon mee, zodat de import die aan die organisatie koppelt, en vul Type contact in voor elke rij.

4. Voeg openstaande opdrachten toe als vacatures

   Maak openstaande searches aan als vacatures, koppel de klant, de hiring manager en de kandidaten op de shortlist, en stel de fase in.

5. Koppel de inbox en sla de weergaven op

   Koppel op Pro of hoger je mailbox of LinkedIn onder Instellingen › Kanalen & agenda's en sla daarna de weergaven hierboven op.

Kandidaatgegevens en de AVG

Kandidaatrecords zijn persoonsgegevens. In Nederland en de rest van de EU geldt de AVG, en je hebt een rechtsgrond, een bewaartermijn en een manier om op verzoek te verwijderen nodig. Dit is algemene uitleg en geen juridisch advies. Customermates geeft je de bouwstenen, geen compliance-proces.

• In Customermates Cloud is de applicatiedatabase geconfigureerd in de AWS-regio Frankfurt. Hosting en andere subverwerkers, waaronder Amerikaanse aanbieders, staan op de pagina met subverwerkers, en een verwerkersovereenkomst is beschikbaar.
• Een datum Bewaren tot en de weergave voor de bewaartermijn hierboven laten zien wie je moet beoordelen. Verwijderen is een handmatige stap: Mate vraagt om goedkeuring vóór elke verwijdering, en routines zonder toezicht kunnen niet verwijderen.
• Een aangepaste rol met leestoegang Toegewezen beperkt een researcher of freelance recruiter tot de records die aan die persoon zijn toegewezen.
• Customermates heeft geen certificering zoals ISO 27001 of SOC 2.

Veelgestelde vragen

Gegevens van concurrenten zijn bij de verificatie op 8 oktober 2026 nagekeken in prijzen van Recruit CRM, prijzen van Bullhorn, prijzen van Crelate, prijzen van Loxo en prijzen van Manatal.