Taakbeheer
Taakbeheer in je CRM: maak van elke belofte aan een klant een taak op diens record
Maak voor elke toegezegde follow-up een taak, koppel die aan de contactpersoon en de deal waar hij over gaat en wijs hem toe. Toon daarna de deals zonder taak. Voeg je eigen datumveld toe en laat Mate of je AI-client taken aanmaken op basis van een gesprek.
✓ Geen creditcard nodig ✓ Eerste 14 dagen gratis
Elk antwoord afgehandeld
Daarna loopt het met je mee. Antwoorden als concept, volgende stappen op je dashboard.
Als een klant schrijft, stelt Mate het antwoord op volgens je playbook en zet de volgende stap op je dashboard. Jij leest na, past aan en verstuurt.
Jonas Weber
Halden & Co. · LinkedIn
Schrijft een antwoord op basis van je voorstel-playbookConcept, wacht op jouw beoordeling
Hoi Jonas, bedankt. Dinsdag stuur ik de aangepaste scope, met de twee workshopopties die we bespraken. Groet, Anna
Concept opgeslagen. Volgende stap toegevoegd aan je dashboard.
Begin met één beschrijving
Eén beschrijving. Een werkruimte die je agent bouwde.
Zo bouwt de setup een werkruimte uit één zin. Voorbeeldgegevens, het echte product.
Beschrijf je bedrijf
Eén zin over je team, je klanten en hoe je verkoopt.
Mate bouwt het
Mate stelt een paar vragen en maakt dan de lijsten, pipeline, dashboard en playbook.
Ga ermee aan de slag
Koppel LinkedIn en e-mail. Klik hieronder door een afgewerkt voorbeeld.
We zijn een strategisch adviesbureau van vier personen. Houd klanten, opdrachten en voorstellen bij en help ons om prospects op LinkedIn op te volgen.
- Mate
- Claude
- ChatGPT
- Cursor
Claude
Widgets op basis van de eigen lijsten en velden van de werkruimte
Zo kun je het gebruiken
Kies de taak. De werkruimte volgt.
- Volg LinkedIn-gesprekken opLinkedIn- en e-mailthreads staan bij de klant. Mate schrijft het antwoord en zet een datum op de volgende stap, en jij leest het na en verstuurt het in het gesprek.Bekijk LinkedIn in de inbox
- Volg elk voorstel op na het gesprekKlanten, opdrachten en voorstellen met de gesprekken erachter, en bij elk een volgende stap met datum.CRM voor consultancy
- Houd de volgende stappen van klanten op één dashboardElke klant krijgt een volgende stap met datum en je dashboard toont wat er bij al die klanten aan de beurt is.Bekijk opvolging
- Laat je eigen Claude of ChatGPT in je CRM werkenKoppel Claude, ChatGPT, Cursor of een andere MCP-client. Die leest en werkt je werkruimte bij binnen jouw rechten.Koppel je agent
Zo werkt het
Taakbeheer in 5 stappen.
- 01
Bepaal wat een datum betekent
Taken hebben geen veld voor een deadline. Voeg in Datamodel een veld van het type Datum toe aan Taken en geef het een naam die past bij wat je bedoelt, zoals "Streefdatum". Laat het weg als je team werkt vanuit een lijst op volgorde van prioriteit.
- 02
Pas het veld Status aan
Open in Datamodel het veld Status in de takenlijst en bewerk de opties. Een klein team heeft vaak genoeg aan Open, Wacht op klant en Afgerond. Voeg een veld Prioriteit met Enkele keuze toe als je op belang sorteert in plaats van op datum.
- 03
Maak taken waar het werk vandaan komt
Klik op Toevoegen bij Taken, of koppel een taak vanaf de pagina van de deal, de contactpersoon of de organisatie. Wijs de taak toe en koppel elk record waar hij over gaat, zodat hij op elk ervan verschijnt.
- 04
Sla je open taken op
Filter Toegewezen aan op jezelf en Status op alles behalve Afgerond en Gearchiveerd, sorteer oplopend op Streefdatum en sla het op als weergave "Mijn open taken". Die blijft van jou. Voor een lijst waar het hele team mee werkt, zoals "Taken van deze week", deel je een weergave met iedereen in de werkruimte of met geselecteerde rollen.
- 05
Vang deals zonder volgende stap
Filter bij Deals op Taken "heeft geen" en sluit je gewonnen en verloren fases uit. Sla het op als "Deals zonder volgende stap". Deze lijst is de reden om taken in het CRM te houden in plaats van in een aparte to-do-app.
In het product
In één oogopslag
Wat een taak heeft
Naam, notities, een of meer toegewezen gebruikers, koppelingen naar contactpersonen, organisaties, deals en diensten, plus je eigen velden.
Abonnementen
Taken zitten in elk abonnement, van Starter tot self hosted. Mate en routines vragen Customermates Cloud en gebruiken gehoste AI-credits.
Weergaven
Tabel of bord, gegroepeerd op een keuzeveld zoals Status, met opgeslagen weergaven die je kunt delen.
Niet inbegrepen
Geen deadlines, herinneringen, meldingen, terugkerende taken, afhankelijkheden, tijdregistratie of Gantt-diagrammen.
Taakbeheer in je CRM betekent dat de to-do op het klantrecord staat: "stuur het herziene voorstel" hangt aan de deal en de contactpersoon waar het over gaat, zodat wie een van beide opent ziet wat er openstaat en wie het oppakt. In Customermates is een taak een record in een eigen lijst, Taken. Een taak heeft een naam, notities, toegewezen gebruikers, koppelingen naar contactpersonen, organisaties, deals en diensten, en de eigen velden die je toevoegt. Meer heeft hij niet.
Waar dit helpt bij follow-up. Wat je tijdens een gesprek hebt beloofd, leeft in iemands hoofd totdat het een taak is. Als taak op de deal en de contactpersoon staat het op beide records, en een opgeslagen weergave van deals zonder enige taak toont elke klant van wie niemand de volgende stap heeft vastgelegd.
Er is geen ingebouwde deadline, geen herinnering, geen melding bij achterstand en geen terugkerende taak. Een veld Status op taken is een gewoon veld met enkele keuze dat je aanmaakt, hernoemt of vervangt. Customermates past niet bij een team dat zijn week plant rond herinneringsmeldingen en taakdeadlines. Een CRM met geplande activiteiten past dan beter; de tabel hieronder noemt er twee. Wil je taken die hun klantcontext meedragen en die een AI kan aanmaken en bijwerken, lees dan verder.
Wat een taak is in Customermates
| Onderdeel van een taak | Zo werkt het |
|---|---|
| Naam en notities | Notities zijn een veld met opgemaakte tekst. Ze kunnen checklists, afbeeldingen en tabellen bevatten, maar zijn geen werklogboek met versiegeschiedenis. |
| Toegewezen | Een willekeurig aantal collega's. Filter op Toegewezen om de werkdruk van één persoon te zien, of gebruik "heeft geen" om taken te vinden waar niemand eigenaar van is. |
| Koppelingen | Contactpersonen, organisaties, deals en diensten. Elk gekoppeld record toont zijn taken, zodat een dealpagina laat zien wat er nog moet gebeuren. |
| Eigen velden | Elk veldtype, zoals Datum, Enkele keuze, Getal, Geldbedrag, Tekst, Webadres, Adres of Bestand. Voeg een veld Streefdatum of Prioriteit toe als je proces dat nodig heeft. |
| Status | Geen vast veld. Nieuwe werkruimtes krijgen een veld Status met enkele keuze (Open, In uitvoering, Geblokkeerd, On hold, Afgerond, Gearchiveerd) dat je kunt bewerken. |
| Bord | Groepeer op een keuzeveld en sleep kaarten tussen kolommen om de waarde te wijzigen. |
Taken is een gewone lijst: hernoem hem, wijzig zijn velden of verwijder hem en herstel hem uit de Prullenbak, zoals elke andere lijst. Mensen die via de uitnodigingslink van je werkruimte binnenkomen, wachten op goedkeuring in Instellingen > Leden, en het werkruimtemenu telt ze mee voor iedereen die leden kan goedkeuren. De gids over records behandelt elke lijst, elk filter en elke bordfunctie.
Taakbeheer inrichten
Kom je uit een spreadsheet of een andere tool? Taken importeer je uit een XLSX-werkmap of een CSV-bestand, met kolommen voor naam, notities, toegewezen gebruikers en gekoppelde records. Importeer eerst contactpersonen, organisaties en deals, zodat de koppelingen kunnen worden gevonden.
Laat AI taken aanmaken en controleren
In Customermates Cloud kan Mate taken aanmaken, toewijzen en bijwerken op basis van een chatverzoek, met gehoste AI-credits. "Maak een taak voor Anna om het herziene voorstel naar Müller GmbH te sturen en koppel hem aan de deal Q4-retainer" is genoeg. Een routine voert een opgeslagen instructie uit volgens een schema of bij een recordgebeurtenis, bijvoorbeeld:
Elke maandag om 8:00 uur: toon mijn taken waarvan de Streefdatum voor vandaag ligt en waarvan de Status niet Afgerond of Gearchiveerd is. Groepeer ze per gekoppelde organisatie en stel voor elke taak de volgende actie voor. Wijzig of verstuur niets.
Routines draaien als hun eigenaar, met de toegang en de credits van die eigenaar, en je leest het resultaat in de details van de uitvoering. Customermates stuurt geen melding wanneer een uitvoering klaar is, dus een routine vervangt geen herinnering, tenzij iemand hem opent. Een andere handige routine reageert wanneer een deal wordt bijgewerkt en maakt, als de fase nu Gewonnen is, de onboardingtaken aan en koppelt ze aan de deal.
Met je eigen AI-client kunnen Claude, ChatGPT of een andere client die via MCP is gekoppeld mutate_crm_record gebruiken op dezelfde records. Dat werkt ook op self hosted installaties, met de kosten van je AI-aanbieder in plaats van gehoste credits.
Met code biedt de REST API taken aan, en webhooks vuren af bij record.created, record.updated en record.deleted voor de lijst Taken. Een planner die je zelf draait, zoals n8n, kan een Streefdatum via de API lezen en een bericht sturen waar je maar wilt. n8n zit er niet bij; zie workflowautomatisering voor de opties.
Is Customermates een projectmanagementtool?
Nee. Voor taakbeheer rond een klant is het geschikt, maar het plant geen projecten. Taken geven de overdracht van verkoop naar uitvoering de context die anders ontbreekt: de onboardingstappen voor een gewonnen deal, de documenten die een klant nog moet aanleveren, de interne controle voordat een voorstel de deur uit gaat. Je kunt een lijst Projecten toevoegen, maar er zijn geen taakafhankelijkheden, tijdlijnen, werkdrukgrafieken of tijdregistratie.
Deze pagina wordt gepubliceerd door Customermates. De vergelijking hieronder noemt functies van leveranciers zoals ze die op 8 oktober 2026 op hun eigen pagina's vermelden.
| Als je nodig hebt | Een betere keuze | Waarom |
|---|---|---|
| To-do's met een datum en herinneringen in het CRM | HubSpot of Pipedrive | De to-do's van HubSpot hebben een deadline met datum en tijd, e-mailherinneringen voor de taakeigenaar, prioriteit en een herhaalinstelling. Activiteiten in Pipedrive hebben datum, tijd en duur en worden als afgerond gemarkeerd, en Pipedrive noemt meldingen en e-mailherinneringen als onderdeel van zijn CRM. |
| Projectplannen met afhankelijkheden en tijdlijnen | Asana, of Projects van Pipedrive | Asana biedt taakafhankelijkheden en tijdlijn- en Gantt-weergaven vanaf het Starter-abonnement. Projects van Pipedrive heeft eigen projectfases; het zit in Premium en hoger en is een betaalde add-on bij lagere abonnementen. |
| Klanttaken naast e-mail-, LinkedIn- en WhatsApp-gesprekken, met AI die ermee aan de slag kan | Customermates | Taken koppelen aan dezelfde records als de gecombineerde inbox (Pro en hoger), en Mate of een MCP-client kan over beide heen werken. |
Lever je projecten op, houd Customermates dan voor de klantrelatie en gebruik een projecttool voor het uitvoerende werk. Een webhook op wijzigingen aan deals of taken kan de overdracht doorgeven.
Wat het kost
Taken zitten in elk abonnement. Een team van vijf op Starter betaalt € 60 per maand, inclusief taken, eigen velden, borden en opgeslagen weergaven. Starter bevat 1 routine per gebruiker en heeft geen inbox. Pro, voor vijf personen € 145 per maand, voegt de gecombineerde inbox toe en 5 routines per gebruiker. Mate gebruikt maandelijkse gehoste AI-credits per actieve gebruiker; de bedragen staan op de prijspagina. Er wordt maandelijks gefactureerd. De open-source kern zelf hosten kost geen licentiegeld, en de server draai je zelf.
Veelgestelde vragen
Heeft Customermates deadlines en herinneringen voor taken?
Nee. Taken hebben geen deadlineveld, geen herinneringen en geen meldingen. Voeg een eigen veld van het type Datum toe, sorteer een opgeslagen weergave erop en laat in Customermates Cloud een routine de taken tonen waarvan de datum is verstreken. Customermates stuurt geen herinneringsmails; daarvoor heb je een CRM met geplande activiteiten of je eigen planner die de API leest.
Kan ik de status van taken volgen op een kanbanbord?
Ja, via een veld met enkele keuze. Voeg een veld Status toe aan je takenlijst. Groepeer het bord erop en sleep kaarten tussen kolommen; je kunt de opties hernoemen of op een ander veld groeperen, zoals Prioriteit.
Kan ik een CRM gebruiken voor projectmanagement?
Voor een overdrachtschecklist bij een gewonnen deal wel. Voor projectplannen met afhankelijkheden, tijdlijnen of tijdregistratie gebruik je een projecttool naast het CRM. Je kunt een lijst Projecten toevoegen, maar Customermates plant geen projecten.
Is er een API voor taakbeheer?
Ja. Taken zijn beschikbaar via de REST API, de MCP-tool mutate_crm_record en webhookgebeurtenissen voor de lijst Taken. De API-pagina geeft de details.
Kunnen taken automatisch worden aangemaakt?
Niet via een ingebouwde regel. In Customermates Cloud kan een routine taken aanmaken wanneer een record verandert, met gehoste AI-credits. Overal elders kan een workflow die je zelf draait reageren op een webhook en taken aanmaken via de API of MCP.
Kan ik alle taken van één klant zien?
Ja. Open de contactpersoon, organisatie of deal: de gekoppelde taken staan daar. Filter bij Taken op de gekoppelde organisatie of groepeer de tabel erop.
Verificatie van de gegevens over concurrenten op 8 oktober 2026, aan de hand van de takendocumentatie van HubSpot, het artikel van Pipedrive over activiteiten, de pagina van Pipedrive over taakbeheer, het artikel van Pipedrive over Projects en de prijspagina van Asana.
Gerelateerde pagina's
Follow-up software voor klanten
Offerte opvolgen met een volgende stap en datum per klant: LinkedIn en e-mail bij de klant en Mate-concepten die jij nakijkt en verstuurt. 14 dagen proef.
Verkooppipeline
Pipeline software voor kleine teams: wat het is, waar je op let en hoe het bord per fase werkt, met kans, waarde, gewogen waarde en de klantcontext erbij.
Workflowautomatisering
Sales automation in je CRM met AI-routines, webhooks, n8n of MCP: vier uitgewerkte voorbeelden met stappen en abonnementslimieten, en waar de grenzen liggen.
Tickler file: zo werkt het, plus een digitale versie
Tickler file uitgelegd: hoe het systeem met 43 mappen van 1 tot 31 werkt en hoe je het digitaal opzet in een CRM met een datumveld, weergave en widget.
Customermates
Vang elke deal op die geen volgende stap heeft
Voeg een veld Streefdatum toe, sla een weergave "Mijn open taken" en een weergave "Deals zonder volgende stap" op en bepaal dan of een routine de follow-ups moet opstellen.
✓ Geen creditcard nodig ✓ Eerste 14 dagen gratis